Jump to content

Ревизии


Елизия Софтуер
  • Последна промяна:

Инвентаризация на склада. Въвеждане на началните наличности и корекция на текущите количества

(ръководството е съобразено с версия 9.х на StoreHouse PRO)

Съдържание:

Елементи на интерфейса
Създаване на нова инвентаризационна операция
Зареждане на съхранена ревизия

 

Една от основните операции в един склад е извършването на т.нар. ревизия или инвентаризация. Тази операция позволява да се направи сравнение между действителното състояние на наличностите на стоките в склада и показанията на складовия софтуер. В идеалната ситуация разлика между двете не би съществувала, но е факт, че както поради недоглеждане, пропуснати документи и операции или операторска грешка, така и поради злоумишлени действия на служители или възникнали грешки в самия софтуер е възможно да се достигне до ситуация, при която складовата програмата показва, че наличността на определена стока е една, а действително намерената в склада - съвсем друга. Модулът за ревизии позволява да се предприемат необходимите корективни действия, така че информацията за наличностите в склада да отговоря на действителността.

Освен това ревизията е препоръчителният метод по който можете да въведете началните наличности при започване на работа с продукта StoreHouse PRO. Често срещана грешка е началните наличности да се въвеждат с фиктивна доставка на стоки. Макара че, да, това също би свършило работа, ние не го препоръчваме, тъй като това действие би породило приходна операция в склада която ще фигурира в справката за доставките и съответно разходна операция в модул "Приходи и разходи", а това може да изкриви показанията на тези две справки.

Ако във Вашата база данни са създадени няколко складови обекта, уверете се, че предварително сте активирали този, чиято ревизия желаете да направите. След това влезте в модул "Ревизии" като изберете менюто "Операции" и чукнете върху командата "Ревизии". Ще Ви посрещне екрана на модула за инвентаризация, който към този момент все още не съдържа никакви данни.


Елементи на интерфейса
[ върни се горе ]

 

inventorize-main.png

В най-горната част на екрана са разположени бутоните за достъп до основните операции в модула.

Бутоните са:

Създай нова ревизия | F7 - служи за създаване на нова инвентаризационна операция.

Зареждане | F6 - служи за зареждане и показване на екрана на ревизия, която вече е била съхранена. Можете да зареждате операции, които вече сте съхранили, за да продължите с нанасянето на корекции или пък просто с цел извършване на справка за изчисленото салдо, промените по количествата, нанесени с тази операция и актуалните към тази дата цени на артикулите (последното важи, само ако ревизията е била създадена с текуща дата).

Добавяне на артикул | F2 - служи за избор и добавяне на единични артикули ревизията.

Групи - показва филтъра на групите, така че да имате възможност временно да ограничите показването артикулите от операцията до набор от групи, определени от Вас.

Промяна - позволява корекция на наличността (стойността в колоната "намерено к-во") и единичната себестойност на артикула от избрания ред.

Търсене | F3 - извършва търсене на артикул по въведена от Вас ключова дума - част от кода или наименованието на стоката. Търсенето се извършва единствено измежду вече включените в ревизията артикули и се комбинира с приложения филтър по групи и с избрания (чрез табовете) изглед.

Опресняване | F4 (refresh-button.png) - изчиства резултата от извършеното търсене показва останалите артикули (които принадлежат към приложения филтър по групи и избрания чрез табовете режим на показване на стоките).

В дъното на прозореца се намират и бутоните:

Други операции - предоставя достъп до операциите по импорт на количества от CSV файл и експорт на информацията в CSV или HTML формат.

Печат - служи за отпечатване на инвентаризационен протокол след въвеждане на корекциите.

Запис | F9 - служи за съхраняване на промените по текущата операция и актуализиране на наличността в склада.

Непосредствено под основните бутони за управление (в горната част на екрана) ще видите няколко различни раздела (табове), които по-късно можете да използвате, ако желаете да превключвате между отрязъци от данни, филтрирани по признака, отговарящ на наименованието на раздела.

inventorize-tabs.png

Разделите са:

  • Всички артикули - показва всички записи от ревизията, без да ги филтрира по някой от другите признаци.
  • С наличност - показва само артикулите, които имат наличност, която е различна от нула. В този контекст наличността може да бъде и отрицателна.
  • С положителна наличност - показва само артикулите, които имат положителна наличност, различна от нула.
  • С отрицателна наличност - показва само артикулите, които имат отрицателна наличност.
  • Без наличност - показва артикулите, чиято наличност е нула.
  • С липса или излишък - показва артикулите, при които има разминаване между количеството, което програмата смята, че трябва да имат и количеството, което е въвел операторът.
  • С липса - показва артикулите, за които програмата показва, че трябва да имат по-голяма наличност от тази, която операторът е въвел като намерено количество.
  • С излишък - показва артикулите, за които програмата показва, че трябва да имат по-малка наличност от тази, която е преброена в склада и въведена от оператора.


В таблицата под табовете ще се визуализират артикулите, които са част от текущата ревизия. Нека обясним колоните в тази таблица:

  • Код - показва номенклатурния код на всеки артикул
  • Наименование - показва наименованието на артикула
  • Група - към коя група принадлежи този артикул
  • Мярка - в каква мерна единица е количеството, което е представено на екрана и с което стоката се води на отчет в склада
  • Количество - това е количеството, което програмата смята, че на базата въведените приходни и разходни операции с този артикул трябва да е налично в склада в този момент.
  • Намерено к-во - това е действително намереното количество от този артикул в склада. Операторът е в състояние да променя само това поле. По подразбиране програмата ще въвежда в тази колона същата стойност, с презумпцията, че няма разлика между двете стойности. Операторът трябва да коригира съдържанието на редовете, в които е установено отклонение.
  • Разлика - тук се визуализира разликата между стойностите на колоните "количество" и намерено к-во".
  • Ед. цена - единичната себестойност на артикула в лева.
  • Стойност - тук се показва общата себестойност в лева на действително намерено количество от този артикул, т.е. произведението на стойността в колоната "намерено к-во" и единичната цена.
  • Разлика ст-ст - показва себестойността в лева на разликата между количеството в софтуера и преброената наличност.
  • Ст-ст цена 1 - показва общата стойност в лева, изчислена спрямо продажна цена №1 на този артикул.
  • Ст-ст цена 2 - показва общата стойност в лева, изчислена спрямо продажна цена №2 на този артикул.



Създаване на нова инвентаризационна операция
[ върни се горе ]

 

Важно!

Преди да създавате ревизия се уверете, че:
  • Вече сте създали артикулите, които планирате да включите нея. Програмата да позволява да ги създадете и добавите на по-късен етап, но препоръчваме това да се избягва при възможост.
  • Няма друга ревизия на същата или на бъдеща дата в същия складов обект, която да включва някой от артикулите, които планирате да добавите към инветаризацията. StoreHouse и без друго няма да Ви позволи да добавите към ревизията артикул, който не отговаря на това условие (т.е. артикулът да не участва в друга ревизия, създадена на тази или на по-късна дата в този обект).
  • Програмата автоматично ще калкулира количеството към датата на ревизията, но по принцип не е препоръчително да въвеждате ревизии с предходна дата, особено ако след тях вече има съхранени други приходни или разходни операции, тъй като цените, които ще бъдат записани в ревизията, са актуалните към днешна дата.
  • Информацията за наличностите, с която разполагате от преброяването в склада е актуална към края на избраната дата (когато ревизията се отнася за предходна дата). При въвеждане на ревизията с днешна дата за салдо се приема текущата наличност на програмата (освен ако няма приход или разход с бъдеща дата).
  • Артикули от тип "услуга" не могат да бъдат част от инвентаризацията, тъй като услугите нямат количествено измерение в склада и съответно не можете да коригирате тяхното количество.
  • Ако Ви е известно, че има пропуснати операции, случили се преди датата на ревизията, и разберете за тях преди да сте създали ревизията, препоръчително е да ги въведете с датата, на която са се случили, вместо да коригирате наличността с ревизия. В случай обаче, че установите този пропуск след като сте създали ревизията, в никакъв случай не ги въвеждайте. Тогава просто направете корекция чрез самата ревизия.


И така, вече сте преброили наличността на стоките в избрания склад към днешна дата и сте готови да въвеждате информацията в програмата? Натиснете бутона "Създай нова ревизия". Ще се покаже следния екран:

inventorize-newop.png

В този екран имате възможност да изберете датата, към която са актуални количествата, които ще въвеждате, да въведете кратко пояснения към ревизията и да изберете метода на въвеждане на артикулите.

Възможните начини за въвеждане на стоките са три:

  • Ревизия на цялата номенклатура на склада - това е опцията по подразбиране. При нея не са избрани групи и не е поставена отметка пред опцията за ръчно въвеждане на артикули. Програмата ще генерира пълен списък на артикулите, които не са скрити и не са от тип разходна норма на услуга. Количествата, които ще бъдат показани са наличностите към края на избраната дата (или настоящата наличност, когато датата е днешна). Ревизията ще бъде съхранена под посочения номер веднага след като натиснете бутона "създай". Обърнете внимание, че автоматично ще бъдат пропуснати и артикулите, които на същата или на по-късна дата вече участват в друга ревизия в този склад.
  • Ревизия на избрани от Вас групи - при този метод на въвеждане е необходимо да натиснете бутона "групи от артикули, включени в ревизията". Ще се покаже екрана за избор на групи. Поставете отметка пред тези артикулни групи, чиито стоки планирате да добавите към ревизията и накрая потвърдете избора си. Както и при предишната опция програмата ще генерира списък с артикули, но той ще е ограничен до поставения от Вас филтър за групова принадлежност на включените артикули. Ревизията ще бъде съхранена автоматично след натискането на бутона "създай" и както и по-горе, в нея няма да бъдат включени артикулите, които вече участват в ревизия, създадена на същата или на по-късна дата (в този обект).
     

    inventorize-groups.png
  • Ръчно въвеждане на артикулите - когато тази опция е активна програмата не добавя никакви артикули към операцията и не я записва сама. Вместо това се очаква Вие да ги добавите, един по един. Това е препоръчителният начин на създаване на ревизия на стоки за случаите, при които е необходимо да се направи корекция само на няколко предварително известни артикула. Всички ограничения за участие на артикулите в друга ревизия на тази или бъдеща дата са в сила и тук.


inventorize-additem.png


 

Важно!

 

Номерът и датата на документа не могат да бъдат променяни след момента на създаването на ревизията, така че трябва да сте сигурни, че датата е коректна.

inventorize-list.png

След потвърждение на създаването на ревизията вече можем да започнем с нанасянето на корекциите по наличностите....

Започвайки от най-горния ред и слизайки надолу по списъка, маркирайте поотделно всеки артикул, за който сте установили разлика между изчислената и намерената наличност. За въвеждане на намереното количество чукнете двукратно с левия бутон на мишката върху реда с този артикул. Ще се покаже прозорец за въвеждане на количество (а за стоките и материалите - и поле за корекция на себестойността). Въведете изброеното от Вас количество и натиснете ENTER потвърждение на промяната. След това преминете към следващия ред.

inventorize-edititem.png

Там, където не установявате разлики, или където наличността нормално е 0, т.е. в този момент действително няма наличност, просто подминете реда и преминете на следващия.

Съвет

 

Можете да използвате функцията за филтриране по групи, както и търсенето по ключова дума (код, наименование), за да виждате само определени записи в даден момент. Възможно е да използвате и баркод четец. За връщате към пълния списък с артикулите просто натиснете бутона за опресняване (refresh-button.png) или F4 от клавиатурата.

След като направите всички необходими корекции по количествата, въведете някакво ориентировъчно описание на операцията в предвиденото за целта поле (ако вече не сте го направили, още при създаването й). Имайте предвид, че въвеждането на описание ще Ви помогне да се ориентирате по-късно за естеството и причините за извършването на всяка една ревизия, а когато те станат повече и не сте задавали описания, няма да можете бързо да се ориентирате за това, на какво сте правили ревизия и защо. Въведеното тук описание ще се появява редом до номера и датата на ревизионния протокол, когато използвате бутона за зареждане на минали документи.

Накрая съхранете цялата операция като натиснете клавиша F9 или "Запис" от екрана. Програмата ще Ви попита, дали желаете да замените наличностите в склада с новите начални салда. Отговорете утвърдително и след това, ако е необходимо, натиснете бутона за печат на документ, за да отпечатате ревизионен протокол.

Съвет

 

Ако списъкът с корекциите е много дълъг, препоръчваме периодично да извършвате запис на операцията, тъй като при евентуално прекъсване на електрозахранването може да изгубите промените, които не са съхранени.

Инвентаризационният протокол може да бъде отпечатан по два начина: в пейзажно разположение или в портретно разположение. Това се контролира чрез настройка, която е достъпна при натискането на бутона "Други операции". Разликата между двата начина се изразява в това, че при пейзажното разположение протоколът включва и информация за цените, докато при портретния режим - само информация за количествата.

inventorize-protocol.png
inventorize-protocol-portrait.png

След като сте записали ревизията, корекциите по наличностите вече са приложени и от този момента нататък това е новата текуща наличност на стоките, която ще виждате в справките.

Съвет

 

Препоръчваме Ви периодично, на контролни дати, определени от Вас, да създавате по една пълна ревизия във всеки складов обект, който управлявате с тази програма. Не е необходимо да правите каквито и да е корекции в тези периодични ревизии. Чрез тях ще можете да фиксирате както количеството на артикулите към тази дата, така и тяхната точна стойност. Това е информация, която със сигурност ще Ви е полезна, а и ще е възможно да достъпвате във всеки момент, без да се налагат каквито и да е тежки справки и изчисления.


Зареждане на съхранена ревизия
[ върни се горе ]

Зареждането на съхранена ревизия Ви позволява да се върнете и покажете на екрана съдържанието на инвентаризационна операция, която вече сте били съхранили в миналото. Причините за това могат да бъдат разнообразни, като част от тях са:

  • Корекция на операторска грешка, възникнала по време на въвеждането на данните в инвентаризацията.
  • Преглед на несъответствията, които са констатирани с тази ревизия.
  • Отпечатване на инвентаризационния протокол към тази ревизия.
  • Продължаване на въвеждането на данни в инвентаризационна операция, която поради големия обем корекции не сте успели да завършите в деня на създаването на ревизията.
  • Открили сте липсващия артикул, който първоначално сте отчели като липса на склада.
  • Пропуснали сте да добавите някой артикул към операцията и т.н...


За да заредите съхранена ревизия влезте модул "Ревизии" и натиснете клавиша F6 или бутона "Зареждане". Ще се покаже списък с издадените ревизии в този обект за периода, който програмата е настроена да показва. Ако списъкът е дълъг и не виждате нужния запис, използвайте функцията за търсене и въведете номера на операцията. След като я намерите, чукнете двукратно с мишката върху нея. Програмата ще зареди съдържанието й на екрана.

inventorize-load.png

От този момента нататък можете да продължите да въвеждате информация, точно както когато го правите в режим на създаване на нова ревизия. Разбира се, администраторът на базата данни ще трябва да Ви е дал право за промяна на съхранени ревизии, за да направите това.

След като приключите с корекциите по ревизията, изпълнете процедурата по съхраняването им в базата данни като натиснете клавиша F9 или "Запис". Програмата ще актуализира информацията за наличността на стоките.

Важно!

 

Много е важно да запомните, че всеки презапис на инвентаризацията води единствено до относителна, а не до твърда корекция на наличността на стоките. Това означава, че когато коригирате някаква наличност, програмата не задава сляпо въведената от Вас стойност, а изменя наличността нагоре или надолу спрямо разликата. Вероятно се питате защо това е важно за Вас? Важно е, защото това Ви дава възможност да създадете ревизията на една дата, но да попълните корекциите в нея на съвсем друга дата, когато имате повече свободно време. Важно е и защото позволява докато Вие работите по ревизията на склада, някой друг от Вашите колеги да извършва доставки, продажби и др. приходни или разходни операции, без опасност да настане хаос с наличностите.
 

Следваща глава: Доставки - документиране на покупките

Назад към съдържанието

 



×
×
  • Create New...