[Иван Тодоров]

ПРАКТИЧЕСКО РЪКОВОДСТВО ЗА РАБОТА С ПРОДУКТА
(Ръководството е съобразено с версия 2.1.2 на на StoreHouse PRO)

Това практическо ръководство, без да претендира за изчерпателност, има за цел да Ви даде общ поглед върху начина на работа с програмата и нейните възможности, и да послужи като помощна информация за потребителите на продуктите StoreHouse LITE и StoreHouse PRO. За всички аспекти на работата, които не са засегнати в него, моля използвайте форума в този сайт.

1. Инсталация, преинсталация и деинсталация на продукта
2. Първоначално стартиране и конфигуриране на продукта
3. Въвеждане на данните за Вашата фирма
4. Модул "Групи" - създаване на номенклатура на групите (Вижте и видео ръководство)
5. Модул "Стоки" - създаване на номенклатура на артикулите (Вижте и видео ръководство)
6. Модул "Контрагенти" - създаване на номенклатура на контрагентите (Вижте и видео ръководство)
7. Модул "Ревизии" - задаване на началните наличности и корективни дейности. (Вижте и видео ръководство)
8. Модул "Доставки" - отразяване на доставки в програмата (Вижте и видео ръководство)
9. Модул "Производство" - производство на изделия по разходни норми (рецепти) (Вижте и видео ръководство)
10. Модул "Продажби" - отразяване на продажбите и фактуриране (Вижте и видео ръководство)
11. Модул "Заявки" - създаване и отпечатване на заявки към доставчици на фирмата
12. Потребители и права за достъп (Вижте и видео ръководство)
13. Модул "Приходи и разходи" - отчитане на паричния поток в StoreHouse PRO (Вижте и видео ръководство)
14. Конфигуриране на StoreHouse PRO за работа в локална мрежа
15. Архивиране и възстановяване на базата данни от архив

Официална страница на продуктите StoreHouse LITE и StoreHouse PRO

Изтегляне на StoreHouse LITE

Потребителите на StoreHouse PRO могат да изтеглят продукта след аутентикация с клиентско име и парола.

Вижте темата във вид, подходящ за отпечатване на принтер

[Иван Тодоров]

1. Инсталация, преинсталация и деинсталация на продукта

Няма да се спираме в подробности върху процеса на инсталиране на програмата, който е твърде праволинеен, протича на български език и е лишен от каквато и да е екзотичност. Има само няколко основни неща, които трябва да знаете, преди да пристъпите към инсталация на програмата, а те са:

• Процедурата трябва да се извършва само от потребител, който притежава (пълни) административни права в системата, на която бива инсталирана програмата;
• Всеки потребител, който ще използва продукта трябва да има право за четене и запис на данни в директорията, в която е инсталирана програмата. Освен ако по време на (предишна) инсталация на продукта не е посочена различна, директорията, в която ще се инсталира StoreHouse e C:\Program Files\itss\StoreHouse\. Това е и директорията, в която ще се намира Вашата база данни;
• Ръчното копиране, преместване или изтриване на файлове и директории (в т.ч. иконите на програмата или други нейни компоненти), които са създадени от оригиналната инсталация на продукта е крайно нежелателно и игнорирането на това предупреждение може да Ви донесе неприятности. Ето защо всяка инсталация, преинсталация или деинсталация на програмата трябва да става единствено чрез оригиналния й инсталатор;
• Деинсталирането на програмата не води до изтриване и загуба на данните, които сте създали с нея. Ръчното изтриване на директорията, в която е била инсталирана програмата обаче най-вероятно ще доведе точно до това, така че не правете това, освен ако не сте напълно сигурни, че знаете какво правите и разполагате с архивно копие на данните, разположено на друг носител или в друга директория.
• При първото си стартиране програмата автоматично ще създаде файл (база данни) с наименование shouse.db в директорията, в която е инсталиран продукта. Това е най-важният файл, и в него ще се записват всички въведени от потребителя данни. В никакъв случай не изтривайте този файл!
• В случай на необходимост можете да направите повторна инсталация на програмата. Това няма да доведе до загуба на данните Ви, независимо от това, дали преди това сте премахнали (деинсталирали) предишната инсталация на продукта. Все пак, отново обърнете внимание, че в никакъв случай не трябва да триете който и да е от файловете или директориите на програмата ръчно. При преинсталирането на програмата е желателно да посочите същия път за инсталиране, който сте използвали и при предишната инсталация. В противен случай програмата най-вероятно няма да успее да намери сама съществуващата база данни, ако има такава.
• Ако преминавате от StoreHouse LITE към StoreHouse PRO е възможно да инсталирате PRO версията в същата директория (и по подразбиране програмата ще Ви предложи точно това), за да получите автоматично достъп до данните, които сте създали с безплатната версия на продукта. В този случай обаче е желателно да изпълните процедурата по деинсталация на StoreHouse LITE и едва тогава да инсталирате StoreHouse PRO. Ако не направите това, инсталаторът на продукта ще създате втора програмна група - за PRO версията - и ще е необходимо ръчно да изтриете програмната група безплатната версия.
• Независимо, дали правите преинсталация на продукта или инсталирате негова обновена версия, задължително се уверете, че сте затворили програмата StoreHouse преди да стартирате процеса на инсталация. В противен случай, ако програмата е стартирана, няма да успеете да завършите новата инсталация, и макар, че това няма да доведе до никакви фатални последствия за Вашите данни, ще получите съобщение за грешка (код 5), което ще причини объркване у мнозина от потребителите.

[Иван Тодоров]

2. Първоначално стартиране и конфигуриране на продукта

2.1 Създаване или зареждане на база данни

Както стана ясно от т.1 на настоящото ръководство, при първото си стартиране програмата ще създаде празна база данни в директорията, в която е инсталиран продукта. Това е файл с наименование shouse.db, а директорията обикновено е C:\Program Files\itss\StoreHouse\ (при Windows Vista, поради специфичната й организация на съхранение на файловете, реалната директория ще е C:\Users\Вашето потребителско име\AppData\Local\VirtualStore\Program Files\itss\StoreHouse\, а за да видите файла в инсталационната директория на програмата е необходимо да натиснете бутона "Compatibility Files", намиращ се непосредствено под адресната лента на Windows Explorer). В интерес на точността обаче трябва да кажем, че StoreHouse първо проверява, дали в директорията по подразбиране съществува база данни с това наименование. Ако такава не бъде открита, програмата ще изведе началното съобщение, информиращо потребителя, че е необходимо да бъде създадена нова база данни и ще му предложи да стартира мениджъра за управление на бази данни, за да направи това (при потвърждение, в LITE версията директно се създава нова база данни в пътя по подразбиране)

Ако потребителят откаже това действие, програмата ще прекрати своята работа, а при следващото си стартиране отново ще изпълни тази процедура и ще продължи да я изпълнява при всяко стартиране, докато потребителят не създаде база данни или не посочи път към съществуваща база, която продуктът да е в състояние да зареди.

След като потребителят позволи стартирането на мениджъра за управление на бази данни, на екрана ще се появи следния екран, от който в зависимост от конкретната ситуация, операторът може да предприеме няколко действия:

При натискане на бутона "създаване на нова база данни" се появява контекстно меню с 2 възможни команди:

• Създаване на база данни в пътя по подразбиране - базата данни се създава автоматично в директорията, в която е инсталирана програмата (или в последната ръчно зададена директория, която потребителят е използвал за съхранение на базата, ако по някаква причината базата е била премахната от тази директория)
• Създаване в друга директория - при стартирането на тази команта се появява диалогов прозорец за избор/преглеждане на списъка с директории. Потребителят може да посочи различна директория, в която желае базата данни да се създаде и съхранява. Ако евентуално при използването на тази опция бъде посочена директорията, която вече съдържа база данни на StoreHouse, програмата ще изведе съобщение за това и ще предложи на потребителя да зареди тази база.

При натискане на бутона "зареждане на съществуваща база данни", програмата отново, както и при предишната опция, показва диалоговия прозорец за избор на директория, но този път от потребителя се очаква да посочи директория, която вече съдържа база данни. Ако в посочената от оператора директория не съществува база данни на StoreHouse, програмата ще изведе съобщение за грешка и отново ще премине в режим, в който от потребителя се очаква да изпълни валидна команда, която да доведе до създаването или зареждането на база данни.

Ако по някаква причина все още не желаете да създадете или заредите база данни, можете да направите това по-късно - при следващото стартиране на програмата. В такъв случай натиснете бутона за изход от програмата. Продуктът ще Ви предложи последна възможност за създаване/зареждане на база преди да преустанови изпълнението си.

За целите на това ръководство ще приемем, че потребителят е избрал да създаде нова или да посочи път към съществуваща база данни. Следващото нещо, което потребителите на LITE версията ще видят е главния екран на програмата. Потребителите на платената версия имат възможност за работа с потребителски акаунти и пароли, ето защо при тях програмата ще се старира така

При създаването на нова база данни, в нея има само един потребител, който се генерира автоматично. Това е потребителят "admin". Първоначалната парола за този акаунт е "123" (без кавичките). Уверете се, че в полето потребител е избрано "admin" и напишете паролата за вход. После натиснете Enter от клавиатурата или бутона "вход" от екрана.

Началният екран на продукта дава информация за неговата версия, лицензна информация, както и за търговския обект, който е активен в момента. Падащото списъчно поле, което се намира непосредствено под надписа "в момента работите с обект" съдържа списък на дефинираните в базата данни обекти, между които можете да превключвате, когато пожелаете да извършите определена операция от името на друг обект. По подразбиране в програмата има два предварително дефинирани записа:

• всички обекти на фирмата
• основен склад

От тези двата, реален е само основният обект. Когато за активен обект е избрана опцията "всички обекти на фирмата", не можете да извършвате почти никакви операции в складовата програма, освен справки и такива операции, които не променят по никакъв начин наличностите и издадените документи. Тази опция се използва, когато желаете да получите справка за общото състояние на всички складове (налични количества, суми, парични потоци), всички издадени документи и т.н., без значение на фактическия обект, от който е била създадена операцията / документа. Както и при почти всички видове операции и видове данни в StoreHouse PRO, и тук достъпът до тази опция може да се ограничи до определени потребители, но тази материя ще разгледаме в подробности в частта, озаглавена като "Потребители и права за достъп".

Засега е важно единствено да знаете, че освен автоматично създадения обект "основен склад", в PRO версията на програмата може да съществуват още 65534 други обекта в рамките на същата база данни. Потребителите на LITE версията могат да имат само един обект и това е основният склад. Създаването, редактирането и другите възможности за работа с обекти ще разгледаме по-нататък в това ръководство.

По подразбиране при стартирането си програмата ще установява като активен последният използван на този компютър обект, а ако достъпът до него е ограничен за потребителя, който се е оторизирал с име и парола, програмата ще активира първия обект, до който текущият потребителят има право на достъп. Ако програмата не успее да намери обект, до който текущият потребител има право на достъп, тя автоматично ще избере опцията "всички обекти на фирмата", при която могат да се извършват предимно справки. Ако обаче администраторът на програмата е ограничил достъпа и до тази възможност (чрез забрана на опцията "обощени справки за всички обекти"), при опита на този потребител да се оторизира в програмата, ще получи съобщение за грешка, което ще гласи, че не му е предоставен достъп до нито един обект и затова следва да се свърже с администратора на програмата за получаване на необходимия достъп.

При необходимост от извършване на операция от името на друг дефиниран обект, активният обект се променя чрез просто избиране на името му от списъчното поле. След като разгледахме началния екран на продукта и разбрахме как и за какво може да се използва той, нека сега продължим с изучаването на другите аспекти от първоначалното конфигуриране на продукта...

2.2. Меню "Настройки"

Преди да започнем същинската работа с програмата ще трябва да направим някои настройки и да си изясним за какво служи всяка една от тях. Настройките на програмата се извършват чрез едноименното меню "Настройки". Те могат да бъдат два вида - "Предпочитания на потребителя" или "Глобални настройки". Активираните опции имат отметка пред името си. Неактивните нямат.

Тъй като ефективното използване на продукта минава през правилното и съобразеното с нуждите на конкретните потребители настройване на поведението на програмата, ще обърнем специално внимание на всяка една от възможните настройки...

Като "Предпочитанията на потребителя" в програмата са дефинирани такива настройки, които се отнасят само и единствено до това, как програмата функционира, когато се използва от потребителския акаунт в Windows, от който тези настройки са зададени. Умишлено уточнявам, че става дума за потребител на операционната система, а не за потребителски акаунт в StoreHouse. Ако Вие сте единственият потребител на Вашия компютър, в него ще има само един набор от потребителски настройки, но ако компютърът Ви се използва и от Ваши колеги (или пък базата данни се използва в мрежова среда от няколко компютъра) - всеки от тях с отделен акаунт (име и парола) в Windows, то потребителските настройки ще бъдат различни за всеки от тях, т.е. всеки един от потребителите може да определи собствени предпочитания за употреба на продукта, така че те да са в унисон с личните му разбирания му за най-ефективен или приложим начин на работа.

2.2.1 Потребителски настройки са:

• Показвай себестойността на номенклатурите в списъците - тази настройка разрешава на програмата да показва/скрива информацията за себестойността на артикулите в определени части на програмата (и по-конкретно в списъка с артикули в модул "Стоки"). Няма да се впускаме в технически подробности относно необходимостта от забраната за показване на тази информация, а вместо това само ще уточня, че когато информацията себестойността се показва в списъците е възможно да има известно забавяне при визуализирането на данните, тъй като понякога програмата извършва интензивни изчисления на тези данни, преди да ги визуализира на екрана. Ето защо в интерес на по-бързото представяне на данните в модул "Стоки", е добра идея да оставите тази опция изключена, освен ако не се налага обратното.


• Показвай скритите номенклатури - да предположим, че с течение на времето сте престанали да използвате определени артикули, но тъй като с тях са извършвани операции не можете да ги изтриете. Ето защо, вместо да ги изтривате, можете просто да ги скриете. Активирането на тази настройка ще направи така, че скритите артикули да се показват винаги в списъците с останалите артикули. Като алтернатива за временно показване на скритите артикули при съставяне на произволна операция, можете да използвате предвиденото опционално поле, което се намира в екрана за избор на артикули (за който ще стане дума по-късно в това ръководство).


• Автоматично попълване на данни - от тук можете да укажете на програмата как и дали да попълва по-голямата част от полетата, чието попълване е задължително. На автоматично попълване подлежи следното:
  
  - Името на лицето, приемащо или предаващо стоките - с изключение на лицето, което предава стоките в модул "Доставки" (което се попълва автоматично с МОЛ на фирмата-доставчик), навсякъде в програмата, където се попълва такава информация може да се приложи избор между попълване с "последната въведена стойност", "името на оператора, който съставя документа" (взима се от потребителския му акаунт), "МОЛ на избрания обект" и забрана за автоматично попълване. Потребителите на LITE версията могат да използват само първата и последната опция, тъй само в StoreHouse PRO се поддържат потребителски акаунти и работа с повече обекти.
  - Името на лицето, което съставя документа - възможностите за избор са същите както и при горната опция.
  - Автоматично попълване на последното въведено основание за неначисляване на ДДС - ако фирмата Ви не е регистрирана по ЗДДС, във всяка издадена фактура трябва да посочвате основание за неначисляване на ДДС, а за да не го избирате всеки път от списъка, чрез активирането на тази опция можете да укажете на програмата да прилага винаги последното въведено основание.
  - Автоматично попълване на мястото на сделката - възможностите за избор са между попълване с "последната въведена стойност", "населеното място на избрания обект" (не е достъпно в LITE версията) или забрана за автоматично попълване на това поле.
  - Автоматично попълване на наименованието на обекта при продажба - както и по-горе, можете да избирате между "последната въведена стойност", "наименованието на избрания обект" (само в PRO версията) и забрана за автоматично попълване.



• Автоматичен режим на търсене при показване на списъците с артикулите - при наличието на големи номенклатури от артикули, визуализирането на пълния списък с артикули (в екрана за избор на артикул) може да отнеме време, ето защо чрез тази опция можете да укажете на StoreHouse да предлага търсене по ключова дума, преди да покаже списъка с артикулите. По този начин ще бъдат показани само съвпадащите с търсенето по част от номенклатурния код или наименование стоки. Възможностите са за автоматично активиране на такъв режим при повече от 1000 артикула в базата, безусловно включване на този режим или безусловно изключване. Дори и при номенклатура от 50-100 артикула е по-удобно да търсите стоките по част от името или кода им, отколкото да ги избирате ръчно от списъка, ето защо е много добра идея да настроите поведението на програмата така, че за Вас да е най-удобно и най-бързо да работите с тази й част.


• Позволи отпечатването на стокови разписки без цени - ако по някаква причина не желаете в отпечатените стокови разписки да фигурират каквито и да било цени, можете да активирате тази настройка. При това положение в стоковите разписки ще се виждат само количествата.


• Документ по подразбиране при продажба - по подразбиране при продажба програмата предлага създаване само на стокова разписка, за която по-късно може да бъде издадена и фактура. Ако обаче предпочитате по подразбиране да издавате винаги както стокова разписка, така и фактура, изберете опцията "Продажба с фактура и стокова разписка".


• Отпечатването на стокови разписки без номенклатурни кодове е разрешено - ако тази опция е активирана, при печат на стокови разписки няма да бъде отпечатван номенклатурния код на артикулите в документа. Това е полезно, когато не е необходимо да предоставяте информация за кодовете пред клиента или пък просто желаете да разполагате с повече място за наименование на артикулите. По подразбиране опцията не е активна.


• Отпечатването на фактури без номенклатурни кодове е разрешено - както и по-горе, позволява отпечатването на фактури и ДКИ без номенклатурни кодове.


• Оцветявай активните текстови полета - ако тази опция е активирана, програмата ще оцветява в различен цвят полетата, които в момента са активни, т.е. в които пишете в момента. Опцията позволява по-лесно визуално разпознаване на полето, в което се намирате в момента. Ако по някаква причина желаете да изключите това оцветяване, можете да го направите тук.


• Разделител на полетата при експорт в CSV - позволява да се настрои знака, който ще се използва за ограничител на колоните от данни при експорт на данните от програмата към външен файл във формат CSV, за допълнителна обработка в електронни таблици или за постоянно съхранение на справки и т.н. Опцията е валидна само за StoreHouse PRO, тъй като само в тази версия може да се използват функциите за експорт в програмата. Възможностите за избор са между "автоватично зададен от системата" (прилагат се регионалните настройки в контролния панел на Windows), запетая, или точка и запетая.


• Автоматична корекция на ориентацията на листа - голяма част от справките в програмата изискват ориентацията на листа при печат да бъде "landscape" (пейзажно), за да разполагате с повече място да отпечатване на широки таблици. Документи като стокови и складови разписки, фактури, ДКИ, както и някои справки пък изискват разположението да е от типа "portrait" (портретно). За да се спести на потребителя необходимостта всеки път да коригира ориентацията на листа преди печат, програмата предлага възможност за автоматично нанасяне на тази корекция преди печат на конкретния документ или справка.


• Отпечатване на лого - платената версия на програмата Ви предлага възможност да укажете файл във формат BMP (Windows bitmap), който да се отпечатва като каре с лого и контактна информация върху документи от следните типове: стокови разписк, фактури (както и ДКИ или проформи), гаранционни карти, оферти и заявки. С други думи върху всички видове документи, които потенциално бихте предоставяли на клиентите си. Както е видно и от подменюто, можете да разрешите или забраните отпечатването на логото както само върху избрани от Вас видове документи, така и върху всеки от тях. Обърнете внимание, че хоризонталният размер на логото не трябва да надхвърля 2000 пиксела, и че при отпечатване то се мащабира пропорционално от програмата, докато не се запълни цялата ширина на листа. Ето защо лога с квадратна форма не са подходящи. Ако вашето лого е такова, можете, използвайки някакъв графичен редактор, да създадете празно изображение с дължина не по-голяма от 2000 пиксела и подходяща височина, и в него да вмъкнете оригиналното лого, така че да се създаде необходимото позициониране на логото върху листа. Ако пък разполагате с готови фирмени бланки - отпечатани в печатница, можете да укажете на програмата, вместо да отпечатва лого, да оставя определено празно място в горната част на листа, за да не се застъпва отпечатаното от нея с отпечатаното върху фирмената бланка


• Отпечатвай фактурите и стоковите разписки с 20 мм допълнителен отстъп отляво - тази опция е активирана по подразбиране, но можете да я изключите при необходимост. Това, което прави тя, е да отпуска допълнително бяло поле с размер 20 мм в лявата част на документите, за удобство при прикрепване към някои видове папки.


• Големина на шрифта при печат на артикулите във фактури и стокови разписки - използвайте опциите към тази настройка, за да укажете на програмата с колко голям шрифт желаете да се отпечатват текстовете в редовете с артикулите при издаване на документи от програмата.


• Използвай икономичен печат - когато тази опция е активирана програмата ще се опитва да отпечатва документите по начин, който изисква по-нисък разход на консумативи. Ако разходите за мастила или тонер на печатащото устройство Ви притеснява, можете да активирате тази опция.


• Настройка на печата - позволява да направите моментна настройка на печатащото устройство. Настройката не е устойчива и ще важи единствено докато програмата е включена. При изключването направените от Вас настройки на печата ще бъдат анулирани.


• Автоматична проверка за по-нова версия при стартиране на програмата - ако тази опция е активирана, при всяко свое стартиране StoreHouse ще се свързва със сайта www.itodorov.com и ще проверява за наличието на по-нова версия на продукта. Ако нямате време и желание да следите сами за публикуването на нови версии, но същевременно искате да сте информирани за всяка по-нова версия, добра идея е да оставите тази опция включена. (потребителите на StoreHouse PRO биват уведомявани автоматично чрез пощенски списък при издаването на нови версии).

От друга страна, "Глобални настройки" са такива, които важат за всички потребители на продукта, които споделят същата база данни (било то на един компютър или в рамките на една и съща локална мрежа).

2.2.2 Глобалните настройки са:

• Операциите без достатъчна наличност са разрешени - по подразбиране StoreHouse няма да Ви позволи да продавате "на червено" или да произвеждате изделия/услуги, без да имате достатъчна наличност от всички необходими стоки и материали. Ако желаете да игнорирате това ограничение, можете да активирате тази опция, при което в случай на недостиг от определен артикул, наличността му просто ще бъде отрицателно число. Все пак, добра идея е да не го правите, тъй като предупрежденията на програмата ще Ви помогнат да водите отчетността в склада по-точно, най-малкото защото недостигът от даден материал или стока може да бъде за Вас както сигнал, че трябва да направите нова доставка, така и предупреждение, че не сте отразили правилно някоя доставка, че сте объркали състава на определена разходна норма или количеството на артикулите в друга операция, което е довело до прекомерното изразходване на недостигащия артикул.


• Номенклатурните кодове на клиента се използват по подразбиране - тази настройка е приложима единствено в StoreHouse PRO, където за всеки артикул е възможно да има неограничен допълнителен брой номенклатурни кодове, всеки от които асоцииран с определен контрагент. Кагато тази опция е включена, програмата ще проверява, дали артикулите в документа имат специални кодове, които да се използват с избрания от Вас контрагент, и при наличието на такъв асоцииран номенклатурен код, програмата ще отпечатва него, вместо кода, под който артикулът присъства във Вашата собствена номенклатура на артикулите.


• Точност при изчислението на ед. доставна цена и себестойност - тази опция Ви позволява да определите с каква прецизност ще се изчислява себестойността на артикулите, както и с каква точност ще се съхранява информацията за доставните цени. Възможните стойности са от 2-ия до 5-ия знак, като по подразбиране точността при StoreHouse LITE е до втория знак след десетичната запеная (което е и максималната точност при безплатната версия), а при PRO версията - до третия. Задайте по-висока точност, ако доставяте или произвеждате артикули, чиято стойност е по-малка от 1 стотинка. Имайте предвид, че настройката важи за цялата програма и за всички артикули и е желателно да направите настройката още в самото начало, преди да започнете да извършвате реални операции с програмата. Ако евентуално е необходимо точността да бъде повишена това може да стане в произволен момент, но не е желателно да бъде намалявана след като сте използвали по-висока стойност, тъй като рискувате да загубите точност в определени части на програмата.


• Точност при изчислението на продажна цена - както и при горното, но се отнася за продажните цени. Ако продавате артикули, чиято стойност е по-ниска от 1 стотинка, можете да зададете по-висока точност, но определено не трябва да намалявате точността след като вече сте извършвали операции с по-голяма прецизност. При безплатната версия максималната прецизност е до втория знак, а при PRO версията - до петия знак след десетичната запетая.


• Автоматично предлагай създаването на архив 24 часа след последното архивиране - желателно е да оставите тази опция включена, тъй като тя ще позволи на програмата да Ви предлага да създавате архив на данните ежедневно, което иначе е възможно да забравите да направите. Запомнете - редовното архивиране на данните и съхраняването на архивите на отделен физически носител е единствената 100% гарантирана мярка, която можете да предприемете, за да се защитите срещу инцидентни сривове от софтуерно или хардуерно естество, които евентуално биха могли да доведат до загуба на ценна информация.

[Иван Тодоров]

3. Въвеждане на данните за Вашата фирма

Преди да въвеждате каквото и да е, или да извършвате каквито и да е операции с програмата, трябва да въведете данните за Вашата фирма. За да направите това стартирайте командата "Данни на фирмата" от менюто "Номенклатури". Попълнете полетата за име на фирмата, населено място, данъчен адрес, МОЛ, идентификационен номер, единтификационен ДДС номер, стандартната ДДС ставка за страната и ако сте регистрирани по ЗДДС, поставете отметка пред полето "регистрация по ЗДДС".
Ако сте потребител на StoreHouse PRO можете да въведете същите данни и в полетата, които са предвидени за изписване на същото на латиница. По този начин ще можете да ползвате данните и при издаване на документи на език, различен от български. Попълването на данните на латиница за LITE версията е излишно - тя не поддържа издаването на документи на друг език.

Ако фирмата Ви не е регистрирана по ЗДДС, не поставяйте отметка пред полето "регистрация по ЗДДС". Във всеки случай обаче е необходимо да въведете поне стандартната ставка за ДДС, която е 20%, тъй като на тази база програмата определя размера на данъка, който се начислява и при доставките от доставчици, за които сте указали, че са регистрирани по Закона за ДДС.

Ако желаете, можете да въведете и информацията за Вашите банкови сметки като натиснете бутона "банкови сметки на фирмата". Можете да направите това и по-късно - чрез менюто "Номенклатури" -> "Банки", но преди да извършите първата продажба с плащане по банков път чрез програмата, трябва да сте въвели поне една банкова сметка.

Накрая, за да съхраните промените, натиснете бутона "Запис".

[Иван Тодоров]

4. Създаване на номенклатура на групите

Гледайте видео ръководството (изисква инсталиран flash player)

Следващата стъпка, която е необходимо да изпълните преди да започнете да въвеждате артикули в базата данни, е да дефинирате една или повече групи, с които ще асоциирате стоките, изделията и услугите. В StoreHouse групите са важен елемент, който ще Ви помогне да постигнете максимална гъвкавост при изготвянето на множество справки. Не пренепрегвайте значението на тази стъпка, ако желаете да се възползвате в пълна степен от възможностите, с които разполага програмата.

Номенклатурата на групите е набор от текстови етикети, обикновено организирани в йерархична (дървовидна) структура. Можете да имате неограничен брой групи, а всяка от тях - неограничен брой подгрупи. Всяка подгрупа също може да има свои подгрупи и т.н. На най-горното ниво в йерархията стоят основните групи. Въпреки, че програмата не Ви ограничава относно броя на основните групи, все пак е добра идея да се ограничите до няколко главни групи от най-високо ниво и после към тях да дефинирате съответен брой подгрупи. По-късно ще стане ясно защо...

А сега, за да илюстрираме процеса на дефинирането им, нека създадем няколко примерни групи. Стартирайте редактора на групите от лентата с инструментите или изберете "Групи" от менюто "Номенклатури" (можете да натиснете и Ctrl+F1). Ще се покаже прозореца, в който се създават, редактират и премахват групи.

4.1 Създаване на групи

За да създадете група натиснете бутона "Създаване" или F2. В полето за наименование на групата напишете кратко, но достатъчно описателно наименование на първата група. Възможно е да използвате както букви, така и цифри. Имайте предвид, че програмата ще сортира автоматично наименованията на групите в азбучен ред, така че, ако желаете да разположите някои от тях на по-челни места в списъка, можете да си създадете схема за наименоване, която започва с цифра или друг знак, който би нормално сортиране по азбучен признак, би позволил "класирането" на групата в началото.

За целите на това ръководство първата група, която ще създадем ще носи условното наименование "стоки и материали" (без кавички). За да съхраните новата група, натиснете бутона Enter от клавиатурата или ОК от екрана.

Както ще се убедите и сами, вече разполагаме с една основна група, и програмата я показва в списъка на групите.

Нека създадем още няколко. Натиснете отново бутона за създаване на група и следвайки горната процедура създайте още 3 основни групи, които ще наречем "изделия", "услуги" и "други". Това, което трябва да получите като краен резултат ще изглежда така:

Очевидно е, че макар азбучното подреждане да е удобно и прегледно, ако желаем да подредим групите по друга схема или просто по някакъв приоритет, ще е необходимо да променим наименованията им, за да "излъжем" програмата така, че да следва избраната от нас схема на подреждане. За целта, а и за да демонстрираме как се редактира група ще направим следното:

- кликнете върху наименованието на групата, която означихме като "стоки и материали" и натиснете бутона F3 или "Промяна". Групата ще се зареди в режим на редактиране и това ще ни даде възможност да променим името й. Докато запазваме досегашното й наименование същото, просто добавете в началото "01 - " (без кавичките) и оставете един интервал между тирето и "стоки и материали". Крайното наименование на групата ще стане "01 - стоки и материали". За край натиснете бутона ОК или Enter от клавиатурата.

- по същия начин променете името на групата "изделия", така че да стане "02 - изделия"

- преименувайте групата "услуги" на "03 - услуги"

Разбира се, този пример може би ще Ви се стори безсмислен и най-вероятно болшинството от потребителите няма да се възползват от този начин за надхитряване на програмата, но основното тук е да демонстрираме как се рекактират наименованията на групите.
Сега е момента да отбележа, че групите могат да бъдат създавани и редактирани по всяко време, независимо от това, дали към тях има или няма асоциирани артикули. Единственото ограничение е, че не можете да задавате едно и също име на две или повече групи, ако тези групи са едновременно или от най-високо ниво, или пък едновременно са подгрупи на една и съща група, т.е. намират се на едно и също ниво в йерархията. Като се изключи това, можете да променяте не само наименованията им по всяко време, но също така и да ги премествате в йерархията на номенклатурата на групите - също по всяко време. И точно това ще демонстрираме в следващия пример.

Вече уточнихме как се преименува група, но ако Ви направи впечатление, освен наименованието на групата, в режима на създаване и редактиране можете да укажете на програмата, че тази група е подгрупа на друга. Нека видим как става това.

Маркирайте групата с наименование "други" и натиснете бутона за редакция или F3. Този път няма да променяме наименованието на групата, а вместо това ще направим така, че тя да стане подгрупа на някоя от останалите три основни групи. За целта поставете отметка в полето "подгрупа на...". Когато направите това ще се активира списъка с групите, който се вижда в режим на редактиране. Както виждате, непосредствено над него има сива лента, която в момента е празна. В тази лента се показва наименованието на групата (ако има такава), която е група-родител на тази, която сме заредили в момента. Тъй като групата "други" беше създадена като главна група, тя е от най-високо ниво и няма родителска група. Кликнете два пъти с левия бутон на мишката върху групата "02 - изделия". Името й ще се появи в сивата лента над списъка, което ще означава, че групата "други" вече е подгрупа на "02 - изделия". Както и преди, натиснете бутона за потвърждение, за да запишете промените.

Както можете да видите, групата "други" е изчезнала от списъка на основните групи, но пък пред наименованието на групата на изделията се е появил знак "+", което означава, че тази група има подгрупи. За да видите подгрупите на "02 - изделия" кликнете двукратно с левия бутон на мишката върху нея или кликнете един път върху знака "+". За да скриете подгрупите, отново кликнете двукратно върху "02 - изделия" или върху знака "-" в началото на реда. Алтернативен начин е да натиснете бутона F5 от клавиатурата или "Опресни" от екрана.

Следващата ни цел е да създадем по една или повече подгрупи към всяка от останалите две основни групи, а накрая - да създадем подгрупи и на самите подгрупи. Като използвате придобитите дотук знания за начина на работа с редактора на групите, опитайте се да възпроизведете следната схема:

Ако сте се справили с това управжнение, тогава поздравления - Вие сте овладяли начина на създаване и редакция на групи. Ще направя само едно уточнение - чрез функцията за промяна на групите можете да променяте положението на само на единични групи в йерархията, но също така и на цели "клонове". Това ще рече, че ако укажете на някоя от групите, че тя вече е подгрупа на друга група и в същото време първата има подгрупи, а те от своя страна - други подгрупи, то при преместването ще бъдат преместени автоматично и всички нейни поднива. Важно е само да знаете, че една група не може да бъде подгрупа на себе си, и че не можете да преместите групата на място, в което вече има друга група със същото наименование.

Няма да се спираме в подробности върху операцията за изтриване, защото тя е изключително проста и интуитивна. За да изтриете група, която вече не Ви трябва или сте създали погрешка е достатъчно да я маркирате в списъка и да натиснете бутона за изтриване. Можете да изтривате групи и подгрупи във всеки един момент от работата с програмата, но е важно да запомните, че има няколко случая, при които изтриването няма да е възможно: ако групата има асоциирани с нея артикули, или ако тя има подгрупи (независимо, дали самите те са асоциирани с артикули или не).

[Иван Тодоров]

5. Създаване на номенклатура на артикулите

Гледайте видео ръководството (изисква инсталиран flash player)

Ето, че стигнахме до една от основните стъпки при работата с програмата - дефиниране на номенклатурата на артикулите. За целта стартирайте модул "Стоки" от лентата с инструментите или натиснете Ctrl+F2 за бърз достъп до модула.
От този екран ще създавате и редактирате всички артикули, които ще доставяте, продавате, влагате в производство и т.н. Ще обясня накратко различните части на този модул...

В горната част на екрана, непосредствено над списъка на артикулите, се намират 4 т.тар. "табове" или страници. Те са наименувани като "стоки и материали", "изделия", "услуги" и "всички артикули". В зависимост от това, кой от четирите таба е активен в момента, ще виждате различна част от Вашата номенклатура на артикулите. За да виждате всички артикули в списъка ще трябва да активирате този, който носи името "всички артикули". Тук е мястото да направя уточнение, че тези табове, въпреки очевидната прилика в имената, нямат абсолютно никаква връзка с наименованията на групите, които създадохме в предишното упражнение. Това е така, защото групите са само условен етикет, който Ви помага да филтрирате определен набор от артикули, които обединени под общ признак - принадлежност към определена група, но програмата не очаква и не Ви ограничава да въвеждате само изделия в групата "Изделия", нито само услуги в групата "Услуги". Със същия успех можете да асоциирате и най-обикновените стоки и материали с която и да е група, стига това да е полезно за Вашата работа и да Ви носи някаква полза. Не така стоят нещата обаче с табовете в модул "Стоки", защото при тях има категорично разграничение между типовете на артикулите и не е възможно артикул, който сте създали като услуга, да се появи в списъка на изделията, нито пък изделие в списъка на услугите или стоките и материалите. Ще обясна накратко защо.... Програмата StoreHouse позволява на потребителя да дефинира няколко типа артикули:

• стоки - артикули, които можете да продавате от склада или търговския обект


• материали - от гледна точка на програмата това са обикновени стоки, но разликата е, че те могат да бъдат влагани в производството на изделия или при извършване на услуги


• изделия - разходни норми (т.нар. рецепти), които са съставени от един или повече материали (а при PRO версията - и от други изделия), могат да имат наличност и се призвеждат преди да бъдат реализирани или вложени в други изделия


• услуги - разходни норми (рецепти) на извършвани услуги. Както и при изделията, могат да бъдат съставени от един или повече материали (а при PRO версията - и от други изделия), но за разлика от изделията те не могат да имат наличност и не минават през модул "производство", а вместо това се реализират директно към клиента.

Ще се спрем по-подробно на всеки един от четирите видове артикули:

5.1 Стоки

Стоките могат да бъдат доставяни от външни доставчици. Те са базови артикули, които обикновено Вие купувате от фирма-доставчик и препродавате на съответната цена. Стоките имат наличност, свои доставни цени, себестойност и продажни цени. Те са основата за другия тип артикули - материалите, и единственото което ги различава едни от други е фактът, че стоките не се появяват в списъците на материалите, които можете да влагате в производството на изделия или при извършването на услуги. Всяка стока може да се превърне в материал, ако това е необходимо.

5.2 Материали

Материалите носят идентични свойства с тези на обикновените стоки. Имат наличност, могат да бъдат доставяни, препродавани, имат своя доставна цена, себестойност и продажни цени. Различават се от базовите артикули - т.нар. "стоки", по това, че могат да участват като компоненти в разходните норми на изделия и услуги. Всеки материал е едновременно и стока, но обратното не е задължително.

5.3 Изделия

Изделията практически също са стоки (а в PRO версията могат да бъдат и материали). Те имат наличност, себестойност, продажни цени и т.н. С други думи, към тях можем да се отнасяме като към обикновени стоки, но с тази разлика, че тяхната наличност може да се променя основно чрез операцията "производство", въпреки, че е възможно и да бъдат доставяни. Изделията от гледна точка на програмата са разходната норма, по която Вие бихте произвели едно такова изделие. Те могат да включват в състава си неограничен брой материали (или други изделия - в PRO версията) - всеки от които с различно количество, процент фира и на съответната цена. Разходните норми на изделията позволяват на потребителя да въведе и допълнителни разходи за производството (в левовата им равностойност), за да обособи себестойността на изделието, което иначе се формира единствено на базата на съвкупността от себестойностите на включените в него материали. За да увеличите наличността на една изделие в склада (и съответно да намалите наличността на включените в него материали) ще трябва да "произведете" това изделие, като използвате средствата на програмата. След това можете да провадате изделието като най-обикновена стока. Разбира се, както стана ясно в секцията за настройките на програмата, можете да игнорирате проверката за достатъчна наличност при производство или продажба, и по този начин да заобиколите ефективно процеса на производство, т.е. само да продавате изделия, но така наличността им ще бъде отрицателно число и това обезсмисля идеята за ползване на складова програма до голяма степен.

5.4 Услуги

Услугите имат същите свойства и характеристики както и изделията. Те обаче не могат да имат наличност, нито се произвеждат. Вместо това, процесът на намаляване на включените в разходната норма на една услуга материали, е моментът на продажбата й към клиента, а не процесът на производство. Услугата също може да включва материали, да има своя себестойност и продажни цени. В платената версия на програмата услугите могат да включват в състава си и други изделия - като обикновени материали, така че ако във Вашата фирма извършвате определени услуги, част от чиито компоненти произвеждате сами и сте обособили като изделия, StoreHouse PRO ще Ви позволи да се възползвате от тази възможност.

Така изглежда диалоговия прозорец за създаване и редактиране на стоки и материали.

А диалоговият прозорец за създаване и редакция на разходни норми на изделия и услуги, изглежда така.

Нека обърнем внимание на общите характеристики на различните видове артикули.

Номенклатурен код

Всеки артикул има номенклатурен код, който може да е както изцяло съставен от цифри, така и от букви, или смесено. Програмата не Ви ограничава във вида и дължината на кода, но е важно да запомните, че в рамките на една база данни можете да имате само един артикул с този номенклатурен код, т.е. той не може да се повтаря. Желателно е да не гледате през пръсти на процеса на изготвяне на номенклатурните кодове или като на някакво досадно задължение, тъй като те трябва да са измислени така, че да позволяват лесно и ясно разграничаване на различните видове артикули, а не просто да присъстват като задължителен елемент (какъвто всъщност са) в номенклатурата на артикулите. Често добре обмислените номенклатурни кодове могат по-късно да Ви спестят много време и усилия при работата с продукта.

StoreHouse PRO позволява също така да имате неограничен брой допълнителни номенклатурни кодове за всеки артикул, а всеки един от тези допълнителни кодове бива асоцииран с определен доставчик или клиент. Идеята на тази възможност е да можете да издавате документи към клиенти или доставчици, в които фигурират техните, а не Вашите номенклатурни кодове. Фирмите, които работят с големи вериги от магазини често са принудени да ползват тази възможност, тъй като в стоковите разписки, във фактурите или заявките трябва да посочват задължително номенклатурния код на клиента (а при изготвяне на заявки - на доставчика).

Баркод

Тук се въвежда баркода на артикула, което Ви позволява на по-късен етап да добавяте артикула към документите, които издавате, използвайки баркод скенер - за по-бързо и прецизно избиране на артикулите. За разлика от номенклатурния код, баркодът може да се повтаря и при други артикули. Когато добавяте към дадена операция такъв артикул, чийто баркод се използва и от друга стока, програмата първо показва съвпадащите записи, така че да можете да изберете кой от тях ще вмъкнете в операцията. Избирането на артикули чрез баркод скенер е функция на StoreHouse PRO.

Наименование

Наименованието е друг задължителен елемент на всеки артикул. За разлика от номенклатурния код обаче, наименованието може да се повтаря, така че Вие можете да имате два или дори повече артикули с едно и също наименование, стига това да е необходимо. Предвид факта обаче, че всеки артикул има уникален - в рамките на базата данни - номенклатурен код, програмата може да прави съвсем точно разграничение между един или друг артикул, независимо от неговото име. Съветът ми е да използвате колкото е възможно по-кратки имена и определено, моля Ви, не ги изписвайте изцяло с главни букви - това е изключително лоша практика. Както ще се убедите и сами, мястото на листа при отпечатване на справки и документи понякога е кът, а колкото по-дълги са имената на артикулите, толкова повече място ще Ви е необходимо, за да ги изпишете. Понякога, ако сте прекалили с дължината на наименованието, това може да се окаже невъзможно и в такива случаи програмата просто ще "изреже" онази част от името, която не се побира в колоната.

Група

Всеки артикул може да бъде директно асоцииран с точно една група. Индиректно обаче, същият този артикул може да бъде асоцииран с много повече. Как става това? Представете си, че артикулът A е асоцииран с групата X. Същевременно обаче тази група е подгрупа на друга - групата Y. Тя от своя страна може да бъде асоциирана с друга група-родител - да я наречем условно Z, и т.н. В справките на програмата този артикул ще се появява като член на групата Х, но при справка за групите Y, Z и т.н. (ако е включена опцията за проследяване на подгрупите) той ще се окаже асоцииран и с тях. Програмата Ви дава възможност по един изключително гъвкав начин да дефинирате и филтрирате резултатите в справките, така че в тях да се включва наистина само онова, което Ви интересува. Както ще можете да се убедите, ако разполагате с огромна номенклатура от артикули, това не е нещо, което можете на лека ръка да пренепрегнете.

Мярка

Мярката е друг общ елемент на всички видове артикули. Тя има информативен характер за това, в какви мерни единици е стойността, която програмата Ви показва за текуща наличност, доставени, произведени или реализирани артикули. Първоначално в програмата няма да има въведени никакви предварително дефинирани мерки. Вие ще трябва постепенно да добаните свои. Можете да направите това както в момента на създаването и описването на всеки артикул, така и чрез предвидения за целта редактор на мерните единици, който се намира в менюто "Номенклатури".
Ако по време на създаването или редактирането на даден артикул не намерите необходимата Ви мерна единица в списъка на мерните единици, не се тревожете - просто я впишете в този списък (това списъчно поле Ви позволява да пишете в него) и когато съхраните артикула, същата мерна единица ще бъде автоматично добавена към номенклатурата на мерните единици, съответно ще бъде достъпна за бърз избор от списъка при въвеждането на други артикули, които ще я ползват.
Сега е моментът да кажем, че мерната единица също е важно звено в създаването на номенклатурата на артикулите. Нека вземем следния пример, при който Вие ще доставяте, продавате или влагате в производство артикули, които са с много ниска единична цена - по ниска от 1 стотинка, но които почти никога не се продават на единична бройка. Такива артикули са например дребните винтчета - те обикновено се продават в разфасовки от по няколкостотин броя. Ето защо една ли е добра идея да зададете за мерна единица "брой", тъй като това би означавало, че всеки път ще трябва да преизчислявате и приравнявате единичната доставната цена, а тя едва ли ще бъде за 1 брой, което ще провърне ежедневието Ви в ад. В такива случаи просто помислете кая е най-удачната форма за определяне на мерната единица, както и на единичната цена. Ако приемем, че 1 кутия винтове съдържа 1000 броя и Вие запишете мярка "1000 бр." или просто "1 кут.", то все пак нищо не Ви пречи да продадете и 1 брой от тези винтове, стига да се налага. Просто ще трябва да въведете 0.001 за количество. Все пак, това е нещо, което трябва да бъде съобразено с конкретната специфика на работата Ви.

Текуща наличност

Полето за текуща наличност е само информативно и не може да бъде редактирано. То показва информация за текущата наличност от тази стока във всички дефинирани в програмата обекти. Често потребители на програмата задавават въпроси от рода на "Добре де, а как да променя наличноста на този артикул, след като стойността в полето не може да бъде променяна". Отговорът на този въпрос е прост - за да променяте наличността на артикулите трябва да използвате единствено операциите за доставка, ревизия, продажба, производство и т.н. - с други думи, всички онези операции, които ще позволят на един по-късен етап да бъде проследено движението на тези артикули. Съгласете се, че идеята за възможна ръчна промяна на наличностите изглежда доста блазнеща, но пък помислете какъв хаос ще настане, когаго стартирате една или друга справка в програмата - а те всички работят на базата на извършените операции, за които съществува запис или документ в продукта. Една подобна ръчна намеса неизбежно ще доведе до въпроса, как така програмата ми казва, че трябва да имам еди-колко-си броя от стоката Х, а на практика имам много повече или по-малко. Така че, приемете го, ако желаете отчетност със StoreHouse, забравете за ръчните намеси където трябва и където не трябва. И все пак, за да ни Ви обезкуражавам напълно, ще спомена, че има една част в програмата, която ще Ви позволи да променяте наличностите на воля - това е модулът "Ревизии" в меню "Операции", но за него по-късно...

Минимална наличност

Да не се бърка с наличността в склада. Единственото, което това поле, респективно - стойността в него прави, е да Ви позволи да зададете определен неснижаем минимум (въпреки, че програмата няма да Ви спре да минете и под него), под който количеството на артикула не е желателно да спада. Попълването на полето не е задължително и като цяло то може да се използва само за артикули, които са критични за Вас. Стойността, която ще въведете тук кореспондира пряко със справката за наличности и вложени средства, за която ще стане дума по-нататък в това ръководство.

Продажна цена 1 и 2

Програмата Ви позволява да посочите предварително до 2 продажни цени за всеки артикул. Условно са наречени "продажна цена 1" и "продажна цена 2". Дали ще използвате и двете - това зависи изцяло от Вас. Можете да не използвате нито една от тях, ако няма да продавате артикула, а само ще го ползвате за материал в производството, където определяща ще бъде единствено себестойността му.
Характерна особеност на PRO версията на StoreHouse е, че позволява да имате и неограничен брой допълнителни продажни цени за всеки артикул, но всяка една от тези продажни цени трябва да бъде асоциирана с даден клиент. Когато продавате този артикул на определен клиент, за който сте указали, че по подразбиране купува по собствена цена, програмата първо проверява, дали за него има асоциирана такава специална цена. Ако такава бъде намерена, програмата предлага възможност за автоматична продажба по нея, без да Ви ограничава в това да изберете друга цена. Разбира се, както ще се убедите и сами, програмата позволява продажбата и по други цени и затова сега ще ги изброим:

• продажна цена 1


• продажна цена 2


• среднопретеглена себестойност


• последна доставна цена


• собствена цена (асоциирана с конкретния клиент)


• ръчно въведена цена

И ако всичко това не Ви е достатъчно, винаги можете да "играете" и с търговската отстъпка, която се задава в проценти по време на продажбата.

Опцията "Включва ДДС" при продажна цена 1 и 2

Тази опция е достъпна в PRO версията на програмата, за фирми, които са регистрирани по ЗДДС. Позволява на потребителя да въвежда продажните цени с ДДС. Масовата практика е в складовата програма да се въвеждат само нетни цени (и наистина това е най-добрият вариант), а програмата на свой ред да начислява ДДС там, където е необходимо. Има обаче и някои частни случаи, при които въвеждането на цена с ДДС би било доста удобно. Пример за такъв случай са цени, които са обявени в официалната ценова листа на фирмата с включен ДДС, но при премахването на данъка се получава нетна цена, която не може да се представи с точност само с два знака след десетичната запетая, а изисква по-голяма точност. Например крайна цена на артикул 5.71 лв. При премахването на данъка, нетната цена би изглеждала като 4.75833. При това положение, освен че няма много търговски вид, тази цена е и трудна за изчисление, тъй като се подава лесно на грешка при записването на цялата стойност. Има, разбира се, и други случаи, при които въвеждането на продажна цена с ДДС директно в складовата програма е плюс. Важно е да се знае, че при продажбата на такива артикули, програмата най-напред пресмята нетната им цена, за да я представи в съответния документ без ДДС, а после размерът на данъка се начислява върху общата облагаема стойност на операцията, както е редно.

Себестойност

Себестойността е важен елемент на всеки артикул. В StoreHouse тази стойност е динамична и се преизчислява автоматично от програмата при всяка промяна в доставната цена на артикула или в доставните цени на неговите компоненти (ако артикулът е разходна норма на изделие или услуга). Желателно е да не променяте ръчно тази стойност, освен при констатирани сериозни разминавания между реалната и показаната на екрана себестойност (нещо, което може да бъде следствие от множество фактори, само част от които са сгрешени доставни цени или количества на включените в разходната норма материали и т.н.). Разбира се, ако по време на създаването на номенклатурата разполагате с информация за точната себестойност на този артикул, можете да я впишете там (не важи да разходните норми на изделия и услуги - програмата ги изчислява автоматично при добавяне на компоненти или промяна на цените на компонентите), нещо повече - желателно е да го направите. Но след като сте съхранили и добавили артикула към номенклатурата на артикулите, желателно е да оставите програмата сама да се грижи за актуализирането на тази стойност (с изключение на посочените по-горе случаи).

Последна доставна цена

Името говори само за себе си. Това е последната цена, на която сте доставяли този артикул. Тя също се актуализира автоматично от програмата при всяка доставка, но при създаването на артикула е добре да я впишете ръчно, за да може програмата да Ви предложи същата цена при първата доставка на този артикул. Ако не го направите това не е проблем - при всички положения полето ще бъде актуализирано автоматично веднага щом запишете операция за доставка, в която присъства този артикул.

Допълнителна мярка

Допълнителната мярка се използва в случай, че във Вашата база данни сте дефинирали някои от артикулите така, че ги изписвате с една мерна единица, докато същевременно ги доставяте от доставчика по друга. Например, продавате артикул на бройки, но от доставчика доставяте на кашон и доставната цена също е за кашон, или пък изписвате артикула на метри, а го доставяте на килограми. Когато дефинирате допълнителна мярка, това Ви позволява да въвеждате количествата и доставните цени така, както сте ги получили от доставчика, т.е. по неговата мярка. При записа на доставката обаче, програмата автоматично ще трансформира количеството и единичната цена към основната Ви мерна единица за този артикул, спестявайки Ви куп изчисления. За база на тази трансформация се използва "коефициентът за трансформация", който се въвежда редом с допълнителната мярка.

Коефициент за трансформация

Това е коефициентът, който програмата ще приложи към въведените от Вас количество и цена по допълнителна мярка, за да получи единичната цена и крайно доставено количество в основната мерна единица за артикула. Например, ако основната мярка за артикула Х е "брой", но доставяте от доставчика с мярка "кашон" (който условно съдържа 1000 бр. от този артикул) и цената за един такъв кашон е 100 лв., то за да трансформирате кашона в бройки, а оттам и цената за 1 бр., трябва да въведете коефициент 1000 (което означава, че 1 х доп. мярка = 1000 х осн. мярка). Така при доставка Вие трябва да въведете количеството по допълнителна мярка, както и ед. цена за същата мярка, а програмата ще изчисли автоматично, че количеството, което влиза в склада е 1000 бр. с ед. доставна цена 0.10 лв. Ако коефициентът е равен на 1, не се извършва трансформация, т.е. количеството и цената по едната и другата мярка съвпадат. Ако обаче коефициентът е по-малък от 1, тогава ефектът се обръща. За горния случай коефициент на трансформация в размер на 0.001 би означавало, че 1 кашон с ед. цена от 1000 лв. се трансформира към количество по основня мярка в размер на 0.001 бр. и единична цена от 1 000 000 лв. за един брой. Използването на допълнителна мерна единица и коефициент за трансформация е функция на StoreHouse PRO.

Локация

Ако организацията на Вашия склад е такава, че артикулите се складират и съхраняват в точно определени помещения, или пък в картотекирани стелажи, тук можете да запишете информация за това, къде точно се намира физически всеки един артикул и къде следва да бъде търсен.

Допълнителни опции

- материал - ако смятате да използвате стоката и като материал в разходните норми на изделия и услуги, поставете отметка в това поле. Ако не го направите, програмата просто няма да показва артикула в списъците с артикули, от които можете да избирате и добавяте материали в разходните норми. Можете да променяте този параметър по всяко време, ако възникне необходимост от това.

- скрита номенклатура - ако вече не желаете да виждате този артикул в списъците с артикулите, направете го "скрит" и ако изрично не сте разрешили показването на такива артикули от менюто "Настройки", той повече няма да се показва.

А сега ще се спрем накратко върху операциите, които можете да извършвате в модул "Стоки". Те са:

• Филтриране на данните по следните признаци - тип на артикула (чрез табовете на списъка), по групова принадлежност


• Търсене (по ключова дума) - търсенето се осъществява по частично или пълно съвпадение с номенклатурния код или наименованието на артикула. Важно е да се отбележи, че се претърсват само филтрираните данни, т.е. дори и да бъде срещнато съвпадение с търсената дума сред артикулите, които са извън обсега на зададените критерии за филтриране, тези артикули ще бъдат игнорирани.


• Опресняване - изчиства резултатите от последното търсене, както и критерия за филтриране по групова принадлежност, т.е. показва всички записи, които отговарят на избрания тип.


• Създаване - стартира на редакторите за стоки или разходни норми в режим на създаване и Ви позволява да създадете и запишете нови артикули в базата данни.


• Промяна - служи за зареждане на маркирания артикул в съответния редактор, в режим на редакция и преглед. Позволява да променяте различни параметри на артикулите.


• Изтриване - прави точно това - изтрива записи от списъка. Обърнете внимание, че не може и не трябва да изтривате артикули, които участват в операции. Ако не желаете да ги виждате в списъка и няма да ги ползвате често или въобще, просто ги направете скрити.


• Дублиране - създава дубликат на маркирания от Вас артикул и Ви позволява да нанесете корекции върху копието. Тази функция може да се използва в случаите, при които имате множество артикули с еднообразни параметри и не желаете да ги дефинирате всеки път. Разбира се, копието може да се различава от оригинала не само по номенклатурния си код (което е задължително), но и по всеки друг параметър.


• Експорт в CSV - позволява на потребителите на StoreHouse PRO да експортират номенклатурата на артикулите в неутралния формат CSV, който е общ за всички електронни таблици. Тази функционалност на програмата ще Ви позволи да съставяте ценови листи по Ваш вкус, с необходимото графично оформление, както и да скривате или добавяте колони с данни, когато това се налага.


• Експорт в HTML - позволява на потребителите на StoreHouse PRO да експортират номенклатурата на артикулите в HTML формат.


• Печат - отпечатва списъка с номенклатурите на печатащо устройство.


• Настройки - позволява настройване на определени аспекти на печата в този модул.

Допълнително трябва да знаете, че при кликване с десния бутон на мишката върху определен запис от списъка, можете да получите бърз достъп и до други функции на програмата, които ще се появят в контекстно меню.

[Иван Тодоров]

6. Създаване на номенклатура на контрагентите

Гледайте видео ръководството (изисква инсталиран flash player)

В StoreHouse можете да създавате контрагентите от две места: от модул "Контрагенти" или директно от модула, в който извършвате операции като доставки, продажби и т.н.

Ще се спрем накратко на всеки от двата варианта, но преди това ще направим преглед на данните, които се въвеждат за всеки контрагент.

• Наименование на фирмата / лицето - тук, както става ясно и от самото име на полето, трябва да се въведе наименованието на контрагента, бил той фирма или физическо лице. Това поле е задължително.
• Клиент - поставете отметка пред това поле, ако желаете този контрагент да се появява в списъците на клиентите.
• Доставчик - поставете отметка пред това поле, ако желаете този контрагент да се появява в списъците на доставчиците.
• Контрагентът е регистриран по ЗДДС - от изключително значение е да поставите отметка в това поле, ако контрагентът е доставчик. На базата на тази информация програмата взима решение за това, как да начислява ДДС в операциите, които извършвате за този контрагент. Ако Вашата фирма не е регистрирана по ЗДДС, но контрагентът е - програмата ще начислява автоматично ДДС в единичната цена на всеки артикул, който доставяте от този доставчик. Ако пък Вие сте регистрирано по ЗДДС лице и доставчикът Ви също е такова лице, програмата няма да начислява ДДС в единичните доставни цени на артикулите, а вместо това ще начислява сумата за цялата операция. В този случай Вие трябва да въвеждате доставната цена без ДДС. StoreHouse ще има грижата за останалото. Ако доставчикът не е регистриран по ЗДДС, програмата няма да начисли данък добавена стойност, независимо от това дали Вашата фирма е, или не е регистрирана по този закон.
• Населено място - въведете населеното място, в което е регистрирано юридическото или физическото лице.
• Данъчен адрес - адрес по данъчна регистрация или по лична карта (ако е физическо лице).
• МОЛ - въпреки, че във фактурите вече не е задължително да се посочва материално отговорното лице, StoreHouse го прави, но във всеки случай това поле има и малко по-различна роля в продукта. В документите за доставка и продажба, програмата използва стойността на полето МОЛ, за да попълва автоматично - за Ваше улеснение - името на лицето, което е предало или получило стоките от страна на доставчика / клиента.
• Идент. № / ЕГН - въведете идентификационния номер на фирмата или ЕГН, ако е физическо лице.
• Идент. ДДС № - въведете идентификационния номер по ДДС на лицето, ако е регистрирано по ЗДДС.
• Предпочита плащане - тук можете да изберете обичайния начин на разплащане, който сте договорили с контрагента. Ако изберете "в брой", при всяка операция програмата ще предлага автоматично плащане в брой. И обратно - ако изберете "с платежно нареждане", програмата ще Ви предлага по подразбиране банково плащане.
• IBAN - ако имате плащания към този контрагент, тук можете да впишете номера на неговата сметка.
• BIC - впишете кода на банката на контрагента.
• Наименование на банката - това е наименованието на банката на контрагента.
• Банков клон - това поле е само информативно и не е задължително да го попълвате. То няма да се отпечатва в документите.
• Телефони за контакт - използвайте това поле, за да запишете телефоните, на които можете да се свързвате с контрагента.
• Факс - ако разполагате с номера на неговия факс.
• E-mail - при необходимост от размяна на съобщения по електронна поща, можете да запишете адреса му тук.
• Уеб страница - ако контрагентът има уеб страница и тази информация е важна за Вас, използвайте това поле, за да я съхраните.
• Наименование на фирмата на латиница - използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
• МОЛ на латиница - използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
• Населено място на латиница - използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
• Данъчен адрес на латиница - използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
• Забележки - тук впишете всичко онова, за което не сте намерили подходящо място в по-горните полета.
• По подразбиране купува по цена - потребителите на StoreHouse PRO могат предварително да изберат по коя цена ще продават обикновено на този клиент. Възможностите са: продажна цена 1, продажна цена 2, собствена цена, себестойност, последна доставна цена и цена, която е въведена ръчно в момента на продажбата.

От изброените дотук полета, задължително е само полето за наименование на контрагента, както и избора на това, дали лицето е доставчик и/или клиент.
Можете да създавате, променяте или изтривате (ако не участват в операция) контрагенти по всяко време. Потребителите на StoreHouse PRO също така могат да експортират списъка в CSV файл, за допълнителна обработка в електронни таблици.

[Иван Тодоров]

7. Задаване на началните наличности чрез модул "Ревизии"

Гледайте видео ръководството (изисква инсталиран flash player)

Има два начина, по които можете да зададете началните наличности на артикулите. Единият е чрез извършване на "ревизия" (от менюто "Операции" -> "Ревизии"), а другия - чрез фиктивна доставка от произволен или фиктивен доставчик.

Приемайки, че сте въвели пълната или поне по-голямата част от номенклатурата на артикулите, ще разгледаме варианта, при който потребителят задава началните наличности чрез модул "Ревизии".

Стартирайте модул "Ревизии" от менюто "Операции". От екрана на модула натиснете бутона "създаване на нов документ" или F5 от клавиатурата. Ще бъде създаден нов документ с уникален, 10-разряден пореден номер на ревизионен протокол, и ще се появи списъкът на артикулите. Моля, обърнете внимание, че в този списък няма да фигурират артикулите, които са дефинирани от Вас като разходни норми на услуги - те не могат да имат наличност.

Преди да започнем да въвеждаме началните салда, ще обърнем внимание на няколко от по-важните полета в този списък, без да се спираме на всяко от тях:

• количество - в тази колона ще се появи количеството, което трябва да бъде намерено в склада според StoreHouse.
• намерено к-во - това е количеството, което сте въвели Вие, т.е. количеството, което реално се намира в склада.
• разлика к-во - това е разликата между изчисленото от програмата и намереното (въведеното от Вас) количество.
• ед. цена - това не е продажна цена, а единичната себестойност на артикула.
• об. себест. - общата себестойност на намереното количество.
• разлика ст-ст - себестойността на разликата между изчислената и намерената наличност.

А сега нека започнем да нанасяме корекциите по наличностите. Започвайки от най-горния ред и слизайки надолу по списъка, маркирайте поотделно всеки артикул, за който сте установили разлика между изчислената и намерената наличност. За да въведете намереното количество кликнете двукратно с левия бутон на мишката върху реда на този артикул. Ще се покаже прозорец за въвеждане на количество (а за стоките и материалите - и поле за корекция на себестойността). Въведете изброеното от Вас количество и натиснете Enter за да го съхраните в документа. След това преминете към следващия ред. Там, където не установявате разлики, или където наличността нормално е 0, т.е. в този момент действително няма наличност, просто подминете реда и преминете на следващия.

Можете да използвате функцията за филтриране по групи, както и търсето по ключова дума, за да виждате само определени записи в даден момент. За да се върнете към пълния списък с артикулите, просто натиснете бутона за опресняване.

Накрая, след като сте отразили всички наличности, уверете се, че датата на документа съответства на вярната дата и също така въведете някакво ориентировъчно описание на операцията в предвиденото за целта поле. Имайте предвид, че въвеждането на описание ще Ви ориентира за естеството и причините за извършването на всяка една ревизия, а когато те станат повече и не сте задавали описания, няма да можете бързо да се ориентирате за това, на какво сте правили ревизия и защо. Въведеното тук описание ще се появява редом до номера и датата на ревизионния протокол, когато използвате бутона за зареждане на минали документи.

Накрая, за да съхраните цялата операция, натиснете бутона F9 или "Запис". Програмата ще Ви попита, дали желаете да замените наличностите в склада с новите начални салда. Отговорете утвърдително и след това, ако желаете, натиснете бутона за печат на документ, за да отпечатите ревизионен протокол.

Няколко практически препоръки за по-пълноценна работа с модула:

• Желателно е, когато създавате нова ревизия, тази операция да е първата за деня, а всички останали операции да се създават и записват след нея
• Ако държите на точността в количествените справки, които разчитат на информацията за салдата от въведени ревизии, след като сте съхранили ревизията не въвеждайте операции, които са с дата, предхождаща датата на ревизията. Ако сте пропуснали да отразите някоя операция, по-добре е да я въведете с датата на ревизията или дори по-късна, но не и с предишна дата.
• По време на реалното изброяване на артикулите е добре да не се изписват или заприхождават никакви стоки. Непосредствено след като преброяването е завършило, създайте новата ревизия, за да резервирате текущото състояние на склада според програмата. След като сте направили това, вече можете да отразите корекциите в произволен момент като заредите създадената ревизия и започнете да нанасяте разликите там, където сте констатирали такива. Възможно е също така първо да създадете ревизията, а непосредствено след това да извършите преброяването, но и в двата случая е добре докато преброяването и първоначалният запис на ревизията не са приключили, да не се извършват други операции, които влияят на наличностите в склада.
• При създаване на ревизия е добре да се уверите предварително, че в програмата не са въведени операции, чиято дата на изпълнение е в бъдещето, и които влияят на наличностите в склада. Такива операции са доставките, продажбите, производството и трансферите.
• Не създавайте нова ревизия, която се отнася към задна дата, освен в случаите, при които от тази дата насам не са извършвани никакви операции, които променят наличностите в склада. Ако евентуално желаете да нанесете корекции към задна дата, уверете се, че на тази дата сте създали ревизия и я заредете, за да отразите корекциите в нея.

[Иван Тодоров]

8. Доставки

Гледайте видео ръководството (изисква инсталиран flash player)

Влезте в модул "Доставки" като кликнете върху съответната икона от лентата с инструментите или натиснете Ctrl + F4 от клавиатурата.

Има два начина, по които можете да въведете доставката:

• стандартен - чрез ръчно въвеждане на всеки артикул
• автоматичен - чрез попълване на данните от заявка към този доставчик (достъпно само в StoreHouse PRO)

Във втория случай е необходимо предварително да сте въвели в модул "Заявки" артикулите, които желаете да бъдат доставени от доставчика, тяхното количество и евентуално - тяхната цена (ако заявката е с цени). За да използвате възможността за автоматично попълване на артикулите на базата на издадена заявка към този доставчик, натиснете бутона "Нова операция" и от менюто изберете "Нова доставка към заявка". Алтернативно на същото, можете да използвате съкратената клавишна комбинация Alt+F7. Артикулите и името на доставчика ще бъдат автоматично попълнени от програмата, а за Вас ще остане единствено да нанесете корекции там, където евентуално е необходимо. Ако заявката е изпълнена на 100%, корекции няма да се наложат и ще е необходимо единствено да съхраните документа.

Нека сега обаче разгледаме общия случай, при който доставката се отразява ръчно от оператора, т.е. ръчно се въвеждат се всички данни...

Първото, което трябва да направите, е да изберете доставчик. За да направите това, натиснете F8 от клавиатурата или бутона "избиране на доставчик" от екрана. Ще се покаже списъка на доставчиците. Ако не желаете да разлиствате списъка ред по ред, особено в случай че имате голям списък от доставчици, просто натиснете F3 за търсене и въведете част от името на доставчика. После натиснете Enter. В случай, че бъдат открити повече от един записи със сходни имена, изберете този, който Ви интересува и отново натиснете Enter, за да се върнете към екрана на модул "Доставки". Вече трябва да виждате името на избрания контрагент, което ще е изписано в сивото поле, означено като "доставчик".

Ако не сте успяли да откриете в списъка името на доставчика, причините могат да бъдат няколко:

• той не е добавен в номенклатурата на контрагентите - създайте го като натиснете бутона F5 или "създаване" от списъка на доставчиците.
• контрагентът присъства в номенклатурата Ви, но не е отбелязан като доставчик, а като клиент - кликнете върху таба "клиенти" или "клиенти и доставчици" (над списъка с контрагентите) и го потърсете там. Ако го намерите, маркирайте го и натиснете бутон F6 или "редакция" и поставете отметка пред полето "доставчик". После натиснете два пъти Enter, за да съхраните промените и да го изберете като доставчик за текущата операция.
• търсили сте по грешна ключова дума - натиснете бутон F4 или "опресняване", за да се покаже целия списък, а после отново натиснете F3 за търсене и опитайте с друга ключова дума или част от името, града, адреса или идентификационния номер.

След като изберете доставчик, попълнете дата на доставката (ако е различна от посочената на екрана), впишете по коя фактура става доставката (в случай, че доставчикът Ви е издал такъв документ, а ако няма - някакви други насочващи данни), и проверете стойността на полетата "предал" и "приел". По подразбиране, за полето "предал" програмата ще въведе сама името на МОЛ на доставчика, но ако това не е подходящо - редактирайте стойността и впишете друга. В зависимост от настройките на Вашата програма е възможно да се наложи да впишете и името на лицето, което е приело стоките. Ако това не сте Вие, впишете другото име. В PRO версията на програмата е възможно да укажете на StoreHouse винаги да предлага автоматично името на оператора, който въвежда операцията, а в LITE и PRO версиите е възможно да се укаже автоматично попълване на последната използвана стойност или да се изключи автоматичното попълване въобще. В който и да е от случаите обаче, уверете се, че името отговаря на истината.

Ако доставчикът Ви е дал търговска отстъпка в цената, можете да я отразите в полето ТО (%). Както става ясно, търговската отстъпка се записва в процентно изражение.

Потребителите на StoreHouse PRO могат да зададат и крайна дата на плащане, ако е различна от днешната, а ако плащането е направено, да поставят отметка пред полето "плащане до", с което указват на програмата, че нямате задължения към този доставчик по тази операция. Тези две стойности кореспондират директно с модула "Приходи и разходи", в който се създава автоматичен запис за всяка една доставка или продажба, и е изключително важно, за да си спестите време по-късно, да отчитате, дали плащането е направено или не. В противен случай програмата ще създаде автоматично запис за операцията и сумата по тази операция ще стои в модула като задължение към доставчик (а при продажба - задължение на клиента към Вас). Разбира се, както ще стане ясно по-късно, Вие можете да влезете в модул "Приходи и разходи" в произволен момент и да "изчистите" задълженията, които са изплатени, но това ще Ви струва допълнително време. (Модулът "Приходи и разходи" няма да функционира в LITE версията на StoreHouse, така че потребителите на безплатната версия могат да игнорират този абзац).

А сега да пристъпим към въвеждането на артикули за тази операция. За добавяне на нов артикул към документа, натиснете бутона F2 или "стоки" от екрана. Добра идея е веднага след това да натиснете и F3, за да влезете в режим на търсене по ключова дума (частично или пълно съвпадение по номенклатурен код или наименование). В зависимост от настройките на програмата и размерът на Вашата номенклатура на стоките, програмата може автоматично да Ви предложи режим на търсене. След като изберете артикула от списъка, маркирайте го и наснете Enter. Ако номенклатурата на артикула не присъства във Вашата база данни, можете да я създадете директно от екрана за избор на артикул (натиснете бутон F5 или "създаване", ако желаете да направите това). След като сте потвърдили избора на артикула, който ще доставяте, ще се зареди диалоговия прозорец за въвеждане на количество и ед. доставна цена.

Тук трябва да обърнете специално внимание на няколко особености!

Ако доставчикът не е регистриран по ЗДДС, опцията "с вкл. ДДС" ще бъде неактивна, тъй като се предполага, че цената не включва ДДС. Същото ще е и положението, ако както доставчика, така и Вие сте регистрирани по ЗДДС, защото в този случай програмата начислява ДДС за цялата операция, а не в единичните доставни цени. В този случай по правило Вие трябва да въвеждате само единични доставни цени без ДДС. Програмата ще има грижата за останалото.

Ако обаче Вие не сте регистрирани по този закон, а доставчикът е, то Вие трябва да начислявате в единичната доставна цена и ДДС. Тъй като обаче най-вероятно документът, който доставчикът Ви е издал включва ДДС само в общите стойности, но не и на всеки ред, вие трябва да въведете цената без ДДС в полето "ед. цена" и да поставите отметка пред опцията "Добави ДДС". В полето под нея автоматично ще се калкулира ед. цена с ДДС. Обратното - ако Ви е известна ед. доставна цена с ДДС, изключете опцията "Добави ДДС" и впишете цената с ДДС в полето "ед. цена".

Допълнително, ако не знаете единичната цена, на която доставяте артикула, а само общата, или пък количеството в документа на доставчика е в различна мерна единица, натиснете бутона "калкулиране на ед. цена от обща стойност" и попълнете количеството (като преобразувате във Вашите мерни единици - ако се налага) и общата стойност. Ако цената включва ДДС, можете да поставите отметка пред "включва ДДС". Накрая натиснете "калкулиране на цената" и след това - Enter. После натиснете още един път Enter, за да добавите артикула към документа.

По същия начин добавете и останалите артикули, които доставяте в рамките на тази операция. Накрая натиснете бутона F9 или "запис", за да съхраните операцията и (евентуално) да отпечатите складова разписка за тази операция, ако желаете да разполагате и с документ върху хартиен носител. В случай, че всичко е наред, програмата ще Ви извести за това, а състоянието на наличностите на тези артикули в склада ще бъдат актуализирани.

Програмата ще актуализира и последната доставна цена на всеки един от доставяните артикули, както и себестойността им, а актуализирането на себестойността на артикулите ще доведе и до верижна актуализация на себестойностите на всички разходни норми на изделия и услуги, в които евентуално доставените артикули участват като материали.

Ако на по-късен етап желаете да заредите и прегледате/отпечатите отново тази операция, влезте в модул "Доставки" и като използвате функцията за зареждане на документ (бутон F6) намерете и заредете складовата разписка, която Ви интересува.

Ако непосредствено след съхраняването на една доставка желаете да отразите и втора, натиснете бутона "нова операция" или F7, за да създадете нова складова разписка.

Подробна справка за извършените доставки можете да получите от менюто "Справки" -> "Доставки", но за тях ще стане дума по-късно в това ръководство.

В случай, че се наложи да се промени нещо във вече съхранена складова разписка, можете да я заредите и да направите необходимите корекции по нея, по начина, по който създавате нов документ. За целта обаче е необходимо администраторът на базата данни да е разрешил промяната на съхранени документи. Това става чрез опцията "Позволи редактиране на артикули в съхранени документи" от менюто "Администриране". Възможността за промяна на съхранени складови/стокови разписки, фактури, ДКИ и проформи е функция на платената версия на продукта - StoreHouse PRO.

Доставки по допълнителна мерна единица

Има случаи, при които във Вашата база данни един артикул може да се води на отчет с една мерна единица, а от доставчика да се доставя на друга. Например артикулът Х се води на отчет във Вашия склад чрез мерната единица "брой" и се изписва по тази мерна единица, но доставчикът Ви го продава па едро, в разфасовки от по 100 бр., описани като "кашон". Съответно единичната доставна цена в издадените от доставчика фактури може да бъде за кашон, а не за бройка. По тази причина StoreHouse PRO Ви позволява при създаването на артикулите, като допълнение към отчетната мерна единица, да дефинирате и една допълнителна мярка - тази на доставчика, както и коефициент на трансформация от нея към основната (вашата мярка). Коефициентът на трансформация се изчислява и задава предварително в модул "Стоки", но може да се променя и в момента на отразяването на доставката, ако е необходимо. Това е дробно число, което е по-голямо от 0 и е различно от 1. При коефициент на трасформация 1, се счита, че такава не се извършва, тъй като количествата са равни, т.е. 1:1.

Нека разгледаме един примерен случай с артикул, за който сме въвели основна мярка "бр." (брой) при добавянето му към номенклатурата на стоките. Същият този артикул ще доставяме от доставчика на едро, с доставна мярка "кашон". Тъй като кашонът в този пример съдържа 100 броя от този артикул, коефициентът на трансформация от допълнителна към основна мярка е 100 (т.е. 1=100).

При въвеждането на артикул в операция "Доставка", в случай, че за този артикул е дефинирана допълнителна мярка, програмата автоматично предлага на потребителя да въвежда доставеното количество по тази мярка, както се вижда на екранното копие отдолу:

Както се вижда от тази картинка, при коефициент на трансформация 100, въведеното количество по дъпълнителната мярка (1 кашон) и цената (756 лв. за кашон) се трансформират автоматично по-горе в 100 броя с ед. цена 7.56 лв. Трябва да се знае, че трансформацията се извършва веднага щом документът бъде добавен към операцията, а в склада артикулите се заприхождават единствено по тяхната основна мерна единица. Съответно на това, себестойността на артикулите ще се изчисли на базата на 1 брой, а не на 1 кашон. Това се отнася и за последната доставна цена, която програмата предлага по подразбиране на потребителя. Тъй като в случая тя ще бъде 7.56 лв. за брой, и ще се запише по този начин, при следващото въвеждане на този артикул в някоя доставка, цената ще бъде преобразувана временно до 756 лв., така че да отговаря на условието за трансформация (което важи както за количеството, така и за цената) на 1 кашон към 100 броя.

Нека разгледаме и случая, при който коефициентът на трансформация е по-малък от 1. Тогава единица доставян артикул по допълнителна мярка ще бъде по-малка от единица по основна мярка. Например, ако коефициентът на трансформация за същия артикул беше не 100, а 0.01, то нещата щяха да изглеждат по следния начин:

Както се вижда от картинката, при падане на коефициентът под 1, действието му се обръща. В случая 1 кашон с ед. цена 7.56 лв., трансформиран към 1 брой при коефициент 0.01, дава резултат 0.01 бр. с ед. доставна цена 756 лв. Или 100 кашона със същата цена биха се равнявали на 1 бр. от основната мерна единица с ед. цена 756 лв.

Разбира се, разгледаният тук случай е съвсем тривиален и целта е по-скоро да се демонстрира функционалността, която предлага програмата, отколкото да обхване всеки възможен аспект на приложение. В реалната практика трансформацията може да бъде доста по-сложна, като например от килограми - към бройки, метри и т.н. В такива случаи е възможно коефициентите да трябва да се променят или адаптират при всяка доставка, под въздействието на външни фактори, но това е извън обхвата на настоящото ръководство и попада в сферата на конкретните дейности, с които се занимават фирмите, които евентуално биха използвали тази възможност на продукта, ето защо няма да го коментираме.

Отразяване на транспортни и други разходи

StoreHouse PRO позволява на потребителя да въведе и транспортни разходи към всяка доставка. Те се въвеждат в лева и се начисляват автоматично от програмата в себестойността на доставените артикули. Разпределянето на транспортните разходи между отделните артикули в рамките на същата доставка става на база на относителния дял на всеки артикул в общата стойност на доставката. Както можете да видите на картинката по-долу, при доставка на два различни артикула и въведени транспортни разходи в размер на 30 лв., резултатът е както следва:

1. Артикул №1 - доставени 100 бр. с ед. доставна цена 7.56 лв. и обща стойност 756 лв.
2. Артикул №2 - доставени 200 бр. с ед. доставна цена 5.25 лв. и обща стойност 1050 лв.

На база на тези цени, транспортните разходи се разпределят така:

- към общата стойност на артикул №1 се добавят 12.558 лв.
- към общата стойност на артикул №2 се добавят 17.442 лв.

или всичко 30 лв. за цялата доставка. Допълнително първите 12.558 лв. ще се разпределят между 100 бр. от първия артикул, а втората част - 17.442 лв. ще се разпредели по равно между 200 бр. от артикул №2. Това ще доведе до увеличаване на себестойността на артикул №1 с 1/100 част от първата сума, а себестойността на артикул №2 ще се увеличи с 1/200 част от втората сума.

Тъй като обаче транспортните разходи не са константна стойност, а и обикновено не се начисляват от доставчика, т.е. не фигурират в документа, който издава той, последната доставна цена се запазва такава, каквато сте я въвели на реда, т.е. без транспортни разходи. Променя се единствено себестойността на артикула. Разбира се, в справката за доставките има предвидена колона за визуализиране само на транспортните разходи, както и на чистата ед. цена, по която доставяте артикулите от доставчиците, така че Вие ще разполагате с информация и за едното, и за другото.

Редактиране на съхранени доставки

Потребителите на StoreHouse PRO имат възможност да редактират доставки, които вече са съхранили в програмата. Причината за такава редакция може да бъде пропуснат артикул, объркано количество или цена и т.н. За да редактирате съхранена складова разписка най-напред трябва да я заредите. Това става чрез функцията за зареждане в модул "Доставки" и последващо избиране на складовата разписка, по която доставката е отразена. Оттук нататък вече можете да добавяте, редактирате и изтривате артикули в документа така, както го правите при създаването на нов документ. Промените ще се отразят автоматично върху наличността и себестойността на артикулите в склада. За да редактирате съхранена доставка, администраторът на базата данни трябва да Ви е предоставил съответните права.

Изтриване на съхранени доставки

Има случаи, при които може да се наложи да изтриете определена доставка. Това може да стане чрез операцията за изтриване на доставка (складова разписка) от менюто "Операции" -> "Изтриване на операции и документи". При изтриването на складова разписка всички артикули, които са влезли в склада по този документ се изваждат от наличността автоматично, съответно наличността се намалява. В StoreHouse PRO изтриването на складова разписка предпола, че на потребителя е дадено право да изтрива документи от този тип.

[Иван Тодоров]

9. Производство на изделия по разходни норми (рецепти)

Гледайте видео ръководството (изисква инсталиран flash player)

Време е да демонстрираме как се изработват изделия по разходна норма, или както е разпространено - по рецепта. Стартирайте модул "Производство" като натиснете Ctrl + F6 или кликнете върху иконата "Производство" от лентата с инструментите.

Както ще се убедите сами, работата с този модул е доста опростена и процесът на производство е изключително бърз и неангажиращ. Екранът е разделен на две основни части, съдържащи два списъка - списък на изделията, които произвеждаме (в горната част на екрана) и списък на материалите, които ще са необходими за производството на тези изделия (в долната част на екрана). Добавянето, промяната и изтриването на записи в горния списък води до автоматична актуализация на данните в долния списък.

Всеки документ за производство има уникален 10-разряден пореден номер, който може да бъде използван като референция за бъдещи справки, свързани с произведените изделия или вложените материали.

Като използвате вече познатия Ви от модул "Доставки" начин за добавяне на артикули към операцията, добавете няколко изделия към списъка. За онези, които са пропуснали да прочетат помощната документация за модул "Доставки" ще уточня, че е необходимо да натиснете F2 или бутона "изделия", за да извикате списъка с артикулите. От него изберете едно изделие, което желаете да произведете и натиснете Enter за потвърждение. Програмата ще Ви предложи да въведете количество, а след като го направите натиснете отново Enter, за да добавите изделието към списъка.
Повторете тази процедура за всяко допълнително изделие, което искате да добавите към същата операция. Обърнете внимание на това, как се променя съдържанието на списъка на материалите, в долната част на екрана.

Когато сте готови с добавянето на изделията, които ще произвеждате, кликнете в списъчното поле "произведено от" и запишете името на лицето, което е произвело или е отговорно за производството на изделието. Ако в предишни производствени операции сте въвеждали това име, то можете да не го пишете, а просто да го изберете от списъка, но тъй като това е първата Ви операция в този модул, списъкът все още е празен. С течение на времето той ще се запълва с нови имена, така че още след първата съхранена операция ще имате едно име, което ще е достъпно за бърз избор.

Уверете се, че датата на документа е вярна, както и че списъкът на изделията, които ще произвеждате е правилно въведен и не сте объркали нещо. За запис на операцията натиснете F9 или бутона "изработване". Ако в настоящия момент разполагате с достатъчна наличност от всички необходими материали, програмата ще изведе съобщение за успешно съхраняване на данните и ще създаде нова празна операция. Ако обаче има недостиг на някой от материалите, и същевременно в настройките на програмата не сте разрешили работата без достатъчна наличност, програмата ще изведе съобщение за грешка, в което ще Ви информира, че в настоящия момент операцията не може да бъде извършена, тъй като не разполагате с достатъчна наличност от всички материали. Разбира се, можете просто да изключите проверката за достатъчна наличност и да съхраните операцията въпреки това, на съветът ми е да не се опитвате да се надлъгвате програмата, а вместо това да направите обстойна проверка на липсващите материали и по-специално на причината за тази липса - възможно е да сте пропуснали да отразите някоя доставка или пък да сте объркали количеството, което сте доставили или вложили в производство.

Какво се случва след успешното съхраняване на операцията в модул "Производство"... Наличността на изделията, които сте произвели се увеличава, докато същевременно наличността на материалите, които са били включени в разходната им норма, намалява. По този начин програмата автоматизира процеса по изписването на материали.

Потребителите на PRO версията разполагат с още няколко инструмента в този модул. На първо място те са в състояние при необходимост да забраняват автоматичното изписване на материалите при производство на изделията. Това означава, че при съхраняване на операцията, програмата няма да намали наличността на материалите в склада, както постъпва по подразбиране, а ще заприходи само продукцията (която по-късно ще се вижда в справките като произведена). Сама по себе си тази възможност няма особено приложение, но тук се намесва и функцията за експорт на обобщената таблица на материалите към разходна норма на изделие или услуга. С други думи, потребителят е в състояние лесно да обедини материалите на няколко съществуващи изделия, в едно цяло, да внесе някакви корекции (специфични за конкретния случай), и по късно да изпише материалите по тази разходна норма по друг начин. Освен експорт към разходна норма PRO версията поддържа и експорт на материалите към CSV файл за дообработка във външни програми.

[Иван Тодоров]

10. Продажби и фактуриране

Гледайте видео ръководството (изисква инсталиран flash player)

Модул "Продажби" е може би най-често използваната част на програмата. Ето защо е добре да обърнете специално внимание на тази част от ръководството. За да стартирате модула натиснете Ctrl + F5 или използвайте иконата "Продажби" от лентата с инструменти. Екранът е доста подобен на този, в модул "Доставки". Начинът на работа - също. Все пак, има някои различия, върху които ще се спрем тук.

Обща информация

В модул "Продажби" се извършват както самите продажби, така и издаването на документи за тях. На този етап оттук можете да издадете следните видове документи:

• стокови разписки
• фактури
• проформа фактури
• дебитни известия
• кредитни известия

Важно е да се направи уточнение, че от гледна точка на програмата, единственият задължително издаван документ при продажба е стоковата разписка. При Вашия начин на работа може би не се налага да издавате такива документи и затова някои потребители на програмата просто се опитват да изтрият ненужните им стокови разписки. Това е грешка - не я правете! Стоковата разписка има особено значение в StoreHouse, защото докато фактурата може и да не бъде издавана при всяка продажба, то стоковата разписка е вътрешният документ, на базата на който се отразяват движенията на артикулите при продажба. Ако изтриете една стокова разписка, това ще е равносилно на анулиране на операцията и потенциално ще доведе до грешни резултати във Вашите справки, както и до разминаване в показанията за наличността в склада според програмата и реалната наличност.

Фактурата, от своя страна, е официалният данъчен документ, който издавате на клиента. Самата фактура по никакъв начин не влияе на наличностите в склада, така че изтриването на определена фактура не отменя операцията, с която стоките са били продадени (освен, ако при изтриването й сте потвърдили и изтриването на стоковата й разписка). За всяка издадена фактура програмата автоматично генерира и стокова разписка (освен в случаите, при които издавате фактура към една или повече вече издадени стокови разписки).

В зависимост от конкретните Ви изисквания, Вие можете на укажете на програмата какъв документ да създава по подразбиране при продажба (и при първото зареждане на модула, програмата ще Ви попита за Вашите предпочитания в това отношение). Възможностите са две: продажба със стокова разписка, или продажба с фактура и стокова разписка. Ако в определен момент решите да промените начина, по който се извършват продажбите, винаги можете да го направите чрез менюто "Настройки" (вижте по-горе частта в ръководството, в която се говори за настройките на програмата). За информация относно вида на документа, който издавате в момента, обърнете внимание на написаното след думата "ДОКУМЕНТ: ", непосредствено между списъка на артикулите и номера/датата на документа. В сивото поле се изписва типа на издавания в момента документ. Ако това, което пише там не е това, което Ви трябва, натиснете бутона F7 или "нова операция" и изберете типа документ, който Ви е необходим. Това трябва да става преди да сте въвели някакви данни по тази операция, тъй като след създаването на новия документ, данните, които са на екрана ще бъдат изчистени.

Може би сега е моментът да кажем, че фактурите в StoreHouse могат да бъдат издавани по няколко начина:

• фактура и стокова разписка (едновременно) - при този вариант Вие виждате съдържанието, номера и датата на фактурата, а номерът на стоковата разписка се задава автоматично от програмата. Съдържанието на двата документа е идентично. След съхраняване на такава операция, програмата ще Ви предложи да отпечатите фактура. Ако желаете да отпечатите и стоковата разписка към нея, натиснете Ctrl + F6 или "зареждане" -> "стокова разписка" и изберете последната стокова разписка в списъка - тя е тази, която е създадена към Вашата фактура. След като я заредите, вече ще можете и да я отпечатите.
• фактура към издадена стокова разписка - в този режим Вие първо избирате от списъка на нефактурираните стокови разписки онази, за която желаете да издадете фактура, а после програмата създава автоматично фактура, чието съдържание е идентично с това на избраната стокова разписка. Разбира се, тъй като за разлика от разпискакат, фактурата е официален данъчен документ, желателно е преди да съхраните операцията, да огледате внимателно всички данни, които са взети автоматично от стоковата разписка. След съхраняване на операцията тази стокова разписка вече няма да се появява в списъка на нефактурираните стокови разписки.
• Сборна фактура към повече от една издадена стокова разписка - да приемем, че с някой от редовните Ви клиенти имате уговорка за размяна на стокови разписки през месеца, а в края на месеца ще се издава една сборна фактура за всички нефактурирани стокови разписки, с което изчиствате задълженията му. Тази функция на програмата Ви дава възможност да направите точно това. Имайте предвид, че е необходимо първо да изберете клиента, за да се покажат само стоковите разписки, които трябва да му фактурирате. От списъка на нефактурираните стокови разписки изберете онези, които желаете да включите във фактурата и накрая натиснете Enter. Програмата сама ще сумира артикулите от всички посочени стокови разписки, като там, където бъдат срещнати еднакви артикули в различни документи, те ще бъдат обединени на един ред, а ако цените им се различават - ще бъдат на различни редове. Ако е начислена търговска отстъпка в документите, тя ще бъде преизчислена на базата на всички документи, така че, ако се различава в някой от тях, в документа ще виждате средна стойност за Т.О., чието изражение в лева ще отговаря на сбора от търговските отстъпки на всички избрани документи.
• фактура и стокова разписка към издадена проформа - принципът е същия, както при фактура към издадена стокова разписка. Начинът на работа - също.
• фактура и стокова разписка към издадена оферта - подобно на горното, но документът се създава на базата на издадена оферта в модул "Оферти".
• фактура и стокова разписка към производствена операция - при тази операция можете да фактурирате директно определена производствена операция, така че да не се налага да въвеждате артикулите в нея повторно

Проформите и известията (ДКИ) в програмата се създават по абсолютно същия начин и следват същата схема. За всяко известие се издава автоматично и стокова разписка, тъй като известията имат и корективен характер и върху наличностите в склада.

Стоковите разписки в програмата могат да се издават ръчно (като нова операция), или автоматично - към издадена оферта или производствена операция. Същото се отнася и за проформите.

Нека обобщим в няколко стъпки процедурата, която е препоръчително да следвате при създаването на един документ за продажба

• Ако не сте в режим на създаване нов документ или просто желаете да изберете друг вид операция, най-напред изберете типа на документа, който желаете да създадете (бутон F7 или "нова операция");
• Изберете клиент от списъка на клиентите (бутон F8 от клавиатурата, или кликнете "избиране на клиент");
• Един по един добавете всички артикули (бутон F2 или "артикули"), като за всеки от тях въведете количество, цена (или приемете предложената от програмата цена), и евентуално индивидуална търговска отстъпка (в случай, че има такава и не е зададена за цялата операция);
• Ако по операцията се начислява търговска отстъпка, която не се въвежда индивидуално за всеки артикул, въведете отстъпката в полето "Т.О. %" за цялата операция (ще важи за всички артикули);
• Въведете и проверете внимателно допълнителните данни към документа (бутон F5 или "допълнителни данни"). В зависимост от Вашите настройки е възможно едно или повече полета да са попълнени автоматично;
• Накрая, за запис на операцията, натиснете "запис и печат" -> "запиши операцията" или директно Ctrl + F9. След успешното съхраняване на документа, програмата ще Ви предложи да го отпечатите на принтер. В зависимост от опциите за отпечатване на фактури, програмата ще отпечати един оригинал и определен брой копия на фактурата. В случай, че отпечатвате проформа или стокова разписка ще бъде отпечатен само един оригинал. За да отпечатите допълнителни копия или оригинал на същия документ можете да използвате командите за печат на оригинал и/или копие. За пълен списък с възможните опции за печат кликнете бутона "запис и печат". В контекстното меню, което ще се появи ще видите възможните команди, а също така ще можете да промените и опциите за печат на фактури, които включват: отпечатване само на оригинал; на оригинал и 1, 2 или 3 копия. Възможно е също така да укажете на програмата да използва директен печат, т.е. да не Ви показва екрана за предпечатен изглед на документа преди да го отпечати.

На вниманието на потребителите на StoreHouse PRO: ако продажбата, за която издавате документ ще бъде платена на момента (изцяло или частично), не забравяйте да въведете платената сума в полето "платена сума" от екрана "допълнителни данни". Това е важно, тъй като ще Ви спести необходимостта допълнително да въвеждате изплатената сума в модул "Приходи и разходи", а докато не направите това, във въпросния модул тази операция ще стои като задължение на клиента. Ако обаче въведете изплатената сума, то в модул "Приходи и разходи" ще бъде отразено и направеното плащане, и ако евентуално то е различно от общото задължение на клиента по цялата операция, това ще е видно от справката в "Приходи и разходи". Във всеки случай програмата създава автоматично запис за всяка продажба в модул "Приходи и разходи", точно както прави това за направените доставки.

В случай, че приемате плащания и по банков път и едновременно с това за тази операция е избрано плащане с платежно нареждане, ще трябва да изберете и по коя банкова сметка ще бъдат платени сумите. За целта предварително трябва да сте добавили желаната сметка в номенклатурата на банките и банковите сметки (от менюто "Номенклатури"). Ако сте дефинирали банкова сметка по подразбиране, или сте въвели само една банкова сметка, програмата ще я избере автоматично. Ето защо, ако сте въвели повече от една сметка, но работите предимно с една конкретна, добра идея е да я зададете като сметка по подразбиране, така че да не се налага да я избирате ръчно всеки път.
В тази връзка, желателно е за редовните си клиенти да сте задали предварително (в данните за всеки един от тях) кой е предпочитаният от тях начин на плащане - в брой или по сметка. Ако за някои от тях сте избрали "с платежно нареждане", програмата винаги ще Ви предлага по подразбиране плащане по сметка. Ако пък е избрано плащане в брой - съответно StoreHouse ще предлага този тип плащане. И в двата случая обаче лесно можете да промените начина на плащане от "Допълнителни данни", ако това се налага.

Няколко думи за продажните цени... При избора на артикул, програмата Ви дава възможност да изберете по коя предварително зададена цена ще продавате артикула. Можете да промените цената като натиснете бутона "бърз избор на прод. цена" от съответния екран. Потребителите на StoreHouse PRO могат да се възползват и от възможността да определят предварително за всеки клиент поотделно, по коя цена ще купува по подразбиране. Ако сте избрали такава, програмата ще Ви предлага точно този вид цена всеки път (необходимо условие е да сте избрали клиента преди да добавяте артикули в операцията). Ако ли не - ще Ви бъде предложена подразбиращата се - продажна цена 1. Възможните продажни цени са:

• продажна цена 1 (това е цената по подразбиране, която програмата ще предлага, ако не е зададено друго)
• продажна цена 2
• собствена цена (специална цена за артикула, която е дефинирана само за избрания клиент)
• себестойност (това е средно претеглената цена на артикула)
• последна доставна
• въведена ръчно при продажба (позволява Ви да въведете друга цена)

Възможно е администраторът на базата данни да е ограничил възможността за продажба по определен тип цена (в StoreHouse PRO), като в този случай няма да е възможно да я изберете или видите.

Допълнително PRO версията на програмата позволява двете основни цени и специалните цени за избрани клиенти да са въведени и с ДДС. За артикулите, чиято цена включва ДДС, програмата автоматично ще извади размера на данъка от крайната цена, за да покаже в документа нетната му цена. ДДС ще бъде добавен в края на документа върху сбора от данъчните основи на всички артикули по операцията. Ако сте избрали да въвеждате продажните си цени с включен ДДС в програмата, желателно е от настройките на продукта да разрешите точност за изчисление на продажните цени до 4-ия или 5-ия знак след десетичната запетая, тъй като е възможно при изваждането на данъка от крайната цена, да се получи резултат, който предполага точност по-голяма от 2 знака. Ако не направите това, рискувате да загубите известна точност.

На показаното по-горе екранно копие е избрана стока, чиято основна продажна цена е въведена с ДДС. При добавянето на 3 бр. от тази стока с ед. цена 12 лв. (с ДДС) към операцията, и индивидуална търговска отстъпка в размер на 5%, резултатът е:

Както се вижда, единичната цена е трансформирана в нетна, т.е. 10 лв. Тъй като сме начислили и индивидуална търговска отстъпка в размер на 5% за този артикул, общата стойност (която в случая е и облагаема) става 28.50 лв. По-долу, в таблицата с общите стойност по операцията са изведени всички сборове, както следва:

Обърнете внимание, че ако търговската отстъпка не беше зададена само за конкретния артикул, а за цялата операция (както е в повечето от случаите), съдържанието на полето "стойност" щеше да бъде 30.00 лв., а не 28.50, тъй като в този случай отстъпката щеше да се изчисли върху сбора от сумите на всички артикули в документа, за да се получи облагаемата стойност. Това е илюстрирано на изображението по-долу:

И отново изображение, което показва изчислените общи стойност за операцията (съвпадат с горните):

Когато става дума за търговски отстъпки, следва да отбележим, че не е възможно едновременно да въведете отстъпка за цялата операция, а същевременно и индивидуална отстъпка за отделни артикули, тъй като това ще доведе до двукратно начисляване на отстъпка за артикулите, които имат индивидуална Т.О. Ето защо, ако работите с различни отстъпки за различните артикули, трябва да ги въвеждате като индивидуални отстъпки за стоките, а в случаите, когато отстъпката, която предоставяте на клиента е обща, просто я въвеждайте като отстъпка за цялата операция. Въвеждането на индивидуални търговски отстъпки е достъпно единствено в StoreHouse PRO.

Въвеждане на артикули в документа

Програмата позволява въвеждането на артикули да става по 3 различни начина:

• чрез избор от списъка на артикулите
• чрез избор с баркод скенер
• въвеждане на артикул в свободен текст

Най-често използваният метод за въвеждане на артикулите в операцията е чрез избор от списъка на дефинираните номенклатури. За целта е необходимо да натиснете бутона F2 от клавиатурата или да кликнете бутона "артикули", а после да изберете меню-командата "От номенклатурата на стоките и изделията". Това, което ще видите е списъкът на артикулите, който вече Ви е познат от модул "Доставки". В случай, че сте активирали опцията за автоматичен режим на търсене при избор на артикул (от настройките на програмата) вместо списъка на артикулите първо ще се покаже диалоговия прозорец за търсене по ключова дума. Тук можете да въведете част от кода, или наименованието на търсения артикул и да натиснете Enter, за да видите съвпадащите резултати, или пък да натиснете бутона Esc от клавиатурата, за да видите пълния списък на всички артикули. При необходимост от ръчно преминаване в режим на търсене, това може да стане както чрез бутона F3 от клавиатурата, така и чрез предвидения бутон "търсене" в екрана. Изчистването на резултатите от търсенето може да стане чрез операцията за опресняване или чрез бутона F4 от клавиатурата. Алтернативно, ако желаете да направите ново търсене, просто отново натиснете F3, без преди това да изтривате резултатите от предишното търсене. По този начин ще се извърши ново търсене върху целия масив от стоки, изделия и услуги.

И така, ще приемем, че сте маркирали стоката, която желаете да добавите към операцията. Натиснете бутона Enter от клавиатурата, за да я добавите към операцията. Това, което ще видите сега е екрана за въвеждане на количество, цена и (индивидуална) отстъпка, който вече видяхте и по-горе. Обърнете внимание, че ако е необходимо, тук можете да промените наименованието, с което артикулът ще се появи в отпечатания документ. Това, разбира се, няма да промени наименованието, с което артикулът ще се появява в програмата при другите операции, а вместо това е възможност за някаква временна адаптация на името, според конкретните нужди.

Въведете количеството, което желаете да продадете. Ако е необходимо да изберете или въведете друга цена, натиснете бутона "бърз избор на прод. цена" и изберете тази, която желаете (или я въведете ръчно). Ако за този артикул предоставяте отстъпка, въведете я (освен, ако не сте въвели отстъпката вече за цялата операция). Накрая натиснете Enter за да добавите записа към операцията.

Както може да се види от екранното копие по-горе, двата тестови артикула, които са въведени - единият с цена 18.65 лв. с ДДС, а другият - 12.00 лв. с ДДС, са добавени в списъка на въведените операции, а цената им е преобразувана в нетна цена, която е респективно 15.54167 лв. (с избрана точност до 5-ия знак) и 10 лв. без ДДС. Ако цените на артикулите са въведени в номенклатурата на стоките без ДДС, трансформация не се извършва. На картинката долу можете да проследите как се променят и образуват общите стойности за операцията, които ще се отпечатат с документа. Обърнете внимание, че тъй като единият от артикулите има индивидуална търговска отстъпка, сборът на колоната "стойност" е изведен в сумата "Данъчна основа", а сборът, който би се получил без търговска отстъпка е видим в полето "Сума". Респективно сборът на търговските отстъпки се отразява в полето "Отстъпка". Както стана дума и по-горе, в случай, че търговската отстъпка отстъпка се начисли за цялата операция, а не ред по ред (както е в случая, който разглеждаме), сборът на колоната "стойност" ще отговаря на записаното в полето "сума", а данъчната основа ще се получи като от тази сума се извади размера на отстъпката, изчислен като процент от стойността на полето "сума".

Нека сега се спрем накратко и на другите два начина за избор и добавяне на артикули към операцията. Първо ще разгледаме опцията за избор чрез баркод скенер. Функцията е достъпна чрез натискане на бутона F1 от клавиатурата, или чрез стартиране на командата "С баркод скенер" от менюто, което се появява при кликване върху бутона "артикули". Функцията за избор чрез баркод скенер е достъпна само за потребителите на StoreHouse PRO.

По същество и начин на употреба този начин на избиране на артикули не се различава съществено от обяснения преди малко начин, но има някои особености. Непосредствено след натискане на бутона F1 се появява прозорец, в който операторът на програма, чрез баркод скенер (или дори ръчно) трябва да въведе баркода на артикула. Баркод скенерите използват клавиатурният драйвер на системата, така че не съществува принципна разлика между това дали ще "прочетете" баркода чрез скенер или ще го въведете ръчно - и двете се поддържат от програмата.

В случай, че програмата намери артикул с "прочетения" баркод, тя директно ще покаже екрана за въвеждане на количество и избор на цена, който разгледахме по-горе. Тъй като StoreHouse PRO позволява да имате и повече от един артикул със същия баркод (което не се отнася за номенклатурния код - той трябва да е увикален), ако при маркирането програмата открие такава повтаряемост, най-напред ще покаже екрана със списъка на съвпадащите артикули, така че да можете да изберете един от тях. После ще можете да въведете количеството и цената. Ако обаче в базата данни не бъде открит артикул с този баркод, програмата ще Ви предложи да го създадете и добавите като нов артикул, да откажете създаването на нов артикул или повторно сканиране.

Няма да се спираме върху процеса по въвеждане на количество и цена, тъй като той е идентичен с описания по-горе.

И накрая, що се отнася до избора и въвеждането на артикули, ще разгледаме последната опция - въвеждане на артикули в свободен текст. Извикването на тази функция, подобно на двете по-горе, е достъпно отново чрез натискане на бутона "артикули" или чрез съкратената комбинация от клавиши Shift+F2. Екранът за въвеждане в свободен текст изглежда така:

Смисълът на тази функция е, че понякога е възможно да се наложи да продадете/фактурирате стока или услуга, които нямате желание да отчитате в складовата програма и съответно не желаете да създавате нов запис в номенклатурата всеки път, когато е налице такъв случай. За да можете обаче да включите такъв запис в документа, трябва или да сте го създали като артикул в базата данни, или като използвате функцията за добавяне на артикул в свободен текст, да го опишете за конкретния изолиран случай. Тук единствената важна особеност е, че за номенклатурен код е желателно да въведете стойност, която не се използва от друг реално съществуващ артикул във Вашия склад (например знака тире "-" или нещо подобно). Попълват се всички полета. В справката за реализацията този запис ще се отразява като асоцииран с групата "ф-ри в свободен текст", за да Ви подсеща, че не е реален артикул, присъстващ в номенклатурите на стоките. Обърнете внимание, че тази функция не следва да се разглежда като заместител в случаите, при които просто желаете да промените наименованието на вече съществуващ артикул за целите на определена сделка. Ако случаят е такъв, просто изберете истинския артикул от списъка на стоките и променете името му за текущия документ от диалоговия прозорец за въвеждане на количество и цена.

Редактиране на въведени артикули

Има случаи, при които след като сте въвели даден артикул в документа може да установите, че сте сгрешили количеството, или сте избрали (въвели) грешна цена, или грешна индивидуална търговска отстъпка. За да не изтривате и въвеждате отново същата информация, най-добре е да промените вече въведения запис. За целта щракнете два пъти с левия бутон на мишката върху реда, който желаете да коригирате и ще се покаже диалоговия прозорец за въвеждане на количество и цена. Стойностите в полетата ще бъдат попълнени автоматично с данните, които преди това сте били въвели за този запис. Направете необходимите корекции и накрая ги потвърдете чрез натискане на клавиша ENTER от клавиатурата или бутона ОК от същия екран. Данните в документа ще бъдат актуализирани. Алтернативно, можете да маркирате реда, който желаете да промените и да натиснете клавиша F3 от клавиатурата, или да щракнете върху бутона "промяна" от екрана - това също ще извика функцията за редактиране на запис от операцията.

Изтриване на въведени артикули

За да премахнете артикул, който погрешка сте въвели в документа, маркирайте реда с този артикул и натиснете бутона "изтрий" от екрана, или натиснете клавиша F4 от клавиатурата. След потвърждение на действието от Ваша страна, артикулът ще бъде премахнат от документа.

Добавяне, редактиране и изтриване на артикули във вече съхранени документи

Можете да добавяте, променяте и изтривате артикули не само докато създавате нов документ, но и след като вече сте съхранили документа. Тази функционалност обаче е достъпна единствено за потребителите на StoreHouse PRO. В LITE версията това е възможно единствено докато документът все още не е бил съхранен. Потребителите на LITE версията обаче също могат да променят съхранени документи, доколкото това не касае въведените артикули, т.е. могат да променят имената на лицата, начина на плащане, датата на документа, търговската отстъпка и др. допълнителни данни.

За да редактирате артикулите в документ в StoreHouse PRO след съхраняването му, администраторът на базата данни трябва да Ви е предоставил права за редактиране на съхранени документи от съответния тип. Самият процес на добавяне, редактиране и изтриване на артикули в съхранен документ не се различава по нищо от начина, по който правите това при създаването на нов документ, като единствената особеност е, че първо трябва да заредите документа чрез предвидената за целта функция ("зареждане") в модул "Продажби". Всички промени по документите се отразяват автоматично върху наличността в склада.

На практика можете да променяте абсолютно всеки детайл от документа, с изключение на номера, под който вече сте го съхранили. Ако е необходимо да промените номера, използвайте функцията за изтриване от менюто "Операции" и премахнете, а после въведете документа повторно, под новия номер (ако сте потребител на StoreHouse PRO ще трябва да имате право за изтриване на съответния тип документ, за да извършите такава операция).

Издаване на кредитни и дебитни известия

По начин на въвеждане, дебитните и кредитните известия не се различават по нищо от въвеждането на фактура, стокова разписка или проформа. Единствената особеност е, че трябва да посочите фактурата/известието, към която се издава настоящия документ. Това се извършва чрез маркиране на съответния документ от списъка на документите, който ще се появи при създаването на ново дебитно или кредитно известие.

Важно е да знаете че:

• при издаване на кредитно известие, количеството на посочените в него артикули се връща в склада, т.е. можете да го ползвате и за отразяване на стока, която е върната от клиента, или пък в случаите, при които сте фактурирали по-голямо количество от определен артикул, от това, което реално сте доставили на клиента. Едновременно с това в модул "Приходи и разходи" се създава разходна операция, която е еквивалент на изплатена от Вас сума - равна на стойността на върнатите артикули. С други думи - клиентът Ви връща стока, а Вие на него - паричния й еквивалент. Всички суми в кредитните известия ще се третират като стойности с отрицателен знак и ще се виждат в справките като отрицателни числа, т.е. ще намаляват количеството на реализираните стоки, както и оборота. В списъка на издадените фактури, кредитните известия ще се оцветяват с червен цвят.
• при издаване на дебитно известие към фактура, количеството на посочените в известието артикули се изписва от склада, а в модул "Приходи и разходи" се създава автоматично приходен запис за стойността на артикулите по това известие.

Издаване на проформа фактура

Проформа фактурите също не се различават по нищо от останалите документи, издадени чрез модул "Продажби", поне що се отнася до начина им на създаване. Всяка проформа може да послужи като основа за издаването на фактура и стокова разписка в момента, в който пожелаете това. По този начин няма да се налага да въвеждате една и съща информация повторно.

Изтриване на издадени документи

Има случаи, при които може да пожелаете, по една или друга причина, да изтриете документ, който преди това сте издали и съхранили. Това става чрез предвидените за целта функции за изтриване в менюто "Операции". Изберете типа документ, който желаете да изтриете и стартирайте съответната команда. После от списъка с издадените документи от този тип маркирайте въпросния документ и натиснете бутона за потвърждение.

Обърнете внимание, че при изтриване на стокова разписка, всички артикули, които са изписани чрез нея, ще бъдат върнати автоматично в склада, а записът за тази операция в "Приходи и разходи" ще бъде изтрит. Не така стои въпроса с изтриването на фактура, известие или проформа. При все това обаче, при изтриването на фактура или ДКИ, програмата ще провери, дали към нея съществува стокова разписка, и ако такава бъде намерена, програмата ще Ви попита дали желаете да изтриете и нея. Ако отговорите утвърдително, стоковата разписка ще бъде изтрита заедно с фактурата, а стоките в нея ще се върнат в склада. Ако отговорите с отрицание, стоковата разписка ще бъде оставена, но състоянието й ще бъде установено като "нефактурирана", т.е. ще можете да издадете друга фактура на базата на тази стокова разписка, спестявайки си необходимостта да въвеждате същите артикули и данни повторно. Аналогично, при изтриване на стокова разписка, програмата ще провери дали към нея е издадена фактура, и ако такава бъде открита, ще Ви попита дали желаете да изтриете и нея.

За да изтриете документ от какъвто и да е тип в StoreHouse PRO, администраторът на базата данни трябва да Ви е предоставил право да изтривате такъв документ. В случай, че нямате такова, програмата ще прекрати операцията със съответното съобщение за грешка.

Анулиране на издадени фактури и ДКИ

Анулирането на фактури и ДКИ е функция на StoreHouse PRO. Тя е достъпна чрез команда в менюто "Операции". При стартирането на тази операция ще е необходимо да посочите фактурата, която желаете да анулирате и да натиснете бутона за потвърждение. Ако към тази фактура има и стокова разписка, програмата ще Ви попита, дали желаете да запази стоковата разписка, така че по-късно да я използвате като основа за генериране на нова фактура (спестявайки си повторното въвеждане на същите данни и артикули). Ако изберете да изтриете стоковата разписка, артикулите в нея ще бъдат върнати автоматично в склада, а самата стокова разписка ще бъде изтрита. Ако откажете изтриването на стоковата разписка, тя ще остане в базата данни и няма да има никакви промени по наличностите. Чрез функцията за издаване на фактура към стокова разписка ще можете по-късно да издадете нов документ с идентично на стоковата разписка съдържание. И в двата случая обаче, при анулиране фактурата не се изтрива, а вместо това ще се появява в списъка на издадените документи като анулирана. Тя няма да участва в справките, които се генерират на базата на издадени фактури, нито ще може да бъде редактирана по какъвто и да е начин. Номерът на тази фактура остава резервиран и с този номер не могат да се издават други документи. Единственото, което можете да направите с една анулирана фактура е да я изтриете, ако това е необходимо.

Справка за издадените фактури, ДКИ, проформи и стокови разписки

Макар и да не е означен като отделна справка, в програмата има отчет за издадените документи. Както и при всеки от другите модули на програмата, които генерират някакъв вид документи, и тук тази справка е достъпна чрез функцията за зареждане на издаден документ. За да видите отчета за издадените фактури, например, натиснете клавиша F6 от клавиатурата или бутона "зареждане" от екрана, и после от появяващото се меню кликнете върху желания тип документ: стокова разписка, фактура, дебитно известие, кредитно известие или проформа. Ще видите списъка на всички издадени документи от избрания тип. Тъй като най-вероятно бихте желали да ограничите списъка до документите, които са издадени за определен период, поставете отметка пред опцията "само за периода" и въведете начална и крайна дата. Резултатът ще бъде автоматично филтриран по зададения период. В StoreHouse PRO можете да отпечатите тази справка на принтер или да я експортирате във външен файл - във формат CSV или HTML, които да предоставите за целите на Вашето счетоводство или просто да приложите към постоянен архив.

Номерация на документите

При първото издаване на документ от програмата, тя ще Ви предложи създаването на документ с номер 0000000001, а след съхраняването му ще предложи 0000000002 и т.н. в нарастващ порядък. Ако става дума за фактури, и в случай, че това е първата фактура, която издавате, това е съвсем нормално. Ако обаче преди това сте издавали други фактури (дали от кочан, или пък в друг софтуерен продукт), трябва да продължите с номер, който следва последния номер на документ, който сте издали. За целта преди да съхраните първата си фактура в програмата, коригирайте номера й ръчно, така че да съответства на желания от Вас. Накрая съхранете операцията. Оттук нататък програмата ще започне отброяването от най-големия номер на фактура, който сте запаметили в базата данни. Това се отнася и за останалите документи: проформи, стокови разписки и т.н.

Обърнете внимание, че в StoreHouse PRO е възможно да използвате както такъв тип автоматична номерация, така и да дефинирате фиксиран диапазон за определени виртуални обекти, от името на които се издават фактурите, при което номерирането ще се извършва на базата на указания диапазон, без да се спазва правилото за последния номер на издаден документ.

[Иван Тодоров]

11. Заявки

В модул "Заявки" можете да създавате заявки за доставка на стоки от Ваши доставчици. Начинът на работа с модула е почти идентичен с начина на работа в модулите "Доставки" и "Продажби", затова няма да се спираме в подробности на този процес, приемайки, че вече сте прочели информацията, която е предоставена за въпросните два модула.

Ще отбележим единствено особеностите на този модул. Той е помощно средство, чрез което можете лесно и бързо да отпечатите попълнени бланки за заявки, като се възползвате от факта, че в базата Ви данни вече са въведени данните на Вашите доставчици, данните за имената стоките и техните номенклатурни кодове, както и цените им. По този начин няма да се налага да ползвате допълнителен софтуер и да губите време в писане на кодове, наименования и цени всеки път, когато е необходимо да се издаде такъв документ.

Като допълнение към основните възможности на модула, потребителите на платената версия на продукта (StoreHouse PRO), могат да издават не само заявки на български език, но и такива на английски език. Освен това те могат да ползват и други валути освен националната ни валута. Всяка една от издадените заявки може да бъде отпечатена както на български, така и на английски език, ако това е необходимо.

Трябва също така да отбележим, че ако се възползвате от възможността на PRO версията да зададете допълнителни номенклатурни кодове за артикулите, които доставяте, и ако при изготвянето на заявката предварително сте избрали доставчик, ще можете да използвате функцията за автоматично отпечатване на артикулите с номенклатуртния код на доставчика, вместо с Вашия собствен, както е възможно това в модул "Продажби".

Не на последно място, PRO версията предлага възможност за издаване и на заявки с цени (вместо само с количества, както е в LITE версията).

[Иван Тодоров]

12. Потребители и права за достъп

Гледайте видео ръководството (изисква инсталиран flash player)

Докато при безплатната LITE версия данните не са защитени срещу неоторизиран достъп, то при StoreHouse PRO се поддържа комплексна и същевременно изключително гъвкава система за определяне на правата за достъп до отделни части на програмата, до различни операции и до данните.

По подразбиране в програмата има два типа потребители: администратори и оператори. Администраторите са потребители с неограничени права в StoreHouse PRO. Те могат да създават, променят и изтриват други потребители, както и да настройват всеки аспект от работата на програмата. От своя страна операторските акаунти се създават по подразбиране с всички права за работа с програмата, с изключение на достъпа до няколко функции, които са предназначени само за администратори. За всеки един оператор поотделно обаче могат да бъдат зададени или отнети близо 100 различни права за достъп, като се започне от достъпа до всеки отделен модул на продукта и се стигне до точното дефиниране на възможните случаи на употреба на отделните модули или видове информация.

При първото си стартиране, програмата автоматично е създала един потребителски акаунт - този на администратора. За да създадете нов акаунт, стартирайте командата "Потребители и права за достъп" от менюто "Администриране". Трябва да сте влезли като администратор. Ако не сте, програмата ще Ви предложи временно да се оторизирате с администраторско име и парола, до приключване на операцията.

Натиснете бутона "нов потребител" и в предвидените за целта полета въведете данните за новия потребител. Най-напред е необходимо да запишете името и фамилията на оператора (това е важно, тъй като името ще се изписва автоматично при създаване на документи от този потребител, освен, ако не сте задали друга настройка). След това изберете потребителско име, което да не е много дълго, за предпочитане е да е на латиница и да не съдържа интервали или пунктуационни знаци. Потребителското име трябва да е уникално в рамките на базата данни, т.е. може да има само един потребител с това потребителско име. Въведете и паролата в двете предвидени за целта полета (второто е за проверка на правилното й изписване). Паролата трябва да съдържа единствено букви на латиница и цифри. Не въвеждайте пароли на кирилица и не използвайте специални знаци. Ако потребителят е администратор, поставете отметка пред полето "администратор" и съхранете новия запис, а ако не - време е да изберете какви права ще дадете на този потребител.

В дясната част на екрана се вижда списък с дървовидна организация на възможните права за достъп. Когато пред реда има отметка, това означава, че съответното право е дадено на потребителя. Когато няма - правото му е отнето. Вероятно Ви прави впечатление, че някои от записите се явяват дъщерни звена на по-горен запис. Това са логически свързани права, които са организирани по този начин за Ваше удобство. Ще се спрем на няколко случая, с което ще демонстрираме ефективното прилагане на системата за ограничаване на достъпа.

Както стана дума и по-горе, по подразбиране на оператора са дадени всички права. Тъй като обаче възможните права са почти 100, в зависимост от търсения от Вас ефект е възможно, вместо да премахвате едно по едно правата, които не желаете потребителя да има, първо да забраните целия достъп, а след това избирателно да разрешите само определени неща. Това може да стане като натиснете бутона "никакви права", при което ще бъдат премахнати отметките пред всички права. Аналогично, при натискане на бутона "всички права", програмата ще постави отметка пред всяко възможно право за достъп. Кой от двата подхода ще предпочетете зависи изцяло от Вас.

Обърнете внимание на опцията "при поставяне на отметка прилагай автоматично същите настройки и за свързаните права". Когато тази опция е включена, премахването на правото "Достъп до модул "Стоки" ще води автоматично до забрана и за свързаните с това право: "създаване на артикули", "промяна на артикули", "изтриване на артикули", "печат и експорт на списъка на артикулите", както и правото за "печат на разходни норми".
И обратното е в сила - когато поставите отметка пред забранено право от по-горно ниво, програмата ще поставя автоматично отметка и пред свързаните с него права. В доста от случаите обаче ще е необходимо понякога да изключвате опцията за автоматично прилагане на същите настройки и за свързаните права, тъй като е възможно да дадете частичен достъп на потребителя до една или друга функция в модула, а да забраните останалите.

Нека сега разгледаме в подробности няколко от възможните настройки на правата за достъп... Като начало можем да забраним достъпа на потребителя до функции като "Промяна на данните на фирмата" и "Добавяне и редактиране на банкови сметки". Изхождаме от презумпцията, че веднъж въведени, тези данни няма да се променят често, а и това би била отлична форма на защита срещу инцидентна промяна на данните поради една или друга причина.

Някои от Вас вероятно ще пожелаят да забранят и правото на определени оператори да виждат информация за себестойността и доставните цени на артикулите. Ако това е така, просто премахнете отметката пред това право. Имайте предвид, че правото за достъп до такава информация е свързано и ще рефлектира в много части на програмата, където иначе би се появила подобна информация. Вместо това, сега потребителят вече ще вижда не реалната стойност, а думата "скрито" навсякъде, където се визуализират данни за себестойността и доставната цена на артикулите. Това влече след себе си и някои допълнителни последствия, като например невъзможност за продажба по една от тези две цени, както и редактиране на разходни норми или въвеждане на производство.

За да продължим с настройката, нека приемем, че операторският акаунт, който редактираме в момента е на потребител, чиято единствена задача в програмата ще е да отразява продажби в едноименния модул. За целта можем, след като предварително сме създали номенклатурата на артикулите (или пък сме оставили друг потребител да се занимава с това), да забраним достъпа до модул "Стоки", заедно със свързаните с това права.

Що се отнася до работата с контрагенти, можем да ограничим достъпа на потребителя до това, да може да създава, но не и да изтрива, редактира или отпечатва контрагентите, т.е. ще му позволим да ползва наличната номенклатура на клиентите и доставчиците, но ще му забраним всичко останало, освен създаването на нови контрагенти, които не съществуват в базата. Важно е да оставите на потребителя правото "Достъп до модул "Контрагенти" и списъците с контрагенти", освен ако работата му няма да се изчерпва с дейности, които не са свързани с избирането на клиенти и/или доставчици.

Тъй като в нашия примерен случай операторът само продава, няма смисъл да му оставяме достъп до модул "Доставки", затова му го отнемаме заедно със свързаните с това права.

Тъй като сме забранили на потребителя да вижда себестойности, няма смисъл да му оставяме достъп и до модул "Производство".

Стигнахме до модул "Продажби". Тук ще обърнем специално внимание на някои подробности. Най-напред, за да може въобще да зареди модула, на потребителя трябва да е предоставено правото "Достъп до модул "Стоки". След това е необходимо да определим и зададем какви точно права за създаване на документи ще има потребителя. Можете да задавате индивидуално възможност за създаване и печат на стокови разписки, фактури, проформи и ДКИ. При този сценарий потребителят ще е в състояние да създава нови операции и да ги отпечатва, но за да може да зарежда за преглед и повторно отпечатване вече съхранени документи, ще трябва да му дадете и достъп за "Зареждане и печат" на съответните типове документи. Това, разбира се, не означава, че той ще може да променя нещо по тях - не, само да ги отпечатва. Ако желаете да му дадете правото да внася корекции, това трябва да бъде указано с необходимите права, предвидени за този случай, а именно - редактиране на съхранени документи (индивидуално за всеки вид).
Трябва да определим и по кои цени има право да продава оператора. Ако сте решили да го ограничите до някои определени ценови позиции, тук е мястото да укажете до кои. Имайте предвид, че тъй като по-горе отнехме правото на потребителя да вижда себестойности и доставни цени, това означава, че независимо от настройката тук, той пак няма да може да продава по тези цени.

Изтриването на документи е друга възможност, която можем да определим за този потребител. Разбира се, отново индивидуално за всеки тип документ.
И накрая, що се отнася до модул "Продажби", остана да укажем на програмата, дали на този потребител е разрешено да експортира списъците с издадени документи и да ги отпечатва. Ако считате, че тази информация не му е необходима - премахнете я.

Всъщност, най-добре е да премахнете всички онези права, които със сигурност няма да са необходими на оператора. Така ще се предпазите от инциденти, които дори и не злоумишлени, все пак могат до доведат до неприятни последици за данните Ви.

В края на списъка с правата се намират привилегиите за достъп до основните справки в продукта. Коя от тях да разрешите и коя - не, това Вие знаете най-добре.

За да съхраните промените по този потребителски акаунт, натиснете бутона "запиши промените". Данните ще бъдат записани.

За да редактирате отново потребителя, е необходимо да го изберете в списъка на потребителите и да натиснете бутона "редакция" или пък просто да кликнете двукратно с мишката върху него.

По същия начин можете да създадете още неограничен брой потребителски акаунти - всеки от тях с различни права за достъп.

[Иван Тодоров]

13. Модул "Приходи и разходи" - отчитане на паричния поток в StoreHouse PRO

Гледайте видео ръководството (изисква инсталиран flash player)

В тази част на ръководството ще се спрем на възможностите на модул "Приходи и разходи" и начина на работа с него, и ще обясним как той може да Ви бъде полезен.

Ще започнем с това, че всяка при всяка доставка или продажба, програмата автоматично създава съответен запис в модул "Приходи и разходи". Когато потребителят въвежда доставки, програмата създава разходна операция в "Приходи и разходи", а когато въвежда продажби - приходна. Не се подвеждайте по това, че традиционно доставките се считат за приходни операции, а в модула се отразяват като разходни, докато същевременно продажбите, които са разходни от количествена гледна точка, тук се отразяват като приходни. Причината за това е проста - в този модул не става дума за количества и стоки, а за парични средства, и въобще, като цяло това е една сравнително неутрална част на програмата, чиято единствена цел е да отчита паричния поток на фирмата Ви, като Ви улеснява дотолкова, доколкото едновременно с възможността за ръчно въвеждане на записи в модула, същевременно Ви спестява от времето като отразява сама сумите, които плащате на доставчиците си и сумите, които получавате от клиентите си.

Модул "Приходи и разходи" може да се използва за следене на задълженията (Вашите - към доставчиците Ви, или на Вашите клиенти - към Вас), завършени, незавършени или просрочени плащания, отчитане на частични плащания и т.н. Не на последно място, докато във всички останали части на програмата всичко се върти около стоките, изделията и услугите, които доставяте, произвеждате и продавате, тук е мястото, в което можете да отразявате и плащания, които нямат абсолютно никакво отношение към склада. Това могат да са разходи за заплати, ток, телефони, покупки на стоки и услуги, които не се водят на склад, или каквото и да е друго, за което плащате или Ви плащат, без да желаете да го отчитате количествено.

Всяка операция в модул "Приходи и разходи" носи следната информация:

• уникален пореден на операция
• тип на операцията - приходна или разходна, като приходната се означава като ПО, а разходната - като РО. За допълнително визуално разграничаване, разходните операции се показват в списъка в червен цвят
• документ № - ако операцията е създадена автоматично при съхраняването на доставка или продажба, номерът на документа е всъщност номера на складовата разписка (при доставки) или номера на стоковата разписка (при продажби). За ръчно съставените операции в този модул не се изписва номер на документ.
• дата - това е датата на документа, по който е съставен записа, или датата на операцията (ако е ръчно въведена)
• плащане до - тук се записва крайната дата за плащане по тази операция. Не е задължително датата на плащане да съвпада с датата на документа. По това поле е възможно да се определи, кои операции са с просрочено плащане. Информация за тази дата се взима директно от модулите "Доставки" и "Продажби", а когато записът се въвежда ръчно - датата се въвежда от потребителя.
• описание на операцията - когато записът е съставен автоматично от програмата, наименованието по подразбиране е "доставка" или "продажба", в зависимост от това с каква операция от склада кореспондира този запис. При ръчно съставените операции, наименованието е такова, каквото въведе оператора. И в двата случая обаче, наименованието може да бъде променяно по всяко време (както и повечето параметри на записа).
• контрагент - както и се очаква, тук се записва името на клиента/доставчика по конкретната операция
• сума - това е общата сума за плащане по тази операция (за разлика от справките в програмата, тук сумата е крайна, т.е. ако е начислено ДДС, то е включено тук)
• платени - в това поле се записва общата сума от всички (частични) плащания по тази операция. Тази сума не може да надхвърля сумата от предишното поле
• остатък - това е остатъкът за плащане по тази операция, т.е. разликата между общата и изплатената сума
• основание - при записите, които са създадени автоматично от модул "Доставки", стойността по подразбиране тук е от вида Д0000000001 (където "Д" означава доставка, а след буквата следва номера на складовата разписка). При продажбите тук се записва стойността на полето "основание за издаване", което потребителят попълва в модул "Продажби". При ръчно въвеждане на операции, стойността на това поле е произволна. Тя също подлежи на промяна по всяко време
• банково плащане - ако плащането е по банков път, в това поле има отметка
• брой операции - това е броят на плащанията по тази операция. Тъй като модулът позволява плащането да става на части и на различни дати, тук се изписва информация за общия брой частични плащания

Тъй като освен за въвеждане на данни, модулът служи едновременно и като справка за приходите и разходите, при стартирането му, на потребителя се дава възможност да филтрира резултатите, които желае да се покажат на екрана. Във филтъра на справката могат да се зададат следните параметри (всички те, както и в останалите части на програмата, действат едновременно):

• избор на период - тук можете да въведете началната и крайната дата на периода, за който се отнася справката. Както и при останалите справки в програмата, освен чрез полетата за въвеждане на дати, и тук е предвиден бутон "От... До...", при натискането на който се показва контекстно меню с предварително дефинирани периоди като: всички операции до днес, само днешните операции, операциите за последните 7 дни, за този месец, за предишния месец, за всеки един от месеците поотделно, за настоящата година, за предишната година, за първо или второ полугодие, за първо, второ, трето или четвърто тримесечие, както и възможните 5, дефинирани от потребителя периоди. По подразбиране програмата предлага справка за последните 7 дни
• филтър по състояние на плащанията - дава възможност за показване на всички плащания, само на изплатените или само на неизплатените
• филтър за тип на операцията - приходни и разходни, само приходни или само разходни операции
• филтър за начин на плащане - всички типове, само плащанията в брой или само тези, които са по банков път
• филтър контрагенти - по подразбиране в списъка са показани всички контрагенти, но пред нито един от тях не е поставена отметка, с което на практика не се прилага филтриране по този признак. Ако желаете да виждате информация само за определени контрагенти е необходимо да поставите отметка пред имената им. Допълнително е възможно да бъдат показани само доставчиците, само клиентите или всички.

За да отразите приход или разход по операция, за която е зададено отсрочено плащане, или пък за която сте пропуснали да укажете на програмата, че сумата е платена в момента на съставяне на документа, можете да маркирате съответния запис в "Приходи и разходи" и да натиснете бутона "промяна" (или F6, както и чрез двойно кликване върху реда), за да заредите операцията в режим на редактиране. Натиснете бутона "Ново плащане" и въведете датата, на която е направено плащането, както и сумата, която е платена. Ако платената сума е по-малка от общата остатъчна сума за плащане, остатъкът ще се визуализира в съответното поле. Ако пък плащането ще е едно - за цялата стойност, или последно (от няколко частични), просто натиснете бутона "Плащане 100%" и програмата сама ще попълни стойността на това поле. Платената сума не може да надвишава общата дължима сума по тази операция. Накрая запишете операцията.

Съставянето на нова операция, директно в модул "Приходи и разходи", става като натиснете бутона "нова операция" (или F5) и попълните необходимите данни, задължителните от които са: описание, контрагент и обща сума за плащане. Уникалният пореден номер на операцията се предоставя автоматично, а за дата на операцията и крайна дата за плащане по подразбиране е въведена днешна дата. Ако това не е удачно, потребителят може да коригира тези стойности. Ако плащането ще става по банков път, необходимо е да се постави отметка пред опцията "банково плащане". Не е задължително да отразявате каквито и да е плащания по операцията, но ако не въведете нито едно, програмата ще Ви предупреди, че не е въведено плащани и ще Ви попита, дали желаете да продължите въпреки това. Ако смятате да въвеждате плащане, направете го като натиснете бутона "Ново плащане" и следвайте процедурата, описана в предходния абзац.

Ако по грешка сте въвели неправилно сумата, която е платена или датата, на която е станало някое от плащанията, маркирайте сгрешеното плащане и натиснете бутона "редакция". После нанесете необходимите промени и съхранете записа.

На потребителя се предоставя и възможност за отпечатване на справката на принтер, или експорт на данните във външен файл, за допълнителна обработка в електронна таблица. Функцията за експорт е достъпна при натискане на бутона "други опции". От същия бутон се извиква и настройката за полетата, които ще се визуализират при печат на справката.

Функцията за търсене се извиква както от бутона "търсене", така и чрез натискане на F3 (както е и във всички останали части на програмата). Търсенето се осъществява едновременно с приложения филтър, т.е. извършва се само върху филтрираните данни. За да изчистите резултатите от направено търсене и да видите отново всички записи, отговарящи на зададения филтър, натиснете бутона "опресни" или F4. Претърсването на данните се извършва по частично съвпадение в полетата за описание и основание на операцията, т.е. ако търсите думата "дост", в резултатите ще попаднат както думи като "доставка", така и думата "доста", "достатъчно", "достоверен" и т.н.

Филтърът на справката може да бъде извикван и променян по всяко време - за целта е необходимо да натиснете бутона "филтър" или F2 от клавиатурата.

И накрая едно уточнение - започнахме с това, че при всяка доставка или продажба, програмата съставя автоматично запис в този модул. По същия начин, при всяка променя на вече съхранен документ, промяната се отразява автоматично и в свързания с него запис в "Приходи и разходи". Това означава също, че при изтриване на някоя от складова или стокова разписка, записът в "Приходи и разходи", който е свързан с нея, също ще бъде автоматично изтрит.

При доста от фирмите, които работят с продукта, само определени потребители имат право да работят с този модул. В тази връзка е възможно достъпът до него да бъде ограничен само до онези от тях, които имат пряко отношение към отчитанете на паричния поток във фирмата. За повече информация вижте раздела за "Потребители и права за достъп".

[Иван Тодоров]

14. Конфигурация на StoreHouse PRO за работа в локална мрежа

Потребителите на StoreHouse PRO, които са закупили лиценз за повече от едно работно място могат да се възползват от възможността за едновременна работа с продукта от няколко работни места в локална мрежа. Ето как може да стане това:

• Направете инсталация на продукта на всяка от работните станции, за които сте закупили лиценз и регистрирайте програмата на всеки един от компютрите като използвате различен лицензен код за всеки от тях.


• Изберете една от машините за файлов сървър, върху който ще се съхраняват данните на програмата. Условно ще наречем тази машина "сървър". Желателно е това да е компютърът, който ще се използва най-интензивно за работа с продукта.


• Направете споделена (shared) директорията, в която се намира базата данни. Дайте на потребителите в мрежата права за четене и промяна на данни в тази директория. Уверете се, че всеки един от тях може да вижда тази директория и да чете или създава/променя данни в нея. Ако не сте посочили друга директория, папката, в която се намира базата данни съвпада с директорията, в която е инсталирана програмата. Ако не сте сигурни коя е тази папка, обърнете внимание на стойността, която е изписана в падащото списъчно поле, озаглавено като "активна база данни в директория" от екрана за въвеждане на име и парола - това ще Ви ориентира.
  
  


• Стартирайте програмата на следващото работно място и от екрана за въвеждане на име и парола натиснете бутона "Създаване / Добавяне на БД", за да посочите новия източник на данни, който е разположен на сървъра.
  
  
  
  Ще се появи стандартния диалогов прозорец на MS Windows за избор на директория. Използвайте го и посочете мрежовия ресурс (споделената директория), в който се намира базата данни на първата машина (сървъра). Потвърдете избора. Новата база данни ще бъде добавена към списъка на "последно използваните бази данни", който се намира непосредствено над "бутона за създаване / добавяне на БД".
  
  


• След като новодобавената директория вече се вижда в списъка на последно използваните бази данни, вече е време да укажем на програмата, че в нея се намира активната база данни, с която желаем да работим. Това също се прави от екрана за въвеждане на име и парола - чрез избор на новата директория от падащото списъчно поле, озаглавено като "активна база данни в директория:". В него междувременно се е появила и новата директория:
  
  
  
  Изберете я от списъчното поле. Програмата ще Ви попита, дали сте сигурни, че желаете да промените активната база данни. Отговорете утвърдително на този въпрос. Непосредствено след това програмата ще прекрати своето действие и ще е необходимо да я стартирате отново.


• При следващото стартиране на програмата ще бъде заредена новата база данни, която се намира на сървъра. Ако директорията, която сте указали е празна и не съдържа база данни на StoreHouse PRO, програмата ще Ви предложи да стартира мениджъра за управление на бази данни, за да я създадете или да посочите друга директория (вижте част 2 от настоящото ръководство, ако имате нужда от указания за създаването на база данни чрез мениджъра за управление на бази данни)


• Ако сте изпълнили правилно стъпките дотук, след въвеждане на името и паролата Ви за работа в програмата, данните, които ще се заредят ще бъдат тези, които са разположени на сървъра. Поздравления! Оттук натакък можете да работите с тази база данни така, сякаш тя се намира на локалния Ви компютър. Все пак, имайте предвид, че винаги когато смятате да използвате програмата по мрежата, сървърът трябва да е включен и достъпен за отдалечените потребители.

[Иван Тодоров]

15. Архивиране и възстановяване на базата данни от архив

Ето, че стигнахме до един от най-важните моменти при работата с програмата StoreHouse - архивирането на данните и възстановяването им от създаден архив. Със съжаление ще отбележа обаче, че това е и един от най-пренебрегваните и подценявани аспекти от ежедевната работа с продукта. Ако Вие сте от онези потребители, които са убедени, че данните са най-ценното нещо в един компютър, моля, продължете да четете надолу - тази част от ръководството е за Вас.

Продуктът притежава вграден модул за осъществяване на операциите по архивиране и възстановяване на данните в програмата. Процесът по архивиране на данните се състои в изготвянето на пълен дубликат на базата данни, който в последствие се компресира, така че да не заема голямо пространство на диска на потребителя. Всичко това става автоматично, а за потребителя остава единствено ролята на инициатор на операцията "архивиране". Архивира се (респективно се възстановява) един единствен файл - базата данни с име "shouse.db". Както е споменато и по-горе в това ръководство, по подразбиране базата данни се намира в директорията, която е инсталирана програмата. Единствено потребителите с Windows Vista трябва да имат предвид, че поради специфичната организация на тази операционна система, при тях базата следва да се търси (освен, ако ръчно не са задали друга директория) в следния път: X:\Users\потребителско име\AppData\Local\VirtualStore\Program Files\itss\StoreHouse, където X по подразбиране е устройство C: или отново в инсталационната директория на програмата, но след като бъде натиснат бутона "Compatibility Files", който се намира непосредствено под адресната лента на Windows Explorer.

15.1 Архивиране на данните

За да архивирате базата данни, с която работите е необходимо да направите следното:

От менюто "Система" преминете на "Архивиране" и стартирайте командата "Създаване на ново архивно копие". Алтернативно можете да използвате бързия клавиш F11 от Вашата клавиатура, за да спестите време. При стартирането на операцията ще видите стандартния диалогов прозорец на модула за архивиране и възстановяване. Той изглежда така:

Както се вижда и от картинката, тук няма нищо особено или изискващо специални обяснения. Възможностите Ви са две: да започнете изпълнение на операцията, или да затворите модула. Ето защо просто натиснете бутона "започни изпълнение" и изчакайте програмата да Ви съобщи, че архивът е бил създаден успешно, както и под какво име го е създала програмата. В зависимост от големината на Вашата база данни и нейното местонахождение, това може да отнеме от една до няколко десетки секунди. По време на създаването на архивното копие, бутонът се скрива и на негово място се показва индикатор за степента на изпълнение на задачата. Когато индикаторът се запълни архивът е създаден, а програмата извежда съобщение, подобно на следното:

С това съобщение програмата Ви уведомява, че архивното копие на базата е било създадено в директория C:\Program Files\itss\StoreHouse Lite\ под името "SH20081227222010.Z". Ако този архив е от някакво специално значение за Вас, моля, уверете се допълнително, че файлът наистина е създаден успешно и го копирайте на външен носител, за да си гарантирате, че данните в него се намират на сигурно място. По-късно в това ръководство ще се спрем и на различните политики на архивиране, които можете да прилагате в работата си с продукта...

Сега обаче ще обърнем специално внимание на начина, по който програмата създава архивните файлове и върху това как да интепретираме имената им. От примера по-горе става ясно, че програмата е създала нов файл с наименование SH20081227222010.Z. При всяко ново създаване на архивно копие обаче, името на този файл ще бъде различно. Това е така, защото при образуването на името на файла, програмата прилага схема, която по-късно ще Ви позволи лесно да разграничите един архив от друг. За целта се използва системното време на компютъра Ви.

Всеки архивен файл на StoreHouse се подчинява на следната схема на съставяне на името:

- името на файла започва с буквите SH (което е абревиатура от StoreHouse);
- файлът съдържа годината, месеца, деня, часа, минутите и секундите на създаване във следния формат: ГГГГММДДЧЧММСС, където:

• ГГГГ - отговаря на годината на създаване на архива (2008);
• ММ - отговаря на текущия месец (в случая 12);
• ДД - денят на създаване (27-и);
• ЧЧ - часът на създаване на архива (22 часа);
• ММ - това число представлява минутите (20);
• СС - и накрая - секундите (10).

С други думи, архивният файл в цитирания по-горе пример е създаден на 27.12.2008 г. в 22:20:10 ч.

- тъй като в StoreHouse PRO се поддържа работа с повече на брой бази данни, а същевременно на програмата може да е указано да създава всички архиви в една обща директория (за което ще стане дума по-надолу), при архивите на PRO версията се добавя и още един елемент - името на директорията, в която се намира архивираната в този архив база данни. Ако примерният архив беше генериран от StoreHouse PRO, той би изглеждал така: SH20081227222010-STOREHOUSE LITE.Z.

- и накрая, окончанието, с което завършва всеки архивен файл на програмата е буквата Z. Обърнете внимание, че архивите, които са създадени от програмата не могат да се зареждат и преглеждат с нищо друго освен програмата, която ги е създала, така че не е желателно да се опитвате да ги отваряте с която и да е архивираща програма.

Вероятно някои от вас биха се запитали, защо след като името на файла съдържа датата и часа на създаване, датата е обърната така, че първо е годината, после месецът, а накрая - денят на създаване, вместо първо да е денят, а после месеца и годината. Отговорът на този въпрос е прост: както стана ясно, при всяко архивиране се създава нов файл с различно име. С други думи, ако приемем, че потребителят архивира данните веднъж дневно в продължение на една календарна година, в края на годината ще разхолага с минимум 365 архивни файла в директорията, в която се съхраняват архивите. При лексикално сортиране в нарастващ порядък, това подреждане (година-месец-ден) позволява на файловия Ви мениджър да сортира правилно архивните файлове, така че те да бъдат подредени в хронологичен на създаването им ред. Ето защо най-отгоре ще бъдат подредени първите създадени от Вас архиви, а в края на списъка ще се намират последните. Това не би било така, ако се прилагаше схемата "ден-месец-година". Въпрос на удобство.

След като се запознахме с процедурата по архивиране на базата данни (която вярвам ще се съгласите - е безкрайно елементарна), сега нека нахвърлим още няколко завършващи щриха върху архивирането и да продължим нататък.

По подразбиране програмата създава архивните файлове в директорията, в която се намира базата данни, с която работите. PRO версията на програмата позволява на потребителя да укаже различна директория, която може да се намира както на същия компютър, така и на съвсем различна машина. Това става чрез функцията "Директория за съхранение на архивите" от менюто "Система" - "Архивиране". При избор на такава директория, независимо от това, с коя база данни работите в момента, програмата ще създава архивите й в зададената директория. Нека разгледаме конкретното приложение на тази функция... Идеята да създавате и съхранявате архивите на базата данни на същото устройство и/или компютър, върху който се намира и базата данни, ако и да е примамлива от гледна точка на простотата и ненатрапчивостта си, всъщност крие доста рискове. За илюстрация на проблема, нека приемем, че системата Ви е била станала жертва на хардуерен проблем (например дефектирал диск), хакерска атака или зараза. В този случай, ако приемем, че ефектът от едно подобно нещо би бил разрушителен за базата данни, то е редно да приемем, че същото се отнася и за архивните файлове, които се намират в същата директория. Разбира се, едно от основните правила за създаване и съхраняване на архивни копия на данни гласи, че архивите се съхраняват на минимум две - физически отделни места, като едното може да бъде друг диск, споделена директория в мрежата или оптичен диск (CD, DVD или карта памет). Така шансът да загубите важна информация се снижава значително. Ето защо е добре да се възползвате от възможността да посочите различна директория, в която да се съхраняват архивите и на StoreHouse - ако не друг компютър в мрежата, то поне върху друг твърд диск (или външна памет).

Много пъти потребителите са задавали и въпроса, необходимо ли е да се пазят всички архиви, или е достатъчно да се съхранява само последния? Нека Ви го кажа така - в днешни дни мястото за съхранение на данни струва много под 1 стотинка за мегабайт. Колко струват Вашите данни и Вашето време? Приемете съхранението и на архиви отпреди години като възможност да възстановите пълната картина от онези дни, без да се боите, че ще пропуснете нещо, без да се притеснявате, че в хода на работа сте изтрили нещо - нарочно или неволно, или сте променили нещо. Както стана дума и в началото на тази част от ръководството, архивните файлове на StoreHouse представляват пълен дубликат на базата Ви данни. Повярвайте ми, тази практика ще Ви се отплати. Ето защо и моят съвет е - съхранявайте всички архивни файлове. Те и без това са компресирани, така че да не заемат голямо място върху диска Ви.

И накрая още един съвет - изградете си навик, поне един път седмично да прехвърляте архивите върху друг носител - за предпочитане е това да е диск за еднократен запис, или поне медия, която има вградена защита срещу инцидентно изтриване. Ако не прилагате друга политика на защита на данните, това поне ще Ви гарантира, че и при най-лошия сценарий, единственото, което можете да загубите, това са данните, които сте въвели през последните няколко дни. Нещо, което е сравнително лесно поправимо, особено, ако държите и копия на извършените операции върху хартиен носител.

StoreHouse използва база данни, която в 99% от случаите може да преживее повечето ежедневни проблеми, на които можете да се натъкнете при работата си с компютъра, сред които: блокиране на машината, спиране на тока, инцидентно рестартиране поради софтуерен или хардуерен проблем. Винаги обаче остава 1% несигурност и именно тук е Вашата роля - да не допуснете този един процент да Ви провали.

15.2 Възстановяване на данните от архив

Тъй като при възстановяването на данните от архив няма нищо кой знае колко особено, на този процес ще се спрем съвсем накратко. Възстановяването от архивно копие се извършва чрез командата "Възстановяване от архивно копие" от менюто "Система" - "Архивиране" (а при PRO версията и от екрана за въвеждане на име и парола). При стартиране на тази команда ще е необходимо да посочите на програмата от кой точно архив желаете да възстановите, а след това да натиснете бутона "започни изпълнение". Желателно е по това време архивният файл да се намира в директорията, в която се намира и базата данни. След като направите това, архивираните данни ще бъдат най-напред декомпресирани, а след това базата данни, с която работите в момента (активната база) ще бъде заместена с базата данни от архива. За да заредите възстановените данни ще е необходимо да рестартиране програмата.

Тук обърнете специално внимание на следното, затова го повтарям - активната база данни ще бъде презаписана с данните от архива! Това на практика означава, че ако възстановявате от архив за да направите справка с някакви минали данни, които сте архивирали и изтрили от основната база данни, преди да възстановите е задължително да си създадете надежден архив на текущите данни, за да можете по-късно да възстановите актуалната база данни от този архив. В противен случай данните Ви ще бъдат изгубени.

В стандартния случай обаче, възстановяването от архив ще се наложи само тогава, когато сте правили преинсталация на операционната система, преместили сте програмата на нов компютър или нещо подобно. Ако случаят е такъв, игнорирайте горния пасаж.

Има случаи обаче, когато потребителят би желал да архивира данните за минали години и да ги изтрие от активната база данни, за да намали размера й или пък по друга причина. В подобни случаи е добре предварително да създадете нова папка (за нова база данни), след което чрез мениджъра да управление на бази данни да я посочите като нова активна директория за базата данни, а едва след това да извършите възстановяването. По този начин едновременно ще имате лесен достъп както до архивираните данни, така и до актуалните, и ще е единствено въпрос на едно кликване с мишката, за да превключите от едната - към другата база данни. Тази функция на програмата е достъпна единствено за потребителите на StoreHouse PRO.

И една последна забележка: Компонентът на програмата, който отговаря за създаването на архивите и възстановяването от архивни файлове, се регистрира като системен компонент на операционната системата по време на инсталацията на програмата. Ето защо трябва да сте напълно наясно, че архивирането и възстановяването са невъзможни в следните случаи:
- при използване на програмата в "portable" режим, т.е. при стартиране от преносими памети върху компютри, на които програмата не е инсталирана;
- при преинсталация на операционната система, без след това да е била преинсталирана и самата програма.

В тези два случая архивирането се извършва или ръчно от Вас - чрез просто копиране на базата, или при стартиране на функцията за архивиране на компютри, на които програмата действително е била инсталирана по-рано. Разбира се, преинсталацията на програмата е едно от най-лесните неща, така че, ако случаят го налага просто я инсталирайте повторно - тази операция не крие никакви рискове от загуба на данни или промяна на някакви настройки.