Jump to content

Експресен старт със StoreHouse LITE

За Ваше улеснение подготвихме списък с важни инструкции, чието изпълнение ще Ви даде летящ старт в започването на пълноценна работа с програмата StoreHouse.

Стартирайте програмата, въведете данните на фирмата си и задайте основните настройки и предпочитания

При първото си стартиране StoreHouse LITE ще създаде нова база данни и ще я съхрани на Вашия компютър. Съветникът за начално конфигуриране ще Ви позволи да настроите работата на програмата според конкретните специфики на Вашата дейност, без да се налага да блуждаете сред менюта и опции в различни части на програмата. Попълнете необходимите данни и ги съхранете.

Обърнете специално внимание на опцията за регистрация на Вашата фирма по ЗДДС - програмата ще използва тази информация за да определи необходимостта от начисляване на ДДС при извършване на продажби, както и за определяне на начина, по който се третира начисленият данък при отчитане на доставки.

В случай, че сте затворили съветника преди да завършите процеса на конфигуриране, винаги можете да започнете отначало, като извикате същата функция чрез менюто "Настройки" - "Съветник за начално конфигуриране".

Желателно е регионалните настройки или поне форматът на датата във Вашия компютър да са български. При зададени американски регионални настройки местата на деня и месеца ще са разменени във всички полета за избор и въвеждане на дата, което може да Ви подведе.


Създайте една или повече стокови групи и подгрупи

Стоковите групи Ви помагат за по-лесното създаване на селекции от артикули и филтриране на данни при изготвяне на разнообразни отчети. Всеки артикул трябва да принадлежи към стокова група.

Стартирайте редактора на стокови групи и създайте поне една група, с която да асоциирате стоките, които ще създадете по-късно. За Ваше улеснение програмата вече ще е създала 3 примерни групи, които можете да използвате за целите на запознаването с програмата. Можете да промените наименованията на автоматично създадените примерни групи, както и да добавите неограничен брой свои групи и подгрупи.

Създайте няколко стоки, изделия или услуги

Чукнете върху иконата "Стоки" и създайте първите си артикули. Те могат да бъдат стоки, които доставяте от друга фирма и препродавате или пък материали, които влагате в някакъв вид производство. Могат обаче да бъдат и комплексни артикули - разходни норми (рецепти) за изработването на изделия или услуги, в чийто състав се включват един или повече различни материали.

При създаването на стоки трябва да се ръководите от няколко прости правила:

  • Задължително се попълват: номенклатурния код, наименованието, мерната единица и групата на артикула. Всички останали реквизити са опционални и се попълват при необходимост. Номенклатурният код трябва да е уникална поредица от символи (допускат се цифри, букви или пунктуационни знаци), която не съвпада с кода на друг артикул. Ако кодът на артикула не е от значение за Вас, в настройките на програмата можете да активирате автоматичното му попълване с нарастваща числова стойност.
  • Всички единични цени (продажни, доставни или себестойности) се въвеждат без ДДС - програмата ще има грижа за добавянето на дължимия данък към общата данъчна основа на продажбите и доставките вместо Вас.
  • Препоръчително е да въведете поне една продажна цена за всеки артикул, освен ако не желаете програмата да очаква от Вас да я въвеждате за всяка продажба.
  • Начална наличност се въвежда еднократно и то само за артикули, които вече са били налични във Вашия склад преди инсталирането на тази програма. Ако въвеждате начална наличност за някоя стока, уверете се, че сте въвели и нейната единична себестойност.
  • Наличното количество, себестойността или последната доставна цена се изчисляват автоматично от програмата - не ги променяйте ръчно след като веднъж сте използвали артикула в някаква операция, освен в случай допусната операторска грешка при отразяване на приходната операция, с която стоките са влезли в склада.

Въведете началните наличности на стоките

Препоръчително е началните наличности на стоките да се въведат чрез ревизия, след като създадете номенклатурата на артикулите. Някои потребители предпочитат да въвеждат началната наличност чрез доставка - това също е опция, която е възможна, макар и не препоръчителна. При въвеждането на началните наличности не пропускайте да въведете и единичната себестойност на всеки артикул, освен ако информацията за печалбата е без значение за Вас.

Ако сте избрали да въведете стартовите количества чрез функцията за въвеждане на начална наличност от екрана за създаване на стоката, уверете се, че я въвеждате правилно, тъй като веднъж въведена и запаметена, тази стойност вече не може да бъде променяна по друг начин, освен чрез ревизия или друга приходна или разходна операция.

Важно: Възможността за въвеждане на начална наличност е предвидена за улеснение и следва да се използва единствено за въвеждане на количества, които вече имате в склада към момента на започване на работа с програмата. Приходът на нови количества, постъпващи от този момент нататък, следва да става единствено чрез операции като "Доставка" - за стоките и материалите (или "Производство" - за изделията).

Създайте един или повече клиенти и доставчици

 

Въведете поне един доставчик и един клиент в модул "Контрагенти". При създаването на контрагенти винаги внимавайте за точното въвеждане на данните им - информацията за клиентите ще се използва при съставянето на фактури и други видове документи.

Имайте предвид следното:

  • Задължително се попълват: наименованието на клиента и неговия тип (доставчик и/или клиент).
  • За фирми-доставчици, които са регистрирани по ЗДДС задължително се поставя отметка пред опцията "регистрирана по ЗДДС". Програмата няма да начислява данък добавена стойност по операциите, по които доставчикът не е регистриран по ЗДДС.
  • За всеки клиент, на който ще се издават фактури задължително се попълват: населено място и адрес по данъчна регистрация, ЕИК по БУЛСТАТ или ЕГН (за физическите лица), а ако е регистриран по ЗДДС - и идентификационния номер по ДДС. Попълването на МОЛ не е задължително.
  • Всички промени по данните на контрагентите ще важат само за операциите, които са създадени след настъпване на промяната, освен ако промяната не е направена директно в сгрешения документ.
  • При избор на контрагент програмата винаги ще показва само контрагентите, чийто тип отговаря на контекста, в който се показва списъка. Това означава, че при доставка ще се показват само доставчиците, а при продажба - само клиентите. Ако някой Ваш контрагент е едновременно и клиент, и доставчик, поставете отметка и пред двете опции, за да избегнете необходимостта от ръчна промяна на режима на показване на списъка в бъдеще.
  • Ако клиентите Ви са предимно физически лица, на които не издавате никакви документи, препоръчваме да си създадете един контрагент за обща употреба и да активирате опцията за "автоматично избиране на последния използван клиент" от настройките на програмата. Това ще отмени необходимостта да изберате конкретен клиент при извършването на всяка продажба - програмата ще го прави вместо Вас.

Когато създавате нов доставчик, обърнете специално внимание на опцията за регистрацията му по ЗДДС - чрез нея програмата ще определя дали e необходимо да начислява данък по доставките, които извършвате от този доставчик.

Опитайте да доставите нещо, а след това - да го продадете

Вече можете да започнете да започнете да извършвате рутинни действия като: доставки или продажби. Всяка от тези операции води до промяна в наличността на стоките, като в общия случай доставките (т.е. покупките на стоки и материали от Ваши доставчици) увеличават наличните количества, а продажбите ги намаляват. 

Двата модула изглеждат и функционират почти идентично, но всеки от тях има свои специфики, затова Ви препоръчваме да не ги разучавате на принципа "проба-грешка", а вместо това да се запознаете с ръководствата за работа с всеки от тях:

-->Ръководство за работа с модул "Доставки" 
-->Ръководство за работа с модул "Продажби и фактуриране"

Винаги въвеждайте операциите в техния хронологичен ред: приходните операции (доставките и производството) предхождат разходните (продажбите). С други думи, не продавайте нещо, ако още не сте отразили доставката му в StoreHouse.


Разучете разнообразните настройки на програмата

Отделете достатъчно време за разучаване на различните настройки на програмата и тяхното предназначение. Оптималната ефективност и бързина на работа с продукта са възможни единствено при правилно настройване на поведението на програмата.


... И вече сте готови!
 

След като илюстрирахме накратко един процес, който иначе няма как да отнеме 5-10 минути, уверени сме, че сме Ви дали необходимата основа и разбиране за продукта StoreHouse LITE, което пък от своя страна ще Ви позволи да се задълбочите и съсредоточите в опознаването на програмата.

Нашият продукт е разработен така, че да е интуитивен и лесен за употреба, но недостътъчното му познаване ще Ви попречи да използвате пълноценно всичките му възможности. Затова, когато имате възможност, препоръчваме да прочетете помощната документация на продукта StoreHouse.

Продуктът StoreHouse LITE има и платена версия - StoreHouse PRO, която изглежда по същия начин, но разполага с много повече възможности. С нея получавате достъп до още по-голям набор от операции, справки, улеснения и начини за персонализиране на поведението на програмата. Получавате и техническа поддръжка и консултации - директно от създателя на програмата. Можете да заявите своя лиценз директно от нашия уебсайт.



Успех!



×
×
  • Create New...