Jump to content

Потребители и права за достъп


Елизия Софтуер
  • Последна промяна:

Докато при безплатната LITE версия данните не са защитени срещу неоторизиран достъп, то при StoreHouse PRO се поддържа комплексна и същевременно изключително гъвкава система за определяне на правата за достъп до отделни части на програмата, до различни операции и до данните.

По подразбиране в програмата има два типа потребители: администратори и оператори. Администраторите са потребители с неограничени права в StoreHouse PRO. Те могат да създават, променят и изтриват други потребители, както и да настройват всеки аспект от работата на програмата. От своя страна операторските акаунти се създават по подразбиране с всички права за работа с програмата, с изключение на достъпа до няколко функции, които са предназначени само за администратори. За всеки един оператор поотделно обаче могат да бъдат зададени или отнети над 100 различни права за достъп, като се започне от достъпа до всеки отделен модул на продукта и се стигне до точното дефиниране на възможните случаи на употреба на отделните модули или видове информация.

При първото си стартиране, програмата автоматично е създала един потребителски акаунт - този на администратора. За да създадете нов акаунт, стартирайте командата "Потребители и права за достъп" от менюто "Администриране". Трябва да сте влезли като администратор. Ако не сте, програмата ще Ви предложи временно да се оторизирате с администраторско име и парола, до приключване на операцията.

usermgr-demo.jpg

Натиснете бутона "създай нов потребител" и попълнете полетата с информация за новия потребител:

  • Най-напред измислете и въведете потребителско име за потребителя. Обикновено това ще е някакво кратко име, най-често на латиница или последователност от букви и цифри. Потребителското име трябва да е уникално в рамките на базата данни, т.е. може да има само един потребител с това потребителско име.
  • След това впишете името и фамилията на оператора. Това е важно, тъй като името ще се изписва автоматично при създаване на документи от този потребител (освен ако не сте задали друга настройка).
  • Въведете парола за новия потребител.
  • В случай, че новият потребител ще издава електронни фактури, можете да въведете и измислен от Вас идентификационен шифър, който програмата ще попълва и отпечатва на всяка фактура, създадена от него (ако това е разрешено в настройките). Идентификационният шифър трябва да е различен от тези на останалите потребители.
  • Ако потребителят е администратор, поставете отметка пред опцията "администратор", а ако не - време е да изберете какви права ще дадете на този потребител.

 

В централната част на екрана се вижда списък с дървовидна организация на възможните права за достъп. Когато пред реда има отметка, това означава, че съответното право е дадено на потребителя. Когато няма - правото му е отнето. Вероятно Ви прави впечатление, че някои от записите се явяват дъщерни звена на по-горен запис. Това са логически свързани права, които са организирани по този начин за Ваше удобство. Ще се спрем на няколко случая, с което ще демонстрираме ефективното прилагане на системата за ограничаване на достъпа.

Както стана дума и по-горе, по подразбиране на оператора са дадени всички права. Тъй като обаче възможните права са над 100, в зависимост от търсения от Вас ефект е възможно, вместо да премахвате едно по едно правата, които не желаете потребителя да има, първо да забраните целия достъп, а след това избирателно да разрешите само определени неща. Това може да стане като натиснете бутона "отнеми всички права", при което ще бъдат премахнати отметките пред всички права. Аналогично, при натискане на бутона "делегирай всички права", програмата ще постави отметка пред всяко възможно право за достъп. Кой от двата подхода ще предпочетете зависи изцяло от Вас.

Нека сега разгледаме в подробности няколко от възможните настройки на правата за достъп... Като начало можем да забраним достъпа на потребителя до функции като "Промяна на данните на фирмата" и "Добавяне и редактиране на банкови сметки". Изхождаме от презумпцията, че веднъж въведени, тези данни няма да се променят често, а и това би била отлична форма на защита срещу инцидентна промяна на данните поради една или друга причина.

Някои от Вас вероятно ще пожелаят да забранят и правото на определени оператори да виждат информация за себестойността и доставните цени на артикулите. Ако това е така, просто премахнете отметката пред това право. Имайте предвид, че правото за достъп до такава информация е свързано и ще рефлектира в много части на програмата, където иначе би се появила подобна информация. Вместо това, сега потребителят вече ще вижда не реалната стойност, а думата "скрито" навсякъде, където се визуализират данни за себестойността и доставната цена на артикулите. Това влече след себе си и някои допълнителни последствия, като например невъзможност за продажба по една от тези две цени, както и редактиране на разходни норми или въвеждане на производство.

За да продължим с настройката, нека приемем, че операторският акаунт, който редактираме в момента е на потребител, чиято единствена задача в програмата ще е да отразява продажби в едноименния модул. За целта можем, след като предварително сме създали номенклатурата на артикулите (или пък сме оставили друг потребител да се занимава с това), да забраним достъпа до модул "Стоки", заедно със свързаните с това права.

Що се отнася до работата с контрагенти, можем да ограничим достъпа на потребителя до това, да може да създава, но не и да изтрива, редактира или отпечатва контрагентите, т.е. ще му позволим да ползва наличната номенклатура на клиентите и доставчиците, но ще му забраним всичко останало, освен създаването на нови контрагенти, които не съществуват в базата. Важно е да оставите на потребителя правото "Достъп до модул "Контрагенти" и списъците с контрагенти", освен ако работата му няма да се изчерпва с дейности, които не са свързани с избирането на клиенти и/или доставчици.

Тъй като в нашия примерен случай операторът само продава, няма смисъл да му оставяме достъп до модул "Доставки", затова му го отнемаме заедно със свързаните с това права.

Тъй като сме забранили на потребителя да вижда себестойности, няма смисъл да му оставяме достъп и до модул "Производство".

Стигнахме до модул "Продажби". Тук ще обърнем специално внимание на някои подробности. Най-напред, за да може въобще да зареди модула, на потребителя трябва да е предоставено правото "Достъп до модул "Стоки". След това е необходимо да определим и зададем какви точно права за създаване на документи ще има потребителя. Можете да задавате индивидуално възможност за създаване и печат на стокови разписки, фактури, проформи и ДКИ. При този сценарий потребителят ще е в състояние да създава нови операции и да ги отпечатва, но за да може да зарежда за преглед и повторно отпечатване вече съхранени документи, ще трябва да му дадете и достъп за "Зареждане и печат" на съответните типове документи. Това, разбира се, не означава, че той ще може да променя нещо по тях - не, само да ги отпечатва. Ако желаете да му дадете правото да внася корекции, това трябва да бъде указано с необходимите права, предвидени за този случай, а именно - редактиране на съхранени документи (индивидуално за всеки вид).
Трябва да определим и по кои цени има право да продава оператора. Ако сте решили да го ограничите до някои определени ценови позиции, тук е мястото да укажете до кои. Имайте предвид, че тъй като по-горе отнехме правото на потребителя да вижда себестойности и доставни цени, това означава, че независимо от настройката тук, той пак няма да може да продава по тези цени.

Изтриването на документи е друга възможност, която можем да определим за този потребител. Разбира се, отново индивидуално за всеки тип документ.
И накрая, що се отнася до модул "Продажби", остана да укажем на програмата, дали на този потребител е разрешено да експортира списъците с издадени документи и да ги отпечатва. Ако считате, че тази информация не му е необходима - премахнете я.

Всъщност, най-добре е да премахнете всички онези права, които със сигурност няма да са необходими на оператора. Така ще се предпазите от инциденти, които дори и не злоумишлени, все пак могат до доведат до неприятни последици за данните Ви.

В края на списъка с правата се намират привилегиите за достъп до основните справки в продукта. Коя от тях да разрешите и коя - не, това Вие знаете най-добре.

След като определихте правата за достъп на новия потребител, време е да укажете на програмата и до кои обекти ще има достъп потребителят. Това можете да направите като поставите отметка пред желаните складови обекти в списъка вдясно. Разбира се, това предполага, че обектите вече са създадени, но не се безпокойте - за правата за достъп до бъдещи складови обекти можете да се погрижите и по-късно - при създаването на самия обект. Ако потребителят ще има достъп до всички обекти, просто натиснете бутона "дай достъп до всички обекти". Това ще Ви спести няколко допълнителни чуквания с мишката.

За съхраняване на промените натиснете бутона "запиши", след което потребителят ще бъде добавен към в базата данни. По същия начин можете да създадете още неограничен брой потребителски акаунти - всеки от тях с различни права за достъп.

Ако по някаква причина пожелаете да промените част от информацията за този потребител или да му дадете (или отнемете) други права, това може да стане като го изберете от списъка и натиснете бутона "редактирай потребителя" или пък просто да кликнете двукратно с мишката върху него.

В случай, че планирате често да създавате нови потребители със сходни права, добра идея е, при определяне на нивото им на достъп да използвате бутона "копирай правата от друг потребител". Това ще Ви позволи да изберете съществуващ потребител, чиито права да бъдат присвоени (копирани) на новия потребител. Това със сигурност би Ви спестило доста време.

Потребители, които вече не работят при Вас или пък вече не трябва да имат достъп до базата данни следва да бъдат деактивирани. Това може да стане чрез избирането им в списъка и натискане на бутона "деактивирай" (както и чрез поставяне на отметка пред опцията "потребителят е деактивиран", докато променяте данните на този потребител). Деактивираните потребители не се показват в списъка с потребители в началния екран на програмата.

 

Следваща глава: Конфигурация за работа в локална мрежа

Назад към съдържанието



×
×
  • Create New...