Прехвърляне към съдържание


Промяна на номерацията на фактурите


Промяна на номерацията на фактурите

По подразбиране StoreHouse PRO ще генерира уникален 10-разряден последователен номер за всяка издадена от Вас фактура. При липсата на предишни фактури, издадени чрез програмата, първият номер на фактура ще бъде 0000000001, а всеки следващ ще нараства с единица, която се добавя към най-високия зает номер. В практиката обаче има случаи, при които евентуално бихте желали (или пък би Ви се наложило) да промените тази номерацията. Ето защо, в тази статия ще разгледаме всеки един от тези случаи поотделно и ще обясним как можете да направите тази промяна чрез средствата на програмата.

В какви случаи се налага промяна на номерацията
  • При преминаване от един начин на издаване на фактури - към друг.

    Най-често срещаната причина, поради която бихте пожелали да промените номерацията е преминаването от един начин на издаване на фактури - към друг. Това може да включва както случаите, при които сте издавали фактури от кочан, така и случаите, при които до момента на започване на работа със StoreHouse PRO сте издавали фактури от друг софтуер с подобно предназначение. И в двата случая се предполага, че вече сте издали поне няколко фактури с определена номерация, която ще желаете да продължите и в нашия продукт. Разбира се, в този случай не е допустимо да издавате новите фактури с номера, които вече сте използвали за издаването на стари фактури, така че промяната тук е задължителна, а не пожелателна.
  • При регистрация по ЗДДС

    Съществува широко разпространено схващане (което вероятно е напълно погрешно, но този въпрос е в компетентността на Вашия счетоводител), че фирми, които не са били регистрирани по ЗДДС, след евентуалната си регистрация по този закон ще трябва да започнат да издават фактури от номер 1 (т.е. 0000000001), или от друга поредност, която не е в същия диапазон.
  • При наличието на няколко отделни обекта, които едновременно издават фактури от името фирмата

    В случай, че имате няколко отделни, несвързани помежду си търговски или складови обекти, в които сте инсталирали нашия продукт и желаете да издавате фактури от името на същата фирма във всеки един от тях, е необходимо да осигурите невъзможност за припокриване на номерата на издадените документи в различните обекти. Тук определено бихте желали да използвате различни диапазони в номерацията (например 0000000001, 1000000001, 2000000001 и т.н.)
  • При смесване на различни начини за издаване на фактури

    Да предположим, че най-често издавате фактурите чрез нашия софтуерен продукт, но същевременно имате и кочан с фактури, който бихте желали да използвате в случай, че компютърната Ви техника е повредена или просто обстоятелствата налагат да се издаде фактура, докато нямате физически достъп до продукта, чрез който обикновено фактурирате. В този случай би било много удобно кочанът с фактури да следва една номерация (например от 0000000001 нагоре), докато софтуерният продукт работи в други диапазон (например от 0000010001 нагоре).
Как се променя номерацията на фактурите в StoreHouse PRO

В нашия продукт са осигурени няколко отделни възможности, които можете да използвате, за да промените номерацията на издаваните фактури. Ще се спрем на всяка една от тях:

  • Метод №1 - ръчно задаване на началния номер в модул "Продажби"

    Това е най-простият и същевременно най-често използваният метод за задаване на началния номер, от който желаете да започнете номерирането на фактурите. Той се реализира директно чрез модул "Продажби" и се изразява в еднократното ръчно въвеждане на желания от Вас начален номер на фактура. Ето как става това:След като изпълните гореописаната процедура, програмата ще започне автоматично да номерира следващите фактури, като започне от този номер нагоре, добавяйки 1 към всеки най-висок зает номер.
  • Влезте в модул "Продажби" и се уверете, че документът, който сте на път да създадете е от тип "фактура";
  • Оформете всички необходими реквизити на фактурата (в т.ч. артикулите по сделката, дати, платени суми и др.) БЕЗ все още да съхранявате документа;
  • След като сте приключили с оформянето на документа чукнете с мишката в полето за номер на документ. В момента там е изписан поредния номер на фактура, който следва да се издаде според настоящата номерация (а ако в базата данни не съществуват други издадени фактури, това ще е номер 0000000001). Коригирайте този номер така, че да продължава номерацията на документите, която сте следвали до момента на промяната. С други думи, ако последната фактура, която сте издали до момента от кочан или друг софтуерен продукт е, да речем, 0000012345, то Вие ще трябва да въведете следващия свободен номер, който в примерният случай би бил 0000012346;
  • След като сте се уверили, че изписаният номер е точно този, който желаете да използвате, вече можете да запишете документа. След записа на документа номерът вече не може да бъде променян и ще се счита от програмата за зает.

Забележки: Този метод не може (или не трябва) да се използва в следните случаи:

  • Ако номерът, който сте въвели съвпада с номер на друга фактура, която вече сте издали в рамките на активната база данни. Програмата винаги първо прави проверка за това, дали номерът на документа е свободен, и ако не е, ще издаде съобщение за грешка, т.е. няма да допусне да използвате същия номер на документ, ако той вече е зает от съществуваща в базата данни фактура;
  • Ако въведеният от Вас номер, дори да е свободен, е по-малък от най-големия зает номер на фактура в активната база данни (или активния виртуален складов обект) и същевременно използвате автоматичен диапазон за номерацията. Пример за такъв случай е, когато до момента чрез програмата сте издавали фактури в диапазона 2000000001-2999999999 и изведнъж решите да започнете да издавате фактури, започващи от 0000000001. Не, че това е невъзможно, но не е практично. Спомнете си, че за да формира следващият номер на фактура, програмата взима най-високия зает и прибавя към него 1. Ето защо, ако в този случай създадете фактура с номер 0000000001, следващата фактура няма да бъде с номер 0000000002, а с номер от сорта на 2ххххххххх, т.е. ще се налага всеки път да променяте номера сами. Все пак, по-долу ще Ви обясним как можете да подходите, за да постигнете автоматично номериране в точно желания от Вас диапазон при наличието на предишни издадени фактури от по-висок диапазон;
  • Ако администраторът на програмата е дефинирал фиксиран, а не автоматичен диапазон за номериране на фактурите в рамките на виртуалния обект, от който се опитвате да зададете нова номерация на фактурата, а въведеният от Вас номер излиза извън зададения от администратора диапазон.
  • Ако въведеният от Вас номер на документ попада в диапазона за номериране на фактури, който е дефиниран за друг виртуален складов обект в рамките на активната база данни.
  • Метод №2 - дефиниране на нов диапазон в модул "Складови и търговски обекти"

    Вместо да въвеждате ръчно каквито и да е начални номера, можете да използвате функцията за задаване на фиксиран диапазон в номерацията на фактурите. Това се реализира чрез модул "Складови и търговски обекти", който можете да стартирате от менюто "Номенклатури". По подразбиране виртуалните обекти в програмата използват общ автоматичен диапазон, което означава, че за формиране на следващия номер на фактура се прилага правилото за добавяне на единица към най-високия зает номер. Невинаги това е удачно решение, особено ако имате няколко обекта, които водите на отчет в същата база данни и те едновременно издават фактури в различни диапазони. Затова за Вас сме предвидили възможност да промените диапазона за всеки един от обектите, а също и да смесвате обекти с фиксирани диапазони и обекти с автоматични диапазони.

    Публикувано изображение

    На картинката по-горе можете да видите как за създадените виртуални обекти са дефинирани няколко различни диапазона в номерацията на фактурите. Първият от тях - "основен склад" - използва автоматичен диапазон, т.е. за него се прилага правилото за номериране, което е по подразбиране. Останалите обекти обаче имат фиксирани диапазони, в които могат да издават фактури. За "търговски обект №1" това е диапазонът 1000000000-1999999999, "търговски обект №2" ще издава фактури в диапазона 2000000000-2999999999, а последният от тях, който както се вижда от картинката, се създава в момента, е с диапазон 3000000000-3999999999.

    По същия начин, чрез редакция на съществуващ обект или при създаването на нов, можете да определите кой диапазон на номериране ще използват издадените от него фактури. Дори и до момента да сте работили в един диапазон, можете лесно да го промените така, че от момента на промяната номерацията да следва новия диапазон. Разбира се, и тук както по-горе, се прилагат известни ограничения като например това, че диапазоните на отделните обекти не трябва да се припокриват един друг, а също е важно да се въведе такъв обхват от номера, който вече не е напълно изчерпан, тъй като в противен случай просто няма да можете да създадете нова фактура поради липсата на свободен номер.

    Този метод обаче Ви дава пълна свобода за фактуриране в изцяло нова последователност от номера, без да се налага да изтривате досега издадените документи от тип "фактура" и същевременно осигурява това, че нито един друг обект не може да използва Вашия диапазон, така че да се получи неволно дублиране на номерата на фактурите. Последното и без туй е невъзможно, ако обектите се водят в една и съща база данни, но от друга страна, ако базите данни са няколко - по една за всеки обект, тогава е задължително да зададете фиксиран диапазон за всеки обект, за да сте напълно сигурни, че докато Вие издавате фактура с определен номер в единия обект, някой Ваш колега не е използвал същия номер, за да издаде фактура в неговия търговски обект.
  • Метод №3 - изтриване на издадените до момента фактури

    Това е най-неудачният и най-малко препоръчван от нас метод за промяна на номерацията на фактурите. Намира приложение в случаите, при които вече сте издавали фактури в един определен диапазон, но в даден момент желаете да започнете със същата номерация от най-първия номер, т.е. 0000000001. Понеже се предполага, че много от номерата в този диапазон са вече заети, т.е. не можете да ги използвате за издаване на друг документ от същия тип, то единственият вариант е да изтриете фактурите, които ползват същата номерация, така че да позволите на програмата да използва тези номера. Да, разбираме, че това най-често се налага при евентуална регистрация на фирмата по ЗДДС, поради разпространеното схващане, че в такива случаи номерата трябва да започват отначало, от най-първия, т.е. от 0000000001. Истината обаче е, че е еднакво допустимо да започнете да издавате фактурите си в нов диапазон, вместо от началото на досегашния. С други думи, ако досега сте издавали фактури в диапазона 0000000001-0999999999, то след регистрация по Закона за ДДС можете просто да започнете да издавате фактури от 1000000001 нагоре и това ще бъде напълно легитимно действие. Разбира се, ние не сме тези, които трябва да вземат решение по този въпрос от Ваше име, ето защо най-настоятелно Ви приканваме да се консултирате с Вашия счетоводител, преди да предприемате подобно действие.

    И все пак, ако фирмата Ви току що е била регистрирана по ЗДДС и желаете да се отървете от досега издадените фактури и да започнете да издавате нови от началото на досегашната номерация, ето какво следва да направите:Тук следва да отбележим, че ако изтриете само фактурите, това няма да се отрази на наличностите и справките, които не се занимават с издадените фактури, тъй като в StoreHouse PRO продажбите се отчитат чрез стоковата разписка, която се генерира към всяка продажба, а не чрез фактурата, която евентуално сте издали към конкретната сделка.

    Публикувано изображение

    На картинката по-горе можете да видите как трябва да изглежда екрана, от който можете да изтриете фактурите, за да освободите заетата от тях номерация.

    Все пак, нека подчертаем отново - не Ви препоръчваме използването на последния метод, тъй като сме предвидили далеч по-удачни начини за справяне с казуса от него, а и според нас трябва да имате наистина сериозно основание, за да се лишите от наличието на данни, които сте въвеждали във времето и върху които лесно можете да извършите произволна справка, без да се налага да прибягвате до възстановяването на данни от архиви за минали периоди.
  • Влезте в менюто "Администриране";
  • Стартирайте "Пакетно унищожаване на документи по типове и периоди (Изчистване на БД)" (за да направите това, трябва да имате администраторски достъп до програмата);
  • Уверете се, че в групата "за периода" е поставена отметка пред опцията: "изтриване на всички документи и операции от избраните типове";
  • Поставете отметка само пред "фактури" в групата "типове операции и документи";
  • Ако пред опцията "автоматично архивирай БД" няма отметка - поставете.
  • Накрая натиснете клавиша Enter от клавиатурата или бутона ОК от екрана, за да изтриете всички издадени фактури в активния виртуален обект.



0 Коментар(а)
Ако имате коментар или предложениe към съдържанието на тази статия, публикувайте го тук (необходима Ви е безплатна регистрация във форума).