Jump to content

Архивиране и възстановяване


Елизия Софтуер
  • Последна промяна:

Архивирането на данните е един от най-важните моменти при работата с програмата StoreHouse. За съжаление това е и един от най-пренебрегваните и подценявани аспекти от ежедневната работа с продукта. Ако Вие сте от онези потребители, които са убедени, че данните са най-ценното нещо в един компютър, моля, продължете да четете надолу - тази част от ръководството е за Вас.

Продуктът предлага възможност за архивиране на данните с компресия в два различни формата, които са свободно избираеми от потребителя - ZLib или BZip2 (последният е избран по подразбиране). Препоръчителният формат е BZip2, но ако предпочитате малко по-бързо архивиране за сметка на по-големи файлове, можете да изберете и ZLib.

Процесът по архивиране на данните се състои в изготвянето на пълен дубликат на базата данни, който в последствие се компресира, така че да не заема голямо пространство на диска на потребителя. Всичко това става автоматично, а за потребителя остава единствено ролята на инициатор на операцията "архивиране". Архивира се (респективно се възстановява) един единствен файл - базата данни с име "shouse.db".

Важно!

Архивите понастоящем не включват изображенията на артикулите и файловете с допълнителна информация за стоките, които се намират респективно в папките "Images" и "Files" и не са неразделна част от базата данни. Ако желаете да архивирате и тях, можете да създадете техни копия ръчно.
 

Архивиране на данните

За да архивирате базата данни, с която работите, трябва да направите следното:

От менюто "Система" чукнете върху "Създаване на ново архивно копие". Алтернативен и по-бърз вариант е да използвате бързия клавиш F11 от Вашата клавиатура, за да спестите време. При стартирането на операцията в долната част на прозореца на StoreHouse ще се появи прогресен индикатор, който ще Ви информира визуално за степента на завършване на задачата по архивирането на Вашите данни, както и кратки текстови пояснения за това, което се случва в момента.

Докато тече процеса на архивиране, можете да продължите да работите с програмата по обичайния начин. В зависимост от големината на Вашата база данни и нейното местонахождение, архивирането може да отнеме от една-две секунди до няколко минути.

След като стартирате процедурата по създаване на архива и той бъде създаден успешно, следващият екран, който ще видите е съобщението, че архивът е бил създаден (успешно). Ще бъде изписан и пътя към новосъздадения архив:

backup-ready.png

С това съобщение програмата Ви информира, че архивното копие на базата е било създадено в (примерната) директория C:\FIRMA 1\, под името "SH20211025135400-FIRMA 1". По окончанието на архивния файл можем да определим, че за архивирането е била използвана BZip2 компресия, за което съдим от разширението - BZ2. Ако вместо това в настройките на програмата е била избрана ZLib компресия, окончанието на файла щеше да бъде .Z.

Ако евентуално сте забранили на програмата да проверява автоматично валидността на създадените архиви (което не Ви съветваме да правите!), преди да покаже съобщението за готовия архив StoreHouse все пак ще Ви предложи да направите проверка:

backup-verify.png

Ако архивът има значение за Вас и не гледате на него като някакво досадно задължени при работата с програмата, уверете се, че сте разрешили извършването на автоматична проверка за валидността на създадените архиви. Това ще Ви спести допълнителното съобщение, изискващо Вашето внимание и действие, а пък и ще си осигурите спокойствието, че данните Ви са по-надеждно защитени.

Нека сега обърнем внимание на начина, по който програмата създава архивните файлове и върху това как да интерпретираме имената им. От примера по-горе става ясно, че програмата е създала нов файл с наименование SH20211025135400-FIRMA 1.BZ2. При всяко ново създаване на архивно копие обаче, името на този файл ще бъде различно. Това е така, защото при образуването на името на файла, програмата прилага схема, която по-късно ще Ви позволи лесно да разграничите един архив от друг.

Всеки архивен файл на StoreHouse се подчинява на следната схема на съставяне на името:

  • Името на файла започва с буквите SH (което е абревиатура от StoreHouse);
  • Файлът съдържа годината, месеца, деня, часа, минутите и секундите на създаване във следния формат: ГГГГММДДЧЧММСС, където:
     
  1. ГГГГ - отговаря на годината на създаване на архива (2021);
  2. ММ - отговаря на текущия месец (в случая 10);
  3. ДД - денят на създаване (25-и);
  4. ЧЧ - часът на създаване на архива (13 часа);
  5. ММ - това число представлява минутите (54);
  6. СС - и накрая - секундите (00).


С други думи, архивният файл в цитирания по-горе пример е създаден на 25.10.2021 г. в 13:54:00 ч.

Тъй като в StoreHouse PRO се поддържа работа с повече на брой бази данни, а същевременно на програмата може да е указано да създава всички архиви в една обща директория (за което ще стане дума по-надолу), при архивите на PRO версията се добавя и още един елемент - суфикс (наставка) с името на директорията, в която се намира архивираната в този архив база данни. В примерния случай по-горе базата данни се намира в папката FIRMA 1, затова и към името на файла се прикрепя наставка със същото съдържание.

И накрая - окончанието, с което завършва всеки архивен файл на програмата е или буквата Z (за архиви създадени във формата на ZLib компресора) или BZ2 (за архиви създадени във формат BZip2). Обърнете внимание, че архивите, които са създадени от StoreHouse PRO във формат ZLib не могат да се зареждат и преглеждат с нищо друго освен програмата, която ги е създала, така че не е желателно да се опитвате да ги отваряте с която и да е архивираща програма. От друга страна, архивите с окончание BZ2 могат да бъдат разархивирани и чрез други програми.

Вероятно някои от вас биха се запитали, защо след като името на файла съдържа датата и часа на създаване, датата е обърната така, че първо е годината, после месецът, а накрая - денят на създаване, вместо първо да е денят, а после месеца и годината. Отговорът на този въпрос е прост: както стана ясно, при всяко архивиране се създава нов файл с различно име. С други думи, ако приемем, че потребителят архивира данните веднъж дневно в продължение на една календарна година, в края на годината ще разполага с минимум 365 архивни файла в директорията, в която се съхраняват архивите. При лексикално сортиране в нарастващ порядък, това подреждане (година-месец-ден) позволява на файловия Ви мениджър да сортира правилно архивните файлове, така че те да бъдат подредени в хронологичен на създаването им ред. Ето защо най-отгоре ще бъдат подредени първите създадени от Вас архиви, а в края на списъка ще се намират последните. Това не би било така, ако се прилагаше схемата "ден-месец-година". Въпрос на удобство.

След като се запознахме с процедурата по архивиране на базата данни (която вярвам ще се съгласите - е безкрайно елементарна), сега нека нахвърлим още няколко завършващи щриха върху архивирането и да продължим нататък.

 

Настройки на StoreHouse за архивиране на Вашите данни

Всички настройки на програмата, свързани с архивирането на данните, са достъпни чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя и общи настройки".

settings-basic-backups.png

По подразбиране програмата ще създава архивните файлове в директорията, в която се намират Вашите потребителски документи (Documents, My Documents и т.н...). Възможно е обаче да укажете и различна директория, която може да се намира както на същия компютър, така и на съвсем различна машина. Това можете да направите чрез избор на опцията "в друга директория, избрана от потребителя", след което ще имате възможност да я посочите.

Съвет

Съветваме Ви да се регистрирате за някоя от многобройните облачни услуги за съхранение на файлове (като Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive) и да укажете на програмата да създава архивите в папката, която се синхронизира с тази облачна услуга. Така ще имате две копия на архивите - едно локално и едно на сървъра на облачната услуга.

Идеята да създавате и съхранявате архивите на базата данни само на устройството, върху който се намира и базата данни, дори и да е примамлива от гледна точка на простотата и ненатрапчивостта си, всъщност крие доста рискове. За илюстрация на проблема, нека приемем, че системата Ви е била станала жертва на хардуерен проблем (например дефектирал харддиск), хакерска атака или зараза. В този случай, ако приемем, че ефектът от едно подобно нещо би бил разрушителен за базата данни, то е редно да приемем, че същото се отнася и за архивните файлове, които се намират в същата директория или диск. Разбира се, едно от основните правила за създаване и съхраняване на архивни копия на данни гласи, че архивите се съхраняват на минимум две - физически отделни места, като едното може да бъде друг диск, споделена директория в мрежата или облачна услуга. Така шансът да загубите важна информация се снижава значително. Ето защо е добре да се възползвате от възможността да посочите различна директория, в която да се съхраняват архивите и на StoreHouse - ако не в някоя облачна услуга, то поне върху друг твърд диск (или външна памет).

Изборът на типа на компресия също става от този екран. Възможностите, както уточнихме вече, са две: ZLib и BZip2. По подразбиране активната опция е BZip2, тъй като в текущата си реализация в StoreHouse PRO създава по-малки файлове и позволява ръчното им отваряне със стандартни средства.

Важно

От изображението по-горе се вижда, че някои от опциите са в червен цвят. Това означава, че те могат да бъда променяни единствено от потребител, който е администратор на базата данни. Такива опции са са глобални, т.е. ще важат за всички потребители на тази база данни.

Опцията за автоматична проверка на създадените архиви, за която стана дума по-горе, също е тук. Съветваме Ви да я оставите включена.

Накрая остава опцията, която инструктира програмата да Ви предлага да създавате архив всеки ден. Тя също е активна по подразбиране и нейното действие се изразява в това, когато стартирате програмата и на тази дата не сте създавали архив, програмата да Ви предложи (а Вие можете и да откажете) да направи нов архив. По този начин, каквото и да се случи, ще имате възможност да се върнете поне към данните от предишния работен ден, ако междувременно не сте създали и други, по-скорошни архиви.

Много пъти потребители са задавали и въпроса, необходимо ли е да се пазят всички архиви, или е достатъчно да се съхранява само последния? Нека го кажем така - в днешни дни мястото за съхранение на данни струва стотинки за гигабайт (когато ползвате собствен носител :)). Колко струват Вашите данни и Вашето време? Приемете съхранението и на архиви отпреди години като възможност да възстановите пълната картина от онези дни, без да се боите, че ще пропуснете нещо, без да се притеснявате, че в хода на работа сте изтрили нещо - нарочно или неволно, или сте променили нещо. Както стана дума и в началото на тази част от ръководството, архивните файлове на StoreHouse представляват пълен дубликат на базата Ви данни. Повярвайте, тази практика ще Ви се отплати. Ето защо и съветът е - съхранявайте всички архивни файлове. Те и без това са компресирани, така че да не заемат голямо място върху диска Ви.

Накрая още един съвет - изградете си навик, поне един път седмично да прехвърляте архивите върху друг носител - за предпочитане е това да е диск за еднократен запис, или поне медия, която има вградена защита срещу инцидентно изтриване. Ако не прилагате друга политика на защита на данните, това поне ще Ви гарантира, че и при най-лошия сценарий, единственото, което можете да загубите, това са данните, които сте въвели през последните няколко дни. Нещо, което е сравнително лесно поправимо, особено, ако държите и копия на извършените операции върху хартиен носител.

StoreHouse използва база данни, която в 99% от случаите може да преживее повечето ежедневни проблеми, на които можете да се натъкнете при работата си с компютъра, сред които: блокиране на машината, спиране на тока, инцидентно рестартиране поради софтуерен или хардуерен проблем. Винаги обаче остава 1% несигурност и именно тук е Вашата роля - да не допуснете този един процент да Ви провали.

 

Възстановяване на данните от архив

Възстановяването от архивно копие се извършва чрез командата "Възстановяване от архивно копие" от менюто "Система" (а при PRO версията - и от екрана за въвеждане на име и парола или чрез мениджъра за управление на бази данни).

Важно!

Запомнете, че възстановяването на данните от архив практически унищожава предишното съдържание на активната база данни, записвайки върху нея съдържанието на архива, от който възстановявате. Ето защо, ако целта на възстановяването е само извършване на еднократна справка върху някакъв стар архив, след която планирате да се върнете към досегашната база данни, моля, уверете се, че оригиналната база данни е архивирана успешно преди да започнете възстановяването от стария архив. Още по-добре и безопасно би било да възстановите архива в друга папка, но затова ще стане дума по-надолу. И отново - действието на тази функция е необратимо, затова бъдете внимателни!
 

backup-restore.png

При стартиране на тази операция първо ще трябва да изберете архива, от който желаете да бъде възстановена информацията. За да направите това, натиснете бутона "Избор на архив". Ще се появи стандартния диалогов прозорец на Windows за избор на файл и по подразбиране ще видите съдържанието на папката, в която е указано, че се създават Вашите архиви. Изберете този, чието съдържание искате да възстановите, после потвърдете с мишката или чрез натискане на клавиша Enter.

backup-restore-selected.png

Препоръчително е пред опцията "извърши проверка на архива" да е поставена опция. Всъщност, ако в настройките на програмата е разрешена автоматичната проверка на архивите при тяхното създаване, тя ще бъде приложена автоматично и тук. Въпросната проверка обхваща не само структурната цялост на архива, но и на базата данни, съдържаща се в него. Не бихте искали незабелязано да възстановите архив, съдържащ база данни с проблем, нали?

Целевата папка, в която ще бъде извършено възстановяването е папката на активната база данни, т.е. тази, с която работите в момента. Това е опцията, която вероятно ще използвате в по-голямата част от случаите, но ако целта е да възстановите стар архив на друго място, а не върху оперативните данни, можете да направите това чрез натискане на бутона "Избор на папка". След като укажете на StoreHouse PRO къде желаете да бъде възстановен архива, данните в него ще бъдат извлечени и записани в новоизбраното местоположение, без да засягат базата данни, с която работите в момента.

Съвет

Добра идея е да имате една допълнителна база данни, регистрирана в StoreHouse PRO, върху която да извършвате подобни възстановявания на архиви за временни справки. Това ще Ви спести необходимостта първо да архивирате оперативната си база данни, след това да възстановявате от временния архив, а накрая да възстановявате и от архива на оперативната база данни. Информация за начина на работа с множество бази данни в StoreHouse PRO можете да прочетете в това ръководство.

Последната стъпка е да натиснете бутона "Изпълни". Програмата ще покаже прогресен индикатор, който визуално ще Ви информира за степента на завършеност на процедурата, както и за това, какво точно извършва програмата с Вашите данни в момента. След като процедурата завърши успешно, ще получите следното съобщение:

backup-restore-success.png

В определени случаи програмата може да Ви съобщи, че за зареждането на възстановените данни е необходимо първо да я рестартирате. Ако получите такова съобщение, програмата ще се затвори автоматично и за Вас ще остане само да я стартирате повторно, по стандартния начин.

Назад към съдържанието



×
×
  • Create New...