Jump to content

Контрагенти

Създаване на номенклатура на клиентите и доставчиците

Създаване на нов клиент или доставчик
Промяна на данните на контрагент
Въвеждане на специални реквизити на артикули за избран контрагент
Бързи справки за избран контрагент


StoreHouse PRO поддържа каталог на Вашите клиенти и доставчици с цялата информация, която ще Ви е необходима за издаването на първични и други счетоводни документи, за контакт с контрагентите, както и някои други по-специфични данни и настройки, свързани с договорените Ви отношения с партньорите, на които продавате или от които доставяте стоки.

Модулът Ви дава възможност да създавате и променяте клиенти и доставчици, да правите бързи справки за тях, както и да въвеждате някои видове специални реквизити на стоките, които са обвързани с конкретен контрагент (примерно специални цени или специални отстъпки). Чрез този модул можете да зададете и договорените срокове за отсрочено плащане, предпочитаните начини за разплащане с контрагента и т.н.

Влезте в модула чрез чукване върху иконата "Контрагенти" от лентата с инструменти.

 

Контрагенти - клиенти и доставчици

 

Създаване на нов клиент или доставчик

Клиенти и доставчици можете да създавате както директно в модул "Контрагенти", така и чрез екрана за избор на клиент или доставчик в части на програмата, които изискват посочването на контрагент (например: продажби, доставки, заявки, оферти или гаранционни карти). В това ръководство ще разгледаме начина на създаване на контрагент чрез функциите на модула.

За да създадете нов контрагент директно в модула чукнете бутона "Нов контрагент" (или клавиша F5 от клавиатурата). Програмата ще покаже диалогов прозорец, в който можете да въведете информацията за новия клиент или доставчик.

 

Създаване и редактиране на контрагент

Основните данни на контрагента могат да бъдат и автоматично извлечени от Интернет. За да въведете или актуализирате данните на клиент или доставчик от Интернет, натиснете бутона Извличане на данни на доставчик или клиент от Интернет. Програмата ще покаже диалогов прозорец, в който да въведете БУЛСТАТ или ДДС номер на търсения контрагент.

Извличане на данни на клиент или доставчик от Интернет

След въвеждане на търсения номер натиснете клавиша ENTER - програмата ще извърши търсене в онлайн масивите с фирмени данни. Ако бъдат открити данни, съвпадащи с въведения от Вас номер, програмата ще ги покаже на екрана и ще Ви попита, дали желаете да ги въведе. При потвърждение извлечената информация ще бъде автоматично попълнена в екрана с данни на контрагента.

Забележка: Функцията за извличане на фирмени данни от Интернет изисква активен абонамент за поддръжка. При първото й стартиране може да бъдете помолени да въведете своя абонаментен ключ. Актуалният Ви абонаментен ключ можете да вземете от страницата "Поддръжка" в нашия уебсайт (необходимо е да сте влезли с клиентското си име и парола). 

Основни данни на контрагента

  • Наименование на фирмата или лицето - тук, както става ясно и от самото име на полето, трябва да се въведе наименованието на контрагента, бил той фирма или физическо лице. Това поле е задължително.
  • Клиент - поставете отметка пред това поле, ако желаете този контрагент да се появява в списъците на клиентите.
  • Доставчик - поставете отметка пред това поле, ако желаете този контрагент да се появява в списъците на доставчиците.
  • Населено място - въведете населеното място по данъчна регистрация на юридическото или физическото лице, т.е. мястото, което трябва да се изписва върху фактурите.
  • Данъчен адрес - адрес по данъчна регистрация или по лична карта (ако е физическо лице).
  • Идент. № ( ЕИК / БУЛСТАТ / ЕГН) - въведете идентификационния номер на фирмата (ЕИК, БУЛСТАТ) или ЕГН, ако е физическо лице. Тук НЕ се въвежда ДДС номер!
  • Регистрирана по ЗДДС - от изключително значение е да поставите отметка пред тази опция, ако фирмата регистрирана по ЗДДС и е Ваш доставчик. На базата на тази информация програмата ще взима решение за това, дали и как да начислява ДДС в операциите по доставка, които извършвате с този доставчик. При поставяне на отметка пред тази опция, програмата автоматично ще попълни ДДС номера в съседното поле като вземе вече въведения ЕИК и добави към него представка "BG" (информация, която можете да промените и ръчно, ако е необходимо)
  • ИН по ЗДДС - тук въведете идентификационния номер по ДДС на лицето, ако то е регистрирано по Закона за ДДС. Както вече беше разяснено, програмата автоматично ще попълва това поле с информацията, въведена преди това в полето "Идент. № / ЕИК / ЕГН", като към нея ще добави представка "BG". В случай, че промените ръчно полето за Булстат, програмата отново ще актуализира и полето за ИН по ЗДДС. Обратното обаче не е в сила - промяната на ДДС номера не води до промяна на ЕИК/Булстат на фирмата и това е така, защото ръчна манипулация на това поле се налага обикновено са в случаите, при които Булстатът на контрагента е 13-цифрен,вместо 9-цифрен. Тогава ИН по ЗДДС се променя така, че да включва само първите 9 цифри.
  • МОЛ - въпреки, че във фактурите отдавна не е задължително да се посочва материално отговорното лице, тази опция е оставена за съвместимост и попълването й не е задължително. Все пак, ако разполагате с нея, запишете я. В документите за доставка и продажба, програмата може да използва стойността на полето МОЛ, за да попълва автоматично - за Ваше улеснение - името на лицето, което е предало или получило стоките от страна на доставчика / клиента, ако не сте задали друга стойност.
  • Лице за контакт - това обикновено е името на лицето, което ще се отпечатва върху документите, които издавате на Вашия клиент или пък името на лицето, с което контактувате, когато се наложи някаква форма на комуникация с този контрагент.
  • Телефони за контакт - използвайте това поле, за да запишете телефоните, на които можете да се свързвате с контрагента.
  • Факс - ако разполагате с номера на неговия факс.
  • E-mail - при необходимост от размяна на съобщения по електронна поща, можете да запишете адреса тук.
  • Предпочитан начин на плащане - изберете една от четирите възможности: в брой; с платежно нареждане; наложен платеж чрез пощенски паричен превод или с карта. По подразбиране програмата ще избере начина на плащане, който сте определили като предпочитан в настройките на модула. При съставяне на продажби към този клиент програмата автоматично ще съобразява зададеното тук предпочитание и ще го прилага върху всяка продажба към клиента.
     

    Забележка: Начинът на плащане, който програмата ще Ви предлага автоматично при създаване на нов клиент зависи от опцията, която е избрана в настройките на модула. Можете да я достъпите чрез бутона за "Настройки" (Настройки -> "Начин на плащане по подразбиране за нови клиенти"). Препоръчително е да изберете предпочитаният от Вас начин на плащане (този, който планирате да приемате най-често), за да не се налага да го задавате за при създаването на всеки нов клиент.

     
  • Договорена търговска отстъпка (%) - Ако с клиента сте договорили фиксирана процентна отстъпка за всяка продажба, добре е да я въведете тук. По този начин програмата ще я въвежда автоматично във всяка продажба, която извършвате към този клиент, което ще намали възможността за операторска грешка.
  • Срок за отложено плащане (отсрочка в дни) - позволява на потребителите на StoreHouse PRO да въведат договорен с клиента срок за отложено плащане (в дни). Програмата автоматично ще изчислява падежа на бъдещото издължаване при съставяне на продажби към такъв клиент.
  • Тип цена, по която купува като клиент - потребителите на PRO версията могат предварително да изберат по кой тип цена ще продават на този клиент и програмата ще я предлага автоматично всеки път, когато извършвате нова продажба към този клиент. За избор на типа цена натиснете бутона под етикета "Тип цена, по която купува като клиент". Ще се покаже меню за избор на предпочитания тип цена. Възможностите са: продажна цена #1, продажна цена #2, специална цена (ако не е зададена - по продажна цена #1), специална цена (ако не е зададена - по продажна цена #2), последна продажна цена (ако няма - по цена #1), последна продажна цена (ако няма - по цена #2), себестойност, последна доставна цена и накрая цена, която е въведена ръчно в момента на продажбата.
  • Забележки - тук можете да въведете всичко, за което не сте намерили подходящо място в по-горните полета. Съдържанието на полето за забележки също се взима предвид при извършване на търсене на контрагент, така че това е удобен начин за въвеждане на някакви ключови думи и характеристики на клиента, които бихте желали да можете да откривате бързо.
  • Превозвач - тук можете да впишете името на лице, на куриер или регистрационния номер на превозно средство. При продажби към този клиент програмата автоматично ще въвежда тази стойност като превозвач в допълнителните данни към продажбата. Впоследствие можете да правите справки по този параметър чрез филтъра на справката за продажби по артикули.
  • Не показвай в списъците - ако поставите отметка пред това поле, контрагентът ще бъде скрит и вече няма да се показва в списъка с останалите контрагенти, освен ако изрично не разрешите показването на такива контрагенти в настройките на програмата.


От изброените дотук полета, задължително за попълване е само полето за наименование на контрагента, както и избора на това, дали лицето е доставчик и/или клиент. Имайте предвид, че за издаването на фактура се изисква да са попълнени и някои други реквизити и програмата ще настоява да ги попълните, ако желаете да издадете фактура на клиента.


Допълнителни данни

 

Те се показват в отделен прозорец при натискане на бутона "Допълнителни данни". Реквизитите, които се поддържат са:

  • Наименование на банката - това е наименованието на банката на контрагента.
  • IBAN - ако имате плащания към този контрагент, тук можете да впишете номера на неговата сметка.
  • BIC код на банката - впишете кода на банката на контрагента.
  • Клон | адрес на банката - това поле е само информативно и не е задължително да го попълвате. То няма да се отпечатва в документите.
  • Наименование на фирмата на латиница - използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
  • Населено място на латиница - използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
  • Данъчен адрес на латиница - използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
  • МОЛ на латиница - използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
  • Уеб страница - ако контрагентът има уеб страница и тази информация е важна за Вас, използвайте това поле, за да я съхраните.


След като сте приключили с попълването на данните на клиента, натиснете ENTER за потвърждение - диалоговият прозорец ще се затвори и в списъка с останалите контрагенти ще се появи нов запис, съдържащ данните, въведени от Вас.

Ако евентуално сте пропуснали да попълните някаква важна информация, програмата ще поиска от Вас да я въведете, преди да можете да съхраните новия запис. Ако е активирана опцията за автоматична проверка на въведените ЕИК, ЕГН и ИН по ЗДДС и програмата установи, че въведеният Булстат или ДДС номер (или ЕГН) не са валидни български номера от този тип (проверката се извършва по алгоритъм, а не онлайн), ще получите предупреждение и ще можете да отстраните грешката преди да запазите данните. Подобно предупреждение може да бъде игнорирано, но това по принцип не се препоръчва, освен в случаите, в които става дума за лица, които не са от България и нямат валидни идентификационни данни, които да преминават проверка по същия алгоритъм.

В случай, че програмата установи, че вече има въведен контрагент с този идентификационен или ДДС номер, също ще получите предупреждение, което ще сте в състояние да игнорирате. Все пак, освен ако наистина не желаете да имате контрагент със същите идентификационни номера, може би е добре да не игнорирате това съобщение - вероятно вече сте работили с този клиент или доставчик в миналото и е по-добре да не създавате нов запис за същия контрагент.

 

Промяна на данните на контрагент

Можете да променяте и допълвате информацията за контрагентите по всяко време. За да промените контрагент трябва да го изберете от списъка с клиентите и доставчиците и да чукнете бутона "Промяна" (или двукратно върху самия ред с избрания контрагент).

ℹ️

При наличие на множество контрагенти не е никак практично да разглеждате целия списък, за да намерите нужния запис. Препоръчваме да използвате функцията за търсене, в която можете да въведете произволна част от името или друг характерен текстов реквизит на контрагента (примерно Булстат, имейл или името на МОЛ и т.н.). Програмата ще покаже всички записи, които съдържат въведената от Вас поредица от символи.

След като чукнете двукратно с мишката върху вече намерения запис, програмата ще покаже познатия Ви екран за въвеждане на данните на контрагента. Направете необходимите промени и натиснете ENTER за да ги съхраните в базата данни.

 

Изтриваване/Скриване на контрагент

Контрагентите, подобно на стоките, могат да бъдат изтривани само в случаите, при които са били създадени по погрешка и с тях не са извършвани каквито и да е операции, нито пък участват в каквито и да е документи. Функцията за изтриване на контрагент е достъпна чрез менюто, което се полявава при натискането на бутона "Още действия", както и чрез бутона DEL на Вашата клавиатура.

‼️Ако при опит за изтриване на контрагент получите съобщение, че не може да бъде изтрит, тъй като участва в операция, можете вместо това да го направите скрит, така че да не се появява в списъците с другите Ви клиенти и доставчици. Това става чрез поставяне на отметка пред опцията "Не показвай в списъците" (в екрана за редакция на данните на контрагента).

 

Въвеждане на специални реквизити на артикули за избран контрагент

PRO версията на StoreHouse позволява въвеждането на специални номенклатурни кодове, специални продажни цени и специални отсъпки за артикули по контрагенти. Функцията за въвеждането на тези данни е достъпна по няколко различни начина, в т.ч. и чрез модула за управление на контрагентите.

Стартирането на екрана за преглед и промяна на тези специални реквизити става чрез натискане на бутона "Още действия" и избор на една от следните три команди:

  • Справка за допълнителните номенклатурни кодове по артикули
  • Справка за специалните търговски отстъпки по артикули
  • Справка за специалните цени по артикули

Необходимо е предварително да сте избрали контрагента, за който желаете да прегледате или измените въведените специални реквизити. Алтернативен начин за достъпване на същите функции е чрез командите в менюто "Операции", както и чрез бутоните в екрана за преглед и промяна на данните на контрагента.

Специалните кодове, цени и отстъпки са реквизити на артикулите, които се прилагат най-вече при извършване на продажба към контрагента, за който се отнасят. Специалните кодове обаче имат приложение и при изготвянето на заявки към доставчици, позволявайки отпечатването на документи с номенклатурни кодове, които отговарят на номенклатурата на доставчика (а при продажба - на номенклатурата на клиента), вместо да отпечатват Вашите собствени кодове на артикулите. Някои фирми имат изискване към доставчиците си, в документите за продажба, които им се издават, да са отбелязани номенклатурните кодове по собствената им номенклатура (обикновено такава практика имат големите вериги от магазини).

Екранът за манипулиране на тези данни позволява ръчното добавяне, промяна или изтриване на данни за един или повече артикули (чрез избор от списъка с артикули), но също и импорт на голямо количество данни наведнъж - от CSV файл, който е предварително подготвен в програма като MS Excel.

Контрагенти - специални реквизити

Контрагенти - специални реквизити

На изображенията по-горе е показан примерен набор от въведени специални търговски отстъпки за избран контрагент, както и списък със специални (допълнителни) номенклатурни кодове на избрани артикули към множество различни контрагенти.

Забележка: Специалните реквизити могат да бъдат въвеждани и чрез екрана за редактиране на артикули (в модул "Стоки"). Разликата е в това, че докато тук начинът на въвеждане е по-подходящ за последователно въвеждане на данни за множество артикули при един избран контрагент, в модул "Стоки" логиката на процедурата е обърната наобратно - при нея фокусът е върху последователното въвеждане на специални кодове, цени и отстъпки за множество контрагенти, при единичен избран артикул. 

 

Бързи справки за избран контрагент

Както на няколко други места в програмата, така и тук StoreHouse PRO поддържа възможност за извършване на няколко бързи справки, които не налагат излизане от модула. В конкретния случай това са: справка за задълженията; справка за доставките и справка за продажбите. Стартират чрез бутоните със следни изображения в модула: Настройки . Същите бутони и функции са на разположение и в екрана за редакция на контрагента.

Контрагенти - бързи справки

Макар да предоставят по-малко информация и възможности от пълните справки със същото предназначение, тези мини справки са бърз и много удобен начин за проследяване на определени действия, свързани с контрагент, от който се интересувате.

Можете да прецизирате началната и крайната дата на периода, за който се интересувате и да използвате функцията за търсене по ключова дума (част от кода или наименованието на артикула), така че да достигнете бързо и лесно до интересуващата Ви информация. В случай, че имате нужда от възможностите на пълните справки, можете да ги заредите по обичайния начин - от менюто "Справки".

 

<-- Към съдържанието



×
×
  • Create New...