Прехвърляне към съдържание


Импорт и експорт на данни от CSV файл


Импорт и експорт на данни от CSV файл в StoreHouse PRO


В StoreHouse PRO е осигурена възможност за обмен на данни с други софтуерни системи - счетоводни продукти, електронни таблици и т.н., чрез неутралния текстов формат CSV (Comma-Separated Values). Това означава, че продуктът е в състояние да експортира значителна част от своите данни във формат, който е разбираем за огромен брой продукти от други автори, както и да чете данни, създадени от други продукти.

Основното предназначение на импортната функционалност на продукта е да даде възможност на потребителите да автоматизират въвеждането на номенклатурата на артикулите и контрагентите (в случай, че желаят лесно и бързо да пренесат съществуващите си данни от друг продукт, който поддържа този формат - към StoreHouse PRO), както и за актуализация на ценовите си листи (в случай, че ги изготвят в електронна таблица от рода на MS Excel, OpenOffice.org Calc и т.н., а не директно в нашия продукт).

От друга страна, експортната функционалност на продукта дава възможност на потребителя да прехвърли данните, които са въведени в StoreHouse PRO към други продукти, като по този начин прави възможно и създаването на отчети, които са специфични и необходими за нуждите на фирмата, но които не се поддържат в самия продукт.

CSV файловете са обикновени текстови файлове, които съдържат данни, разпределени в произволен брой редове и фиксиран брой колони. Полетата в тези файлове са разделени чрез разделител, който се прилага за целия файл. Този вид файлове се използват основно за обмен на данни между различни софтуерни системи, така че комуникацията между тях да става чрез опростен и добре познат формат. CSV файловете могат да бъдат генерирани не само от продукти, подобни на StoreHouse PRO, но също така и (или по-точно основно) от всяка електронна таблица, например MS Excel, OpenOffice.org Calc и т.н.). От своя страна, последните са в състояние не само да записват файлове в този формат, но и да го прочитат. Чрез електронните таблици потребителят е в състояние да преобразуват данните от един формат (например натуралния формат на MS Excel) към CSV или обратното - от CSV - към произволен аналогичен формат.

Настройки на експорта в CSV формат

Към настоящия момент единствената настройка, която се прилага към импортно-експортната функционалност на продукта по отношение на създаването и зареждането на данни от CSV файлове е вида на използвания разделител за отделните полета. Настройката се извършва чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Разделител на полетата при експорт в CSV". В подменюто са достъпни следните опции, които потребителят може да зададе:

  • Автоматично зададен от системата - когато е избрана тази опция, програмата ще прилага списъчния разделител, който е зададен по подразбиране в регионалните настройки на операционната система на потребителя. В Windows 7 тази настройка се намира в "Control Panel" - "Region and Language" - бутон "Additional Settings" - "List Separator". В случай, че потребителят промени регионалните си настройки така, че тази стойност също се промени, това ще рефлектира и върху създадените в последствие CSV файлове в StoreHouse PRO.
  • Запетая "," - когато е избрана тази опция, програмата ще използва за списъчен разделител символа "," (запетая). Всъщност, самото име на файловия формат (Comma-Separated Values - стойности, разделени със запетая) указва, че един подобен файл съдържа полета, разделени с този символ. В практиката обаче е възможно да срещнете и други видове разделители.
  • Точка и запетая ";" - аналогично на горното, когато тази опция е избрана, разделителят ще бъде символа ";" (точка и запетая).
  • Табулация {tab} - тази опция ще разделя полетата едно от друго с табулация (сякаш едно между тях е натиснат бутона Tab от клавиатурата).

Тази настройка е важна дотолкова, доколкото е необходимо да уеднаквите начина на експорт на данни в StoreHouse PRO с възможностите за прочитането им в другия продукт, в който те ще бъдат заредени по-късно. Такова уеднаквяване се налага, тъй като някои продукти позволяват на потребителя да настройва този параметър предварително (или пък, подобно на StoreHouse PRO, са в състояние автоматично да определят използвания разделител в конкретния файл и да се адаптират спрямо него), но има и такива, които очакват данните да бъдат подадени в точно определен формат и той не може да бъде изменян. Ето защо, обърнете специално внимание на тази настройка, ако след генерирането на CSV файл не успеете да го визуализирате правилно в другата система. Възможно е да се наложи да поекспериментирате малко, ако не разполагате с конкретна информация за очаквания разделител.

Експорт на данни от StoreHouse PRO в CSV файл

Няма да се спираме в подробности на експортната част на въпроса с CSV файловете, тъй като тя не изисква почти никакви действия от страна на потребителя. Програмата извършва целия процес автоматично. Единственото евентуално изискване е да посочите еднократно разделителя, който ще използвате за генерирането на този вид файлове, за което стана дума по-горе. Навсякъде в програмата, където се визуализират големи масиви от данни в табличен вид е предвидена функция за експорт на данните в CSV файл. След стартирането й потребителят трябва единствено да потвърди съхранението на файла под определено име и на определено място. С това се изчерпва експортната функция на продукта, доколкото това касае операторите на програмата.

Импорт на данни от CSV файл

За да илюстрираме процеса на импортиране на данни от CSV файлове в StoreHouse PRO ще е необходимо да отделим повече време. За начало нека кажем, че продуктът StoreHouse PRO е в състояние да прочете по-голямата част от файловете в този формат, независимо от използвания списъчен разделител, вида на десетичния разделител и т.н. За целта е предвиден импортен модул, в който потребителят трябва да асоциира колоните с данни от прочетения файл с конкретни полета за данни в продукта, както и евентуално да настрои определени параметри на импорта при необходимост.

Елементи на импортния модул

Импортният модул на StoreHouse PRO има следните елементи:

  • таблица "данни" - тук се визуализират данните, които модулът е прочел от файла.
  • списък с "колони във файла" - това списъчно поле показва списъка на колоните от CSV файла, които не са асоциирани с полета за данни в програмата.
  • списък с асоциираните колони - тук се визуализират колоните от файла, които са асоциирани с полета за данни в StoreHouse PRO.
  • текстово поле "общо редове" - показва общия брой на прочетените редове с данни във файла.
  • поле с отметка "от началото на файла" - когато в полето е поставена отметка, прочитането на данните ще започне от началото на файла, т.е. от първия ред. Когато потребителят премахне отметката се активира поле за ръчно въвеждане на номера на реда, от който да започне прочитането на данните.
  • текстово поле "от ред" - показва номера на реда, от който ще започне вмъкването на данни.
  • поле с отметка "до края на файла" - когато в полето е поставена отметка, прочитането на данните ще завърши в края на файла, т.е. на последния негов ред. Когато потребителят премахне отметката се активира поле за ръчно въвеждане на номера на реда, от който да започне прочитането на данните.
  • текстово поле "до ред" - показва номера на реда, на който прочитането на файла ще завърши.
  • поле с отметка "разделител по подразбиране" - когато в това поле е поставена отметка, програмата ще използва разделителя по подразбиране, който е зададен в настройките на програмата. Ако след анализирането на файла бъде установено, че е използван друг разделител, програмата ще се опита да определи използвания разделител и да адаптира прочитането на файла спрямо резултата. В случай, че не успее, ще предостави възможност на потребителя да избере ръчно използвания в конкретния файл разделител.
  • списъчно поле "разделител" - позволява ръчното избиране на друг разделител.

След като стартирате импортната функция на програмата в конкретния модул и изберете файла, от който желаете да бъдат импортирани данни, програмата ще се опита да анализира и прочете файла. При успех екранът ще изглежда по следния начин:

Публикувано изображение
(на изображението по-горе виждате как изглежда импортния модул на StoreHouse PRO)

Необходимо е да се уверите, че данните са правилно разположени в табличен вид, и че отделните полета с данни се намират в отделни колони на таблицата. В случай, че данните от полетата са събрани в една единствена колона, това е сигнал, че програмата не е успяла да определи вида на използвания списъчен разделител (това обаче би се случило само при използване на някой нестандартен разделител, който не се поддържа от StoreHouse PRO). Все пак, ето как биха изглеждали данните от един неправилно прочетен CSV файл, в който програмата не е успяла да определи използвания разделител:

Публикувано изображение
(на изображението по-горе виждате как би изглеждал импортния модул на StoreHouse PRO, в случай, че не е успял да определи правилно използвания разделител)

Ще приемем, че няма да Ви се налага да виждате горното изображение, тъй като програмата се справя успешно с разпознаването на разделителя в болшинството от случаите. Затова продължаваме нататък с процедурата по импортиране на данните.

След като сте се уверили, че всичко изглежда наред, определете откъде желаете да започне прочитането на файла. По подразбиране програмата ще започне да вмъква данните още от първия прочетен ред, но в голяма част от случаите този ред съдържа наименованията на самите колони, а те, разбира се, не трябва да бъдат импортирани в базата данни. Ето защо, ако и във Вашия случай е така, просто чукнете двукратно върху реда, от който желаете да започне импортирането и отговорете утвърдително на въпроса, дали желаете това да е началния ред (алтернативно можете да премахнете отметката от полето "от началото на файла" и да впишете ръчно номера на реда, от който желаете да започне вмъкването на данните).

Публикувано изображение

В случай, че желаете прочитането на данните да завърши не на последния ред от файла, а на друг, премахнете отметката през полето "до края на файла" и впишете ръчно номера на реда, на който желаете да завърши прочитането на данните.

Асоцииране на колони от файла с полета за данни в програмата

А сега обърнете внимание на полето "колони във файла". В него ще намерите списък на всички прочетени колони в CSV файла, които все още не сте асоциирали с поле за данни в програмата. Ваша грижа е да укажете на програмата, коя колона от файла, на кое поле в програмата отговаря. Имената на колоните са от вида: колона #1, колона #2...колона #N, където номерът отговаря на позицията на колоната в самия файл. Същите имена на колони ще видите и в таблицата "данни", която се намира отгоре. Това, което е необходимо да направите сега, е да асоциирате колоните, които желаете да бъдат импортирани в базата данни, с полета за данни в програмата. Имайте предвид, че ще бъдат импортирани данните единствено от колони, които са асоциирани с определени полета.

За да асоциирате една колона от файла с поле за данни в програмата е необходимо да чукнете двукратно с мишката върху реда със съответното наименование на колона (в списъка "колони във файла") или да изберете с мишката желаната колона от същия списък и да натиснете бутона ">>", който се намира вдясно на списъчното поле. Когато направите това, на екрана ще се покаже малък диалогов прозорец с едно единствено списъчно поле, от което трябва да изберете полето за данни, с което желаете да бъде асоциирана тази колона.

Публикувано изображение

Имайте предвид, че една колона може да бъде асоциирана с точно едно поле за данни (както и обратното - едно поле може да бъде свързано само с една колона). След като колоната бъде асоциирана с поле, тя ще изчезне от списъка "колони във файла" и ще бъде визуализирана в съседния списък - този на асоциираните колони. Там, заедно с нейното наименование, ще се визуализира и името на полето, с което сте свързали колоната. Аналогично, при създаване на асоциация между колона и поле за данни, полето за данни вече няма да се показва във възможните за избирате полета.

В случай, че по грешка сте свързали определена колона от файла с неподходящо поле, можете да прекъснете връзката чрез маркиране на асоциираната двойка и натискане на бутона "<<" или чрез просто двукратно кликване с мишката върху сгрешената връзка. При това положение връзката ще бъде прекъсната, а колоната ще се покаже отново в списъка "колони във файла".

Публикувано изображение

Повторете процедурата по асоцииране на колоните от файла с полета за данни в програмата, докато изберете всички колони, които представляват интерес за конкретната импортна операция. Обърнете специално внимание на факта, че в отделните части на програмата има определени полета за данни, които е задължително да асоциирате с определена колона, в противен случай не е възможно да завършите операцията. Например, в модул "Стоки", при импорт на номенклатура на артикулите, задължителните за свързване полета са: "номенклатурен код", "наименование" и "мярка". Всички останали полета са по желание и при необходимост могат да бъдат пропуснати от потребителя. В други части на програмата има други задължителни полета.

След като изпълните посочените по-горе процедури, вече можете да извършите и същинското импортиране на данните. За целта просто натиснете бутона "ОК" в екрана и изчакайте завършване на импортната операция, за което ще получите съответното съобщение от програмата.

Имайте предвид, че е добра идея и силно Ви препоръчваме да направите архив на базата данни непосредствено преди да извършите импортната операция. Така ще се застраховате срещу евентуални грешки, които е възможно да допуснете при първите си импортни операции (например погрешно асоцииране на колона с неправилно поле и т.н.).

И накрая, в случай, че желаете да видите и видеодемонстрация на процеса по импортиране на данни в програмата, можете да го направите на този адрес.



0 Коментар(а)
Ако имате коментар или предложениe към съдържанието на тази статия, публикувайте го тук (необходима Ви е безплатна регистрация във форума).