Прехвърляне към съдържание


Модул "Прехвърляне"


Модул "Прехвърляне" (трансфер на стоки между обекти)

Кликнете тук, за да гледате видеоматериалите по темата

В настоящата глава от ръководството за работа с продукта ще разгледаме приложението на модул "Прехвърляне" в StoreHouse PRO и начина на работа с него. Както подсказва името на модула, неговата задача е да направи възможно прехвърлянето на стоки от един складов обект - в друг и да документира този процес. По тази причина модулът работи в тясна връзка с дефинираните от потребителя складови и търговски обекти, в рамките на базата данни. За функционирането на модула е задължително в базата данни да са създадени минимум два такива обекта. Тези обекти ще споделят обща номенклатура на артикулите, групите и контрагентите, но всеки от тях ще има собствени наличности от различните стоки, а за реализирането на трансферните операции между обектите се грижи модул "Прехвърляне".

Възможни приложения на модул "Прехвърляне"

Ситуациите, при които модулът намира приложение далеч не се изчерпват само с очевидната - отразяване на вътрешни движения на стоки между реални складови и търговски обекти на фирмата, когато отчетността за тях се води централизирано в една обща база данни. Но преди да се спрем на допълнителните възможности, които той дава, нека илюстрираме основното му предназначение.

Да разгледаме следния примерен случай, при който фирмата разполага с няколко обособени обекта, в които се извършват различни по своя вид дейности и съответно се поддържат на склад различни стоки. Подобно разделение е често срещано, затова комбинацията от склад за материали, производствен обект, склад за готова продукция и търговски обект(и) е съвсем стандартна. В този пример обектите са общо 4 и всеки от тях се занимава с отделна част от работния процес:
  • склад за суровини и материали - в този обект ще се заявяват и доставят стоките и материалите, необходими за производствени и търговски цели. Основно ще се използват модулите "Заявки" и "Доставки" - за заявяване и доставка на стоки и материали от външни доставчици.
  • производство - този обект се занимава единствено с производството на крайните изделия. Неговата задача е, след като получи необходимите суровини и материали от склада, да произведе крайното изделие. В даден момент в обекта може да има наличност както на материали, така и на готова продукция. При извършването на операциите в модул "Производство" наличността на материалите ще бъде намалявана, а наличността на готовите изделия в този обект - увеличавана. След завършване на производствените операции, готовите изделия следва да бъдат прехвърлени към следващия обект.
  • склад за готова продукция - тук се приемат и съхраняват на склад готовите изделия. По тази причина в наличността на обекта ще фигурират най-често такива артикули. От този обект готовите за реализация стоки и изделия се разпределят към търговските обекти на фирмата.
  • търговски обект(и) - такива обекти ще се занимават с реализацията на готовата продукция и по тази причина модул "Продажби" ще е основният модул, който ще се използва в тях.
Във връзка с примерната организация на обектите, изброени по-горе, модул "Прехвърляне" в StoreHouse PRO има задачата да направи възможно прехвърлянето на стоки и материали, готови изделия и т.н. между отделните обекти и да документира този процес по начин, който е проследим в справките. Всяка трансферна операция се извършва от името на обекта-източник, т.е. само обектът, в който стоките фактически се намират преди прехвърлянето, може да бъде инициатор на такава операция. При съхраняване на операцията, наличността на стоките в обекта-получател автоматично се увеличава, а тази в обекта-източник - намалява, т.е. действието на операцията е огледално и не е необходимо в отсрещния обект да се извършва същата операция с обратен знак. Проследяването на извършените трансферни операции се извършва основно чрез справката "Трансфери на СМЦ" (съкращение от "стоково-материални ценности"), както и чрез някои от другите справки в програмата. Обърнете внимание, че тъй като става дума за вътрешно движение на стоки между собствени обекти на фирмата, прехвърлянето винаги се осъществява по себестойност, а не по продажна цена (макар, че е възможно, ако Ви се налага, да отпечатате и документ с продажни цени).

Допълнителни приложения на модула

Както споменахме по-горе, модул "Прехвърляне" може да се използва и за други цели, които не са съвсем очевидни. Ето някои от тях:
  • поддържане на виртуален обект за бракувани стоки - ако създадете виртуален обект (условно наречен) "брак", бихте могли да го използвате за съхраняване на стоките, които сте бракували и следва да бъдат отписани от наличността на основните Ви обекти. След като прехвърлите бракуваната стока от обекта, в който тя се е намирала до момента на бракуването, тя се зачислява автоматично в този обект и може да остане в неговата наличност и евентуално по-късно да бъде изписана и от него по друг подходящ начин (например чрез ревизия). Това Ви дава възможност едновременно да получавате информация за това, че стоката е била бракувана, както и причината за това (ако сте записали основание за прехвърлянето), датата, на която е станало това и т.н.
  • в някои фирми има практика да се зачисляват временно инструменти и материали на служителите. Дефинирането на виртуален обект с името на служителя дава възможност тези зачислени инструменти да бъдат отписани от наличността на склада и да бъдат зачислени към отговорното лице. По този начин винаги ще знаете кой от служителите е получил такива инструменти, техния вид, кога и защо. При необходимост от връщането на зачислените инструменти обратно в склада, това също става с обикновена трансферна операция.
  • виртуален склад за блокирани количества - да приемем, че определено количество от дадени стоки и материали е необходимо да бъдат блокирани временно така, че да не е възможно с тях да се извършват волни или неволни дейности в основния склад. Прехвърлянето им към един виртуален обект за блокирани количества ще ги отпише от наличността на основния склад и следователно с тях няма да може да се оперира, докато не бъдат върнати обратно в склада. Операторите на продукта, от своя страна, ще имат възможност за проследяват наличността на тези стоки и във виртуалния обект, но няма да могат да ги използват инцидентно за цели, които попадат извън причината за блокирането на съответните количества. Това, разбира се, би било полезно при евентуално планиране на заявките за доставка на стоки и материали в склада, тъй като наличието на тези блокирани стоки няма да Ви подведе да смятате, че не е необходимо да се доставят още от същия вид.
  • във всички останали случаи, когато изписването на стоки от склада не се квалифицира като операция от поддържан в програмата тип, също може да се приложи прехвърлянето на стоки към виртуален обект.
Разбира се, този списък от възможни приложения на модула съвсем не е изчерпателен, но нашата цел е по-скоро да илюстрираме концепцията, а не толкова конкретното й приложение, което иначе е ограничено единствено от въображението на потребителите на StoreHouse PRO.

Начин на работа с модул "Прехвърляне"

Ако до момента вече сте работили и сте се запознали с някой от модулите като "Доставки" или "Продажби" в StoreHouse PRO, то няма да Ви се наложи да влагате специални усилия в изучаването на модул "Прехвърляне", тъй като начинът на работа с него се подчинява на същата концепция за създаване на документи и единствената разлика е вида на попълваните реквизити. За всеки случай, обаче, нека опишем накратко последователността от действия по създаване на една трансферна операция:

Създаване на нова трансферна операция
  • Уверете се, че в началния екран на програмата сте избрали активен обект да бъде този, от който желаете да прехвърлите определено количество стоки.
  • Стартирайте модул "Прехвърляне". Вече сте в режим на създаване на нова операция. Тя ще има автоматичен пореден 10-разряден номер и дата, която по подразбиране съвпада с датата на системния часовник на компютъра (т.е. днешна дата). Полето "от обект" се попълва автоматично от програмата и не може да бъде променяно, тъй като то трябва да съвпада с наименованието на активния складов обект. (Забележка: ако евентуално до момента сте създавали друга трансферна операция, или пък сте заредили вече издаден документ в същия модул и желаете да създадете нов документ след това, просто натиснете клавиша F7 от клавиатурата, за да влезете в режим на създаване)
  • От падащото списъчно поле, означено като "към обект" изберете обекта-получател на стоките. Обектът-източник и обектът-получател не могат да съвпадат.
  • Уверете се, че полетата "Предал" и "Приел" са попълнени, тъй като те са задължителни. В зависимост от Вашите настройки, те могат да бъдат попълнени автоматично от програмата (за полето "предал" се попълва автоматична стойност на базата на настройката за автоматично попълване на предаващото лице в документите, а за полето "приел" се записва името на М.О.Л. на обекта-получател). Полето "превозвач" не е задължително.
  • Ако е необходимо, въведете кратък пояснителен текст в полето "основание за прехвърляне", което да Ви подсеща в бъдеще за причината, поради която е извършена тази операция. Попълването не е задължително.
  • Изберете и въведете един след друг всеки от артикулите, които смятате да прехвърлите. Изборът им става по стандартния за програмата начин - чрез натискане на клавиша F2 от клавиатурата или чрез натискане на бутона "стоки" от екрана. Възможно е да използвате и баркод скенер чрез натискане на клавиша F1 от клавиатурата. За всяка от стоките се попълва единствено количеството на прехвърлените стоки. Не се посочват цени, тъй като програмата автоматично ще въведе себестойността на стоката, която сте избрали.
  • След като завършите с процеса на попълване на данните за документа, натиснете клавиша F9 (от клавиатурата) за запис на операцията или бутона "запис" (от екрана). Програмата ще съхрани операцията ще Ви попита, дали желаете да отпечатате документа на принтер. При евентуален положителен отговор, в долната дясна част на екрана ще се появи меню с три възможни операции: отпечатване на документа със средно претеглени цени, отпечатване с продажна цена №1 или отпечатване с продажна цена №2. Както споменахме по-горе, операцията от този тип се съхранява винаги по себестойност, но е възможно да отпечатате документ с актуалната продажна цена, ако това е необходимо.
Зареждане на съхранен документ за преглед и/или редакция
  • Уверете се, че избраният активен обект, с който работите в момента, съвпада с името на обекта-източник или обекта-получател (ако желаете да внасяте каквито и да е корекции по документа, активен обект трябва да бъде обектът-източник).
  • Влезте в модул "Прехвърляне" и натиснете клавиша F6 от клавиатурата. Ще се покаже списък на трансферните операции, които са извършени от и към този обект (възможно е, в зависимост от Вашите настройки, списъкът да е ограничен до определен период и да не виждате всички операции). Ако вместо смесен списък на операциите от и към обекта, желаете да виждате само един от двата типа, натиснете бутона "зареждане" от екрана и от менюто изберете "Трансфери към други обекти" (т.е. операции, по които обектът-източник е активният обект) или "Трансфери към обекта" (т.е. операции, по които активният обект е само получател, а не инициатор).
  • Маркирайте документа, който желаете да заредите и натиснете Enter за потвърждение. Документа ще бъде зареден на екрана за преглед и/или редакция. (обърнете внимание, че не можете да коригирате документи, по които активният обект е получател)

Експорт и импорт на трансферни операции

Функцията за импорт и експорт на трансферни операции се използва в случаите, при които обектът-източник и обектът-получател са дефинирани в две отделни бази данни и между тях няма изградена мрежова връзка. От една страна, генерирането на експортен файл за трансферната операция ще позволи на отсрещната страна да импортира данните лесно и бързо, без да се налага да описва един по един всички реквизити на документа и артикулите с техните количества. От друга страна, импортирането на такъв файл в обекта-получател ще направи възможно и автоматичното създаване на липсващите в номенклатурата му артикули, които са част от импортирания файл. Това, естествено, ще спести и време при създаването на такива, липсващи до този момент артикули. (забележка: имайте предвид, че артикули от тип "разходна норма на изделие" ще се импортират като обикновени стоки, а не като разходни норми)

За да създадете експортен файл е необходимо трансферната операция да е завършена и съхранена по начина описан по-горе и едновременно с това да е заредена на екрана. Натиснете бутона "импорт / експорт от външен файл" и изберете "Експорт към външен файл". Програмата ще създаде файл с окончание .STR и име, което съдържа номера на операцията. Потвърдете записа и изпратете файла на отсрещната страна по начин, който е подходящ в конкретната ситуация.

Импортът на файла в отсрещната страна предполага, че в отдалечената база данни предварително е бил създаден виртуален обект с името на обекта-източник на трансферната операция. Този обект трябва да се активира непосредствено преди извършването на импорта. След това влезте в модул "Прехвърляне" и натиснете бутона "импорт / експорт от външен файл". Изберете "импорт на данни от външен файл" и посочете файла, който съдържа данните за операцията. Те ще се визуализират на екрана. Ако е необходимо, нанесете необходимите корекции и съхранете операцията. После отново променете активния обект, така че да съвпада с този, от името на който извършвате обичайните си операции.



Назад към съдържанието




0 Коментар(а)
Ако имате коментар или предложениe към съдържанието на тази статия, публикувайте го тук (необходима Ви е безплатна регистрация във форума).