Jump to content

Доставки


Елизия Софтуер
  • Последна промяна:

Документиране на покупките на стоки и материали

Съдържание:

Модулът за доставки Ви дава възможност да отразявате прихода на стоки и материали във Вашия складов обект и едновременно с това да поддържате информацията за тяхната средно претеглена цена актуална. Всички артикули, които придобивате чрез извършване на покупка от Ваш доставчик следва да бъдат документирани чрез операции в тази част на програмата.

Влезте в модула чрез кликване върху иконата „Доставки“ от лентата с инструментите или като натиснете клавишната комбинация Ctrl+F4.

Съвет

Ако работите с PRO версията (и имате повече от един складов обект в базата данни), преди да влезете в модула се уверете, че е активен именно обектът, в който желаете да бъде отразена новата доставка.

 

supplies-newop.png


Създаване на нова доставка
[ върни се горе ]

При влизане в модула той вече е в режим на нова празна операция и очаква да въведете някакви данни, така че не е необходимо да правите нищо специално, за да създадете нова операция. В общия случай обаче, при последователно въвеждане на множество документи за доставка, изчистването на предишните данни и създаването на нова празна операция с пореден номер може да става чрез бутона „Нова операция“ или чрез бързия клавиш F7.

Обърнете внимание!

Създаването и съхраняването на доставка в PRO версията изисква администраторът на базата данни да е разрешил на потребителя не само създаване на такъв вид операции, но и - поради естеството на въвежданите данни - достъп до информация за себестойностите и доставните цени на артикулите.


Избор на доставчик
[ върни се горе ]

За всяка операция в този модул е задължително да изберете доставчик. Препоръката ни е винаги да започвате новите операции с неговия избор.

За да изберете доставчик натиснете бутона „Избор на доставчик“ или клавиша F8. Програмата ще покаже списък с контрагентите от Вашата номенклатура, за които сте указали, че са доставчици.

Забележка: Ако в настройките е избран безусловен режим на търсене при показване на този списък, програмата първо ще изведе екрана за търсене по ключова дума.

supplies-selectsupplier.png

Ако списъкът е дълъг и не желаете или пък не е практично да го разлиствате ред по ред, натиснете клавиша F3, за да стартирате функцията за търсене. Чрез нея ще можете да претърсите списъка по част от името на доставчика, наговия адрес, населено място, Булстат, ДДС номер или друг реквизит.

Съвет

Ако списъкът е празен или пък не откривате нужния Ви доставчик, това означава, че вероятно той все още не е въведен във Вашата номенклатура на контрагентите. Не е нужно обаче да напускате модула за доставки, за да създадете нов доставчик. Докато все още сте в екрана за избор натиснете бутона „Създаване | F5“. Ще се покаже нов прозорец, в който ще можете да въведете и съхраните данните на новия контрагент.

След като откриете или създадете нужния доставчик, изберете го с мишката и потвърдете избора си с натискането на ENTER или чрез двукратно чукване върху реда с доставчика. Списъкът ще се скрие и в текстовото поле над бутона за избор на доставчик ще се изпише името му.

supplies-selectedsupplier.png

Обърнете внимание, че освен името на доставчика, по-надолу ще бъде попълнено и полето „предал“. Името в него се взима автоматично от данните на контрагента. По подразбиране програмата използва стойността на реквизита „Лице за контакт“, но ако той не е попълнен, тогава се изписва името на МОЛ. Разбира се, винаги можете да коригирате тази стойност, ако е необходимо.


Добавяне на артикули към операцията
[ върни се горе ]

Ръчното добавяне на артикули към операцията става чрез натискане на бутона „Добавяне на артикул“ или чрез един от двата бързи клавиша: F2 или „+“. Програмата ще покаже списък с артикулите, които са създадени във Вашата номенклатура като стоки или материали.

В зависимост от настройките на StoreHouse програмата може да Ви предложи автоматично търсене по код или наименование на стоката.

Ако кодът или наименованието на артикула, с които той е бил съхранен във Вашата номенклатура не са Ви известни, можете да извършите търсене и по кода на доставчика (в PRO версията). Тази функция е достъпна чрез клавишната комбинация Shift+F3 в екрана за избор на артикул. За да можете да търсите по кода на доставчика, той трябва да е бил въведен предварително като специален код за тази стока и този контрагент. Тази функция Ви позволява да идентифицирате по-лесно артикулите, въвеждайки ги от документ, издаден от доставчика (когато Вашия код за същата стока не е еднакъв с този на доставчика).

supplies-selectitem.png

Ако артикулът вече съществува във Вашата номенклатура на стоките, изберете го с мишката и потвърдете избора с натискане на ENTER (или двукратно чукване).

Ако обаче артикулът е нов и до този момент не е бил създаден в номенклатурата на артикулите, можете да го създадете без да напускате този екран - просто натиснете бутона „Създаване“ и попълнете основните параметри на новата стока. След като я съхраните и добавите към списъка, вече можете да я добавите и към операцията.

supplies-itemdata.png

В екрана, който виждате по-горе се въвежда количеството, което сте закупили и цената, на която сте го придобили. Ако доставчикът е предоставил процентна търговска отстъпка от цената, която обаче важи само за този ред от документа, въведете я в полето „Т.О. (%)“. Ако отстъпката е еднаква за всички артикули в този документ, не я въвеждайте за всеки ред поотделно, а вместо това използвайте полето „Отстъпка (%)“, което се намира в основния екран на модула.

За артикули, които сте доставяли и преди, програмата ще пази информация за последна доставна цена и ще Ви я предложи автоматично. Коригирайте ръчно, ако текущата и последната доставна цена се различават. Препоръчително е винаги да въвеждате единичните доставни цени без ДДС, но ако евентуално за конкретната доставка нетната цена не Ви е известна, можете да запишете крайната цена (в полето „ед. цена с ДДС“) и тогава програмата автоматично ще изчисли нетната от крайната цена.

Ако по някаква причина не Ви е известна единичната цена на артикула, а само неговата обща стойност, натиснете бутона „калкулиране на единичната цена от общата стойност“ и попълнете количеството и общата стойност. Ако тя включва ДДС, поставете отметка пред съответната опция. Натиснете бутона „калкулиране на цената“, а след това бутона „Запис“.

След въвеждане на количеството и единичната цена вече можете да добавите артикула към документа. Той ще се появи като ред в основния екран на модула. По описания по-горе начин можете да добавите още артикули, които са част от същата доставка.

supplies-item-inserted.png

Ако установите, че сте допуснали грешка в някой от редовете в документа и е необходимо да направите корекция на количеството, единичната цена или на отстъпката (когато е поредова), чукнете двукратно с левия бутона на мишката върху реда, който желаете да промените. Програмата ще покаже отново екрана с данните от този ред и ще можете да направите желаната промяна и да я потвърдите.

Ако въведете грешен артикул, програмата позволява да го изтриете. За да направите това изберете реда със сгрешения артикул и натиснете клавиша DEL на Вашата клавиатура.

При всяко въвеждане на нов артикул към операцията, както и при промяна или изтриване на който и да е ред от документа, програмата ще преизчислява автоматично общите стойности по тази операция.


Доставка на артикули по допълнителна мярка
[ върни се горе ]

Има случаи, при които във Вашата номенклатура един артикул се води на отчет с една мерна единица, но доставчикът я фактурира по съвсем друга и съответно цените, които фигурират в издадените от доставчика документи се отнасят към използваната от него мярка, вместо към Вашата. За да се избегне необходимостта от ръчно калкулиране и преобразуване на количествата и цените всеки път, когато доставяте такава стока, в StoreHouse PRO сме осигурили възможност артикулите да имат и допълнителна мярка. Допълнителната мярка се придружава и от т.нар. „коефициент за трансформация“, който представлява число, което указва на програмата как точно следва да преобразува мерната единица на тази стока към използваната от Вас мярка.

За да използвате тази възможност в PRO версията, трябва предварително да сте въвели тази допълнителна мярка и коефициент в данните на конкретния артикул. Нека илюстрираме тази възможност с пример:

Да приемем, че артикулът Х се води на отчет във Вашия склад чрез мерната единица „брой“, но доставчикът го продава в разфасовки от по 100 бр., пакетирани в кашони. Единичната доставна цена в издадените от доставчика фактури също е за кашон, а не за бройка. В данните на този примерен артикул (в модул „Стоки“) еднократно трябва да се постави отметка пред опцията „допълнителна мярка“, след което тя да се избере или впише в списъка с допълнителните мерни единици. За тази стока трябва да е определен и коефициент за трансформация, по който програмата ще преобразува допълнителната към основнатя мярка. За целите на нашия пример ще приемем, че коефициентът е зададен със стойност 100.

Коефициентът е дробно число, което е по-голямо от 0 и е различно от 1. При коефициент на трансформация 1, се счита, че такава не се извършва, тъй като количествата са равни, т.е. 1:1.

И така, нека проследим какво се случва, когато опитаме да доставим такъв артикул:

supplies-itemdata-unitconv1.png

От изображението по-горе се вижда, че при доставката на 1 кашон с единична нетна цена 756 лв., при коефициент на трасформация 100 програмата е изчислила количество по основна мярка 100 бр. и единична нетна доставна цена 7,56 лв. за 1 брой. При добавяне на такъв запис към документа, записът би изглеждал така:

supplies-item-inserted-unitconv.png

Сега нека разгледаме същия пример, но с коефициент, който е по-малък от 1. За целите на примера ще въведем коефициент 0.01 и единична цена на доставчика по допълнителна мярка ще зададем като 7,56 лв.

supplies-itemdata-unitconv2.png

Както става ясно, при падане на коефициентът под 1, действието му се обръща. Количеството по основна мярка става 0,01, а единичната цена по същата мярка става 756 лв. за 1 брой. Или казано с други думи, 100 кашона биха се равнявали на 1 брой по основна мярка, вместо обратното.


Добавяне на артикули чрез баркод четец
[ върни се горе ]

Добавянето на артикули чрез баркод четец (в PRO версията) е много по-бърз и точен начин са въвеждане на голямо количество стоки в документа. Особеното тук е, че стоките трябва да са били създадени предварително и в данните на всяка от тях да е бил записан нейния личен баркод.

В общия случай прочитането на баркода на стоката с четец ще доведе до моментално показване на екрана за въвеждане на количество и цена, освен в случаите, при които повече от един артикул има същия баркод. В такива ситуации съвпадащите артикули ще бъдат показани на екрана и операторът ще е необходимо да избере нужната.

Ако обаче се опитате да сканирате баркод на непозната стока, програмата ще изведе съобщение, че не открива артикул с този баркод и ще Ви предложи да извърши търсене по частично съвпадение. За частично съвпадение ще се считат случаите, при които търсеният баркод се среща в определена стока, но баркодът на стоката съдържа и други цифри (например стоки с два или повече въведени кода в същото поле). Ако и търсенето по частично съвпадение не открие съвпадение, програмата ще покаже екран с празен списък, в който ще можете да създадете новия артикул.

supplies-barcode.png

При необходимост можете да активирате режима за търсене по баркод и ръчно, чрез клавиатурата. Това става чрез натискане на бутона F1, при което програмата ще изведе прозорец, в който можете да впишете (като цифри) или да сканирате чрез устройството баркода на стоката.


Добавяне на артикули чрез импорт от CSV файл
[ върни се горе ]

Една от възможностите на PRO версията е въвеждането на информация за артикулите в доставката да става автоматизирано - от външен CSV файл. Файлът може да е генериран от друг потребител на StoreHouse, който използва друга база данни или пък от съвсем различна софтуерна система, с която програмата обменя информация.

За да импортирате данните от такъв файл, натиснете бутона „Добавяне на артикул“ и от менюто, което ще се появи, чукнете върху командата „Импорт на артикули от CSV файл…“. Ще се покаже стандартния диалогов прозорец на Windows за избор на файл. Изберете файла с данните и потвърдете избора си. Непосредствено след това ще се зареди импортния модул на StoreHouse PRO, в който ще можете да зададете опции за импорт и интерпретиране на данните.

Тъй като импортът на данни от CSV файл вече е разяснен в големи подробности в самостоятелна част на ръководството, няма да се спираме на самия процес, но бихме искали да сте наясно, че и тук, както на много други места в StoreHouse PRO Вие ще сте в състояние да импортирате (и експортирате) данни за артикулите в операциите от (и към) CSV файлове.


Въвеждане на транспортни и други разходи
[ върни се горе ]

В полето „Транспортни разходи“ потребителите на StoreHouse PRO могат да въведат допълнителна сума, която е платена във връзка с извършването на тази доставка. Тази сума може да представлява транспортен разход, мито или нещо друго, което не е част от фактурата, която доставчикът е издал, но следва да участва във формирането на себестойността на артикулите.

Транспортните разходи се въвеждат в лева и се добавят автоматично от програмата към себестойността на доставените артикули. Разпределянето на сумата между отделните артикули в рамките на същата доставка става на база на относителния дял на всеки артикул в общата стойност на документа. Както можете да видите на картинката по-долу, при доставка на два различни артикула и въведени транспортни разходи в размер на общо 30 лв., резултатът е както следва:

supplies-item-transport.png

  • Артикул №1 - доставени 100 бр. с ед. доставна цена 7.56 лв. и обща стойност 756 лв.
  • Артикул №2 - доставени 200 бр. с ед. доставна цена 5.25 лв. и обща стойност 1050 лв.


На база на тези цени, при максимална зададена точност от 5 знака след десетичната запетая за работа с доставни цени и себестойности, транспортните разходи се разпределят така:

  • към общата стойност на артикул №1 се добавят 12,55814 лв.
  • към общата стойност на артикул №2 се добавят 17,44186 лв.


или общо 30 лв. за цялата доставка. Допълнително първата сума ще се разпределят между 100 бр. от първия артикул, а втората част ще се разпредели по равно между 200 бр. от артикул №2. Това ще доведе до увеличаване на себестойността на артикул №1 с 1/100 част от първата сума, а себестойността на артикул №2 ще се увеличи с 1/200 част от втората сума.


Тъй като транспортните разходи не са константна стойност, а и обикновено не се начисляват от доставчика, т.е. не фигурират в документа, който издава той, последната доставна цена се запазва такава, каквато сте я въвели на реда, т.е. без транспортни разходи. Променя се единствено себестойността на артикула. В справката за доставките има предвидена колона за визуализиране само на транспортните разходи, както и на чистата ед. цена, по която доставяте артикулите от доставчиците, така че Вие ще разполагате с информация и за едното, и за другото.


Въвеждане на информация за плащането
[ върни се горе ]

След като сте избрали доставчик, въвели сте всички артикули по тази доставка и сте се уверили, че техните количества, цени и отстъпки са въведени коректно, можете да пристъпите към приключване на доставката.
Ако е необходимо променете начина на плащане като чукнете върху една от двете възможни опции: в брой или по сметка. По подразбиране програмата автоматично ще избере начина на плащане, който сте посочили като предпочитан в данните на конкретния доставчик.

Ако плащането на сумата вече е направено, поставете отметка пред опцията „плащане“. Непосредствено под нея можете да изберете датата, на която е направено плащането. Ако евентуално сумата все още не е платена, но Ви е известен крайния срок за плащане, от същото поле можете да изберете договорената падежна дата.

Попълването на тази информация в StoreHouse PRO ще доведе до автоматично генериране на нов запис на разходна операция в модул „Приходи и разходи“, която ще бъде със статус на платено или на неплатено задължение към този доставчик, в зависимост от въведеното от Вас. В случай, че сте пропуснали да отразите плащането в момента на доставката, програмата само ще генерира запис на чакащо задължение към доставчика, което можете да прегледате и погасите по-късно в модул „Приходи и разходи“.


Попълване на други реквизити
[ върни се горе ]

Преди да запишете операцията можете да попълните или коригирате няколко допълнителни реквизита:

  1. Дата - полето за дата на операцията се намира до полето с нейния пореден десетцифрен номер. По подразбиране програмата го попълва автоматично с днешната дата. Ако обаче доставката се е случила на друга дата, коригирайте избраната дата ръчно.
  2. Отстъпка (%) - ако по текущата операция е предоставено процентно намаление на цената, което е общо и еднакво за всички артикули в документа, посочете размера на намалението в това поле.
  3. ДДС ставка (%) - по подразбиране, ако доставчикът е лице, за което сте указали, че е регистрирано по ЗДДС, програмата ще въведе стандартната данъчна ставка за страната (20%) и ще изчисли размера на данъка върху сбора от данъчните основи при тази ставка. В случай, че ставката по тази операция е различна (друга, нулева или пък доставката е необлагаема), можете да я промените ръчно, преди да съхраните документа. За доставчици, които не са регистрирани по ЗДДС това поле е забранено за промяна.
  4. Приел стоките - тук се въвежда името на лицето, което е отговорно за тази операция от страна на Вашата фирма. В зависимост от настройките на програмата за автоматично попълване на данните името може да се попълва с една от следните опции:
    • Последната въведена стойност
    • Името на оператора, който съставя документа, т.е. Вие (само в PRO версията)
    • МОЛ на избрания обект (само в PRO версията)
    • Без автоматично попълване

[*]По фактура № - тук можете да запишете номера на издадения от доставчика документ или друга полезна за Вас информация, която служи за референция към тази операция. [*]Превозвач - в това поле можете да запишете информация за това, кой или как е доставил стоките, ако това е от значение за Вашата по-добра отчетност.


Запис на операцията и печат на складова разписка
[ върни се горе ]


След като сте се уверили, че всичко по операцията е попълнено коректно, време е да я съхраните в базата данни. Това може да стане чрез натискане на клавиша F9 или бутона „Запис“.

Внимание!

След като операцията бъде записана корекции по нея ще са възможни единствено в PRO версията и то единствено, ако администраторът на базата данни е предоставил това право за Вашия акаунт. Затова бъдете внимателни.

Преди да запише операцията, програмата винаги прави проверка, дали поредният номер на доставката (който виждате на екрана) все още е свободен. Ако използвате програмата в мрежа, напълно възможно е Ваш колега на друг компютър да работи паралелно с Вас в същия модул и вече да е създал доставка с този номер. Тъй като не може да има две или повече операции (от един тип) с един и същи номер, програмата ще Ви информира, ако попаднете в подобна ситуация и ще Ви предложи да използвате автоматично следващия свободен номер. Просто потвърдете и програмата ще направи нужното.

След като операцията бъде съхранена успешно, програмата ще Ви попита, дали желаете да отпечатате складова разписка. При пътвърждение ще се покаже стандартния екран на Windows за предпечатен изглед.

supplies-print.png

След приключване на операцията в склада ще настъпят следните промени:

  • Наличността стоките, доставени в активния складов обект, ще се увеличи.
  • Ако цената на придобиване на стоките се е променила спрямо предишните доставки и от тях все още има остатъчни количества, програмата ще изчисли нова себестойност за всеки от артикулите с променена цена, която отчита както старите налични артикули, така и новите попълнения. Ако количествата са били напълно изчерпани, доставната цена от тази операция ще стане ефективно новата себестойност. В себестойността ще бъдат добавени автоматично евентуално начислените транспортни разходи (в PRO версията), а при фирмите, които не са регистрирани по ЗДДС и нямат право на данъчен кредит - и размера на платения ДДС (когато такъв е начислен по операцията).
  • За артикули, които участват като материали в разходните норми (рецепти), програмата ще направи така, че цената за бъдещо производство на всяко засегнато изделие или услуга да се преизчисли спрямо новата цена на материалите.
  • В модул „Приходи и разходи“ на PRO версията ще се генерира автоматично нова разходна операция.


Програмата ще показва данните от последната съхранена операция на екрана, докато не излезете от модула или не създадете нова доставка.


Ако сте потребител на PRO версията и веднага след първия запис установите, че сте пропуснали да въведете нещо или пък сте въвели нещо погрешно, можете да продължите да внасяте промени по операцията, без да излизате от нея, независимо, че тя вече е била съхранена. Накрая потвърдете новото й съдържание като я запишете повторно чрез натнискане на F9 или „Запис“ и StoreHouse PRO ще има грижата да актуализира наличностите спрямо Вашата корекция.

Коригирането на доставка изисква администраторът да е дал на потребителя право да променя съхранени доставки.

Ако след записа на операцията желаете да започнете въвеждането на нова доставка, натиснете клавиша F7 или бутона „Нова операция“.

Ако желаете да излезете от модула и да се върнете към началния екран на програмата, натиснете бутона за изход в горния десен ъгъл на програмата (X) или преминете към друг модул на програмата чрез менютата или иконите в лентата с инструменти.


Зареждане на съхранена доставка за преглед или корекция
[ върни се горе ]

Зареждане на съхранена доставка най-често може да се наложи, когато е необходимо да се направи някаква корекция по операция, която вече веднъж е била записана в базата данни. Корекцията може да включва както промяна на количества, цени и отстъпки, така и добавяне на пропуснати артикули или премахване на погрешно въведени стоки в документа. Промяната на съдържанието на съхранените документи е възможна единствено в StoreHouse PRO. В LITE версията промените са забранени, затова и при нужда от корекция на доставка в безплатната версия, оригиналният документ първо трябва да бъде изтрит, а след това на негово място да се въведе коригираната версия.

За да заредите съхранена доставка натиснете бутона „Зареждане“ или клавиша F6 от Вашата клавиатура. Програмата ще покаже списък на издадените документи от този тип. В зависимост от настройките на програмата, първоначално списъкът може да обхваща само определен период от време. В случай, че операцията е извършена преди този период, използвайте полетата за начална и крайна дата, за да разширите списъка на показваните операции.

Препоръчително и по-бързо би било да използвате функцията за търсене, ако знаете точния номер на складова разписка, която желаете да заредите. Търсенето обхваща и името на доставчика, така че ако то Ви е известно, също може да Ви помогне за по-бързото локализиране на нужния документ.

supplies-load.png

След като откриете нужния ред в списъка, изберете го с мишката и натиснете ENTER за потвърждение. Програмата ще зареди и покаже информацията от документа, точно както е била при създаването му.
Корекциите, добавянето и изтриването на информация стават по начин, който е напълно идентичен с начина, по който се създава нова доставка, обяснен по-горе. След като завършите с корекциите, натиснете F9 или „Запис“, за да ги съхраните в базата данни.

При корекция на количества и цени, програмата автоматично ще актуализира наличностите във складовия обект и техните себестойности.

Коригирането на доставка изисква администраторът да е дал на потребителя право да променя такива документи.


Връщане на стоки към доставчик
[ върни се горе ]

Връщането на стоки към доставчика, когато се налага, може да бъде документирано чрез специална операция в модула за доставки.

Тази операция е достъпна единствено в StoreHouse PRO.

Влезте в модул „Доставки“ и натиснете бутона „Нова операция“. От менюто, което ще се появи, чукнете върху командата „Връщане на стоки към доставчик“. Непосредствено след това надписът в горната част на екрана, който по подразбиране е черен, ще бъде оцветен в червено, за да можете и визуално да разграничите лесно вида на операцията, ако се наложи.

Съставянето на операцията в този режим не се различава по нищо от начина на отразяване на обикновена доставка, с изключение на това, че количествата (но не и цените) се въвеждат само с отрицателен знак. Ако евентуално се опитате да въведете количество с положителна стойност, докато сте в този режим, програмата ще Ви предупреди и ще Ви предложи да коригира стойността вместо Вас.

След като изберете доставчика, на който връщате стоките и добавите самите стоки с техните количества, запишете документа по обичайния начин. След съхраняване на операцията наличността на върнатите артикули в този обект ще бъде намалена.

Операциите от този вид (връщане към доставчик) ще се показват в списъците и справките с отрицателен знак.


Автоматично преобразуване на заявка в доставка
[ върни се горе ]

Ако сте потребител на StoreHouse PRO и използвате модула за заявки, за да създавате своите поръчки към доставчици, можете да преобразувате всяка изпълнена заявка в реална доставка, без да се налага да въвеждате артикулите повторно.

За да направите това натиснете бутона „Нова операция“ и от менюто, което ще се появи, чукнете върху командата „Нова доставка към заявка“. Програмата ще покаже списък на съхранените заявки. Изберете с мишката тази заявка, която желаете да преобразувате в доставка и натиснете ENTER.

Програмата автоматично ще извлече информацията за доставчика, артикулите и техните количества и ще я попълни вместо Вас. Ако заявката е включвала и цени, програмата ще попълни и тях. Ако заявката е била само с количества, цената ще трябва да въведете Вие, за всеки ред от документа поотделно.



×
×
  • Create New...