Прехвърляне към съдържание


Работа с няколко бази данни в StoreHouse PRO


StoreHouse PRO позволява на потребителите да създават и работят с неограничен брой бази данни, всяка от които представлява отделен и напълно независим масив от номенклатури, операции и документи. Най-често работата с повече от една база данни е наложителна в случаите, при които потребителят има две или повече фирми, чиито складове и документи е необходимо да отчита разделно, но тази възможност има и други полезни приложения.
В тази част от ръководство ще илюстрираме начина за създаване на нови бази данни, тяхното управление, превключването между тях, настройките на програмата, които са свързани с този начин на работа, както и случаите на възможно приложение на работата с повече от една база данни.

Възможни приложения на работата с няколко бази данни

Както споменахме по-горе, едно от възможните приложения на този тип работа са случаите, при които е необходимо постигане на отделно отчитане на операциите, документите и наличностите в две или повече фирми. Независимо дали сте собственик на няколко фирми, или пък сте счетоводител, на който е поверено счетоводното обслужване на 20 фирми, StoreHouse PRO може да Ви предложи необходимата степен на изолиране на данните на едната фирма от тези на останалите, а също и нужния инструментариум за възможно най-бързото и лесно постигане на тази цел.

Друг случай, при който е възможно да Ви се наложи да работите с повече от една база данни, е наличието на няколко отделни складови или търговски обекти на една и съща фирма, които обаче не са свързани в обща локална мрежа и не са дефинирани като обекти в една и съща база данни, а вместо това работят върху отделни масиви, разположени на различни места. Възможността за работа с няколко бази данни улеснява мениджърите и счетоводителите при упражняването на периодичен контрол и изготвянето на отчети за текущото състояние на отделните обекти, които работят с тези бази данни.

Трети случай, при който е препоръчително да използвате тази възможност на програмата, е необходимостта да поддържате в разархивиран и лесно достъпен вид данните за предишни години, така че да можете максимално бързо да навигирате между текущата складова база данни и по-стари бази, в които се намират операциите и данните за предишен период (който в конкретния случай се предполага, че сте архивирали и премахнали от текущата база, иначе това действие нямаше да се налага, тъй като данните щяха да са достъпни в текущата база). Подобно връщане към данните за изминали години би могло да се наложи, ако искате да направите справка за стара операция или пък просто за някакви статистически цели, затова, ако сте премахнали от текущата база данни информацията за въпросния период, единственият възможен случай ще е да възстановите данните от съответния архив. Самото разархивиране е тривиална и елементарна операция, но сама по себе си тя носи известни рискове. Те се изразяват в това, че разархивирането на данни от стар архив ефективно подменя данните в текущата база с данните от архива. Ако Вие сте единственият потребител на програмата, това не би представлявало особен проблем, тъй като се предполага, че преди разархивирането сте създали актуален архив на текущите си данни, от който след това ще възстановите актуалните данни. Но ако освен Вас с програмата и с този масив работят едновременно и други потребители, то възстановяването на данните от стария архив ще доведе до това, че техните данни също ще бъдат презаписани от данните в стария архив, без те да разберат навреме за Вашето действие. Разбира се, този риск е неоправдано висок, ето защо, в такива случаи е достатъчно просто да дефинирате още една база данни, в която да възстановите контролните архиви, които възнамерявате да използвате по-често. Това на практика не само ще елиминира посочения по-горе риск от нежелана замяна на текущите данни с тези от архива, но и ще Ви икономиса значително време при възстановяването на данните от архива, тяхната проверка от страна на програмата и преструктурирането на данните към евентуално по-нов формат (в случай, че архивът е бил създаден от по-стара версия на продукта, отколкото тази, с която го зареждате).

Създаване на допълнителни бази данни и превключване между тях

Създаването или добавянето на допълнителни бази данни в StoreHouse PRO се изразява в посочването на директорията, в която желаете те да бъдат създадени и съхранени. По принцип това действие се извършва в началния екран, в който въвеждате своето име и парола. Нека видим как изглежда той и кои са елементите на този екран:

Публикувано изображение

Както виждаме от екранното копие по-горе, диалоговият прозорец за вход в програмата има следните елементи, имащи отношение към настоящата статия:
  • падащо списъчно поле "активна база данни в директория" - в това поле се изписва пътя към базата данни, с която сте работили последния път или базата данни, с която ще работите, ако влезете със своето име и парола. Това е и мястото, от което потребителят може да превключи от една база данни - към друга. Само една база данни може да бъде активна в рамките на текущия потребителски акаунт в Windows. Промяната на активната база данни става чрез отваряне на падащия списък и избор на друга достъпна стойност в него. Обърнете внимание, че промяната на активната база данни е ефективна единствено за Вашия потребителски акаунт в Windows, т.е. другите потребители на програмата в мрежата, както и другите потребителски Windows акаунти на същия компютър няма да бъдат засегнати от тази промяна.
  • списък с "последно използвани бази данни" - този списък показва пътя към последните (не повече от) 25 бази данни, които потребителят е дефинирал на този компютър, и които са на негово разположение за бърз избор. Обърнете внимание, че пред базата данни, която в момента е активна, има звезда. Затова пътят към нея се изписва и в полето "активна база данни", а от същото падащо списъчно поле са достъпни за избор и останалите дефинирани бази данни.
  • бутон за "създаване / добавяне на БД" - чрез натискане на този бутон е възможно към списъка на последно използваните бази данни да бъде добавен и пътя към други бази, намиращи се на този компютър или пък на друг компютър в мрежата. Важно е да знаете, че указването на път към друга база данни не я създава автоматично, а единствено инструктира програмата, че там има (или трябва да има) база данни.
  • бутон за "премахване на БД от списъка" - натискането на този бутон премахва указателя за пътя към базата данни, която е избрана в списъка с последно използвани бази данни. Обърнете внимание, че това действие не изтрива базата данни, а само указателя към нея. Не можете да премахвате указателя към активната база данни и програмата няма да позволи това. За да премахнете този указател, първо трябва да изберете друга активна база данни.
Когато стартирате програмата за първи път, тя ще провери за наличие на база данни в директорията, в която е инсталирана, и ако такава не бъде открита, ще Ви предложи да стартирате мениджъра за управление на бази данни, чрез който да я създадете на желано от Вас място. Ако в момента, в който четете тази статия, вече работите с продукта, тогава не е необходимо да описваме този процес, тъй като първата Ви база данни и без друго е вече създадена, а пътят към нея се изписва в съответните полета в екрана за вход в програмата. Вместо това ще проследим начините за добавяне на още една база данни...

Базите данни на StoreHouse PRO са файлове с наименование "shouse.db" (възможно е на Вашата система да се виждат и само като "shouse", тъй като по подразбиране Windows скрива окончанията на някои типове файлове). Всеки такъв файл следва да бъде разположен в отделна директория.

За да добавите допълнителна база данни, натиснете бутона "Създаване / Добавяне на БД". На екрана ще се покаже стандартния прозорец за избор на път в Windows, който изглежда по следния начин:

Публикувано изображение

От този екран е необходимо да посочите папката, в която (ще) се намира новата база данни. Тук обърнете внимание на няколко важни подробности:
  • Пълният път към новата база данни трябва да е различен от пътя към останалите дефинирани до момента бази данни. Излишно е да се опитвате да добавяте база данни, която вече присъства в списъка на дефинираните бази данни.
  • Поддиректорията, в която базата данни ще бъде непосредствено разположена, е желателно да има различно наименование от поддиректориите на останалите бази данни. Това означава, че ако, например, досегашната Ви база данни е била разположена в папката "C:\Program Files (x86)\ITSS\StoreHouse", то пътят към новата база не е добре да завършва със същата поддиректория - "StoreHouse" (примерно "D:\storehouse" или "C:\sklad\storehouse" и т.н., които не са подходящи имена в конкретния случай). По-късно ще стане ясно, защо това е от такова значение.
  • Добра идея е да наименувате папките така, че да отговарят на своето предназначение и данните, които ще се намират в тях. Примерно, ако в допълнителната база данни ще отчитате склада на друга фирма, тогава дайте на папката такова име, което да е близко до името на фирмата. Ако пък в базата данни ще се намират данните на друг обект, от който периодично получавате архиви, наименувайте папката с името на обекта. И не на последно място, ако папката просто ще съдържа данните от архив от стар период, то тогава за нейно име задайте периода (например 2010, 2011, според годината).
  • Папката, в която ще се намира базата данни, трябва да предоставя на потребителите, които ще я ползват, пълни права за четене и запис на данни.
  • Желателно е папката да се намира на устройство или място в мрежата, които са винаги достъпни в този си вид, когато с базата данни се работи, т.е. задължително трябва да се уверите, че устройството няма да променя името си произволно при всяко включване (отнася се най-вече за преносимите памети и дискове) или мрежовия ресурс няма да променя адреса и наименованието си. В никакъв случай не трябва да променяте, премествате или изтривате пътя, в който базата данни е била създадена, след като тя е била добавена към регистъра на базите данни. В противен случай, ако тази база данни е активната за Вашата система, след евентуална промяна на пътя, в който тя се намира (извън StoreHouse PRO), програмата няма да може да я открие и ще получите съобщение за грешка.
  • Опитайте се да съкратите максимално дълбочината и дължината на пътя, в който разполагате допълнителните бази данни. Не е добра идея да създавате твърде дълъг път към базата данни от сорта на "C:\директория1\поддиректория2\поддиректория3\база данни на StoreHouse PRO". Подобно разположение ще Ви затрудни да виждате и разпознавате лесно необходимата Ви база данни в списъка. По-добре е да си създадете предварително една папка с наименование "sklad" или "storehouse" в основния каталог на дисковото устройство, а по-късно в нея просто да добавяте поддиректории за допълнителните бази данни. Примерно: "D:\storehouse\фирма1", "D:\storehouse\фирма2", "D:\storehouse\име на обекта", "D:\storehouse\2011" и т.н.
  • Препоръчително е всички бази данни да се създават на място, което няма да пропуснете да архивирате при евентуално преинсталиране на операционната система, и ако е възможно, да са групирани в една обща директория (както е дадено в примера по-горе), за да е по-лесно да ги локализирате и архивирате наведнъж.
  • Не е желателно да създавате папките за новите бази данни в устройство "C:", тъй като има реална опасност да пропуснете да ги преместите на безопасно място при евентуално преинсталиране на Windows и по този начин да ги загубите. Ако разполагате с втори диск или пък само с един, но разделен на няколко дяла, то винаги е за препоръчване да използвате устройство "D:" или друго, на което данните Ви ще бъдат по-защитени.

И така, след като дадохме някои общи насоки относно директориите, в които ще разполагате базите данни, нека продължим с инструкциите по създаването и добавянето на допълнителни бази данни.

Ако предварително сте създали необходимата празна папка някъде на Вашия компютър (или съществува папка, която вече съдържа база данни на StoreHouse PRO), просто я изберете в списъка и натиснете бутона ОК за потвърждение. Ако пък папката не е създадена все още, изберете място на Вашия диск, където желаете тя да бъде разположена и натиснете бутона "Make New Folder" (или "Създай нова папка", ако операционната Ви система е с български интерфейс). Ще бъде създадена нова папка, чието име първоначално ще бъде нещо от сорта на "New Folder". Преди да направите каквото и да е друго действие, впишете името на новата директория и натиснете бутона за потвърждение на избора. След като потвърдите избора на новата директория, диалоговият прозорец ще се затвори, а на екрана ще се вижда отново екрана за вход в програмата. Този път, обаче, в списъка на последно използваните бази данни ще бъде добавен и пътя към новата база. Обърнете внимание, че към този момент самата база данни все още не е създадена - това ще се случи едва, когато инструктирате StoreHouse PRO, че това е активната база данни и програмата се опита да я зареди.

Публикувано изображение

Както можете да видите от изображението по-горе, в таблицата "последно използвани бази данни" се появи още един ред - този, който съдържа пътя към току що избраната директория. За да заредим базата данни е необходимо да я направим активна. За целта чукнете с мишката върху падащото списъчно поле "активна база данни в директория" и изберете пътя към новата база. Програмата ще Ви попита, дали потвърждавате промяната на активната база данни. За да продължите, отговорете утвърдително.

Публикувано изображение


Това, което ще се случи оттук нататък зависи от съдържанието на новоизбраната папката. Възможните варианти са следните:
  • Ако в папката на новоизбраната база данни вече съществува база данни на StoreHouse PRO и нейният формат съвпада с версията на програмата, продуктът само ще замени съдържанието на полето за активна база данни, ще зареди новата база данни и ще очаква от Вас да изберете своето потребителско име от списъка. След като въведете и своята парола, ще се покаже началният работен екран на StoreHouse PRO. С това единствено действие на практика се изчерпва превключването от една съществуваща база данни - към друга, т.е. това е действието, което ще трябва да изпълнявате, за да промените базата данни, с която желаете да работите в случаите, в които вече имате две или повече добавени бази данни, между които се налага да превключвате от време навреме.
  • Ако в папката на новоизбраната база данни съществува база данни на StoreHouse PRO, но нейният формат е по-нов от версията на StoreHouse, ще получите съобщение, че базата данни е създадена от по-нова версия на StoreHouse и е необходимо да първо да актуализирате продукта, като инсталирате най-новата му версия (или поне такава, която е съвместима с формата на базата данни). Едновременно с това автоматично ще бъде възстановена предишната избрана активна база данни.
  • Ако в папката на новоизбраната база данни съществува база данни на StoreHouse PRO, но нейният формат е по-стар от версията на програмата, продуктът ще прекрати своята работа, а при следващото му стартиране ще се изпълни процедура по преструктуриране на данните към по-новия формат, т.е. те ще бъдат предварително приведени в състояние на съвместимост с инсталираната версия на програмата, преди да могат да бъдат използвани за каквото и да е.
  • Ако в папката не съществува база данни на StoreHouse PRO, програмата ще Ви информира, че е необходимо да прекрати своята работа, а при следващото стартиране на StoreHouse PRO, базата данни ще бъде създадена.

Тук ще разгледаме само четвъртия вариант, тъй като останалите три не предполагат никакви допълнителни действия от страна на потребителя, които да изискват особено разясняване. И така, приемаме, че в новоизбраната активна база данни (или по-точно активна директория за база данни) все още не съществуват никакви данни, затова програмата ни информира със съобщение, което гласи, че за да бъде заредена новата база, програмата първо ще прекрати своята работа и е необходимо да я стартирате повторно. Потвърдете това действие.

Публикувано изображение

При следващото стартиране, програмата първо ще провери къде трябва да търси своята база данни, а след като получи тази информация, тя ще провери, дали в указания път съществува нейна база данни. В случая такава все още не съществува, затова ще получите приветствено съобщение (като на изображението по-горе) и ще бъдете информирани, че преди да започнете работа с програмата е необходимо да създадете нова база данни или да заредите съществуваща. Ще Ви бъде предложено да стартирате мениджъра за управление на бази данни. Потвърдете това действие. Мениджъра за управление на бази данни изглежда по следния начин:

Публикувано изображение Публикувано изображение

Тук пред Вас се откриват няколко възможни действия, които се активират чрез натискане на съответните бутони, показани на изображението по-горе. Ще ги обясним едно по едно:
  • Създаване на нова база данни - това е бутонът, който трябва да натиснете, за да създадете нова празна база данни. При натискането му ще се покаже контекстно меню с две възможни команди:

    - Създаване на база данни в пътя по подразбиране - стартирайте тази команда, за да накарате програмата да създаде нова празна база данни в директорията, която преди това добавихте към списъка и активирахте.

    - Създаване в друга директория - ако стартирате тази команда, програмата отново ще покаже диалоговия прозорец за избор на папка, в която желаете да се създаде базата данни. След като изберете друга папка, програмата ще замени текущата активна база данни с тази, която ще изберете тук. В този конкретен случай това действие ще е излишно, тъй като ние току що сме избрали папката, в която желаем да се намира базата данни, ето защо не се налага да избираме друга. От друга страна, ако имаме активна база данни в една директория, която искаме да премахнем от списъка, но едновременно с това да изберем друга база данни - в друга директория, това е най-бързият начин.
  • Зареждане на съществуваща база данни - натискането на този бутон ще доведе по показване на познатия Ви екран за избор на директория. Чрез него можете да посочите папка, в която вече съществува база данни на StoreHouse PRO. Обърнете внимание, че тук наистина програмата очаква базата данни да съществува в избрания път, иначе ще получите съобщение за грешка.
  • Възстановяване от архивно копие - имаме избрана активна директория за база данни, в която обаче все още няма създадена база данни. Ако вместо да създаваме нова празна база данни, желаем да възстановим данните от архив на StoreHouse PRO в тази директория, тогава това е бутонът, който трябва да бъде натиснат от потребителя.
За целите на текущата статия ще приемем, че се желае създаването на нова празна база данни в пътя, който е избран като активна директория, т.е. това е пътят по подразбиране в момента. Затова натиснете бутона "създаване на нова база данни" и от менюто кликнете върху командата "създаване на база данни в пътя по подразбиране...". Програмата ще изведе съобщение, че базата данни е създадена успешно и ще Ви попита, дали желаете да я заредите. Ако отговорите утвърдително, ще получите още едно съобщение, че програмата е създала автоматично потребителския акаунт "admin" с парола "123". Използвайте тези данни за вход в новата база данни (но помнете, че е добре да ги промените по-късно).

След като вече имаме още една бази данни, логично възниква и въпросът, как да превключим към старата база, когато това се наложи? Вероятно от написаното по-горе вече е станало ясно, че превключването от една база данни - към друга, е наистина проста процедура, която се изразява единствено в промяна на избрания път в падащото списъчно поле "активна база данни в директория" (от екрана за вход в програмата). Да, това е всичко, което трябва да направите! Но понеже този екран по принцип се показва само при стартиране на програмата, следователно, за да го видите, първо трябва да спрете и стартирате отново StoreHouse PRO. За да не се налага да извършвате това действие, в менюто "Система" е добавена командата "Изход и избор на друга база данни". Ако стартирате тази команда, програмата ще Ви покаже екрана за вход в StoreHouse PRO без да прекратява своята работа, а за Вас ще остане единствено да изберете базата данни, която желаете да заредите в продукта.

Други препоръки и настройки, свързани с работата с повече от една база данни

Първото и най-важно условие за работа с повече от една база данни в StoreHouse PRO, е да не сте забранили използването на потребителски сметки (акаунти), т.е. входът на потребителите в програмата трябва винаги да става чрез въвеждане на име и парола. Активирането на такава забрана ще доведе до това, че при своето стартиране, програмата няма да показва екрана за въвеждане на име и парола, а вместо това директно ще зарежда последната използвана база данни. Това на практика означава, че няма да имате възможност за бърз избор на някоя от другите Ви бази данни и ще се наложи да ги избирате по по-бавен начин - чрез мениджъра за управление на бази данни. И така, за всяка от базите, които смятате да използвате по този начин се уверете, че в менюто "Администриране", пред опцията "Не използвай потребителски сметки" няма поставена отметка. Ако има - премахнете я.

Добре е да прецените внимателно, къде желаете програмата да създава архивните копия на базите данни. По подразбиране StoreHouse PRO създава всички архиви в една папка - обикновено това е папката с документи на потребителя (освен, ако не сте задали друга настройка). Тъй като няма друг начин, по който да разберете кой архив на коя база данни е, програмата ще добавя суфикс в края на името на архивния файл, който представлява името на поддиректорията, в която се е намирала архивираната база данни по време на архивирането.
Например, ако имаме две бази данни в следните папки: "D:\storehouse\firma1" и "D:\storehouse\firma2", техните архиви (създадени в 17:40 ч. на 24.05.2012 г.) ще изглеждат по следния начин: "SH20120524174000-FIRMA1.BZ2" и "SH20120524174000-FIRMA2.BZ2". Сега вече става ясно, защо по-горе Ви предупредихме да не разполагате отделните бази данни в поддиректории с едно и също име - това ефективно ще доведе до невъзможност да разграничите принадлежността на архивите, защото техните суфикси биха били еднакви за бази данни, които са разположени в следните примерни пътища: "C:\Program Files (x86)\ITSS\StoreHouse" и "D:\storehouse". Тук е мястото да споменем, че програмата предлага възможност архивирането да става и в папката, в която се намира базата данни, вместо в една обща папка за всички архиви. Обмислете и този вариант, особено, ако имате много бази данни и се опасявате, че можете да изпитате затруднения при идентифицирането на принадлежността на архивите им. Разбира се, това също има своите недостатъци, тъй като архивите Ви ще бъдат разпилени в повече папки и съществува реална опасност да пропуснете да ги архивирате на друг носител при евентуално преинсталиране на операционната система. Вероятно, оптималното решение е да организирате разположението на базите данни така, че всички те да са в поддиректории на една главна директория, а архивите да се създават в поддиректорията на базата данни. Това едновременно ще Ви осигури по-висока степен на надеждност за данните Ви при преинсталиране на Windows, а също така и ще елиминира потенциалните затруднения при идентифицирането на архивите. Все пак, изборът тук остава за Вас.

Друго, което трябва да имате предвид е, че настройките, които са означени като "предпочитания на потребителя" ще важат за всяка от базите данни, с които смятате да работите. Ако имате бази данни, за които смятате да използвате коренно различни потребителски настройки, може би ще е по-добра идея да си създадете втори потребителски акаунт в Windows, от името на който да работите с такива бази данни. Алтернативата на това е да всеки път да променяте нужните настройки, ако това е необходимо. Вие преценете сами, кое от двете решения е по-подходящо за Вашия случай. От друга страна, настройките, които са означени като "глобални" важат за конкретната база данни, т.е. те се четат и записват само в базата данни, с която работите в момента.

В случай, че смятате да издавате документи като фактури, гаранционни карти и т.н. с фирмено лого от две или повече различни бази данни - всяка от които на различна фирма, уверете се, че сте указали на програмата да търси файлът с лого в папката на базата данни, а не да използва един файл с лого за всяка от фирмите. Не бихте желали да издадете фактура чрез фирма Х, на която е отпечатано фирменото лого на фирма Y, нали?

И накрая, още една препоръка, отново във връзка с горния абзац - често за автоматичното попълване на името на лицето, което е съставило документите се активира настройката за последна въведена стойност. Това може да е удобно при положение, че желаете върху фактурите Ви да се отпечатва едно и също име, независимо от реалния потребител, който създава документа, но при работа с няколко бази данни на различни фирми може да се окаже потенциален проблем, тъй като последната въведена стойност може да е името на лице, което е служител на едната фирма, но не е служител на другата. По тази причина, може би е по-удачно да използвате опцията за автоматично попълване на името на оператора, който съставя документа (това, разбира се, означава, че за този потребител трябва да сте въвели името и фамилията в модул "Потребители и права за достъп").

С това приключихме основните моменти при работата с две или повече бази данни в StoreHouse PRO. Ако имате допълнителни въпроси по тази тема, използвайте форума, за да ги зададете.






0 Коментар(а)
Ако имате коментар или предложениe към съдържанието на тази статия, публикувайте го тук (необходима Ви е безплатна регистрация във форума).