Модул "Групи"

Кликнете тук, за да гледате видеоматериалите по темата

Следващата стъпка, която е необходимо да изпълните преди да започнете да въвеждате артикули в базата данни, е да дефинирате една или повече групи, с които ще асоциирате стоките, изделията и услугите. В StoreHouse групите са важен елемент, който ще Ви помогне да постигнете максимална гъвкавост при изготвянето на множество справки. Не пренебрегвайте значението на тази стъпка, ако желаете да се възползвате в пълна степен от възможностите, с които разполага програмата.

Номенклатурата на групите е набор от текстови етикети, обикновено организирани в йерархична (дървовидна) структура. Можете да имате неограничен брой групи, а всяка от тях - неограничен брой подгрупи. Всяка подгрупа също може да има свои подгрупи и т.н. На най-горното ниво в йерархията стоят основните групи. Въпреки, че програмата не Ви ограничава относно броя на основните групи, все пак е добра идея да се ограничите до няколко главни групи от най-високо ниво и после към тях да дефинирате съответен брой подгрупи. По-късно ще стане ясно защо...

А сега, за да илюстрираме процеса на дефинирането им, нека създадем няколко примерни групи. Стартирайте редактора на групите от лентата с инструментите или изберете "Групи" от менюто "Номенклатури" (можете да натиснете и Ctrl+F1). Ще се покаже прозореца, в който се създават, редактират и премахват групи.

4.1 Създаване на групи

За да създадете група натиснете бутона "Създаване" или F2. В полето за наименование на групата напишете кратко, но достатъчно описателно наименование на първата група. Възможно е да използвате както букви, така и цифри. Имайте предвид, че програмата ще сортира автоматично наименованията на групите в азбучен ред, така че, ако желаете да разположите някои от тях на по-челни места в списъка, можете да си създадете схема за наименуване, която започва с цифра или друг знак, който би нормално сортиране по азбучен признак, би позволил "класирането" на групата в началото.

За целите на това ръководство първата група, която ще създадем ще носи условното наименование "стоки и материали" (без кавички). За да съхраните новата група, натиснете бутона Enter от клавиатурата или ОК от екрана.



Както ще се убедите и сами, вече разполагаме с една основна група, и програмата я показва в списъка на групите.



Нека създадем още няколко. Натиснете отново бутона за създаване на група и следвайки горната процедура създайте още 3 основни групи, които ще наречем "изделия", "услуги" и "други". Това, което трябва да получите като краен резултат ще изглежда така:



Очевидно е, че макар азбучното подреждане да е удобно и прегледно, ако желаем да подредим групите по друга схема или просто по някакъв приоритет, ще е необходимо да променим наименованията им, за да "излъжем" програмата така, че да следва избраната от нас схема на подреждане. За целта, а и за да демонстрираме как се редактира група ще направим следното:

- кликнете върху наименованието на групата, която означихме като "стоки и материали" и натиснете бутона F3 или "Промяна". Групата ще се зареди в режим на редактиране и това ще ни даде възможност да променим името й. Докато запазваме досегашното й наименование същото, просто добавете в началото "01 - " (без кавичките) и оставете един интервал между тирето и "стоки и материали". Крайното наименование на групата ще стане "01 - стоки и материали". За край натиснете бутона ОК или Enter от клавиатурата.

- по същия начин променете името на групата "изделия", така че да стане "02 - изделия"

- преименувайте групата "услуги" на "03 - услуги"



Разбира се, този пример може би ще Ви се стори безсмислен и най-вероятно болшинството от потребителите няма да се възползват от този начин за надхитряване на програмата, но основното тук е да демонстрираме как се редактират наименованията на групите.
Сега е момента да отбележа, че групите могат да бъдат създавани и редактирани по всяко време, независимо от това, дали към тях има или няма асоциирани артикули. Единственото ограничение е, че не можете да задавате едно и също име на две или повече групи, ако тези групи са едновременно или от най-високо ниво, или пък едновременно са подгрупи на една и съща група, т.е. намират се на едно и също ниво в йерархията. Като се изключи това, можете да променяте не само наименованията им по всяко време, но също така и да ги премествате в йерархията на номенклатурата на групите - също по всяко време. И точно това ще демонстрираме в следващия пример.

Вече уточнихме как се преименува група, но ако Ви направи впечатление, освен наименованието на групата, в режима на създаване и редактиране можете да укажете на програмата, че тази група е подгрупа на друга. Нека видим как става това.

Маркирайте групата с наименование "други" и натиснете бутона за редакция или F3. Този път няма да променяме наименованието на групата, а вместо това ще направим така, че тя да стане подгрупа на някоя от останалите три основни групи. За целта поставете отметка в полето "подгрупа на...". Когато направите това ще се активира списъка с групите, който се вижда в режим на редактиране. Както виждате, непосредствено над него има сива лента, която в момента е празна. В тази лента се показва наименованието на групата (ако има такава), която е група-родител на тази, която сме заредили в момента. Тъй като групата "други" беше създадена като главна група, тя е от най-високо ниво и няма родителска група. Кликнете два пъти с левия бутон на мишката върху групата "02 - изделия". Името й ще се появи в сивата лента над списъка, което ще означава, че групата "други" вече е подгрупа на "02 - изделия". Както и преди, натиснете бутона за потвърждение, за да запишете промените.



Както можете да видите, групата "други" е изчезнала от списъка на основните групи, но пък пред наименованието на групата на изделията се е появил знак "+", което означава, че тази група има подгрупи. За да видите подгрупите на "02 - изделия" кликнете двукратно с левия бутон на мишката върху нея или кликнете един път върху знака "+". За да скриете подгрупите, отново кликнете двукратно върху "02 - изделия" или върху знака "-" в началото на реда. Алтернативен начин е да натиснете бутона F5 от клавиатурата или "Опресни" от екрана.



Следващата ни цел е да създадем по една или повече подгрупи към всяка от останалите две основни групи, а накрая - да създадем подгрупи и на самите подгрупи. Като използвате придобитите дотук знания за начина на работа с редактора на групите, опитайте се да възпроизведете следната схема:



Ако сте се справили с това упражнение, тогава поздравления - Вие сте овладели начина на създаване и редакция на групи. Ще направя само едно уточнение - чрез функцията за промяна на групите можете да променяте положението на само на единични групи в йерархията, но също така и на цели "клонове". Това ще рече, че ако укажете на някоя от групите, че тя вече е подгрупа на друга група и в същото време първата има подгрупи, а те от своя страна - други подгрупи, то при преместването ще бъдат преместени автоматично и всички нейни поднива. Важно е само да знаете, че една група не може да бъде подгрупа на себе си, и че не можете да преместите групата на място, в което вече има друга група със същото наименование.

Няма да се спираме в подробности върху операцията за изтриване, защото тя е изключително проста и интуитивна. За да изтриете група, която вече не Ви трябва или сте създали погрешка е достатъчно да я маркирате в списъка и да натиснете бутона за изтриване. Можете да изтривате групи и подгрупи във всеки един момент от работата с програмата, но е важно да запомните, че има няколко случая, при които изтриването няма да е възможно: ако групата има асоциирани с нея артикули, или ако тя има подгрупи (независимо, дали самите те са асоциирани с артикули или не).