Прехвърляне към съдържание


Как да започнем работа със StoreHouse LITE в 10 бързи стъпки


Поводът за написването на тази кратка статия са някои периодично задавани въпроси относно фундаментални моменти в работата с продукта StoreHouse LITE. Тъй като разбираме добре, че не всеки е ползвал подобен софтуер (или е ползвал продукт с по-различна концепция) и е напълно нормално да възникнат определени въпроси или неясноти в процеса на разучаване, затова тук ще се опитаме да синтезираме в няколко стъпки онова, което иначе е достъпно в много по-големи детайли чрез помощната документация на програмата.

Как да започнем работа със StoreHouse LITE в 10 бързи стъпки

Информацията в настоящата статия ще бъде представена под формата на номериран списък от стъпки, които трябва да се изпълняват в указания ред. Разбира се, прочитането само на тази статия няма да е напълно достатъчно, затова към всяка от стъпките има и препратка към част от ръководството, която обяснява в подробности разглеждания въпрос. За по-пълно навлизане в материята сме осигурили за Вас голям масив от ръководства, видеоматериали и дискусионна част във форума. Приканваме Ви да им обърнете внимание.

И така, нека съкратим информацията до най-същественото:
  • Инсталирайте StoreHouse LITE на Вашия компютър. Необходимо е да разполагате с необходимите права за достъп до съответния компютър, за да извършите инсталацията. Ако не разполагате с такива права, помолете Вашия системен администратор да направи това вместо Вас.
  • Уверете се, че регионалните настройки на Вашия компютър са български, в т.ч. формата на датата и езиковите настройки на интерфейса. Стартирайте програмата - ако вместо надписи на кирилица в менютата и бутоните, виждате нещо различно (т.нар. "маймунки" или "йероглифи"), значи не сте задали правилните регионални настройки. Прочетете инструкциите за правилното конфигуриране на регионалните и езикови настройки на Вашата система.
  • Въведете данните на Вашата фирма. Това са данните, които ще се отпечатват в документите, които ще издавате. На базата на информацията, въведена тук, програмата ще взима и решения, които са свързани с начисляването и обработката на ДДС. Затова, ако сте регистрирани по ЗДДС, уверете се, че сте поставили отметка пред съответната опция. Дори и фирмата Ви да не е регистрирана по ЗДДС, уверете се, че не сте променили неволно ставката по ДДС, която трябва да е в размер на 20% (това е и стойността й по подразбиране). Въвеждането на тези данни се извършва чрез менюто "Номенклатури" - "Данни на фирмата".
  • Стартирайте модул "Групи" и създайте поне една група, с която да асоциирате Вашите артикули. Всеки артикул задължително се асоциира с една група. Разбира се, препоръчително е да създадете една доста по-комплексна структура от групи и подгрупи, която да работи за Вас и Вашето удобство при изготвяне на отчети и филтриране на данни, но тъй като можете да я развиете и по-късно, нека засега се ограничим да абсолютния минимум, с който да започнете.
  • Влезте в модул "Стоки", за да създадете първите си артикули. Те могат да бъдат обикновени стоки или материали, които доставяте от друга фирма и препродавате, или пък влагате в някакъв вид производство, но могат да бъдат и по-сложни номенклатури на изделия или услуги, в чийто състав се включват един или повече видове материали.

    Създавайки артикулите, винаги имайте предвид следните правила:

    - всеки артикул трябва да има уникален номенклатурен номер (код), който го отличава от останалите артикули;
    - всеки артикул се асоциира с точно една група, която трябва да е създадена предварително (макар, че е възможно това да става и по време на създаването на артикула, но тази тема е извън обхвата на настоящата статия);
    - всеки артикул има точно една мерна единица, по която се отчита неговата наличност в склада. Мерните единици се избират от списъчното поле "основна мярка". Ако в списъчното поле не откривате желаната мярка, въведете я ръчно - след съхраняването на артикул с тази мярка, тя се запомня автоматично и следващият път ще е достъпна за бърз избор от списъка;
    - полето "текуща наличност" е информативно!!! Не можете да въвеждате или променяте наличностите чрез него - то само показва информация за текущата наличност, която първоначално ще е нула. По-долу ще обясним как точно се въвеждат началните наличности;
    - полето за "минимална наличност" се използва само за въвеждане на количеството, под което не желаете да пада наличността на тази стока (това кореспондира директно с една от справките в програмата). Затова не въвеждайте началните наличности и тук.
    - като правило всички единични цени (независимо дали доставни или продажни) следва да се въвеждат единствено без ДДС;
    - избягвайте да променяте ръчно стойността на полетата "себестойност" и "посл. доставна цена", тъй като двете полета се преизчисляват и актуализират автоматично от програмата при извършване на определени операции (доставки, производство и т.н.)
    - ако сте създали определен артикул грешно, по-добре е да го редактирате, за да отстраните грешката, отколкото да го изтривате. Във всеки случай, артикули, които имат наличност или участват в операция, не могат да бъдат изтривани. Програмата няма да го позволи, затова в такива случаи е достатъчно просто да скриете артикула.
  • След като сте създали известен брой артикули, с които смятате да започнете да работите, време да въведете и началните наличности, които вече имате в склада. Начините за това обикновено са два - чрез ревизионна операция или чрез фиктивна доставка (или друг вид операция, която увеличава наличността). Според нас, по-правилен е първият начин. Влезте в модул "Ревизии" и създайте нов инвентаризационен документ. На екрана ще се появят артикулите, които сте дефинирали до момента - тяхната наличност засега ще е нула. Преминете през всеки един от тях и въведете предварително преброеното количество от всяка стока и неговата себестойност (без ДДС). Запишете инвентаризационната операция с днешна дата - наличностите в склада ще се актуализират автоматично. От този момент, вече имате някаква база, от която можете да започнете, но запомнете, че не е желателно след това да въвеждате операции с дата, която е по-ранна от датата на последната извършена инвентаризация.
  • Сега вече можете да създадете и номенклатурата на контрагентите (клиентите и доставчиците), с които работите най-често. Въведете поне по един доставчик или клиент в модул "Контрагенти". Създавайки записи за Вашите контрагенти, обърнете специално внимание на информацията, която записвате за тях - част от нея ще се използва за съставянето на фактури и др. видове документи, така че програмата ще очаква данните да са въведени коректно. Разбира се, винаги можете да ги промените или допълните по-късно, но не е добра идея да въвеждате произволно, набързо и хаотично тези данни. Обърнете внимание също и на опциите, които се отнасят до регистрацията по ЗДДС на контрагентите. Това е особено важно за тези от тях, които са Ваши доставчици, тъй като когато програмата установи, че определен доставчик е регистриран по ЗДДС, тя вече "знае", че трябва да начислява автоматично размера на данъка, който е дължим при отразяване на доставки от този контрагент. Не е задължително да въвеждате предварително цялата номенклатура на контрагентите - можете да я допълвате по-късно, включително и по време на съставяне на операции в други модули на програмата.
  • Ако дейността Ви е свързана и с приемане на плащания по банков път, необходимо е да въведете информацията за Вашите банкови сметки в програмата. Можете да направите това от менюто "Номенклатури" - "Банки". Ако имате повече от една банкова сметка, уверете се, че тази, по която получавате плащания най-често, е означена като сметка по подразбиране (това ще позволи на програмата да я избира автоматично, когато посочите, че плащането не е в брой, следователно ще ускори взаимодействието Ви с продукта). Банковите сметки ще се отпечатват във фактурите, които издавате на Ваши клиенти, които са избрали да платят по банков път. Разбира се, можете да въведете или допълните тази информация и по-късно.
  • След като сте стигнали дотук, вече можете да започнете да отразявате и други видове операции, като: доставки, продажби, производство и т.н. Всяка от тези операции увеличава или намалява наличността на артикулите. Тук няма да се спираме в детайли на тези модули и операции, тъй като за тях е необходимо да прочетете съответната част от ръководството за работа с продукта. Все пак, ще дадем няколко общи насоки: винаги въвеждайте операциите в техния естествен хронологичен ред: приходните операции предхождат разходните, т.е. не въвеждайте продажбата на нещо, което все още не сте отразили като доставено (или произведено, ако го произвеждате Вие). Препоръчваме Ви да започвате всяка операция с избор на контрагента. Така ще позволите на програмата да съобразява своите изчисления, както и определени действия, с типа на избрания контрагент и неговите особености.
  • Отделете достатъчно време, за да разучите различните настройки на програмата и тяхното предназначение. Оптималният комфорт, ефективност и бързина на работа с продукта са възможни единствено при умело настройване на поведението на програмата.
Най-много от всичко Ви препоръчваме да инвестирате време в прочитане на цялата помощна документация на продукта StoreHouse и в разглеждането на видеодемонстрационните материали. Непознаването на естеството, начина на работа с продукта и неговите възможности, би бил сериозен демотивиращ фактор и може да Ви донесе неприятности, поводи за недоволство и загубеното време, а ние не желаем това да се случва (както вярваме, че не го желаете и Вие, ако държите на своя бизнес и цените своето време).

Е, след като илюстрирахме максимално накратко един процес, който иначе няма как да отнеме 5-10 минути, уверени сме, че сме Ви дали необходимата основа и базово разбиране за продукта StoreHouse LITE, което пък от своя страна ще Ви позволи да се задълбочите и съсредоточите в опознаването на програмата.

Какво следва оттук нататък? Регистрирайте се безплатно в нашия форум и използвайте огромната налична база от въпроси и отговори на други потребители, за да разрешите въпросите, които несъмнено ще възникват у Вас в процеса на работа. Ако не успявате да намерите отговор на своя въпрос, просто го задайте във форума и ние с радост ще Ви отговорим.

Продуктът StoreHouse LITE има и платена версия - StoreHouse PRO. В нея ще имате достъп до още по-голям набор от инструменти, справки, улеснения и възможности за персонализиране на поведението на програмата, а също и право за получаване на техническа поддръжка. Ако прецените, че имате нужда от тях, можете да заявите своя лиценз по всяко време, директно от нашия уебсайт.

Успех!




0 Коментар(а)
Ако имате коментар или предложениe към съдържанието на тази статия, публикувайте го тук (необходима Ви е безплатна регистрация във форума).