Jump to content

Всички активности

  1. По-рано
  2. Елизия Софтуер

    Анонс: Версия 10.x на StoreHouse PRO

    Списък с промените във версии 10.x на складово-производствения софтуер StoreHouse PRO. Версия 10.1.7 В екрана за създаване и промяна на данните на контрагент добавихме функция за извличане на фирмените данни от Интернет по въведен Булстат или ИН по ЗДДС. ℹ️ Функцията изисква връзка с Интернет, активен абонамент за поддръжка и еднократно въвеждане на абонаментен ключ, който можете да получите след вход с Вашето име и парола в страницата "Поддръжка" на нашия сайт. В екрана за въвеждане на специални цени на артикул за избрани клиенти добавихме функция за копиране на цените към друг артикул. Това ще позволи много по-бързо въвеждане на предварително въведените специални цени по клиенти в данните на нова стока. В екрана за въвеждане на специални търговски отстъпки за артикул към избрани клиенти също добавихме възможност за копиране на всички въведени отстъпки към нов артикул. Значително ускорение в работата на функцията за експорт на данни към CSV файл. Значително ускорение на функцията за импорт на стоки от CSV файл. Значително ускорение на функцията за актуализацията на продажните цени на стоките чрез импорт от CSV файл. Сред възможните валути в модула за заявки добавихме швейцарския франк (CHF). Добавихме възможност за импорт на артикули в модула за заявки. Отстранихме пропуск в модула за заявки, поради който при въвеждането на нов превозвач програмата не го показваше в списъка за бърз избор преди да се излезе от модула и да се влезе отново. Отстранихме бъг в програмата, поради който при отпечатване на справката "Картон на стока", на листа не се отпечатваха редовете от справката, които се отнасят до вложените материали (въпреки че се показват на екрана). Добавихме възможност за забрана на създаването на фактури в избрани виртуални складови обекти. Това става чрез задаване на ръчен диапазон за фактуриране в конкретния обект с начален и краен номер равни на 0. При повторен избор на контрагент по вече съхранена продажба, ако контрагентът е същият, но въведеното предпочитание за начин на плащане за този клиент се различава от начина на плащане, избран за конкретната продажба, програмата вече няма да прилага настройката от данните на контрагента, а ще зачита избрания начин на плащане в оригиналния документ. Други по-дребни подобрения в работата на програмата. Версия 10.1.6 Подобрения в настройките на начина за отпечатване на фирмено лого в документите. Към вече съществуващия начин за автоматично мащабиране на изображението (пропорционално на широчината на страницата) добавихме и възможност за ръчен мащаб по въведена от потребителя широчина или височина на логото, както и възможност за избор на ляво, дясно или централно подравняване на картинката. Новите възможности ще позволят по-лесно задаване и промяна на изображението, без да е необходимо да се използва софтуер за графична обработка или някакви специални умения. В прозореца за избор на артикули вече ще се показва и колона с допълнителното описание на стоките. Добавихме и възможност за ръчно разместване на колоните в този екран и възможност за ръчна промяна на размерите на прозореца, така че потребителят да е в състояние да го адаптира според нуждите си и според разделителната способност на използвания монитор. В допълнение цените в списъка вече ще се показват закръглени до максималната разрешена точност за конкретния вид цена, вместо до 2-рия знак, както беше в предишните версии. Потребителите, които по някаква причина желаят да запазят досегашния начин на представяне на цените, могат да активират закръгляне до втория знак чрез допълнителната настройка, която добавихме в екрана с основни настройки на StoreHouse PRO. В екрана с настройки на модул "Продажби и фактуриране" добавихме възможност за разрешаване на отпечатването на стокови разписки с единични цени, включващи ДДС с точност повече от два знака след запетаята. Във версиите на програмата след 2.8.2 единичната цена с ДДС се изчисляваше при пълната разрешена точност, но се закръгляваше до втория знак при печат на документа. Оказа се, че това създава известни затруднения за потребители, чийто асортимент предполага отпечатване на крайната цена с повече знаци. Подобрения в модула за заявки към доставчици, сред които: По-лесна възможност за преглед и промяна на валутата в заявките с цени; Автоматично попълване на името на превозвача според заложеното в данните на контрагента и др.; При създаване на доставка от избрана заявка програмата вече няма да предлага въвеждане на валутен курс за заявките, чиято валута е лева. Реорганизация на екрана за други настройки на програмата. Част от опциите са премахнати, тъй като дублират настройки, които без друго са достъпни чрез бутона за настройване на модулите, за които се отнасят. При извършване на импорт на нови артикули от CSV файл в модул “Стоки” програмата вече автоматично ще опреснява филтъра за групи на модула, така че да показва и групата, която програмата е създала автоматично при импорта на новите артикули, без да е необходимо да се излиза от модула. Във всички модули на програмата, в които се издават документи, ръчното сортиране по колоната за номенклатурен код вече ще се съобразява с настройката за вид на кодовете (буквено-цифрови или само цифрови). Компонентите на програмата, свързани с архивирането и възстановяването от архив са преработени така, че също както програмата, да поддържат Unicode и да позволяват възстановяване от архиви, разположени в папки, съдържащи в наименованието си Unicode символи (примерно кирилица). В предишните версии на програмата възстановяването от такъв архив можеше да доведе до срив (ако езикът за неюникод приложения е различен от български). Множество други по-дребни, но също толкова важни подобрения в работата на програмата. Версия 10.1.5 Към менюто с допълнителни операции в модула за продажби добавихме възможност за създаване на проформа фактура на базата на предварително създадена стокова разписка. Подобрения в диаграмата на приходите и разходите. Добавена е възможност за запис на генерираната графика в BMP файл, за прилагане към други изготвени отчети. Добавихме и опции за включване/изключване на отделните компоненти на диаграмата. По подразбиране тя вече ще се генерира с изключено проследяване на разходите за производство (т.е. стойността на вложените материали), но потребителите, които следят този параметър ще мога да го активират ръчно. В менюто "Справки" добавихме 3 нови диаграми: Сравнителна диаграма на приходите от продажби, сравнителна диаграма на разходите за доставки и сравнителна диаграма на разходите на материали за производство. Новите диаграми дават възможност за директно съпоставяне по месеци на резултатите от две произволно избрани от потребителя години. При създаване на доставка от съхранена заявка към доставчик с валута, която е различна от BGN, програмата вече ще дава възможност за въвеждане на курс за превалутиране към лева. Ускорена работа на функцията за издаване на фактура към предварително създадена стокова разписка, както и допълнителни оптимизации в бързината на създаване и съхраняване на сборна фактура. Ускорено генериране на справката за доставки при работа в мрежа. Ускорено генериране на справката за продажбите при работа в мрежа. При генериране на разширен опис на издадените фактури програмата вече ще изисква на потребителя да е било присвоено правото за "печат и експорт на списъка на фактурите и известията". Отстранен бъг: При импорт на данни от CSV файл с UTF-8 кодиране (без BOM маркер), програмата пропускаше първия знак на първия ред от файла. При нормални обстоятелства това не пречи на работата на функцията, тъй като на този ред обикновено са разположени наименованията на колоните, но ако файлът не съдържа ред с наименования на колоните, това може да доведе до невъзможност за импорт на данните от този ред или до неправилното им интерпретиране. Отстранен бъг в обобщения изглед на справката за производството, поради който при копиране на кода на артикула от избрания ред (с Ctrl+C), вместо кода, програмата копираше името на групата, към която принадлежи артикула. Множество други подобрения и оптимизации в работата на програмата. Версия 10.1.4 Добавен е нов, по-интуитивен начин за избор на две или повече нефактурирани стокови разписки при издаване на сборна фактура в модул "Продажби". Като допълнение към досегашния стандартен метод за избор на два или повече реда от списък (със задържане на клавишите Ctrl или Shift), вече е възможно редовете да бъдат избирани и чрез поставяне на отметка. Отметката може да се активира/деактивира както с директно чукване върху нея, така и с двукратно чукване върху произволна част от реда. Освен това програмата вече ще може да "запомня" направената селекция, така че тя да не се губи при извършване на търсене или при промяна на периода с показани документи. За да се избегне нуждата от каквато и да е промяна в навиците на редовно използващите тази операция потребители, старият метод на избиране също се запазва, но в случай, че потребителя е направил различна селекция и по двата начина едновременно, програмата ще дава приоритет на селекцията, която е реализирана чрез поставените отметки. В екрана за избор на нефактурираните стокови разписки (при издаване на сборна фактура) добавихме два допълнителни бутона - за бърз избор на всички записи от списъка, както и за бързо изчистване на направената селекция. Във филтрите на справките за доставките, продажбите и вложените материали вече ще се показва пълния списък с контрагентите, вместо само този на доставчиците (в справката за доставките) и на клиентите - в справката за продажбите и вложените материали. Това ще позволи на потребителите да правят справка за доставките от контрагент, който е създаден като клиент, но не и като доставчик (и обратното - справки за продажбите към контрагент, който е създаден само като доставчик, но не и като клиент). При издаване на стокова разписка, фактура или проформа на базата на избрана оферта програмата вече ще се съобразява с предпочитанията за начин на плащане на клиента, вместо да прилага начина на плащане по подразбиране. Промяна във вида на настройката за активиране и деактивиране на автоматичния режим на търсене при избор на контрагент или на стока (от екрана за "Основни настройки"). Двете досегашни опции вече ще се представят с полета за отметка, които ще могат да имат три различни състояния: включено, изключено и условно включено (при наличие на повече от N-на брой записи в базата данни - 50 за контрагентите и 100 за артикулите). По подразбиране активна е последната опция. Отстранен е пропуск в програмата, поради който беше възможно програмата инцидентно да прекрати работата си, ако потребителят генерира отчет за продажбите и непосредствено след това - отчет за доставките. Множество други по-дребни подобрения и поправки. Версия 10.1.3 Ускоряване на работата на функцията за издаване на сборни фактури в модул "Продажби". Отстранен пропуск във функцията за проверка за достатъчна наличност на материалите в модул "Производство", поради който при определени обстоятелства, след опит за повторен запис на коригирана производствена операция програмата можеше да изведе съобщение за недостатъчна наличност на някои от материалите, въпреки че материалите имат достатъчно количество за завършване на операцията. Важни подобрения в програмата, чиято цел е да предотвратят потенциалната опасност от неправилно съхранение на някои видове документи в базата данни, поради това, че потребителят е активирал определени експериментални настройки в по-новите версии на Windows, които по подразбиране са изключени. Други по-дребни подобрения в работата на StoreHouse. Версия 10.1.2 При създаване на нова ревизия вече ще е възможно операторът да укаже автоматично въвеждане на артикулите от избрана по-стара ревизия. По този начин се дава възможност за по-бързо съставяне на периодични повтарящи се ревизии на една и съща селекция от стоки, без да е необходимо ръчното избиране на групи или артикули. Отстранена е грешка в модул "Приходи и разходи", поради която при филтриране по начин на плащане с избрана опция "банкова карта", програмата показва крайните салда на операциите, които са платени с наложен платеж с пощенски паричен превод, вместо платените с карта. Версия 10.1.1 При използване на функцията за добавяне на стокова група към оферта, ако операторът не е избрал контрагент, програмата вече няма да показва опцията за добавяне на артикулите с продажна цена според предпочитанията на клиента. Подобрения във функцията за унищожаване на документи и номенклатури по тип и период. Други подобрения, свързани с поведението на програмата при опит за зареждане на база данни, която е била създадена от по-нова версия на програмата. Версия 10.1 В настройките на модул "Оферти и ценови листи" е добавена опция за активиране на печат с крайни цени. В модул "Оферти" е добавена възможност за ръчно запаметяване (и зареждане) на текста на уводната текстова част на офертата и на пояснителната забележка към офертата. Това ще даде възможност за много по-бързо въвеждане на стандартен текст за всеки от тези два реквизита. В настройките на модула за оферти е е добавена възможност за автоматично прилагане на текста на последната съхранена уводна текстова част, както и на текста на последната ръчно съхранена пояснителна забележка при създаване на нова оферта или ценова листа. Опцията ще позволи по-лесно и бързо прилагане на стандартен текст за всеки новосъздаден документ в този модул, като текстът може да бъде изменян и допълван за всяка отделна оферта, ако е необходимо. Максимално допустимата дължина на пояснителната забележка към офертите е увеличена на 1000 символа. Подобрение във функцията за печат на оферти, което премахва проблем с потенциалното отрязване на част от пояснителната забележка при печат на оферти и ценови листи, отпечатани на повече от една страница. При създаване на документа за продажба към избрана оферта, програмата вече ще пренася автоматично и текста на допълнителните описания на артикулите от базовата оферта. При създаване на документ за продажба към вече издадена оферта програмата вече няма да третира артикулите от офертите като артикули, въведени в свободен текст. Премахната е възможността за неволно въвеждане на търговска отстъпка с размер над 100% при добавяне на артикул в свободен текста в модул "Продажби". Подобрения във функцията за импорт на данни от CSV файл - програмата вече няма да се затваря, ако потребителят се опита да импортира файл, който към момента на импорта е зареден и в друга програма (например в Excel). Отстранен е бъг в модул "Оферти", поради който при издаването на оферта на базата на друга съществуваща оферта, програмата не пренасяше автоматично условията за срок на валидност, търговската отстъпка и въведените текстове за уводна и заключителна част на офертата. Отстранен е бъг в модул "Заявки", поради който последователно създаване и съхраняване на няколко нови заявки програмата не изчистваше автоматично статуса на изпълнение на заявката, името на съставителя и превозвача и не задаваше текуща дата на новите заявки, освен ако преди това не се излезе от модула. Отстранен е бъг при ръчното сортиране на данните в обобщения изглед на справката за доставките. Отстранен е бъг в справката за доставките, поради който при отпечатване на справката, на мястото на сбора на всички количества (в края на отчета) се отпечатваше сумата на колоната "стойност". Множество други подобрения и оптимизации в работата на различни части на програмата. Версия 10.0.6 Отстранен е бъг във функцията за печат на справката за произведени изделия. Вместо общото количество на всички произведени изделия и тяхната сумарна стойност, в дъното на отчета се отпечатваше стойност 0. Други подобрения в работата на програмата Версия 10.0.5 В екрана за специални цени, отстъпки и кодове на артикулите по контрагенти (достъпен чрез трите отделни команди в менюто "Операции") е добавен бутон за директно въвеждане на допълнителни артикули чрез избор от съществуващата номенклатура на стоките. Това ще позволи по-бързо добавяне на всеки от тези три реквизита за голямо голичество артикули при предварително избран контрагент. Новата възможност е алтернатива на функцията за импорт на тази данни от CSV файл в същия екран, както и на вече съществуващите функции за присвоявяне на специални кодове, цени и отстъпки по контрагенти в екрана за промяна на данните на избран артикул. Функцията за добавяне на артикули чрез баркод четец в модул "Доставки" е изменена така, че да не вмъква нов ред към складовата разписка, ако артикулът вече е добавен към операцията, а вместо това да прибавя 1 брой към количеството на съществуващия ред (както е реализирано в модула за продажби). При създаване на операция за доставка, ако операторът сканира баркод на артикул, който все още не съществува в базата данни програмата вече ще предлага и възможност за създаване на артикула и ще попълва автоматично прочетения баркод в екрана с данните на новия артикул. При създаване на документ за продажба на базата на друг съществуващ документ (примерно: фактура към стокова разписка или фактура към проформа) програмата вече ще информира потребителя, ако данните на фирмата-доставчик от оригиналния документ (т.е. на Вашата фирма) се различават по някакъв начин от актуалните фирмени данни (въведени в менюто "Номенклатури" - "Данни на фирмата"). Програмата ще сравнява името на фирмата, населеното място, адреса, ЕИК по БУЛСТАТ, ИН по ЗДДС и МОЛ, и ако забележи разлика в някой от тези реквизити ще предлага прилагане на актуалните данни, вместо на данните от оригиналния базов документ. Тази възможност ще е полезна в случаите, при които между момента на създаването на първия документ и момента на създаването на новия документ, базиран на него, фирмата е променила името си, адреса си или пък е сменила собственика си. Към функцията за унищожаване на документи и операции по тип и период (в менюто "Администриране") е добавена опция за нулиране на наличността на всички артикули. Опцията ще е активна единствено в режим на пълно унищожаване на операциите със запазване на номенклатурата на артикулите, както и в режим на избирателно унищожаване със запазване на артикулите (ако са избрани всички видове операции, които пораждат количествени изменения на стоките). Новата възможност ще улесни създаването на нова база данни, от която са премахнати всички досегашни операции и документи, но се запазва номенклатурата на стоките с нулирани количества. При бързо въвеждане на последователност от символи, докато потребителят се намира в списъка с артикули или в списъка с контрагенти (съответно в модул "Стоки", модул "Контрагенти", както и в екраните за избор на артикул или избор на контрагент) програмата ще избира автоматично следващия ред от списъка, започващ с въведената комбинация от символи, но вече без оглед на малки и главни букви. В предишните версии тази функция правеше разлика между малките и главните букви, което създаваше неудобство за някои от потребителите, които са свикнали да търсят нужните им записи по този начин, вместо чрез функцията за търсене. Отстранена е грешка в изписването на екранното заглавие на справката за произведените изделия. Въпреки че данните от справката правилно визуализираха информация за произведените изделия, каквото е предназначението на този отчет, на екрана се изписваше "Справка за вложените материали". Версия 10.0.4 В модул "Оферти" е добавена възможност за ръчно пренареждане артикулите от документа. Функцията работи по начина, по който е реализирана в модула за продажби. В раздела "Други настройки" на екрана с "Предпочитания на потребителя и общи настройки" е добавена опция за определяне на максимална допустима широчина (в милиметри) на колоната за номенклатурен код в документите за продажба и в офертите. Досега за този вид документи програмата адаптираше широчината на колоната спрямо данните в нея, автоматично пренасяйки на нов ред твърде дългите кодове (според определен фиксиран лимит). Чрез новата настройка ще е възможно този фиксиран лимит да се определя и изменя от потребителя, според спецификите на кодовете, които се използват в конкретната фирма. Това ще позволи, фирми, които по принцип използват номенклатура с много дълги кодове, да определят максимална допустима широчина до 50 милиметра (преди автоматичното пренасяне на нов ред). И обратното - фирми, които използват много кратки кодове, биха могли да намалят до 10 милиметра максимално допустимата широчина на колоната с кода, оставяйки повече място за останалите реквизити. При въведена стойност 0 програмата ще определя максималната широчина автоматично - както досега. Добавена е възможност за автоматично запомняне на размера и позицията на основния прозорец на програмата, с последващо отваряне на програмата със същия размер и на същото място. Това ще спести на потребителите, които обикновена не използват програмата на цял екран, нуждата да адаптират размера на прозореца й всеки път, която я стартират. Минималният размер, който ще бъде "запомнян" е 800х600 пиксела. При ръчна промяна и падане под това ограничение, следващото стартиране на програмата ще е в режим на "цял екран". В модул "Прехвърляне" е добавена опция за печат на документ без цени (само с количества). В модул "Гаранционни карти" е добавена възможност за отпечатване на колоната с номенклатурния код на артикулите в документа. По подразбиране гаранционните карти ще се отпечатват без тази колона, освен ако това не бъде променено чрез новата настройка, добавена към модула. Полето за допълнително описание в данните на всеки артикул вече ще поддържа възможност за ръчно пренасяне на текста на нов ред (чрез клавишна комбинация Ctrl+Enter), както това вече е реализирано в други части на програмата. Това ще позволи въвеждането на по-добре структурирани списъци с технически и др. параметри, които при активирана опция за автоматично попълване на този реквизит ще се отпечатват под основното наименование на артикула. В модул "Продажби" са добавени няколко нови възможности за бързо генериране на нови документи, използващи за шаблон други съществуващи документи и операции: - Издаване на фактура и стокова разписка на базата на друга издадена фактура; - Издаване на фактура и стокова разписка към съхранена доставка; - Издаване на стокова разписка на базата на друга издадена стокова разписка; - Издаване на стокова разписка към съхранена доставка; - Издаване на стокова разписка към проформа фактура; - Издаване на проформа фактура към съхранена доставка; - Издаване на проформа фактура на базата на издадена фактура. Отстранен е пропуск, който при определени обстоятелства (съчетани с много голяма номенклатура на групите) може да доведе до блокиране на програмата при опит за промяна на стоковата група на съществуващ артикул. Отстранен е пропуск, който води до това, че при промяна на името или на групата-родител на стокова група, към която има други подгрупи, програмата погрешно показва променената група без нейните подгрупи, докато списъкът не бъде презареден. Отстранен е пропуск, поради който при опит за печат на незаписана трансферна операция програмата погрешно показва съобщение, че към документа не са добавени артикули, вместо съобщение, че преди отпечатване документът първо трябва да бъде съхранен. Версия 10.0.3 Отстранен е бъг, поради който промяната на филтъра за начална и крайна дата в екрана за зареждане на съхранен документ може да доведе до срив в работата на програмата и до нейното затваряне. Проблемът се проявява само тогава, когато потребителят използва бутоните, изглеждащи като стрелка (за връщане с месец назад или за преход с месец напред) в календарната контрола на полето за въвеждане или избор на дата. Отстранен е пропуск, който може да доведе до срив в работата на програмата и до нейното затваряне, ако програмата е била заредена в продължение на дълъг период от време и с нея са извършвани множество последователни операции в един или повече модули на продукта. Отстранен е бъг в модул "Приходи и разходи", който се изразява в следното: Ако във филтъра на модула се избере показване само на неизплатени задължения и някой от записите в справката има три или повече плащания, едно от които е равно на общия размер на задълженията (а останалите две или повече плащания са смесица от положителни и отрицателни стойности, които се погасяват взаимно, т.е. резултатното задължение е 0), програмата погрешно показва записа като неизплатен. Отстранен е пропуск, поради който при опит за повторно отпечатване на съхранено дебитно или кредитно известие в модул "Продажби" (без извършване на повторен запис) програмата не показва екрана за избор на типа документ, който да бъде отпечатан (оригинал, копие или и двете), а вместо това директно отпечатва оригинал. Презредовият цвят в списъците с данни в модул "Приходи и разходи", в екрана за избор на клиент и в екрана за зареждане на съхранен документ е с леко променен цвят, който позволява по-лесно разграничаване на маркирания ред от списъка (когато фокусът не е върху самия списък). При опит за съхранение на доставка, ако потребителят не е избрал доставчик, програмата вече няма да извежда съобщение, че трябва да бъде избран доставчик, а вместо това директно ще показва екрана за избор на контрагент. Актуализирана е версията на системните библиотеки, които са неразделна част от инсталацията и се инсталират заедно с продукта. Версия 10.0.2 В екрана за корекция на избран ред от гаранционна карта е добавен бутон за бърз достъп до данните на артикула (в режим "само за четене"). Добавени са и няколко други подобрения в същия екран. В основния екран на модул "Гаранционни карти" е добавена колона, показваща датата на изтичане на гаранцията за всеки един от редовете. Досега тази информация се визуализираше само при отпечатване на картата. Промяната ще даде възможност за по-лесно определяне, дали артикулът от този ред на документа е все още в гаранция, ако на по-късен етап картата е заредена за справка при възникване на евентуално гаранционно събитие. Колоната, която показва гаранционният срок в месеци вече ще се попълва автоматично и за артикули, които иначе използват гаранционния срок, въведен за целия документ. За по-лесно визуално идентифициране на такива редове, след броя на месеците ще се добавя знак "*". Отстранен е бъг в модула за гаранционни карти, поради който бутонът за бързо добавяне на нов клиент не работеше. Екранът "Гаранционни условия" в модул "Гаранционни карти" вече автоматично ще пренася на нов ред текста на общите гаранционни условия, за да не се налага скролиране по хоризонтала при прочитане на текста. Отстранен е бъг, поради който ако мерната единица на артикул от списъка е била променена чрез екрана за избор и добавяне на стока към документ, промяната не се отразяваше на екрана докато списъкът на бъде презареден. В екрана за преглед и редактиране на данните на контрагент е добавена вертикална лента за скролиране на по-дълги текстове в полето "забележки". Когато работата с потребителски сметки е забранена чрез настройките на програмата, StoreHouse вече ще позволява стартиране на модула за потребители и права за достъп (след авторизация като администратор), вместо да изисква първо да бъде разрешена работата със сметки. Други подобрения и оптимизации в различни части на продукта. Версия 10.0.1 Версията подобрява работата на модулите "Доставки", "Продажби" и "Групи". При LITE версията е отстранен дребен проблем, поради който, ако потребителят прекъсне изпълнението на съветника за първоначално конфигуриране, преди той да е завършил, програмата не визуализира правилно началния екран при първото му зареждане. Версия 10.0 Промени и подобрения, обхващащи повече от един модул на продукта: Интерфейсът на програмата вече поддържа Unicode. Това ще позволи на потребителите, чиято операционна система не е настроена за работа с продукти на български език да използват StoreHouse PRO без да се налага да правят промени в системните си настройки. Ще позволи също и по-лесен обмен на данни с други системи, които очакват кодировката на знаците да бъде UTF-8, вместо CP1251. Функцията за търсене по код и наименование в модулите "Стоки" и "Контрагенти", както и в екраните за избор на артикули и контрагенти в различните части на програмата вече ще извършва автоматично търсене след въвеждането на всеки нов символ. Промяната ще улесни и ускори намирането на артикули и контрагенти, за които операторът не е сигурен как точно са записани в базата данни. Във всички модули и справки на програмата е добавена възможност чрез стандартната клавишна комбинация Ctrl+C да се копира номенклатурния код на артикула, който е избран на екрана. Това ще доведе до възможност за по-бързо извършване на определени операции и справки с избрания артикул. Изборът на активен складов обект вече може да се извършва от всеки модул или справка на програмата, без да се налага изход до началния екран за достъп до списъка с обекти. Тази промяна ще позволи на фирмите, които управляват повече от един обект, да извършват по-бързо справки и операции, превключвайки много по-бързо между обектите. В Настройки" - "Предпочитания на потребителя и общи настройки" е добавен нов раздел - "Лента с инструменти". Чрез опциите в този раздел потребителят ще е в състояние да адаптира иконите за бърз достъп спрямо собствените си нужди, скривайки бутоните на ненужните модули и показвайки други, които досега са били достъпни само чрез менютата на програмата. В раздела "Други настройки" на "Предпочитания на потребителя и общи настройки" са добавени две независими една от друга настройки, контролиращи кодировката на знаците, която да се използва при импорт и експорт от/към CSV файлове. Процедурата "Оптимизация на БД" от менюто "Система" е разширена чрез добавяне на възможност за извършване на проверка за нарушена структура на базата данни, което пък ще позволи ранното откриване на потенциални проблеми в масива с информация. Редизайн и осъвременяване в голямата част от екраните на програмата. Към много от бутоните са добавени и графични изображения, подсказващи за предназначението на бутона и позволяващи по-лесно визуално идентифициране сред останалите части на екрана. Предвид въвеждането на функцията за търсене като интегрална част на екрана за избор на артикул, клавишът за активиране и деактивиране на множество артикули чрез поставяне на отметка е променен и вместо BACKSPACE програмата вече ще използва клавиатурната комбинация Ctrl+M (както и предвидената за тази цел иконка от самия екран). Промени в модул "Продажби и фактуриране" Нов дизайн на модула за продажби. Основната информацията за документа и данните на клиента ще се показват в горната част на екрана, където ще се намират и бутоните за основни действия като: добавяне на артикули, промяна, изтриване и т.н. Добавена е възможност за избор на плащане с банкова карта. С цел предотвратяване на неволна промяна на номера на документа (при създаване на фактура, проформа или стокова разписка) полето с номера ще е деактивирано, но ще позволява ръчна корекция след нарочно чукване с мишката върху него и след изрично потвърждение на желанието за промяна. Подобрения в процеса на издаване на документи за продажба. Намален е броят на натрапчивите съобщения за непопълнени реквизити, изскачащи при опит за съхраняване на продажбата. Добавени са два бързи бутона за най-често използваните операции: създаване на продажба със стокова разписка и създаване на продажба с фактура и стокова разписка. Чрез тях потребителите, които предпочитат да използват мишката, вместо клавишни комбинации, ще могат да спестят време и усилия. Добавени са и бутони за няколко други функции, които досега бяха достъпни единствено чрез меню команди и клавишни комбинации. Новите бутони дават бърз достъп до функцията за въвеждане на еднократен артикул в свободен текст, ръчното активиране на работата с баркод четец, импорт и експорт на артикули от/към CSV файл. Добавен е и бутон за бързо създаване и съхраняване на нов артикул за многократна употреба, директно от екрана за продажби. Текстовото поле на реквизита "словом" е премахнато от екрана. Функцията за преобразуване на числа в думи е усъвършенствана, а автоматично генерираното съдържание на реквизита ще се визуализира единствено при отпечатване на документи. Списъкът с превозвачите, който до момента беше част от екрана за "Допълнителни данни" е преместен в основния екран на модула за продажби, за по-бърз и лесен достъп от потребителите, които попълват съдържанието му при създаване на документи за продажба. Полето за кратка забележка към "Допълнителни данни" вече приема въвеждане на нов ред (чрез клавишна комбинация Ctrl+Enter), както и табулация. За удобство размерът на полето е с леко увеличен размер и вече приема текстове с дължина до 500 символа. Изборът на банкова сметка (IBAN) по текущата операция вече е част от основния екран на модула, а подробна информация за сметките, както и досега, е достъпна в екрана за допълнителни данни. В същия екран е добавен и бутон за създаване на нова банкова сметка. Екранът за въвеждане на количество и цена е променен така, че да позволява лесното визуализиране на по-дълги наименования на артикули. Полето за допълнително описание на артикула е с увеличен размер и вече позволява въвеждането на текстове с ръчно пренасяне на нов ред (чрез клавишна комбинация Ctrl+Enter и с максимална дължина до 500 символа). Функцията за въвеждане на еднократен артикул в свободен текст вече позволява добавяне на артикул с нулева цена и нулево количество. Премахнат е бутона за преглед на данните на избрания клиент. Вместо това програмата ще показва същите данни при кликване върху полето с името на клиента. Добавена е информация за сбора на количествата в документа. Промени в модул "Доставки" Добавени са два бързи бутона за най-често използваните операции: създаване на складова разписка за нова доставка и създаване на складова разписка за върната стока. Чрез тях потребителите, които предпочитат да използват мишката, вместо клавишни комбинации, ще могат да спестят време и усилия. Дизайнът на модула е адаптиран по начин, който отговаря на новия изглед на модула за продажби. Добавен е бутон за бързо създаване на нов доставчик, така че да се избегне нуждата от използване на функцията за създаване в екрана за избор на доставчици. Добавен е бутон за създаване на нов артикул, чрез който се избягва нуждата от използване на функцията за създаване на стока чрез екрана за избор на артикул. Вече е наличен по-бърз начин за промяна на данните на артикул по време на доставка. Промяната може да стане чрез задържане на клавиша Shift и чукване върху бутона за показване на информация за артикула (в долния ляв ъгъл на екрана за въвеждане на количество и цена). В предишните версии тази функция показваше данните на артикула в режим "само за четене". Екранът за въвеждане на количество и цена е леко променен. Вече позволява въвеждането на доставка по вторична мерна единица и за артикули, за които не са въведени допълнителна мярка и коефициент за трансформация. Добавени са и бутони за няколко други функции, които досега бяха достъпни единствено чрез меню команди и клавишни комбинации. Новите бутони дават бърз достъп до функцията за ръчно активиране на работата с баркод четец, импорт и експорт на артикули от/към CSV файл. Добавена е информация за сбора на количествата в документа. Промени в модул "Стоки" Леко променен дизайн на модула. Функцията за търсене е променена по начина, описан в началото на анонса на промените във версия 10. Разходните норми на изделията вече ще се показват в зелен, вместо в червен цвят. В червен цвят ще се оцветяват артикулите, чиято тещуща наличност в обекта е по-ниска от зададената минимална за конкретната стока. Добавени са бутони за улеснен достъп до няколко справки: "Бърза справка за наличностите на артикул във всички обекти", "Бърза справка за доставките на артикул", "Бърза справка за производството на артикул" и "Бърза справка за продажбите на артикул". По-бърза работа с големи масиви от данни в модула. Вече е възможно, чрез настройките на модула да се забрани на програмата да показва пълния списък с артикули при вход в "Стоки", така че операторът да е в състояние да показва само артикулите, които са му необходими (чрез функцията за търсене) или само стоките от предварително избрани артикулни групи. По-бърза работа на функциите за масова промяна на следните реквизити: видимост, минимални наличности, различните видове цени и артикулната група на избраните стоки. Екраните за създаване и редактиране на артикули са с леко променен дизайн. В екрана за създаване и редактиране на разходни норми на изделия и услуги вече ще има полета с информация за сбора от продажните цени на материалите, включени в състава на рецептата. В списъка с материали на рецептата също ще се визуализират колони с информация за продажната цена на материала. Това ще позволи по-бързо формиране и актуализиране на продажната цена на изделието или услугата, когато за база на изчислението се приеме сбора от индивидуалните продажни цени на включените материали. В екрана за създаване и редактиране на разходни норми на изделия и услуги са добавени възможности (и свързаните с тях нови бутони) за импорт и експорт на материали от/към CSV файл, както и бутон за преглед на данните на избран материал. Натискането на клавиш ENTER, докато фокусът е върху списъка с материалите в дадена рецепта вече ще стартира функцията за промяна на количеството по избрания ред, вместо да съхранява промените и да затваря екрана. Вече ще е възможно потребители, на които не е дадено право да боравят с доставни цени и себестойности да променят изделия и услуги (без да виждат чувствителната информация, до която не им е даден достъп). При търсене на артикул в модул "Стоки" (а също и в екрана за избор на артикул при добавяне към документ), ако търсеният текст съвпада напълно с кода на някоя от стоките, тази стока ще ще се визуализира първа в списъка с резултати, независимо дали според правилата за лексикално подреждане стоката следва да е на по-долна позиция. Промени в екрана за избор на артикули при добавяне към операция или документ Функцията за търсене вече е част от основния диалогов прозорец и функционира по начина, описан в началото на този анонс. Промяната ще спести на потребителя нуждата да натиска клавиша F3 или бутона "Търсене" за да извърши търсене при първоначално зареждане на екрана. Чрез кликване върху стрелката на бутона "Търсене" е добавена възможност за временна промяна на типа търсене: по код и наименование, по специален код на контрагент или по баркод, както и опция за изключване на автоматичното търсене след всеки въведен символ. В случай, че програмата се използва от няколко потребителя едновременно - в натоварена мрежа и чрез споделена база данни (с изключение на случаите, при които се използват Remote Desktop услуги), препоръчваме да се изключи опцията за автоматично търсене след въвеждане на всеки символ, ако се прецени, че това води до забавяне на работата. Добавен е бутон за активиране и деактивиране на възможността за избиране на множество артикули (бутонът ще се показва само в модулите, в които това действие е разрешено), както и бутони за селектиране или деселектиране на всички артикули, показани в списъка. Добавена е възможност да се забрани автоматичното показване на стоки при зареждането на екрана. Тази опция би била полезна и би ускорила работата на програмата за потребители, които имат големи номенклатури на артикулите и без друго биха използвали функцията за търсене, за да открият нужната стока. Така стоките ще се показват само след извършване на търсене или филтриране, освен ако в настройките не е указано друго. Бързата справка за наличността на избран артикул във всички обекти вече е достъпна чрез бутона "Още действия", както и чрез контекстното меню на списъка с артикули в екрана (менюто се появява след чукване с десния бутон на мишката върху избран артикул). Промени в модул "Оферти" Променен дизайн на модула и на печатната бланка за оферта. Добавена е възможност за отпечатване на снимките на артикулите. Отпечатването със или без снимка може да се избере при натискане на бутона за печат. Добавена е възможност за отпечатване на офертата и като ценова листа (с или без обявени количества). Добавена е възможност за отпечатване на по-дълга уводна и заключителна текстова част на офертите, както и възможност за ръчно пренасяне на нов ред при въвеждане на текста. Добавена е възможност за бързо въвеждане на всички артикули от избрани стокови групи наведнъж. Функцията може да послужи при съставянето на ценови листи, така че да се избегне добавяне на голям списък с артикули, един по един. При въвеждане на артикули по този начин, програмата ще дава възможност на потребителя да определи типа на продажната цена, която да бъде приложена (цена 1, цена 2 или автоматично - според избрания клиент). Промени в модул "Контрагенти" и в екрана за избор на клиенти и доставчици Дребни промени в дизайна на екраните. Функцията за търсене вече е част от основния прозорец и функционира по начина, описан в началото на този анонс. Добавен е бутон за бърз достъп до справката за задълженията на/към избрания контрагент. В екрана за промяна на данните на контрагент са добавени бутони за показване на специалните отстъпки и цени по артикули за този клиент. Полето за забележка е с увеличен размер и вече позволява ръчно пренасяне на текста на нов ред. Шрифтът в екрана за избор на клиент или доставчик е леко увеличен. Скоростта на работа на функцията за масова смяна на видимостта (скриване/показване) на множество избрани контрагенти е увеличена. Други промени и подобрения Функцията за търсене на контрагент във филтрите на справката за продажбите, доставките, вложените материали и в модул "Приходи и разходи" вече поддържа възможност за търсене с натрупване на резултатите. Това ще позволи да се извършват множество последователни търсения, без да се губи селекцията от предишни търсения. Това поведение се контролира чрез настройка в самия филтър ("Запази моя избор между отделните търсения"). Филтърът на справката за вложени материали вече поддържа възможност за избор на множество, вместо на единични изделия, за които да се покажат изразходваните материали и консумативи. Ускорена работа на справката за вложени материали. В обобщения й изглед са премахнати онези колони, които в този контекст не биха показвали никаква информация. При преглед на операция в модул "Приходи и разходи" (в режим на промяна) програмата вече ще показва и номера на складовата/стоковата разписка, както и номера на фактурата. И за двата вида документи е добавена възможност за бърз преглед на съдържанието на документа, без изход от екрана. Екранът за бърз преглед на съхранен документ вече ще дава възможност за показване на подробните данни на артикула (в режим "Само за четене") след двукратно чукване с мишката върху реда с желания артикул. Обновен и подобрен начин за избор на колоните с данни, които потребителят желае да се отпечатват в различните модули и справки на програмата. Активирането и деактивирането на колони (при причат) вече ще става в един екран, вместо чрез меню. Към експорта към CSV файл на справката за наличностите са добавени колоните за количеството по допълнителна мярка и общото тегло (ако показването му е разрешено в настройката на справката). В екрана за импорт на данни от CSV файл е добавена възможност за временна промяна на кодировката на знаците. Поддържат се опциите Utf-8 и Cp1251. Добавена е и възможност за ръчна промяна на размера на този прозорец. Ускорена работа на функцията за експорт на разширен опис на издадените фактури. В екрана за добавяне на изделие към производствена операция е добавен бутон за показване на информация за артикула. В предишните версии на програмата, ако двама или повече потребители в мрежата започнеха паралелно създаване на документ или операция в един и същи модул номерът на документа на екрана беше един и същ до момента, в който първият от тях съхрани операцията, по която работи и трайно резервира раздадения номер. При опит за съхраняване на операциите/документите на останалите потребители програмата предупреждаваше, че този номер вече е зает и предлагаше автоматичното използване на следващия свободен номер. Считано от тази версия това предупреждение вече няма да се показва, тъй като изисква допълнително действие от страна на оператора. Вместо това директно ще се прилага следващия свободен номер (освен в случаите на съставяне на фактура, където програмата все още ще информира потребителя, че номерът ще се промени и ще му дава възможност да продължи със следващ номер или да откаже операцията изцяло). В предишните версии на програмата, ако потребител без административен достъп се опиташе да стартира функция, за която такъв достъп е задължителен и приемеше да се авторизира временно като администратор за да продължи, това водеше до заключване на програмата до момента на въвеждане на администраторската парола или налагаше ръчно прекъсване на StoreHouse PRO чрез диспечера на задачите, тъй като програмата не позволяваше на потребителя да излезе от екрана за въвеждане на име и парола на администратор, без да се авторизира като администратор. Във версия 10 процесът на авторизация вече позволява отказване на авторизацията и връщане към основния екран на програмата с предишните права на достъп. В раздела "Автоматично попълване на данни" на настройките на програмата е добавена опция, чрез която потребителят ще може да забрани показването на прозореца за въвеждане на продажна цена, когато е активиран режимът за добавяне на множество артикули наведнъж и сред избраните артикули има такива, чиято цена е нула. Снимките на артикулите вече ще се показват и при съставяне на заявки към доставчици. В модул "Ревизии" вече отново ще е възможно да се създават ревизии на една и съща дата, които включват повтарящи се артикули. Този път обаче в екрана за създаване на инвентаризация е добавена опция, която по подразбиране ще ограничава тази възможност, докато потребителят изрично не я изключи. Във версия 9 тази възможност беше умишлено премахната, тъй като често, поради непозваване на програмата, потребителите създаваха множество ревизии на една и съща дата, съдържащи едни и същи артикули, вместо да заредят вече създадената ревизия и да направят корекцията в нея. Тъй като ревизията, особено ако обхваща пълната номенклатура на артикулите представлява голям обем от данни, подобни действия водеха до ненужно и неоправдано увеличение на размера на базата данни, а оттам - до забавяне на работата с продукта. Разбира се, не е изключено да има ситуации, при които подобно действие да има своите основателни причини, затова във версия 10 връщаме тази възможност, но по начин, който да защитава срещу неумело боравене с програмата. В справката за наличностите и в обобщената количествена справка за движението на артикулите вече ще е възможно да се посочва, дали избраната ревизия е първа или последна операция за деня. Тази опция контролира начина на изчисление на крайното (количествено) салдо, когато изрично е указано, че за начална наличност ще се приема количеството в избраната ревизия, вместо да се използва методът по подразбиране, който използва текущата наличност като база за изчисление на салдата към предишна дата. Новата опция е важна заради това, че когато в деня на ревизията е имало и други приходни и разходни операции с артикулите, показанията на справката ще са различни в зависимост от това дали салдото е актуално преди възникването на останалите операции или след тяхното създаване. Отстранени бъгове Отстранен е бъг, поради който при деактивиране на потребителски акаунт чрез натискане на бутона "Деактивирай" (в екрана за създаване и промяна на потребители) редът в таблицата с потребители не се актуализира и продължава да показва избания потребител като активен, въпреки че вече не е. В някои справки на програмата (бързите справки за продажби, доставки и производство) беше невъзможно да се филтрира ръчно по период, ако в настройките на програмата автоматичното филтриране по период е изключено. В модула за потребители и права за достъп са актуализирани имената на няколко справки (и свързаните с тях права), така че да отразяват точните наименования, с които справките са видими в менютата на програмата. Версия 10.0 включва и множество други, по-дребни подобрения и промени, с които обаче няма да Ви отегчаваме, тъй като те са или твърде очевидни, но маловажни, или пък нямат никакво значение от потребителска гледна точка.
  3. Елизия Софтуер

    Отпечатване на Вашето лого върху фактурите

    Отпечатване на Вашето лого върху фактурите в StoreHouse PRO StoreHouse PRO дава възможност за отпечатване на фирменото Ви лого върху документите, които издавате на своите клиенти. Логото се позиционира в горната част на листа и трябва да бъде във формат BMP, JPG, TIFF или PNG (но без прозрачност). Документите върху които можете да отпечатате лого са: фактури и проформа фактури, стокови разписки, гаранционни карти, оферти, ценови листи и заявки. Разполагайки Вашите отличителни знаци върху тези документи можете да постигнете по-висока степен на персонализация, разпознаваемост на Вашата марка или запазен знак, дори да включите някаква допълнителна информация (като например данни за контакт с Вас). Има два начина, по които можете да използвате тази възможност на продукта: Чрез избор на изображение, което да се отпечатва автоматично с всеки поддържан и избран от Вас тип документ; Чрез използване на готови бланки, които сте създали предварително в печатница Настройки, свързани с отпечатването на лого За да накарате StoreHouse PRO да отпечатва Вашето лого е необходимо да направите някои промени по настройките на програмата. Влезте в настройките на продукта и заредете раздела "Други настройки". Избор на видовете документи, върху които желаете да се отпечатва лого Най-напред трябва да вземете решение за вида на документите, върху които желаете програмата да отпечатва Вашето лого. Отпечатване на лого се поддържа за: Фактурите и проформа фактурите; Стоковите разписки; Гаранционните карти; Офертите и ценовите листи; Заявките към доставчици; Чрез поставяне на отметка пред желания вид документ(и) указвате на StoreHouse PRO да отпечатва избраното лого всеки път, когато се отпечатва такъв документ. По подразбиране отпечатването на лого е деактивирано за всички документи. Избор на файл с Вашето лого Има две опции за избор на файл и всяка от тях има конкретно предназначение. Те са: Logo.bmp в директорията на базата данни - когато е избрана тази опция програмата ще проверява за наличието на файл с име "logo.bmp" в папката, в която се намира базата данни и ако такъв е наличен, той ще бъде отпечатан заедно с документа. Тази опция е подходяща за случаите, при които чрез StoreHouse PRO управлявате повече от една фирма и всяка една от тях има собствено лого. Друго предимство на тази опция е, че при преместване на базата данни от едно място, на друго, заедно с данните местите и файла с логото. Ако изберете тази опция, уверете се, че сте разположили съответния графичен файл в папката на базата данни (а при повече от една фирма - във всяка папка с база данни на StoreHouse PRO) и името му е "logo.bmp", а форматът - Windows Bitmap. Друг графичен файл - тази опция Ви позволява да укажете път към конкретен графичен файл във формат BMP, JPG, PNG или TIFF. При нея не е задължително графичният файл да се намира в папката на базата данни - той може да е на произволно място, но след като укажете път към него, уверете се, че той ще остане на това място и под това име. В противен случай програмата няма да може да го открие. Тази опция дава повече възможности откъм вида на графичния формат, но не е подходяща за случаите, при които работите с няколко бази данни на различни фирми. При избора на файл обърнете специално внимание на това, че не е желателно да посочвате файлове, които имат прозрачен фон (например PNG файл с прозрачност), тъй като при отпечатването им те ще се отпечатат с черно запълване, което няма да е никак естетично. Препоръчваме фонът на изображенията да е бял. След като изберете опцията "Друг графичен файл" чукнете бутона "Избор...". Ще се покаже стандартния диалогов прозорец на Windows за избор на файл. Посочете желания файл и потвърдете избора си. Настройки за отпечатване на избраното лого След избора на желаното изображение трябва да укажете на програмата как желаете да се визуализира картинката при печат, т.е. да зададете настройките, свързани с нейния размер и подравняване спрямо листа. Програмата поддържа следните начини за определяне на мащаба на изображението: По широчината на листа - Този режим е активиран по подразбиране и изисква наличието на предварително подготвено изображение, което да е съвместимо с конкретните изискванията на StoreHouse PRO за печат на лого с автоматично и пропорционално запълване до широчината на листа (за конкретните изисквания виж по-долу в ръководството). Тази опция беше единствената поддържана във версиите на програмата преди 10.1.6, но изискваше известни умения за работа със софтуери за графична обработка, което я правеше донякъде трудна за повечето потребители и налагаше нашето съдействие или пък помощ от графичен дизайнер. Характерното за нея е, посоченото изображение се мащабира пропорционално до широчината на отпечатаната страница. Тъй като при този вид оразмеряване графичният файл би имал твърде големи размери върху листа, това налага предварителното изготвяне на бяла подложка с определен размер и пропорции, върху който да се позиционира логото. От друга страна тази опция дава възможност за използването на професионално подготвени лога, които освен изображението, включват и контактна или рекламна информация за фирмата. Ръчно въведена широчина - Този метод за определяне на мащаба позволява на потребителя да избере графичен файл и да въведе (в милиметри) широчината, с която би желал да се отпечатва логото върху листа. Височината на изображението се изчислява автоматично от програмата на база на въведената широчина спрямо пропорциите на избраната картинка. Това вероятно е най-практичният начин за определяне на мащаба, тъй като потребителят лесно и бързо може да зададе хоризонталния размер на изображението върху листа. Изображения, чиято широчина е по-малка или по-голяма от зададената, се преоразмеряват автоматично до зададения размер. Ръчно въведена височина - По аналогия с горния метод потребителят въвежда желаната височина на изображението (в милиметри), а програмата автоматично определя широчината на картинката според пропорциите на избрания файл. Изображения, чиято височина е по-голяма от размера на половин лист се преоразмеряват автоматично до максималната позволена височина, независимо от зададения размер. Подравняване на изображението спрямо листа Поддържа се подравняване вляво, вдясно или в средата на листа. Изборът зависи изцяло от Вашите предпочитания. Печат на документите върху готови бланки с предварително отпечатано лого Ако Вашата фирма вече е поръчала отпечатването на готови фирмени бланки в печатница и желаете да осигурите правилното позициониране на съдържанието на документите върху тези бланки, StoreHouse PRO Ви позволява да направите това чрез опцията "Документите се отпечатват върху готови бланки с фирмено лого с височина". Когато пред тази опция е поставена отметка програмата няма да отпечатва никакво лого, а вместо това ще отпечатва документа с отстъп в горната част на листа. Височината на отстъпа се определя чрез избор от списък и може да бъде: 20, 40, 60, 80 и 100 милиметра. Изисквания към файла с логото при мащабиране по широчината на листа Както по-горе вече стана дума, ако сте избрали оразмеряване на логото по широчината на листа, има няколко изисквания, които се отнасят до размера и пропорциите на изображението. Вече обяснихме, че в общия случай тази опция не е препоръчителна, особено ако логото има стандартни пропорции, които са близки до тези на квадрат. Причината за това е, че при отпечатване програмата ще разпъне изображението до запълване на широчината на листа и едновременно с това ще увеличи пропорционално неговата височина. При квадратно (или близко до квадрат лого) това би означавало, че долният край на логото ще стигне до средата на страницата и то ще стане огромно, а Вие не бихте искали това. За да избегнете подобен проблем трябва да създадете празна (бяла) подложка с препоръчителните пропорции и да позиционирате логото върху нея така, както бихте желали да се появява при отпечатване. Широчината на тази подложка не трябва да е по-малка от 1900-2000 пиксела, а препоръчителната височина трябва да е в порядъка на 150-250 пиксела. На примерните изображения по-долу можете да видите как би трябвало да изглежда крайният резултат: или Желателно е изображението да е с подходяща разделителна способност, за да се избегне т.нар. "пикселиране" на картинката при печат. Разбира се, единствената причина да предпочетете мащабиране по широчината на листа, е ако разполагате с професионално подготвен графичен файл, съдържащ не само лого, но и друга рекламна или контактна информация. В останалите случаи препоръчваме просто да изберете една от другите две възможно опции - мащаб по ръчно въведена широчина или ръчно въведена височина.
  4. Елизия Софтуер

    Продажби и фактуриране

    Продажби и фактуриране Извършване на продажби и издаване на стокови разписки, фактури и проформи в StoreHouse PRO Съдържание: Елементи на интерфейса. Основни реквизити на документите Поддържани типове документи Описание на операциите в модула за продажби Създаване на нова продажба Избор или създаване на клиент Добавяне на артикули Корекция или премахване на въведен артикул Начини на плащане и регистриране на платената сума Запис на продажбата и отпечатване на документ Зареждане на съхранен документ за преглед или корекция Анулиране на издадени фактури Документиране на стоките, върнати от клиент Специални търговски отстъпки и продажни цени по клиенти Други ръководства, свързани с продажбите в StoreHouse PRO, които Ви предлагаме да прочетете Промяна на номерацията на фактурите Отпечатване на Вашето лого върху фактурите (и други документи) Издаване на фактури за авансово плащане в StoreHouse PRO Отпечатване на фактури в PDF файл Основната задача на всеки бизнес е да реализира приходи от продажби, а пък те се документират чрез издаването счетоводни документи като: фактури, дебитни и кредитни известия, стокови разписки и др. В процеса на документиране на продажбите основните акценти са: посочване на данните на клиента (получателя на стоките или услугите), изброяване на артикулите, които са предмет на сделката, заедно с техните точни описания, количества, единични цени, евентуално начислени отстъпки, данък и - разбира се - крайната сума, която клиентът дължи. В настоящата част от помощното ръководство ще обясним как точно протича този процес в програмата StoreHouse PRO. Стартирайте модула чрез неговата икона в лентата с инструменти или като натиснете Ctrl+F5 от клавиатурата. Елементи на интерфейса. Основни реквизити на документите [ върни се горе ] Интерфейсът на модул "Продажби" е много сходен с интерфейса на модула за доставки, но за всеки случай ще опишем накратко предназначението на всеки елемент. В горната част на екрана са разположени основните колтроли и инструменти за започване на нова продажба, зареждане на предишна съхранена операция, избор или създаване на клиент, както и бутоните за добавяне, редактиране и изтриване на стоки към документа. Тук ще намерите и информация за вида и номера на документа, датата на неговото съставяне и няколко допълнителни реквизита, които можете да попълните при необходимост. Номерът и датата на документа се намират в горната лява част на групата от контроли. В зависимост от това, какъв документ създаваме в момента, програмата автоматично ще въведе следващия свободен номер от номерацията на този тип документи, а пред показания номер ще изпише и вида на документа (фактура, стокова разписка или проформа). Различните видове документи се представят в тази лента, оцветени в различен цвят: фактурите, дебитните и кредитните известия - в червено, стоковите разписки - в черно, а проформа фактурите - в синьо. Това визуално разграничаване е направено с цел да се намали вероятността от операторска грешка при създаване на нова продажба, т.е. операторът да може лесно да определи, че е в режим на създаване на фактури, когато иска да издаде само стокова разписка или пък да не издаде проформа фактура, когато желае да създаде фактура. ℹ️ Номерацията на фактурите и известията, разбира се, е различна от номерацията на стоковите разписки, а номерацията на стоковите разписки се различава от номерацията на проформа фактурите. Както уточнихме, номерът на документа се присвоява автоматично, но преди приключването на продажбата е възможно да бъде променен от оператора (чрез чукване с мишката върху самия номер), ако по някаква причина това се налага. След записа на документа този номер вече не може да бъде променян. Датата на документа се присвоява автоматично и се взима от системния часовник на компютъра. Потребителят може да променя това поле, ако се налага. Същото се отнася и за полетата за дата на данъчното събитие, както и за датата на плащане, за които ще стане дума по-късно. Бутонът "Нова продажба" (за бърз достъп използвайте клавиша F7) служи за започване на нова продажба. Натискането му води до показване на меню, от което потребителят избира вида да документа, който желае да издаде. Най-често използваните опции са: продажба със стокова разписка и фактура, продажба само със стокова разписка, издаване на проформа фактура или издаване на фактура към вече съхранена стокова разписка. Разбира се, програмата предлага и още много други видове операции, които ще разгледаме подробно по-надолу в това ръководство. - Двата показани бутона служат за бързо създаване на нова продажба, без да се налага минаване през менюто на бутона "Нова продажба". Левият бутон (или клавишната комбинация Ctrl+F7) създава нова продажба със стокова разписка. Десният бутон създава нова продажба с фактура и стокова разписка (бързата клавишна комбинация за него е Alt+F7). Бутонът "Зареждане" (за бърз достъп използвайте клавиша F6) служи за визуализиране на предишна продажба (или на документ за продажба), която вече е била създадена и съхранена в базата данни. Напискането на бутона води до показване на меню, от което потребителят избира типа на документа, който желае да зареди. Това включва: стокова разписка, фактура, кредитни известия, дебитни известия и проформа фактура. ℹ️ В терминологията на StoreHouse PRO "зареждане" на документ означава показване на екрана на съдържанието на вече съхранен документ. При избиране на определен тип документ от менюто, програмата ще покаже списък с издадените документи от този тип, който ще съдържа основната информация за всеки от тях, и от който потребителят ще трябва да посочи документа, от който се интересува. Ще се спрем подробно на тази процедура по-надолу в това ръководство. Клиенти - избор или създаване ℹ️ На всяка продажба в StoreHouse PRO задължително се присвоява клиент. Клиентът може да бъде избиран от списъка с вече създадени клиенти, а ако е нов и не присъства в номенклатурата на контрагентите - потребителят го създава и съхранява трайно в базата данни. В случай, че в настройките е указано автоматично запаметяване и избиране на последния използван клиент, програмата ще прави това вместо Вас. Ако клиентът по текущата продажба е Ваш постоянен клиент, на който в миналото сте издавали документи, натиснете бутона "Избор" (или клавиша F8 от клавиатурата). Програмата ще покаже списък с контрагентите, които вече сте създали като клиенти. Използвайте функцията за търсене, за да откриете нужния запис от базата данни, изберете го с мишката и натиснете клавиша Enter за да потвърдите избора си. ℹ️ Търсенето на клиент става чрез въвеждане на произволна част от наименованието (или на друг реквизит на клиента, като: Булстат, ИН по ЗДДС, име на МОЛ, лице за контакт или дори имейл и телефон) в полето за търсене. Когато търсите, опитвайте се да въвеждате повече от няколко символа, за да стесните броя на съвпаденията до най-значимите. Програмата ще извършва търсене при въвеждане всеки нов символ на търсената фраза, което ще улесни намирането на търсения клиент, дори и ако не сте напълно сигурни за начина, по който сте го записали. Когато клиентът не присъства в номенклатурата на Вашите контрагенти натиснете бутона "Нов клиент" (или Ctrl+F8 от клавиатурата). Програмата ще покаже екрана за въвеждане на данните на новия клиент. Когато съставяте продажба със стокова разписка ще е достатъчно да въведете само името на клиента, но ако съставяте фактура, програмата ще изисква да въведете и останалите реквизити, които са задължителни за фактурата, а именно: ЕИК по Булстат, ИН по ЗДДС (ако лицето е регистрирано по ЗДДС), населено място и адрес. Останалите реквизити са опционални и можете да ги пропуснете, ако не намират приложение във Вашата работа. След избор на съществуващ или след създаване на нов клиент програмата го присвоява на текущата продажба и изписва името му в съответното поле. Ако желаете да прегледате или да коригирате данните на клиента, след като вече сте го избрали в текущата операция, чукнете с мишката върху името му - програмата ще покаже екрана с данните в режим "само за четене". В същия екрана ще видите и бутон, чрез който можете да активирате режима на промяна. Добавяне, създаване, промяна и изтриване на артикули от документа Реда с бутони, показани по-горе, служи за добавяне на артикули към Вашия документ за продажба. Ще обясним тяхното предназначение, започвайки от ляво надясно: Бутонът "Добави артикул" (бърз клавиш F2 или знака „+“ от цифровия блок на клавиатурата) е най-използваният бутон в модула. Чрез него добавяте към документа артикулите, които желаете да продадете. За да добавите артикул към документа, артикулът трябва вече да е бил създаден и съхранен в номенклатурата на артикулите на StoreHouse PRO. При натискане на бутона програмата показва списък със стоките, изделията и услугите, които сте създали до момента. Ако списъкът е дълъг използвайте функцията за търсене, за да намерите желания запис. Изберете нужния ред от списъка и натиснете клавиша Enter, за да потвърдите избора си. Програмата ще покаже екрана за въвеждане на количество и (избор или въвеждане на) цена. След като въведете и тази информация отново натиснете Enter - програмата ще добави артикула към документа. - Активира ръчно въвеждане на баркода на търсения артикул. По подразбиране StoreHouse PRO винаги следи за информация, изпратена от баркод четеца, включен към компютъра Ви, но има ситуации, при които може да се наложи да въведете търсения баркод ръчно. Освен чрез показания бутон, тази функция може да се активира и чрез клавиша F1 на клавиатурата. - Активира режима за въвеждане на несъществуващ артикул за еднократна употреба в свободен текст. Функцията се активира и чрез клавишната комбинация Shift+F2. Използвайте тази възможност, когато желаете да добавите ред към документа, в който ще описвате стока или услуга, която по някаква причина не желаете да съхранявате в номенклатурата на артикулите за бъдеща употреба или пък няма никакво отношение към складовите наличности (например текстови редове, които описват приспаданията на авансови плащания, приема на капаро и т.н.). Тази функцията прескача проверката за достатъчна наличност в програмата. ‼️ Когато използвате тази функция задължително се уверете, че НЕ въвеждате номенклатурен код на артикул, който вече съществува или пък ще съществува в номенклатурата на артикулите. Програмата изрично ще Ви предупреди, ако опитате да въведете код на съществуващ артикул. Ако игнорирате предупреждението, наличността на този артикул ще бъде намалена, независимо, че е добавен към документа в режим на въвеждане в свободен текст. - Създава нов артикул за многократна употреба, съхранява го в базата данни и го добавя към текущия документ. Използвайте този бутон за случаите, при които желаете много бързо да създадете и добавите стока към документа, без да напускате екрана на модула за продажби. Имайте предвид обаче, че тъй като при създаването на нова стока тя има нулева наличност, това може да Ви попречи да я продадете, освен ако в настройките на програмата изрично е била разрешена работата с отрицателни наличности или пък при създаване на стоката е използвана функцията за въвеждане на начална наличност (в екрана за създаване на стоката). Бутонът "Промяна" служи за корекция на количеството, цената или наименованието на избран артикул, който вече сте добавили към документа. За по-бърз достъп до тази функция можете да използвате двукратно чукване върху реда, който желаете да промените или да натиснете клавиша Enter, докато редът е маркиран. Бутонът няма да е активен, ако в списъка няма избран артикул. Бутонът "Изтрий реда" служи за премахване на маркирания ред (или маркираните редове) от списъка с вече добавени артикули. Това не изтрива самите артикули, а само ги премахва от документа. За по-бърз достъп до тази функция използвайте клавиша DEL на Вашата клавиатура. Данъчно събитие показва датата, на която стоката е била предоставена във владение на клиента или датата, на която е получено авансово плащането за нея (попълва се датата на по-ранното от двете събития). По подразбиране се показва текущата дата, която подобно на датата на съставяне, се взима от системния часовник на компютъра. Превозвач - списъкът съдържа имената на превозвачите, които сте използвали при предишни продажби (може да е името на куриерската фирма, регистрационен номер на собствен автомобил или името на физическото лице, което е транспортирало стоките до клиента). Ако нужният превозвач не присъства в този списък, можете да го въведете ръчно в списъчната контрола. Ако за избрания клиент има предварително дефиниран превозвач, програмата ще го въвежда и попълна автоматично. По този параметър може да филтрирате данните и в справката за продажби по артикули. Допълнителни данни - натискането на този бутон (или на клавиша F5) води до показване на екран с допълнителни реквизити, които се попълват по-рядко. За тях ще стане дума по-късно в това ръководство. - Бутонът "Настройки" дава бърз достъп до настройките на модула за продажби. Алтернативно можете да достигнете до тях и чрез менюто "Настройки" -> "Предпочитания на потребителя и общи настройки" -> "Продажби и фактуриране". - Стартира функцията за импорт на артикули от CSV файл. Използвайте тази функция, когато информацията за продадените артикули, които ще бъдат включени в документа, е налична във външен файл, генериран от друг софтуер или друго копие на програмата, което няма достъп до същата база данни. - Експортира артикулите от текущата продажба към нов CSV файл, който можете да изпратите към друга софтуерна система или копие на StoreHouse PRO, с което не споделяте обща база данни. Бутони за пренареждане на списъка с артикули ( ) - двата бутона служат за преместване - нагоре и надолу на избрани от потребителя редове от документа. В случай, че начинът, по който са подредени артикулите е от значение, можете да използвате както тези два бутона, така и клавишните комбинации Ctrl+стрелка нагоре и Ctrl+стрелка надолу. Списък с артикулите, които са добавени към документа Централната част на модул „Продажби“ е заета от таблица, в която, както се досещате, ще се визуализират стоките, които ще добавяте към документите. Наименованията на колоните достатъчно ясно показват вида на информацията, която ще се показва в тях, но нека уточним някои Важни детайли: Колоната „ед. цена“ показва нетната единична цена на артикулите (т.е. без ДДС, както по закон се изисква да се показват във фактурите); Колоната „Т.О.%“ показва процента на начислената търговска отстъпка за артикула в този конкретен ред от документа. По подразбиране тази колона винаги ще има стойност 0, освен ако за артикула от този ред в документа не е въведена отстъпка, която се различава от отстъпките на артикулите по останалите редове. Когато въвеждате продажба, за която сте предоставили отстъпка на клиента и тя е една и съща за всички артикули в продажбата, не е нужно да я въвеждате на всеки ред, а вместо това я въведете само в полето "Търговска отстъпка (%)", което се намира в долната част на екрана. Колоната "Стойност" показва общата стойност за този ред от документа, също без ДДС. Когато на реда е въведена отделна отстъпка, стойността ще показва сумата след приложената отстъпка. Колоната „код на клиента“ показва специалния номенклатурен код на стоката за този клиент. Тази колона обикновено се използва в случаите, при които контрагентът е поставил изискване в документите за продажба, които му издавате, да се отпечатва неговия код на стоката, вместо Вашия (някои вериги от магазини имат подобно изискване). Можете да разрешите на програмата да отпечатва тези кодове, вместо Вашия, като активирате опцията за "печат на номенклатурния код на контрагента за артикули, които имат такъв" в настройките на StoreHouse PRO. Колоната за "допълнително описание" показва текста, който ще се отпечата в документа непосредствено под наименованието на артикула. Ако не сте въвели допълнително описание при добавянето на артикула към документа, тази колона ще бъде празна. Ако чрез настройките на програмата сте разрешили да се отпечатва описанието на артикулите, програмата ще попълва тази колона автоматично за всеки артикул, за който има въведено описание. Реквизити и контроли за приключване на продажбата В долната част на екрана са разположени контролите за финализиране на продажбата, както и таблица с общите стойности по текущата продажба. Търговска отстъпка (%) - текстовото поле служи за въвеждане на процентна отстъпка от общата стойност на всички артикули в документа. Ако за избрания клиент има предварително дефинирана отстъпка, програмата ще попълни това поле автоматично. Можете да въведете произволна положителна стойност, която не надхвърля 100%. ℹ️ Обърнете внимание, че това поле може да се попълва, само ако по нито един от редовете в документа не е била въведена индивидуална отстъпка. В случай, че сте въвели отстъпка на някой от редовете, отстъпките за другите редове (когато се прилагат такива) трябва да бъдат записани на съответните редове с артикулите. В противен случай това би довело до двойно начисляване на отстъпка, а програмата няма да позволи това. Полетата "Получил" и "Съставил" съответстват на имената на лицата, които полагат подпис в дъното на документа (който, разбира се, не е задължителен). Програмата ще ги попълва автоматично според информацията, с която разполага за клиента (взима се името на лицето за контакт, а ако такова няма - името на МОЛ) и настройките на StoreHouse PRO за автоматично попълване на името на съставителя на документа (които са: последната въведена стойност; името на оператора, който съставя документа; името на МОЛ на избрания обект или без автоматично попълване). Програмата позволява ръчна промяна и на двете стойности. Таблицата с общите стойности по операцията показва следната информация: Сума - сборът на колоната "стойност" от таблицата с артикулите (преди отстъпка); Отстъпка - размерът на начислената отстъпка (в лева); Данъчна основа - стойността от полето "сума", намалена със стойността на полето "отстъпка", т.е. облагаемата стойност; ДДС xx% - ставката на данъка, както и размера на начисленият ДДС, изчислен върху стойността на полето "данъчна основа"; Всичко - крайната стойност на сделката, която се формира от сбора на данъчната основа и начисленият данък. Платено на / Падеж - показва датата, на която сумата е била платена, а ако задължението все още не е платено - крайната дата, до която клиентът е задължен да я заплати. Ако в данните на клиента е зададен договорен срок за отложено плащане, програмата автоматично ще изчисли бъдещата дата на падежа и ще я въведе вместо оператора. Той, от своя страна, може да промени тази дата, ако е необходимо. Тази дата кореспондира директно с реквизита "плащане до" в модул "Приходи и разходи", където се създава автоматичен запис за всяко задължение и плащане, регистрирани чрез модулите за продажби и доставки в StoreHouse PRO. Поставете отметка пред "Платено на", ако сте получили плащане по тази продажба. Поставянето на отметка ще активира полето "Платени". Платени - В това поле се въвежда действително платената сума, която не е задължително да отговаря на размера на задължението (при частични плащания или плащания, които покриват задълженията по повече от един документ). Полето е активно за промяна само при условие, че има отметка пред опцията "Платено на". В зависимост от настройките на програмата, тя може да попълни това поле вместо Вас. Начин на плащане - програмата Ви дава възможност да изберете начина на плащане, по който е платено по тази продажба, а ако плащането ще бъде получено в бъдеще - начина, по който желаете да получите сумата. Поддържат се: плащане в брой, по сметка, наложен платеж чрез пощенски паричен превод през лицензиран оператор и плащания с банкови карти. За втората и третата опция е необходимо да посочите и банковата сметка, по която ще бъде получено плащането. Ако в програмата е въведена само една банкова сметка или пък сметките са няколко, но сте избрали една от тях за сметка по подразбиране, програмата ще я избере автоматично. ℹ️ Програмата автоматично избира начина на плащане в зависимост от предпочитания начин на плащане, избран в данните на клиента по тази операция. Операторът може трайно да промени това предпочитание по всяко време или да измени метода на плащане само за конкретната продажба. Бутон "Запис" - служи за приключване на продажбата и евентуално отпечатване на документа. Програмата извършва проверка за това, дали всички минимално изискуеми реквизити на продажбата са попълнени и ако са, съхранява операцията в базата данни. В случай, че има невъведена информация, която за този тип документ е задължителна, програмата ще изведе подходящо съобщение и ще прекъсне записа. След като отстраните евентуалните пропуски ново натискане на същия бутон ще запише данните. Програмата ще предложи и отпечатване на документа или започване на нова продажба. Печат - бутонът служи за повторно отпечатване на документа, който е зареден на екрана. Отпечатването е възможно само за продажби, които вече са били съхранени. При натискане на бутона в режим на съставяне на фактура, програмата ще покаже екран, от който ще можете да изберете отпечатване на оригинал, копие или и двете. ℹ️Бързите клавиши за достъп до командите за печат са: Alt+F9 (отпечатва оригинал); Shift+F9 (отпечатва копие на фактура); Ctrl+Shift+F9 (печат на оригинал и копие на фактура). Допълнителни данни и реквизити в документите По-горе в ръководството обяснихме, че натискането на бутона "Допълнителни данни" (или клавиша F5 от клавиатурата) дава достъп до екран с допълнителни реквизити. Ето ги и тях: Това са предимно данни, чието въвеждане не е задължително или е пък е напълно автоматизирано. Тук са разположени и данни, които се попълват рядко, затова са премахнати от основния екран на модул "Продажби". Основание за издаване на документа- основанието за издаване на стоковата разписка и/или фактурата би могло да бъде номер на проформа фактура, номер на поръчка на клиента, договор и т.н. Ако е необходимо да посочвате в стоковите разписки и фактурите това обстоятелство, можете да го направите тук. Този реквизит не е задължителен и затова се отпечатва единствено, ако е попълнен в някой документ. Ако е необходимо да се попълва автоматично едно и също основание в множество документи, можете да укажете да се използва последната въведена стойност. Място на сделката - мястото на сделката не е задължителен реквизит на нито един от издаваните документи в програмата. Ако все пак той има някаква употреба при Вас, програмата предлага възможност за автоматизиране на неговото попълване. Това става чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на мястото на сделката". Възможните опции са три: "използвай последната въведена стойност"; "използвай населеното място на избрания обект" и "не попълвай автоматично". По подразбиране програмата не попълва това поле, но ако полето бъде попълнено, съдържанието му ще се отпечатва в стоковите разписки и фактурите, за които то е попълнено. Обект - подобно на горното поле, но тук се записва наименованието на складовия или търговски обект, в който е реализирана сделката или от който се извършва доставката на стоките. И тук попълването на полето не е задължително, но ако трябва да бъде попълвано, това може да бъде автоматизирано чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на наименованието на обекта при продажба". Възможните опции са три: "използвай последната въведена стойност"; "използвай наименованието на избрания обект" и "не попълвай автоматично". По подразбиране програмата не попълва това поле, но ако полето бъде попълнено, съдържанието му ще се отпечатва в стоковите разписки и фактурите, за които то е попълнено. Предал - тук се записва името на лицето, което е предало стоките на клиента (да не се бърка с името на лицето, което е съставило документа). Тази информация се отпечатва върху стоковите разписки. Настройките за автоматизиране на попълването на това поле се намират в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на името на лицето, приемащо или предаващо стоките". Опциите за автоматично попълване са следните: "използвай последната въведена стойност"; "използвай името на оператора, който съставя документа; "използвай името на МОЛ на избрания обект" и "не попълвай автоматично". Не се начислява ДДС - това е поле с отметка. Ако в полето е поставена отметка, програмата няма да начислява ДДС за текущия документ. За фирми, които не са регистрирани по ЗДДС, в това поле винаги е поставена отметка, която не може да бъде премахната. Ставка по ДДС - по подразбиране ставката е 20%, но информацията за нея се взима автоматично от данните, които сте въвели в менюто "Номенклатури" - "Данни на фирмата". Ако промените ставката за текущия документ, промяната ще важи само за него. Основание за неначисляване на ДДС и при нулева ставка - в случай, че изпълнявате доставка, по която не начислявате ДДС, ставката се изменя или е нулева, в това поле следва да посочите на основание на кой текст и от кой закон правите това изменение. Примерно, за фирми, които не са регистрирани по ЗДДС обикновено се цитира "чл.113 ал.9 от ЗДДС". Това поле е падащ списък, в който се записват автоматично всички видове основания, които сте посочвали до момента, така че при нужда да използвате някое от тях, просто го изберете от списъка. Ако пък не го намирате там - въведете го и то ще бъде достъпно за избор в бъдеще. Обърнете внимание, че е възможно да автоматизирате попълването на това поле за всеки документ като активирате опцията "Автоматично попълване на последното въведено основание за неначисляване на ДДС" в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни". Банкови сметки - в тази таблица ще се показват всички дефинирани от Вас банкови сметки (в менюто "Номенклатури" - "Банки"). При създаване на документ, при който плащането е по банков път (или чрез наложен платеж чрез пощенски паричен превод) от тук можете да посочите по коя сметка очаквате да бъде извършено плащането (като маркирате съответния ред). Същият реквизит, но в съкратен вариант е достъпен и чрез основния екран на модула, но там се визуализира единствено IBAN на сметката, докато тук има по-разширена информация. Кратка забележка - програмата допуска въвеждането на кратки забележки (до 500 символа) в стоковите разписки, фактурите и проформите. Забележката може да бъде различна за всеки отделен документ и може да служи както за лична употреба, така и за информация на Вашите клиенти (ако бъде отпечатана в документа). Забележките се отпечатват в документите - ако пред тази опция е поставена отметка, програмата ще отпечатва съдържанието на полето "кратка забележка" в издадените документи (когато в полето е въведен някакъв текст). Запомни и попълвай последната въведена - ако пред тази опция е поставена отметка, програмата ще запамети последната въведена забележка и ще я въвежда и в другите документи, които издавате в модул "Продажби". Стоките са получени на - указва датата на получаване на стоките от клиента. По подразбиране се попълва днешна дата. Обстоятелства, определящи стоката като ново МПС - в случай, че предмет на сделката е МПС, което се определя като ново. Поддържани типове документи [ върни се горе ] Програмата StoreHouse PRO поддържа създаване и отпечатване на следните типове документи в модул "Продажби": Стокови разписки Поради факта, че не всеки клиент желае да му бъде издавана фактура, в StoreHouse PRO сме възприели като правилото, че всяка продажба задължително ще бъде документирана като минимум със стокова разписка, която ще е и основният документ, на базата на който ще се извършва изписването на стоките от склада при продажба и ще се документира предаването им на отсрещната страна. Стокова разписка се генерира и тогава, когато потребителят създава продажба с фактура - просто документът се създава автоматично на заден план, но е с идентично съдържание като фактурата (и с различен номер). Единствено при създаване на проформа фактура не се генерира такъв документ, тъй като проформа фактурата все още не означава действителна сделка. При издаването на сборна фактура или на фактура към вече издадена единична стокова разписка също не се създава нова разписка, но това е така, защото стоковата разписка вече е била създадена и към нея просто се издава и фактурата със същото съдържание. Стоковите разписки има своя номерация, която както и при фактурите и проформите също е 10-разрядна и нарастваща. При все това тя няма нищо общо с номерацията на самите фактури или с номерацията на проформите. Съдържанието и вида на стоковите разписки в StoreHouse PRO наподобяват вида на фактурите, издавани от програмата. Възможно е чрез настройките на StoreHouse PRO да се промени заглавието на отпечатвания документ така, че вместо "стокова разписка", да се изписва "приемо-предавателен протокол" (или дори нещо друго). Възможно е да се променят и други аспекти от изгледа на документа, като например: отпечатване без цени или отпечатване с цени с ДДС, забрана за отпечатване на кодовете на стоките, отпечатване на сбита информация за доставчика и клиента и т.н. Фактури, дебитни и кредитни известия Фактурата е официален първичен счетоводен документ, който се издава на клиента при поискване от негова страна. StoreHouse PRO е в състояние да издава фактури, дебитни и кредитни известия на български език, в лева. При създаването на нова продажба с фактура, към нея задължително се генерира и нова стокова разписка, освен в случаите на създаването на фактура към вече издадена стокова разписка или случаите на издаване на сборна фактура към повече от една стокова разписка. В StoreHouse PRO фактурите могат да бъдат генерирани бързо и лесно на базата на вече създадени стокови разписки, проформи или оферти, както и на базата на производствени операции. Проформа фактури Проформа фактурата изглежда по идентичен начин с фактурата, но е по-скоро оферта, отколкото документ за действителна сделка. Освен това проформа фактурите използват номерация, която е различна от тази на фактурите. Всяка проформа фактура във StoreHouse PRO може да бъде трансформирана в реална продажба (с фактура и стокова разписка) чрез няколко кликвания с мишката. Проформа фактури могат да се генерират автоматично и на базата на оферти, производствени операции или други проформи. Описание на операциите в модула за продажби [ върни се горе ] Всяка от операциите, които се поддържат в модул "Продажби", е достъпна за употреба чрез контекстното меню, което се появява на екрана при натискане на бутона "нова операция" (или клавиша F7). За някои от по-често използваните операции е предвидена и бърза клавишна комбинация. Поддържат се следните операции: Продажба със стокова разписка - създава нов празен документ от тип "стокова разписка". Това е основният тип документ в модул "Продажби" и той е задължителен елемент на всяка продажба в StoreHouse PRO. Използвайте тази операция за случаите, при които за продажбата не се изисква издаването на фактура, или пък с клиента е договорено фактурата да бъде издадена на по-късен етап. Операцията е достъпна и чрез бързата клавишна комбинация Ctrl+F7, както и чрез бутона за бърза продажба със стокова разписка. Продажба с фактура и стокова разписка - създава едновременно нова фактура и нова стокова разписка. При тази операция потребителят попълва само данните на фактурата, но при записа на документа програмата автоматично ще генерира и стокова разписка със същото съдържание (но с друг номер, тъй като стоковите разписки имат различна номерация). Обърнете внимание, че на екрана се показва само номера на фактурата, а при подадена команда за печат се отпечатва фактура. В случай, че желаете да отпечатате и стоковата разписка, тя трябва да бъде заредена чрез функцията за зареждане на стокова разписка. Операцията е достъпна и чрез бързата клавишна комбинация Alt+F7, както и чрез бутона за бърза продажба с фактура и стокова разписка. Фактура към издадена стокова разписка - тази операция създава фактура, която е базирана на вече създадена стокова разписка, която все още не е фактурирана. При изпълнение на командата, програмата ще покаже списък на нефактурираните стокови разписки, сред които потребителят трябва да избере една. След като изборът бъде потвърден, програмата ще извлече автоматично данните от стоковата разписка и ще ги въведе в новата фактура. За потребителят ще остане единствено задължението да прегледа реквизитите, които евентуално имат нужда от корекция и след като нанесе корекциите, да запише документа. След записа на операцията, стоковата разписка вече не е в нефактурирано състояние и не може да се използва като база за издаване на други фактури. Използвайте тази функция в случаите, при които на по-ранен етап сте издали само стокова разписка за определена сделка, за която сега е необходимо да издадете и фактура. Фактура и стокова разписка към издадена проформа - тази операция, подобно на продажбата с фактура и стокова разписка (обяснена по-горе), създава едновременно тези два типа документи. И подобно на операцията за генериране на фактура към издадена стокова разписка, данните се извличат автоматично от друг документ, но този път това е проформа фактура. Изберете от списъка проформа фактурата, която желаете да трансформирате в продажба, нанесете корекции (ако е необходимо) и запишете операцията. Програмата ще създаде фактура и стокова разписка. За разлика от операцията за генериране на фактура към стокова разписка, проформа фактурите не изчезват от списъка на нефактурираните документи от този тип. Това на практика е удобство, което можете да използвате, за да си създадете готови шаблони на сделки с често повтарящо се съдържание (ако имате такива), за да не се налага всеки път да попълвате едни и същи данни, а вместо това да нанасяте корекции само так, където е необходимо. Дебитно известие - при издаване на дебитно известие е необходимо да посочите фактура от списъка, към която издавате известието. Към дебитното известие се генерира автоматично и стокова разписка. Програмата попълва автоматично единствено данните на контрагента, взимайки информация за това от избраната базова фактура. Номерата на дебитните известия следват номерацията на фактурите. Кредитно известие - при създаването на кредитно известие също се избира фактура, към която се издава кредитното известие. Тук обаче е възможно и да не избирате фактурата от списъка, а вместо това да впишете нейните номер и дата ръчно. Последното е добавено за случаите, при които кредитното известие се издава за фактура, която е в архивиран период или е издадена по друг начин. Преимуществото на това, да изберете фактурата от списъка, е че програмата ще попълни автоматично данните на контрагента и ще Ви предложи да попълни сама и данните за артикулите (цялата информация се взима от фактурата, която сте избрали). Кредитното известие се използва за корективни цели. Може да се използва в случай, че Ваш клиент Ви връща стока, а Вие на него - платената сума. За разлика от останалите видове документи, издадени в модул "Продажби", кредитното известие и генерираната към него стокова разписка имат обратно действие в количествено и парично отношение, т.е. посочените количества влизат в склада (вместо да излизат от него), а платената сума е Ваш разход, вместо приход. Данните от такъв документ ще се появяват в справките с отрицателен знак, но в самия документ ще се виждат като положителни стойности. Проформа фактура - създава нова проформа фактура по начин, който е идентичен с начина, по който се създава стокова разписка или фактура. Разликата е, че проформа фактурата не води след себе си никакви количествени или парични изменения във Вашия склад, тъй като това не е нищо повече от покана за плащане или, ако щете, оферта, която клиентът може да използва като основание да направи реално плащане за описаните в документа стоки и услуги. Документ, в който се обявяват страните по сделката, нейният предмет, условията за плащане и т.н. Ако по нея бъде осъществено плащане, проформа фактурата може да бъде трансформирана в реална продажба (фактура и стокова разписка). Сборна фактура към няколко издадени стокови разписки - тази операция е сходна с операцията по генериране на фактура към издадена стокова разписка. Разликата е в това, че базовите стокови разписки могат да бъдат повече от една. Програмата ще обедини информацията от стоковите разписки в една обща фактура и по този начин ще Ви спести необходимостта да издавате отделна фактура за всяка нефактурирана стокова разписка на клиента. Можете да използвате тази функция за периодично фактуриране на сделки, които са били отчетени само чрез стокова разписка. Необходимо условие, за да можете да издадете сборна фактура към две или повече стокови разписки, е всички избрани стокови разписки да са издадени към един и същи контрагент и този контрагент да е избран преди да стартирате тази операция. След записа на фактурата стоковите разписки, към които е издадена тя, ще бъдат маркирани в програмата като фактурирани и към тях няма да може да бъде издавана друга фактура. Връщане на стока от клиент със стокова разписка (сторно операция) - тази операция създава нова стокова разписка, в която всички стойности са с отрицателно действие, т.е. количествата постъпват в склада, вместо да се изписват от него, а пък платената сума е дължима на клиента, вместо на Вас. Функцията следва да се използва в случай, че Ваш клиент Ви връща стока, която сте му продали без фактура, а само със стокова разписка. По своето действие тази операция е идентична с кредитното известие, но за да можете да използвате кредитно известие, трябва преди това продажбата да е била отчетена с фактура. Фактура и стокова разписка към издадена оферта - генерира нова продажба чрез фактура и стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя оферта. Фактура и стокова разписка към производствена операция - генерира нова продажба чрез фактура и стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя производствена операция. Стокова разписка към издадена оферта - генерира нова продажба чрез стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя оферта. Стокова разписка към производствена операция - генерира нова продажба чрез стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя производствена операция. Проформа фактура към издадена оферта - генерира нова проформа фактура на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя оферта. Проформа фактура към производствена операция - генерира нова проформа фактура на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя производствена операция. Проформа фактура на базата на друга проформа фактура - създава нова проформа фактура като използва информацията за артикулите в избрана от потребителя стара проформа фактура. Създаване на нова продажба [ върни се горе ] При Вашето влизане в модула програмата вече е в режим на създаване на нова операция и очаква да започнете въвеждането на данни. Типът на операцията по подразбиране се контролира чрез настройките на програмата, а надписът вляво от номера на документа ще Ви подскаже какъв документ ще бъде издаден. Ако програмата Ви показва, че ще създаде документ, който е различен от желанието Ви, чукнете с мишката върху бутона „Нова операция“ и изберете операцията, която желаете да извършите. ℹ️ Съвет Избор или създаване на клиент [ върни се горе ] По възможност винаги започвайте новите продажби с избора на клиент. По този начин ще дадете възможност на програмата да приложи специалните условия за продажба, които е възможно да сте въвели за някои от своите клиенти. Специалните условия могат да бъдат: специални цени, отстъпки, кодове на клиента, срокове и начини за плащане. Ако клиентът вече съществува във Вашата база данни, натиснете F8 или бутона „Избор“. Програмата ще покаже списъка с вече съществуващи контрагенти, в данните на които е изрично посочено, че са клиенти. В случай, че списъкът е дълъг по-разумно би било да използвате функцията за търсене, вместо да разглеждате записите ред по ред. Впишете част от идентификационния номер (БУЛСТАТ, ЕГН) или част от наименованието на клиента в полето за търсене. Търсенето обхваща и реквизити като: населеното място, адрес, МОЛ, забележки, имейл, телефон и т.н. Програмата ще покаже списък със записите, които отговарят на Вашето търсене. След като откриете клиента, изберете го с мишката и натиснете ENTER за потвърждение или чукнете двукратно с мишката върху него. Списъкът ще се скрие, а програмата ще изпише името на избрания клиент в основния екран на модула. ℹ️ Съвет Създаване на нов клиент Ако клиентът все още не съществува във Вашата номенклатура на контрагентите, натиснете бутона "Нов клиент", който се намира непосредствено до бутона за избор на клиент (или клавишната комбинация Ctrl+F8). Програмата ще покаже екрана за въвеждане на данните на клиента. Задължителните за попълване реквизити са: наименованието на клиента и неговия тип (дали е клиент и/или доставчик). Ако издавате фактура ще е необходимо задължително да попълните и населеното място, адреса по данъчна регистрация, идентификационния му номер (ЕИК по Булстат или ЕГН - за физическите лица) и ДДС номера, ако има такъв. Основните данни на контрагента могат да бъдат и автоматично извлечени от Интернет. За да въведете или актуализирате данните на клиент от Интернет натиснете бутона . Програмата ще покаже диалогов прозорец, в който да въведете БУЛСТАТ или ДДС номер на търсения контрагент. След въвеждане на търсения номер натиснете клавиша ENTER - програмата ще извърши търсене в онлайн масивите с фирмени данни. Ако бъдат открити данни, съвпадащи с въведения от Вас номер, програмата ще ги покаже на екрана и ще Ви попита, дали желаете да ги въведе. При потвърждение извлечената информация ще бъде автоматично попълнена в екрана с данни на клиента. Забележка: Функцията за извличане на фирмени данни от Интернет изисква активен абонамент за поддръжка. При първото й стартиране може да бъдете помолени да въведете своя абонаментен ключ. Актуалният Ви абонаментен ключ можете да вземете от страницата "Поддръжка" в нашия уебсайт (необходимо е да сте влезли с клиентското си име и парола). След като приключите с попълването на информацията за клиента, натиснете ENTER. Клиентът ще бъде създаден и добавен към текущата операция. ℹ️ Освен по този начин, нови клиенти могат да се създават и директно в екрана за избор на контрагент. Можете да използвате този метод в случай, че след извършено търсене установите, че търсеният клиент все още не е добавен към Вашата номенклатура на контрагентите. Добавяне на артикули към документа [ върни се горе ] Добавянето на артикули може да става по няколко начина - чрез избор от списъка с артикули, чрез баркод четец, чрез въвеждане в свободен текст или чрез импорт на артикулите от CSV файл. Натиснете бутона "Добави артикул" (или клавиша F2, или клавиша "+" от цифровия блок на клавиатурата). На екрана ще се покаже прозореца за избор на артикул от номенклатурата на артикулите. Използвайте функцията за търсене или директно изберете желания артикул от списъка и натиснете ENTER за потвърждение на избора. ‼️Важно Изберете желания артикул от списъка и натиснете ENTER за потвърждение на избора. Програмата ще покаже прозореца за въвеждане на количество и избор (или въвеждане) на цена. По подразбиране количеството е 1 - коригирайте при необходимост. Автоматично ще бъде избрана стандартната продажна цена за този артикул или пък специалната цената, която отговаря на настройките за избрания клиент (ако има такава). В случай, че в данните на артикула не е въведена продажна цена, полето за цена ще бъде активно за промяна. Промяна на цената или нейния тип може да бъде инициирана и от потребителя, чрез натискане на бутона „Избери друга цена“, което ще доведе до показването на меню с всички възможни типове цени, както и възможност за ръчното въвеждане. Имайте предвид, че е възможно администраторът на да ограничи избора Ви до определени типове цена. Полето за наименование на артикула се попълва автоматично от програмата, но е възможно ръчно да промените съдържанието му за тази конкретна продажба, без това да се отразява на оригиналния артикул. Последното се отнася и за полето с допълнително описание, като автоматичното му попълване зависи от настройката на програмата. Чрез полето за отстъпка в този екран можете да въведете процентно намаление на цената, което да се приложи само за този ред от документа. Обърнете внимание, че тази възможност (на PRO версията) ще е достъпна само при положение, че не е определена обща отстъпка за целия документ. В такива случаи това поле ще е деактивирано. След като вече сте приключили с въвеждането на количеството и сте направили евентуалните промени по цената, наименованието и отстъпката, натиснете ENTER за потвърждение. Артикулът ще бъде добавен към документа. Повторете горната процедура и за останалите артикули, които желаете да включите в тази продажба. ℹ️ Съвет Въвеждане на артикули в свободен текст Има случаи, при които бихте искали да издадете документ за продажба, който ще включва и редове с артикули, които не са част от Вашата номенклатура и ще бъдат използвани еднократно. StoreHouse PRO дава възможност да въведете такива редове в документа с функцията "Въвеждане в свободен текст", която се активира чрез клавишната комбинация Shift+F2 или чрез бутона в горната част на екрана . Независимо, че става дума за артикул за еднократна употреба, който няма да бъде запаметен в номенклатурата на стоките и използван повторно, потребителят все пак е длъжен да въведе поне задължителни реквизити, които са: номенклатурен код, наименование, мярка, количество и цена без ДДС. ‼️Важно Добавяне на артикули чрез баркод четец Добавянето на артикули чрез баркод четец (в PRO версията) е много по-бърз и точен начин за последователно въвеждане на стоки в документа. След прочитане на баркода в документа ще бъде добавен нов ред с количество 1. Цената и отстъпката ще са съобразени с избрания клиент, а ако клиентът няма специални цени и отстъпки, ще бъде приложена стандартната цена. По подразбиране в този режим програмата не очаква да въвеждате количество, но ако е необходимо то да бъде променено, можете да го коригирате ръчно като натиснете ENTER непосредствено след сканирането на кода или да сканирате етикета толкова пъти, колкото броя от този артикул желаете да включите в продажбата. Ако в документа вече има артикул с този код, няма да бъде добавян нов ред, а вместо това ще бъде увеличено количеството на съществуващия. Ако предпочитате програмата да Ви пита за количество и цена при добавянето на артикули чрез баркод, изключете опцията „разрешен при избор с баркод скенер“ от групата „бърз режим на избор на артикули“ в настройките на модула за продажби. При необходимост можете да активирате режима за търсене по баркод и ръчно, чрез клавиатурата. Това става чрез натискане на клавиша F1 или чрез бутона с изобразен баркод, при което програмата ще изведе прозорец, в който можете да впишете или да сканирате чрез устройството баркода на стоката. Избор на множество артикули наведнъж Освен да добавяте артикулите един по един, можете да активирате и специален режим за едновременно добавяне на множество артикули наведнъж. Активирането става чрез натискането на клавишната комбинация Ctrl+M, докато се намирате в прозореца за избор на артикули, както и чрез първия от трите оградени бутони, показани на изображението по-долу. Програмата ще покаже поле с отметка в началото на всеки ред. При поставяне на отметка пред артикул програмата ще Ви пита за количество, като по подразбиране ще предлага 1 бр. (въведете друго при нужда). Ако не желаете да въвеждате количество по време на избора на артикулите, а вместо това да коригирате количеството по-късно, можете да забраните това чрез настройките на програмата. Междувременно можете да извършвате търсене, сортиране, филтриране по групи - програмата ще запомни всички избрани от Вас артикули. Когато приключите с избора просто натиснете ENTER и StoreHouse PRO ще въведе всички избрани стоки и услуги в документа. Цената ще е автоматично попълнена според избрания клиент, а за артикули, на които не сте присвоили цена, програмата ще покаже екран за въвеждането й. Ако не желаете да бъдете питани за цена на артикулите, които нямат присвоена продажна цена, можете да забраните това в настройките на програмата. Този начин на въвеждане е значително по-бърз от стандартния и го препоръчваме при необходимост от бързо въвеждане множество артикули за кратко време. Импорт на артикули от CSV файл Една от възможностите на PRO версията е въвеждането на информация за артикулите в продажбата да става автоматизирано - от външен CSV файл. Файлът може да е генериран от друг потребител на StoreHouse, който използва друга база данни или пък от съвсем различна софтуерна система, с която програмата обменя информация. За да импортирате данните от такъв файл, натиснете бутона за импорт от CSV (). Ще се покаже стандартния диалогов прозорец на Windows за избор на файл. Изберете файла с данните и потвърдете избора си. Непосредствено след това ще се зареди импортния модул на StoreHouse PRO, в който ще можете да зададете опции за импорт и интерпретиране на данните. Тъй като импортът на данни от CSV файл вече е разяснен в големи подробности в самостоятелна част на ръководството, няма да се спираме на самия процес, но бихме искали да сте наясно, че и тук, както на много други места в StoreHouse PRO Вие ще сте в състояние да импортирате (и експортирате) данни за артикулите в операциите от (и към) CSV файлове. Ако пък желаете да експортирате списъка с артикулите от този документ и да го съхраните в CSV файл, използвайте бутона за експорт, за който стана дума по-нагоре в ръководството. Корекция или премахване на въведен артикул [ върни се горе ] Ако откриете, че сте въвели грешен артикул или пък сте допуснали грешка в количеството, цената или друг параметър на запис от документа, можете да направите корекция. За корекция на количеството или цената изберете реда, който искате да промените и натиснете ENTER (или чукнете два пъти с мишката). Програмата ще покаже прозореца за въвеждане на количество и цена. Направете желаната корекция и потвърдете с ENTER. Изтриването на ред от документа също е лесно - маркирайте реда и натиснете клавиша DEL или бутона за изтриване от екрана. Ако желаете да промените последователността на редовете в документа не бързайте да изтривате вече въведените артикули. Вместо това маркирайте тези от тях, които искате да преместите и след това с клавишна комбинация Ctrl+стрелка нагоре или Ctrl+стрелка надолу ги преместете на желаното място. Можете да използвате и бутоните () в горния десен ъгъл на екрана. Попълнете и/или прегледайте останалите реквизити на документа След като въведете артикулите по операцията, единственото, което остава, е да огледате останалите основни реквизити на документа и да нанесете корекции там, където е необходимо (и ако е необходимо). Ако сте отделили достатъчно време, за да се запознаете в подробности с настройките на програмата ще знаете, че тя позволява да направите настройките си така, че на практика в повечето случаи да не Ви се налага да въвеждате почти нищо, тъй като програмата се е погрижила за това и вече е въвела съответните данни там, където те са необходими. Това включва имената на приемащата и предаващата страна, името на лицето, което съставя документа, начина на плащане, търговската отстъпка, банковата сметка (ако плащането е по банков път), срокът за плащане, размерът на платената сума и т.н. Начини на плащане и регистриране на платената сума [ върни се горе ] Програмата вече е настроила начина на плащане според предпочитанията, които са заложени в данните на избрания клиент. Ако за тази конкретна операция е необходимо да промените начина на плащане, можете да направите това чрез избор на една от четирите достъпни опции. Ако клиентът е платил цялата или част от дължимата сума, уверете се, че е поставена отметка пред опцията „Плащане“ (в зависимост от настройките програмата ще направи това вместо Вас) и сверете съдържанието на полето „Платени“ със сумата, която клиентът плаща. Ако става дума за пълно плащане, програмата вече вероятно е въвела дължимата сума. Ако е частично плащане, коригирайте стойността ръчно. Ако сте договорили отсрочено плащане уверете се, че датата падежа отговаря на договореното с клиента и коригирайте в случай на необходимост. При плащане по банков път или с наложен платеж чрез ППП е необходимо да има посочена банкова сметка. Ако банковата Ви сметка е само една или пък са няколко, но една от тях е зададена като основна, програмата ще я избере за отпечатване в документа вместо Вас. Ако обаче желаете да направите промяна за този конкретен документ или пък, ако при наличието на две или повече сметки не сте избрали основна сметка, ще трябва да направите своя избор чрез списъчното поле, което се намира непосредсвено над бутона за запис. Запис на продажбата и отпечатване на документ [ върни се горе ] За запис на операцията натиснете клавиша F9 или бутона „Запис“. Програмата ще провери съдържанието на документа, и ако намери пропуснати данни, ще Ви уведоми по подходящ начин, за да ги попълните и да направите повторен опит за запис. След успешното съхраняване на операцията програмата ще Ви предложи да отечатате документа на принтер или да започнете нова продажба. Ако приемете да отпечатате документа на екрана ще се покаже неговия предпечатен изглед (освен, ако не сте забранили това чрез настройките). Натиснете бутона за отпечатване и следвайте стандартния за Windows начин на отпечатване на документи. След приключване на продажба във Вашия склад ще се случи следното: Ще бъде съхранен документ от избрания тип с уникален пореден номер и с въведените от Вас данни. Наличността на стоките, които са били включени в документа ще бъде намалена със съответното количество (ако продажбата е със стокова разписка или фактура + стокова разписка) Ако продажбата включва артикули от тип "услуга", материалите по разходната норма (рецептата) на тази услуга ще бъдат изписани от наличността на склада (ако продажбата е със стокова разписка или фактура + стокова разписка) В модула "Приходи и разходи" на StoreHouse PRO ще бъде създадена приходна операция за стойността на сделката и в нея ще бъде отразено плащането на сумата, която е въведена в полето "Платени". Ако по документа не е регистрирано никакво плащане или пък плащането е в размер, който е по-малък от общото задължение, ще бъде формирано задължение на клиента за разликата между общата стойност на сделката и платената сума. В настройките на програмата е възможно да промените колко и какви фактури желаете програмата да отпечатва автоматично при приключване на продажба с фактура. Можете да изберете отпечатване на оригинал или на оригинал + няколко копия. Винаги е възможно да отложите отпечатването за по-късен етап, ако това се налага. ℹ️ Съвет Зареждане на съхранен документ за преглед, корекция или повторно отпечатване [ върни се горе ] Ако е допусната операторска грешка във вече съхранена операция, която желаете да отстраните преди да предадете документа на клиента, или пък просто искате да прегледате съдържанието на съхранен документи и евентуално да го отпечатате повторно, StoreHouse PRO дава такава възможност чрез функцията за зареждане на документ. За да я използвате администраторът на базата данни на StoreHouse PRO трябва да е дал право на Вашия потребителски акаунт да зарежда издадени документи, а ако ще правите корекция - и право да редактира съхранени документи от конкретния тип. Зареждането на съхранена операция е достъпно чрез бутона „Зареждане“. Ще се покаже меню, от което трябва да изберете вида на документа, който желаете да заредите. Можете да използвате и клавишните комбинации Ctrl+F6 (за зареждане на стокова разписка) или Alt+F6 за зареждане на фактура/известие. Ако желаете да заредите проформа ще трябва да използвате командата от менюто, тъй като за нея няма клавишна комбинация. Програмата ще покаже списък с издадените документи от избрания тип. В зависимост от настройките на StoreHouse PRO е възможно списъкът да съдържа целия набор от такива издадени документи или пък само издадените в зададеният в настройките период. Ако виждате желаната операция в списъка, просто чукнете два пъти с левия бутона на мишката върху нея и програмата ще я зареди в режим на редакция. В случай, че списъкът е много дълъг, спестете си времето и използвайте функцията за търсене (активира я клавишът F3 или бутонът "Търсене"). В полето за търсене въведете номера на документа (или поне част от него) или част от наименованието на клиента. Натиснете ENTER и програмата ще покаже всички документи, които съдържат търсената дума или номер. В случай, че програмата не открие документ с тези данни, но е приложено филтриране по период, тя ще Ви предложи да извърши ново търсене за същото, но върху всички документи, без оглед на датата на тяхното издаване. ℹ️ Съвет Можете да променяте всички реквизити и артикули в документите, с изключение на номера на документа, данните на фирмата-издател (т.е. Вашата фирма) и размера на платената сума. След първото съхраняване на операцията, всякакви промени по размера на платените суми са възможни единствено чрез модул „Приходи и разходи“, до който е необходимо да Ви е даден съответния достъп от администратора. След приключване на промените запишете и отпечатайте документа по обичайния начин. Програмата автоматично ще актуализира наличността на всички артикули, които да засегнати от промяната. Ако към документа има свързан друг документ (например стокова разписка или фактура), програмата ще Ви предложи да актуализира и тях. В случай, че откажете, програмата ще прекъсне връзката между двата документа и стоковата разписка вече няма да се показва като фактурирана с конкретната фактура, тъй като съдържанието им вече ще е различно. Анулиране на издадени фактури [ върни се горе ] Анулирането на фактури е достъпно чрез командата „Анулиране на фактури“ от менюто „Операции“. От списъка на издадените фактури изберете тази, която желаете да анулирате. Натиснете бутона за потвърждение. Ако към фактурата има стокова разписка, програмата ще Ви попита, дали желаете да я изтриете. Ако я изтриете, продадените чрез нея артикули ще бъдат върнати обратно в склада. Ако изберете да запазите стоковата разписка наличността няма да се промени. По-късно обаче ще можете да използвате разписката като основа за издаване на нова фактура, спестявайки си въвеждането на артикулите и другите реквизити. И в двата случая фактурата не се изтрива. Вместо това тя ще се показва в списъка на издадените документи като анулирана и няма да участва в справките, които се генерират на базата на издадени фактури, нито ще може да бъде редактирана по какъвто и да е начин. Номерът на тази фактура остава резервиран и с този номер не могат да се издават други фактури. Документиране на стоките, върнати от клиента [ върни се горе ] Възможно е в определен момент да се наложи да отразите връщането в склада на стока, която преди това сте продали на Ваш клиент. Начините за документиране на такава операция са няколко. Кой от тях ще използвате, зависи изцяло от вида на документа, с който е била отразена предхождащата продажба. Връщане на стоки чрез кредитно известие - ако при продажбата на върнатата стоката сте издали фактура, желателно е да документирате връщането на артикулите чрез издаване на кредитно известие към тази фактура. За да издадете кредитно известие, натиснете бутона "нова операция" (или F7 от клавиатурата) и от менюто с възможните операции изберете "Кредитно известие". Връщане на стоки чрез стокова разписка - този начин на отразяване е подходящ за случаите, при които първоначалната продажба не е била отчетена с фактура, а само със стокова разписка. Операцията е достъпна при натискане на бутона "нова операция" (или F7 от клавиатурата) и от менюто с възможните операции изберете "Допълнителни операции" - "Връщане на стока от клиент със стокова разписка". Специални търговски отстъпки и продажни цени по клиенти [ върни се горе ] Освен ръчно въвежда на търговска отстъпка или на цена, която е различна от стандартната за артикула, StoreHouse PRO дава възможност и за автоматизирано прилагане на специални цени и търговски отстъпки на базата на избрания клиент. Чрез тази функционалност се осигурява не само защита срещу потенциални операторски грешки при съставянето на продажби към редовни клиенти, но и значително по-голяма бързина при обработката на документите за продажба. ℹ️ За да можете да се възползвате пълноценно от функциите за прилагане на специални цени и отстъпки, винаги започвайте съставянето на нова продажба с избора на клиент. Програмата може да приложи процентната отстъпката по два начина: като една обща отстъпка върху всички артикули в документа или като множество отделни (и различни) отстъпки на всеки ред от документа. Вторият начин е подходящ за случаите, при които отстъпките на отделните артикули се различават. Автоматично прилагане на обща отстъпка за целия документ: Когато с Вашия контрагент сте договорили твърда процентна отстъпка, която планирате да му предоставяте за всеки закупен артикул, най-удачният и бърз подход би бил да въведете отстъпката в данните на клиента. За да направите това заредете клиента в режим на промяна (изберете го от списъка с клиенти и натиснете бутона "Промяна" от същия екран). Програмата ще визуализира диалоговия прозорец за въвеждане и промяна на данни на контрагента: Коригирайте стойността в полето за договорена отстъпка (както е показано на изображението по-горе) и въведете размера на процентната отстъпка, която желаете програмата да въвежда вместо Вас оттук нататък, когато продавате на този клиент. Натиснете ENTER за съхраняване на промените и още един път ENTER за да добавите клиента към текущата продажба. Програмата ще въведе процентната отстъпка в новия документ: След това можете да продължите със съставянето на продажбата по обичайния начин. След всяка промяна на съдържанието на документа StoreHouse PRO ще преизчислява размера на общата отстъпка и ще формира нова данъчната основа. При всеки следващ документ, който издавате на този клиент, програмата автоматично ще въвежда отстъпката, която е заложена в данните на клиента. При необходимост можете да я променяте за конкретната продажба директно в полето "Търговска отстъпка" на модул "Продажби". Ако желаете трайно да измените или пък да изключите бъдещото начисляване на отстъпката към този клиент, можете да направите това чрез екрана за промяна на данните на клиента. Автоматично прилагане на отстъпка за отделни артикули: Освен описаната по-горе ситуация, при която за всички артикули се прилага една и съща отстъпка, съществуват и случаи, при които е възможно да Ви се наложи да приложите една отстъпка за част от артикулите, а за останалите - съвсем друга. За да адресира тази необходимост, в StoreHouse PRO е дадена възможност за задаване на специални отстъпки по артикули и контрагенти. Това означава, че е възможно да определите отстъпка не само на ниво контрагент (както беше показано по-горе), но и на ниво артикул за избрания контрагент. Въвеждането на специални отстъпки по артикули и контрагенти също става през вече познатия Ви екран за редактиране на контрагента. И така, отново отворете клиента в режим на промяна, но този път натиснете бутона "Отстъпки по артикули", който се намира непосредствено под текстовото поле за въвеждане на договорена отстъпка: Програмата ще покаже екрана за въвеждане на специални търговски отстъпки по артикули, към избрания клиент. Като използвате бутона "Добави артикул" от екрана, показан по-горе, прибавете към списъка онези стоки, за които желаете програмата да предлага отстъпка, която се различава от вече определената отстъпка за този клиент. Ако списъкът със стоки е много голям и разполагате с данните в CSV файл, добра идея е да използвате функцията за импорт на отстъпките от CSV файл. Това несъмнено ще Ви спести много време. След като добавите артикулите, за които сте определили специална отстъпка за този клиент, вече можете да започнете да прилагате това улеснение на практика. ‼️ Забележка: Тази функционалност изисква клиентът да е избран за текущата продажба, преди да започнете добавянето на артикули към документа за продажба. По възможност винаги се придържайте към това изискване. Когато към документ за продажба се добавя артикул, за който в програмата е въведена специална отстъпка, отстъпката се начислява на реда с артикула. Тя винаги има приоритет над отстъпката, която евентуално е начислена за целия документ. Това означава, че ако за определен клиент е въведена фиксирана обща отстъпка в размер на 15% за всички артикули, но за някои от тях е дадена специална отстъпка от 10% към този клиент, то за тези стоки ще се приложи отстъпката от 10%, а за всички останали в документа - 15%. ‼️ Когато към документ за продажба, в който е въведена обща отстъпка за целия документ, бъдат добавени артикули, които имат специална отстъпка към клиента, общата отстъпка също ще започне да се прилага на реда със стоките. Ръчното въвеждане на отстъпки на реда със стоките е възможно само при положение, че в полето "Търговска отстъпка" на основния екран на модул "Продажби" е въведена стойност 0. Специални цени по артикули По аналогия със специалните отстъпки по артикули, за които обяснихме по-горе, StoreHouse PRO поддържа и въвеждане на специални продажни цени по артикули за избрани контрагенти. Това означава, че за избрани клиенти можете предварително да укажете продажна цена на някой артикул, която е по-различна от стандартната цена на артикула. Въвеждането на специалните цени по артикули и клиенти става по същия начин, по който става и въвеждането на специалните отстъпки, затова няма да го обясняваме в подробности. Разликата е само в това, че вместо бутона "Отстъпки по артикули", трябва да натиснете бутона "Специални цени по артикули". ‼️ Само по себе си въвеждането на специални цени по артикули към дадения контрагент не е достатъчно, за да автоматизирате прилагането на специалната цена. Необходимо е също да укажете, че за този клиент по подразбиране ще се прилага специалната цена (ако има такава). Това можете да направите опциите, които се появяват при натискане на бутона за "Тип цена, по която контрагентът купува като клиент". В случай, че не направите това, програмата ще Ви позволява ръчно да избирате специална цена, но по подразбиране ще прилага стандартната. Това, разбира се, отваря широк фронт за операторски грешки, затова не пропускайте тази настройка. На изображението по-горе са показани двете опции, между които можете да изберете, ако желаете програмата автоматично да прилага специалната цена. В общи линии изборът се свежда до това, коя стандартна цена да бъде приложена, ако за конкретния артикул няма специална цена към този клиент. Можете да избирате между продажна цена 1 и продажна цена 2, които да бъдат приложени тогава, когато за избрания клиент няма въведена специална цена за конкретния артикул, който добавяте към продажбата. Както при специалните отстъпки, и тук важи изискването за сте започнали продажбата с избора на клиент. В противен случай програмата няма да знае, за чии специални цени да прави проверка и ще предлага стандартната продажна цена #1. Други начини за въвеждане на специални цени и отстъпки По-горе разяснихме препоръчителния начин за въвеждане на специални цени и отстъпки чрез екрана за промяна на данните на избран контрагент. Има още два начина, по които можете да достъпите същата функционалност. Единият от тях е чрез бутоните за специални цени и специални отстъпки в екрана за промяна на артикул, а другият - чрез съответните команди в менюто "Операции". Въвеждането на специални реквизити чрез екрана за редактиране на артикули е подходящо за случаите, при които искате да въведете специални цени или специални отстъпки за един определен артикул, но за множество различни клиенти. При този режим, за разлика от вече обяснения по-горе метод, логиката е обърната - при предварително избран артикул, а се въвеждат данни за множество клиенти. Третият метод, който е достъпен чрез командите със съответни имена в менюто "Операции" е препоръчително да се използва, когато желаете да правите справка за вече въведените специални реквизити или пък да импортирате (актуализирате) информация чрез импорт от CSV файл. Разбира се, можете да използвате този режим и за ръчно добавяне на единични записи към масива с данни за специалните цени и отстъпки, но ще е необходимо предварително да изберете контрагента, за който въвеждате информация. <-- Към съдържанието
  5. Елизия Софтуер

    Преместване на продукта (лиценза) на нов компютър

    Преместване на продукта (лиценза) на нов компютър Преместването на продукта на нов компютър започва с инсталиране на програмата на новото работно място. Инсталацията се прави чрез оригиналния инсталационен файл на същата или на по-нова версия на StoreHouse от тази, която е била инсталирана на стария компютър. Преместването на данните следва да става единствено чрез механизма за архивиране и възстановяване на данни в програмата, тъй като само той гарантира архивирането и целостта на данните, както и коректното им разполагане на новата система. Следвайте дословно посочената по-долу процедура: Предварително се уверете, че разполагате с оригиналното инсталационно копие на продукта - файлът, който сте изтеглили от нашия уебсайт и чрез който сте направили инсталацията на програмата. Потребителите на StoreHouse LITE могат да заредят най-актуалната LITE версия от страницата на продукта. Потребителите с активен абонамент за StoreHouse PRO могат да изтеглят инсталационния файл от същото място, но след вход с клиентското си име и парола. Ако абонаментът Ви е изтекъл и не желаете да го подновите, използвайте локално съхраненото копие от Вашия компютър. Инсталирайте продукта на новия компютър. Чрез средствата за архивиране на данни в StoreHouse създайте архив на базата данни на стария компютър и си отбележете името и мястото, под което е съхранен архивния файл. Преместете архивния файл на новия компютър. Стартирайте програмата на новия компютър и преминете към процедурата по възстановяване от архив в менюто "Система". Посочете архивния файл, който сте преместили предварително на новия компютър. Уверете се, че сте позволили на програмата да извърши проверката за валидност на архивираните данни, както и че резултатът от нея е бил положителен. След като завършите горната стъпка данните Ви вече са възстановени от архива и ще бъдат достъпни за работа след като лицензирате продукта на новото работно място. Ако сте потребител на PRO версията извършете процедурата по лицензиране на продукта (въвеждане на лицензните данни). Следвайте процедурата, която е описана в писмото, което сме Ви изпратили при покупката на лиценза. Уверете се, че между момента на създаването на архива и преустановяване на работата с програмата на стария компютър и момента на лицензиране на новото работно място са изминали поне 30 минути. В случай, че този минимален интервал не е спазен, ще получите съобщение, че лицензът вече се използва на друго работно място и работата на програмата ще бъде прекратена. След като се уверите, че продуктът е лицензиран, проверете дали данните Ви са прехвърлени успешно. Това може да стане чрез зареждане и преглед на произволен документ или данни, които сте въвели на старото работно място. Ако те са достъпни в новата инсталация на продукта, значи данните са прехвърлени успешно. След като се уверите, че лицензирането на продукта и прехвърлянето на данните са извършени успешно, деинсталирайте копието на продукта от стария компютър като използвате оригиналния деинсталатор на програмата. Накрая, чрез менюто "Настройки" -> "Предпочитания на потребителя и общи настройки" задайте подходящите настройки за работа на програмата, така че да отговарят на настройките, които сте използвали на стария компютър.
  6. Елизия Софтуер

    Как да намалим размера на базата данни в StoreHouse PRO

    Как да намалим размера на базата данни в StoreHouse PRO 1. Цели на заданието Целта е, чрез намаляване на обема на базата данни, да се постигне по-висока скорост на работа със StoreHouse PRO при фирми с голям документооборот и множество едновременно работещи мрежови потребители. Премахването на остаряла информация от оперативната база данни и преместването й в допълнителна база данни или в архив облекчава работата на програмата, като елиминира нуждата от обработка на големи обеми ненужна информация за предишни години. 2. Необходими познания За постигане на заданието ще е необходимо да познавате и да сте в състояние да приложите следните функции и процедури в програмата StoreHouse PRO: Архивиране на база данни и възстановяване на архивирана база данни от архив (прочетете ръководството за архивиране и възстановяване на данни). Създаване, зареждане и превключване към допълнителна база данни (прочетете ръководството за работа с няколко бази данни). В случай, че архивът на ще трябва да се достъпва по мрежата от останалите потребители, прочетете и ръководството, което обяснява настройките за работа в локална мрежа. Ако базата данни се използва от повече от един потребител, добре е да знаете как да управлявате правата за достъп до достъп. Основният инструмент за реализация на заданието е функцията за "Унищожаване на документи и операции по тип и период", чиято употреба (в контекста на това задание) ще обясним по-долу. 3. Премахване на старите данни - стъпка по стъпка 3.1. Ако базата данни е разположена на файлов сървър и я достъпвате по мрежата (или пък един от работните ви компютри играе ролята на сървър), стартирайте StoreHouse PRO на сървъра. Това е препоръчително, тъй като при особено големи бази данни, процедурата би отнела значително по-малко време. 3.2. Ако базата данни се използва от повече от един потребител (независимо дали локално - на терминален сървър, или чрез отдалечена връзка към споделена папка в локалната мрежа) уверете се, че останалите потребители са прекратили работата си с програмата (излезли са от StoreHouse PRO и в частност от тази база данни) и са уведомени, че не трябва да стартират програмата, докато процедурата не бъде завършена. 3.3. Ако на компютъра, на който смятате да извършите процедурата, имате достъп до повече от една база данни на StoreHouse PRO, уверете се, че активната база данни е именно тази, за която се отнася процедурата по архивиране и премахване на стари данни. Ако не е, активирайте я. 3.4. Влезте в програмата с администраторски профил (потребител "admin" или друг администратор на StoreHouse PRO). Процедурата не може да се изпълнява с операторски достъп. 3.5. Чрез средствата на StoreHouse PRO създайте пълен архив на информацията от текущата база данни. Уверете се, че архивът е преминал успешно проверката за валидност и си запишете мястото и името, под което е съхранен. В този архив ще бъде включена цялата информация, която текущо се намира в активната база данни. 3.6. От менюто "Администриране" стартирайте командата "Унищожаване на документи и операции по тип и период". Екранът на тази част от програмата ще изглежда така: 3.7. За "тип на изтриването" изберете третата опция - "Изтриване на операции и документи за предишен период + ревизия към датата на изтриване". 3.8. В групата "За периода" изберете втората опция - "Изтриване на издадените до тази дата". Вдясно от опцията има поле за избор/въвеждане на дата. Въведете крайната дата на периода, за който желаете да унищожите наличната информация. Екранът вече ще изглежда ето така: От екранното копие по-горе можете да видите, че в този режим програмата автоматично поставя отметка пред всеки един от типовете операции и документи, но за някои от тях и ще деактивира възможността за премахване на отметката (т.е. възможността Ви да отмените изтриването им). Това са видовете операции, които ефективно влияят на наличността на артикулите. Освен това в този режим не е възможно да унищожавате номенклатури на стоки, групи контрагенти и т.н. и затова програмата ще деактивира всички опции, които спадат към групата "унищожаване на номенклатури". Сега е моментът да изберете, дали желаете в базата данни да останат някои от видовете документи: фактури, проформа фактури, оферти, заявки, гаранционни карти и информацията за плащанията и задълженията в модул "Приходи и разходи". Можете спокойно да позволите на програмата да ги изтрие, тъй като информацията за тях ще бъде достъпна за справки в допълнителната база данни, която ще създадете малко по-късно. Все пак, ако имате някаква основателна причина, да запазите тази информация в оперативната база данни, просто махнете отметката и програмата няма да я изтрие. 3.9. Уверете се, че пред опцията "Архивирай базата данни преди да започнеш изтриването" има поставена отметка. Ако няма - поставете, тъй като следващото действие е необратимо и ще изтрие наведнъж цялата информация. 3.10. За започване на същинското изтриване натиснете бутона ОК. Най-напред програмата ще създаде архив на базата данни и ще се увери, че той е създаден успешно (освен, ако не сте забранили това). След това ще изчисли - на базата на съществуващите към момента приходни и разходни операции - наличността на всеки един от артикулите към крайната дата за изтриване, която сте задали (в примера по-горе: 31.12.2022 г.). Така изчислената наличност на артикулите ще бъде въведена като крайно салдо към тази дата - чрез автоматично генерирана от програмата инвентаризационна операция (ревизия). Обърнете внимание, че ще бъде генерирана по една такава ревизия за всеки един от виртуалните складови обекти, които сте дефинирали в базата данни (тъй като всеки от тях има своя наличност на стоките). Накрая програмата ще премахне указаните документи и операции от базата данни и ще остави в нея само онези, които не попадат в избрания период (т.е. са създадени след въведената дата). 3.11. След като програмата изтрие информацията, желателно е да изпълните процедурата по оптимизиране на базата данни. Тя се стартира от менюто "Система" - "Проверка и оптимизация на базата данни". Тази стъпка е силно препоръчителна, тъй като независимо от освободеното след изтриването място, базата данни реално няма да намали размера си, а просто ще означи големи области от файла като незаети. Оптимизацията на базата данни ще доведе и до фактическо намаляване на размера на файла, което е крайната цел на заданието, както и до по-ускорена работа с този масив от данни, затова не пропускайте тази стъпка. 3.12. Поздравления! Вече имате база данни, в която остарелите данни са премахнати, а размерът на базата е значително намален, което пък ще доведе до по-бърза и комфортна работа с програмата. 4. Достъпване на изтритата информация за целите на справки за минал период По-важната половина от задачата ни е изпълнена, но сега остава още една част, която не трябва да пропускаме - да си осигурим бърз, лесен и сигурен начин за достъп до изтритата информация - за случаите, при които желаем да направим справка за операции, които попадат в изтрития период. Вариантите са два... Първият вариант е просто да запомните името на архива, който е създаден непосредствено преди изтриването и при необходимост да възстановявате информацията от него върху оперативната база данни. Макар и на пръв поглед да изглежда логично и лесно, в никакъв случай не ви препоръчваме този вариант, тъй като той не само е по-бавен, но и крие съвсем реален риск от неволна загуба на важни данни, а и не само това. Такава загуба на данни може да се получи, ако преди възстановяването на информацията от архива сте пропуснали да архивирате текущата база данни. Вероятно знаете, че при възстановяване на данни от архив те ще заместят данните в масива, върху който правите това възстановяване, затова е задължително преди възстановяване от архив, първо да архивирате текущите данни, за да има откъде да ги върнете обратно след това. Но дали можете да сте сигурни, че в критичния момент няма да забравите това? По-добре е да не рискувате, а пък и този метод е по-бавен, особено ако смятате често да правите справки за стария период. Втория вариант (този, който ви препоръчваме да използвате) се изразява в това, да създадете една допълнителна база данни, върху която да възстановите архива, който създадохте преди изтриването на информацията. Тъй като процедурата по създаване и зареждане на допълнителна база данни е подробно обяснена в ръководството за работа с няколко бази данни, тук само ще скицираме стъпките в резюме: 4.1. Създайте нова празна папка на вашия компютър, в която да разположите допълнителната база данни. Името на папката е без значение, но е добре да е такова, което на вас да ви говори, че в нея има база данни с архив на StoreHouse, както и периода от време, който се намира в този архив. Пример: "storehouse - 01.01.2016 - 31.12.2022" е добър вариант. Във всеки случай, след като създадете папката и й дадете някакво име, не я премествайте, нито я преименувайте повече. Ако папката ще се достъпва и от други потребители (на този компютър или по мрежата), уверете се, че сте я създали на такова място, на което те ще имат лесен достъп до нея. Подходящ кандидат е главната директория на диск D (ако имате такъв), но в никакъв случай на работния ви плот или пък в папка с личните ви документи. За достъп по мрежата ще е необходимо и да споделите папката - с права за четене и запис на данни - както е обяснено в ръководството за настройки за работа в мрежа. 4.2. Копирайте или преместете архива в новосъздадената папка. Стартирайте програмата StoreHouse PRO, така че да се появи екрана за вход с име и парола и избор на активна база данни. Забележка: Ако евентуално сте забранили работата с потребителски сметки (т.е. забранили сте програмата да ви пита за парола при вход в нея), този екран не се появява, затова ще е необходимо първо да активирате отново работата с потребителски сметки от менюто "Администриране". 4.3. От началния екран за вход с име и парола натиснете бутона "Бази данни". Програмата ще покаже списъка с вече регистрираните бази данни и бутон за добавяне на нова. Натиснете бутона "Добавяне на път към база данни". Ще се покаже стандартен екран на Windows за избор на директория. Навигирайте до папката, която създадохте в стъпка 4.1 и я изберете, а след това потвърдете избора си. В списъка с последно използвани бази данни ще се появи пътя към новодобавената папка, в която ще се помещава базата данни. 4.4. Добавянето на път към базата данни инструктира програмата, че там ще има масив от данни, но към този момент той все още не е създаден. За да го създадете, поставете отметка пред реда с пътя към новата база данни. Програмата ще ви попита за потвърждение на промяната - отговорете утвърдително. За да създаде новата база данни, програмата ще прекрати своята работа, за което ще получите и съобщение на екрана. Стартирайте StoreHouse PRO отново. Програмата ще ви предложи да стартира мениджъра за управление на бази данни - потвърдете с "Да". 4.5. От мениджъра за управление на бази данни на натиснете бутона за възстановяване на базата данни от архив и посочете архивния файл, който предварително сте разположили в същата директория. Уверете се, че проверката за валидност на архива е преминала успешно и след това вече ще можете да влезете в базата данни като използвате своето име и парола. Влезте с потребител "admin" или друга администраторска сметка. 4.6. Поздравления! Вече имате две бази данни - една, която съдържа само актуалните данни и друга - съдържаща и данните отпреди изтриването на старата информация. Превключването между базите данни става от екрана за вход с име и парола (чрез бутона "...", който ще се появи непосредствено до името на активната база данни), както и чрез менюто "Система" - "Изход и избор на друга база данни". 4.7. Ако програмата се използва от повече от един потребител (на този компютър или по мрежата), уверете се, че сте изпълнили стъпка 4.3 за всеки от тях. 5. И няколко полезни съвета, които вероятно ще ви спестят главоболие в бъдеще Добра идея е веднага, след като сте създали допълнителната база данни, в която ще се намира старата информация, да влезете в менюто "Администриране" - "Потребители и права за достъп" и да промените своята парола и паролите на останалите потребители (ако има такива) за допълнителната база данни. Причината за това е, че програмата винаги запомня последната база данни, която сте използвали и ще ви я предлага автоматично при следващ опит за влизане в продукта, докато вие не я промените. Лесно можете да приключите работната седмица, правейки справки за стар период в допълнителната база данни, а когато започнете отново работа в понеделник, по навик да влезете в програмата, без преди това да сте сменили използвания масив от данни. Сами разбирате, че това може да доведе до неприятности, защото бихте могли да продължите да издавате документи (фактури) не там и не с този номер, който бихте желали. За да се застраховате срещу такава възможност, просто сменете паролите, така че програмата да издаде съобщение за грешка при евентуален опит за вход с паролата за основната база данни - в допълнителната база със старите данни. Нещо повече - ако възнамерявате да осигурите достъп до базата данни с остарялата информация и за останалите потребители във вашата организация, добре е преди това да им отнемете всички права за създаване, редактиране и изтриване на данни за всеки от тях (в това число и за вас, ако не работите с администраторски достъп по принцип) и да им оставите единствено права за създаване на отчети и зареждане и печат на издадени документи. Така ще сте по-защитени срещу описания по-горен случай, а също и срещу случайно или дори злоумишлено подправяне на информацията в базата данни. И накрая - описаната по-горе процедура е колкото полезна за комфортната и по-ефективна работа с продукта, толкова и опасна за вашите данни, ако не се придържате стриктно към това ръководство. В случай, че се съмнявате, че сте разбрали правилно указанията, по-добре е да ни потърсите за съдействие и разяснение, или пък дори да пожелаете ние да извършим манипулацията вместо вас, отколкото да съжалявате заради някой дребен пропуск. И разбира се, преди да предприемате каквото и да е непознато за вас действие, осигурете си надежден архив на базата данни. Желаем ви успех!
  7. Елизия Софтуер

    Оферти и ценови листи

    Оферти и ценови листи Създаване на оферти и отпечатване на ценови листи в StoreHouse PRO Съдържание: Запознаване с екрана на модула Създаване на нова оферта Създаване на ценова листа StoreHouse PRO позволява бързо и лесно създаване на оферти и ценови листи. Благодарение на достъпа до съществуващата номенклатура на артикулите и клиентите, създаването на оферта или отпечатването на ценова листа за една или повече стокови групи може да отнеме секунди и няколко чуквания с мишката. Офертите, които на по-късен етап са достигнали до състояние на реални сделки могат да бъдат автоматично трансформирани в документи за продажба, спестявайки на оператора времето и усилията, необходими за повторно въвеждане на данните за артикулите. Влезте в модула чрез менюто Операции -> Оферти и ценови листи. Запознаване с екрана на модула. Реквизити на офертата. [ върни се горе ] Екранът на модула е много подобен на екраните на модулите за продажби или доставки. Начинът на работа - също. Ако вече сте използвали нашия продукт за създаване на операции от тези два вида, със сигурност няма да се затрудните и при издаването на първата си оферта. Бутонът "Нова оферта" служи за изчистване на всички данни от екрана и създаване на нов празен документ. При вход в модула програмата вече е в режим на създаване на нова операция, така че не е необходимо изрично да натискате този бутон, а вместо това можете директно да започнете да добавяте информация към документа. При натискане на бутона се показва меню, от което можете да изберете да създадете нова оферта без артикули или нова оферта, която е базирана на по-стара съхранена оферта. Ако изберете второто, програмата ще покаже списък със съхранените оферти, а от него ще трябва да изберете офертата, която желаете да използвате за шаблон. Програмата автоматично ще въведе цялата информация за артикулите. Бутонът "Зареждане", както навсякъде в StoreHouse PRO, служи за показване на списъка с вече издадени документи от този вид, които евентуално бихте искали да заредите на екрана за да ги прегледате, промените или да ги отпечатате повторно. Офертите в StoreHouse PRO, подобно на всеки друг документ в програмата, имат собствена номерация - всяка оферта притежава уникален 10-цифров пореден номер. Програмата автоматично предлага следващия свободен номер и не позволява издаването на друга оферта с този номер, дори и ако едновременно издавате такива документи от две или повече работни места. По подразбиране датата на издаване на документа съвпада с текущата дата, но ако това е необходимо, операторът има свободата да направи корекция. Подобно на модула за продажби и тук има реквизит "Клиент", но за разлика от останалите модули, в които се посочва контрагент, тук този реквизит не е задължителен за попълване. Ако към момента на съставянето на офертата не разполагате с данни за клиента или пък видът на документа не предполага посочване на конкретен клиент, спокойно можете да пропуснете въвеждането на тази информация и вместо това (също по желание) да попълните само името на физическото лице, което е получател на офертата от името на клиента (като го въведете в полето "На вниманието на"). Във всеки случай, ако офертата ще се предоставя на Ваш постоянен клиент, можете да го изберете чрез натискане на бутона "Избор" (или чрез клавиш F8), а новите клиенти можете да добавите чрез натискане на бутона "Нов клиент". Всяка оферта или ценова листа задължително съдържа поне един артикул. Артикулите в документа, заедно с техните количества и цени се визуализират в списъка, заемащ основната част от площта на екрана. Добавянето на единичен артикул към офертата става чрез натискане на бутона "Добави артикул" или чрез бързия клавиш F2. Както и в останалите части на програмата, това действие показва екран със списък на вече създадени артикули, сред които можете да намерите и изберете нужните за целите на текущата оферта. Ако пък артикулът е нов, програмата дава възможност да го създадете от същия екран, без да напускате модула. Добавянето на артикул в свободен текст става чрез натискане на жълтия бутон (), намиращ се непосредствено до бутона "Добави артикул". Можете да използвате и клавишната комбинация Shift+F2. Използването на артикули в свободен текст е подходящо за случаите, при които желаете да добавите към документа редове с информация за стоки или услуги, които ще бъдат използвани еднократно и по тази причина не желаете да ги добавяте трайно към номенклатурата на артикулите. Бутонът "Добавяне на група" служи да бързо въвеждане в документа на множество артикули, принадлежащи към посочени от Вас артикулни групи. Функцията има приложение основно при съставянето на ценови листи, при които поединичното избиране и добавяне към документа би отнело твърде много време и усилия и по тази причина не е практично. Бутонът "Промяна" се използва за корекция на ред от списъка с вече добавените артикули. Алтернативен начин за промяна е двукратното чукване с левия бутон на мишката върху желания ред. Програмата ще покаже екрана с данните, които можете да промените. Ако по погрешка сте добавили ред в документа, който искате да премахнете, изберете реда и натиснете бутона "Изтрий реда" или клавиша DEL от клавиатурата. Към всяка оферта можете да въвеждате опционална текстова част, която при отпечатване на принтер ще се позиционира в областите преди и след таблицата с въведените артикули. На изображението по-горе е показана частта от екрана, в която можете да въведете кратък уводен текст (до 2000 символа) и кратка пояснителна забележка в края на офертата (до 1000 символа). Уводната част се отпечатва непосредствено над областта с артикулите и обикновено предназначението й е да опише накратко предмета на офертата и по-специфични условия, свързани с изпълнението й. Заключителната част на офертата (забележката) служи за уточнения, свързани с начините на плащане, срокове за изпълнение и т.н. Непосредствено да всяко от тези две полета има бутони за ръчно съхраняване на въведения текст, така че той да остане на разположение при съставянето на следващи оферти. Въвеждането на предварително съхранен стандартен текст за уводната или заключителната част на офертата става чрез бутоните за зареждане, които се намират непосредствено под бутоните за запис на текста. Полето "Търговска отстъпка (%)" служи за посочване на процентна отстъпка от цената, която ще се прилага за всеки ред от офертата. Когато в полето е въведена стойност, която е различна от 0, програмата ще изчисли размера на отстъпката в лева и ще я извади от сбора на сумите по редовете, за да формира облагаемата стойност на офертата. Полето за търговска отстъпка в основния екран може да се използва, само ако вече не е била въведена отстъпка на някой от редовете с артикули. В долната лява част на екрана са разположени контролите за въвеждане на срок за валидност на офертата. Възможно е да създавате оферти без посочен срок на валидност, с посочена крайна дата или с друг вид условие за валидност (разяснено в съответното текстово поле). Таблицата с общите сборове се намира в долната част на екрана и съдържа информация за брутните и нетните суми, размера на отстъпките, начисленият ДДС и крайната стойност на артикулите в офертата. Пред реда с данъка има поле с отметка, която можете да премахнете, ако не желаете програмата да начислява данък за конкретната оферта (тази отметка няма да се показва, ако фирмата Ви не е регистрирана по ЗДДС). Бутонът "Запис" (или клавишът F9) се използва за първоначално съхраняване на документа, както и за съхраняване на последващи промени, които евентуално сте направили към оригиналната версия на офертата. Бутонът "Печат" служи за отпечатването на оферта, която е не екрана. За да отпечатате документа той трябва вече да е бил съхранен. При натискане на бутона за печат програмата ще изведе екран, от който ще трябва да изберете вида на документа, който желаете да отпечатате. Офертите и ценовите листи се създават и съхраняват по един и същи начин. Различават се единствено по начина на представянето им в крайния отпечатан документ. Ако изберете отпечатване на документа като оферта, програмата ще отпечата всички данни, които виждате на екрана. Ако обаче изберете отпечатване като ценова листа, програмата ще пропусне отпечатването на номера на документа и колоната "стойност". Колоната "количество" също няма да бъде отпечатана, освен ако не сте посочили, че желаете да отпечатате ценова листа с обявени количества. Ако ценовата листа включва отстъпки по редовете или върху целия документ, отпечатаният документ ще включва и информация за процента на отстъпката, както и единичната цена след прилагането й. Ако не желаете ценовите листи да показват информация за размера на отстъпката и цената преди прилагането й, можете да забраните това чрез настройките на модула. В екрана за избор на вида на отпечатания документ можете да промените и опцията за отпечатване на снимките на артикулите. По подразбиране снимките на артикулите не се отпечатват, освен ако изрично не поставите отметка пред опцията "Отпечатвай снимката на артикулите" в екрана за печат или не промените трайно тази опция чрез настройките на модула. Настройките на модул "Оферти и ценови листи" са достъпни чрез бутона в горния десен ъгъл на екрана (). При натискане на бутона се показва контекстно меню, която съдържа следните опции: Отпечатвай името на доставчика - поставете отметка, ако желаете името на Вашата фирма да се отпечатва в началото на документа. Ако отпечатвате документа върху фирмена бланка или пък използвате опцията за отпечатване на лого върху офертите, можете да оставите тази опция изключена. Отпечатвай номенклатурния код на артикулите в ценовите листи - По подразбиране номенклатурният код не се отпечатва в офертите, но ако желаете да промените това, поставете отметка пред тази опция. Отпечатвай номенклатурния код на артикулите в офертите - По подразбиране програмата ще отпечатва номенклатурния код на артикулите в ценовите листи. Премахнете отметката, ако не желаете кода да се отпечатва в тези документи. Автоматично попълвай последния запаметен уводен текст на офертата - Дава възможност при създаване на нова оферта, да се прилага автоматично последния текст, който сте въвели и запаметили в полето за уводна текстова част на офертата. Ако повечето оферти съдържат идентичен уводен текст, това е по-бърз начин за прилагането му. Разбира се, можете да го адаптирате и променяте по всяко време, за всяка отделна оферта. Автоматично попълвай последната запаметена забележка - Поставянето на отметка пред тази опция прави същото, което и горната настройка, но се отнася за автоматичното попълване на пояснителната забележка. Отпечатвай офертите и ценовите листи с крайни цени - Поставянето на отметка пред тази опция разрешава на програмата да отпечатва документите с крайни, вместо с нетни цени. При този режим на отпечатване програмата няма да обявява размера на начисления ДДС, но той ще е предварително добавен към всяка отпечатана цена. Ако използвате тази опция, препоръчително е настройката Ви за точност на изчисление на продажните цени да е по-висока от стандартната. Отпечатвай размера на отстъпката и цената преди отстъпка в ценовите листи - По подразбиране програмата ще отпечатва в ценовата листа колона с процента на отстъпката и единичната цена на артикула преди и след прилагането й. Ако не желаете клиентът да има информация за цената преди прилагането на отстъпката, нито пък за процента на самата отстъпка, премахнете отметката пред тази опция. Отпечатвай снимките на артикулите - При отпечатване на оферти или ценови листи, програмата може да отпечата и снимките на артикулите (ако някои от тях имат такива). По подразбиране снимките не се отпечатват, освен ако операторът изрично не промени тази настройка. Създаване на нова оферта [ върни се горе ] При влизането Ви в модул "Оферти и ценови листи" вече сте в режим на създаване на нова оферта и не е необходима да правите каквото и да е, за да започнете нов документ. Ако обаче сте въвели някакви данни, които желаете да изчистите или пък сте заредили предишн оферта, можете да натиснете клавиша F7 или бутона "Нова оферта" (и да изберете "Създаване на нова оферта"). По-горе разяснихме за какво точно служи всеки един от елементите на екрана, затова сега ще пристъпим към частта, която се отнася до практическото ползване на модула. Изберете клиент ℹ️ Забележка 1: Както вече разяснихме, изборът на клиент не е задължителен за модул "Оферти", но ако така или иначе ще въвеждате информация за клиента, нека това е първата стъпка в създаването на документа. По този начин ще дадете възможност на StoreHouse PRO да приложи автоматично всички договорени специални цени и отстъпки към този клиент, за които програмата "знае". ℹ️ Забележка 2: Ако съставяте ценова листа, вместо оферта, и не желаете да адресирате ценовата листа до конкретен получател, пропуснете избора на клиент и директно преминете към добавяне на артикулите. Ако съставяте оферта към Ваш постоянен клиент, той вероятно вече присъства в номенклатурата на контрагентите. Натиснете клавиша F8 (или бутона "Избор") за показване на списъка с клиентите. За да спестите време, използвайте търсачката и въведете част от името на търсения контрагент или част от друг негов специфичен реквизит (примерно ЕИК по Булстат). Изберете желания ред и натиснете Enter за да потвърдите избора си. Ако клиентът е нов и все още не присъства във Вашата номенклатура на контрагентите, но имате неговите данни, натиснете бутона "Нов клиент" и въведете информацията с която разполагате. Добавяне на артикули към оферта Добавянето на артикули към оферта става по същия начин, както и в останалите части на програмата. Натиснете клавиша F2 или бутона "Добави артикул". Програмата ще покаже списък с артикулите от Вашата номенклатура. Използвайте търсачката в екрана за избор на артикул, за да откриете нужната позиция от списъка по-бързо. След като откриете нужния артикул, изберете го и натиснете Enter за да потвърдите избора си. Програмата ще покаже екрана с данните на артикула, които са от значение в текущия контекст. В този екран ще можете да промените количеството, да избере или въведете друга цена, да промените или допълните наименованието на артикула (само за целите на този документ), а също и да въведете кратък допълнителен текст, който да се отпечата под наименованието на стоката/услугата. На последно място, ако за тази конкретна позиция планирате да предоставите отстъпка, която е различна от отстъпките на останалите артикули в документа, можете да я въведете в съответното поле. След като въведете количеството и направите останалите евентуални промени по данните на артикула, натиснете Enter, за да го добавите към документа. Ако има и други артикули, които желаете да добавите към офертата, повторете същата процедура за всеки от тях. В случай, че сте допуснали грешка при въвеждането на данните за някой от артикулите, чукнете двукратно върху реда с артикула, който желаете да промените. Програмата отново ще покаже екрана за въвеждане на количество и цена. Направете нужните корекции и натиснете Enter, за да ги потвърдите. След като попълните информацията за артикулите, преминете към въвеждане на другите реквизити. Ако искате да въведете уводна текстова част, която внася разяснения относно предмета и условията на офертата, можете да направите това, като въведете текст (до 2000 символа) в текстовото поле, разположено в горния десен ъгъл на екрана. Текстът ще се отпечата непосредствено над таблицата с артикулите. В случай, че ще използвате стандартен текст, който сте съхранили за многократна употреба, натиснете бутона (вдясно от текстовото поле) за зареждане и попълване на съхранения текст на уводната част. По същия начин в полето, което се намира непосредствено под текста с уводната част можете да въведете и кратка заключителна забележка (до 1000 символа), в която да внесете още някакви финални разяснения за офертата (например относно срока за изпълнение на офертата, начина на доставка, схема на плащане и т.н.). Както и при реквизита за уводен текст на офертата, и тук можете да използвате бутона за бързо зареждане на предварително съхранена забележка. Ако офертата е валидна до определена дата или пък валидността й зависи от някакво специфично условие, посочете тези обстоятелства, като използвате контролите за валидност в долния ляв ъгъл на екрана. Преди да съхраните документа, ако името на получателя на офертата Ви е известно, попълнете го в полето "На вниманието на:". Попълнете и своето име в полето "Съставил". Накрая натиснете бутона "Запис". Програмата ще съхрани документа и ще Ви предложи да го отпечатате. От екрана с опции за отпечатване изберете "Отпечатване на оферта". Ще се покаже стандартния екран на Windows за предпечатен изглед на документа. Вашият документ, отпечатан като оферта, би изглеждал така: Ако след записа на документа откриете, че сте допуснали някаква грешка или пък сте забравили да добавите артикул, не се притеснявайте - можете да отстраните пропуска по всяко време. Разбира се, ако вече сте излезли от модул "Оферти", първо ще трябва да се върнете в него. После трябва да заредите на екрана съдържанието на нужната оферта. За да заредите оферта натиснете бутона "Зареждане". Програмата ще покаже списък с издадените оферти. Изберете тази, която желаете да отворите и натиснете Enter, за да потвърдите своя избор. Програмата ще визуализира съдържанието на съхранения документ. Оттам нататък корекциите и добавянето на данни стават по начина, описан по-горе в това ръководство. Когато приключите с корекциите не забравяйте да ги запишете чрез натискане на бутона "Запис". Ако след като съхраните и отпечатате офертата желаете да създадете нова оферта, натиснете клавиша F7 или бутона "Нова оферта". Програмата ще изчисти съдържанието на екрана и ще влезе в режим на създаване на нов документ. Създаване на ценова листа [ върни се горе ] Създаването на ценовата листа става по начин, който е идентичен с начина, по който се създава оферта (както е описано по-горе в това ръководство). Все пак, има някои особености, на които ще обърнем внимание. По начало ценовата листа посочва цени за единична бройка, затова е излишно да въвеждате количества, освен ако не планирате да отпечатате ценова листа с обявени количества. Освен това трябва да имате предвид, че когато отпечатвате оферта като ценова листа, програмата няма да отпечата сумите в края на документа, нито колоната "стойност", която показва стойността на въведеното количество, умножено по единичната цена. Срокът на валидност и номерът на документа също не се отпечатват. Изборът на клиент, както и адресирането до конкретен получател в повечето случаи са излишни, когато съставяте оферта, която планирате да отпечатате като ценова листа. Все пак, ако желаете да изпратите специфична ценова листа, съобразена с договореното с определен клиент, можете да попълните тези реквизити. Ако в документа е въведена отстъпка за някой от артикулите, програмата ще отпечата колона с процента на отстъпката и колона с единичната цена след приложената отстъпка. В случай, че не желаете размерът на отстъпката и единичната цена преди прилагането й да се отпечатват, можете да забраните това чрез настройките на модула (както вече е обяснено по-горе). Добавяне на артикули към ценова листа Основната разлика при създаването на персонализирана оферта и на ценова листа е в броя на артикулите, които се съдържат в единия и в другия документ. Ако при стандартната оферта клиентът е обикновено е изявил желание да получи ценово предложение за ограничен брой артикули, които планира на купи от Вас, то при една типична ценова листа имаме обявяване на цена за много по-голям брой артикули от асортимента Ви като доставчик. Тъй като добавянето на 100, 200 или 1000 артикула един по един е, меко казано, непрактично от гледна точка на времето и необходимите усилия, в StoreHouse PRO сме добавили възможност за бързо въвеждане на огромен брой стоки чрез избор на стоковата група, към която принадлежат. За да добавите към документа всички артикули, които принадлежат към една или повече избрани стокови групи, натиснете бутона "Добави група". Програмата ще покаже екрана за избор на филтър по група. Поставете отметка пред стоковите групи, които желаете да включите в създаваната от Вас ценова листа. Ако избирате групи, които имат свои подгрупи, уверете се, че сте поставили отметка пред опцията "При избор на група избирай и нейните подгрупи". В противен случай ще бъдат избрани само главните групи, без техните по-долни нива и ще се наложи ръчно да поставяте отметки и пред тях. След като приключите с избора на групите, натиснете бутона "Приложи филтъра". Тъй като в този режим програмата не показва екрана за въвеждане на количество и цена, StoreHouse PRO ще Ви попита кой тип цена да приложи за въведените артикули. Екранът с опциите изглежда по следния начин: Ако за сте избрали контрагент, можете да изберете опцията "Автоматично избрана според контрагента". Това ще позволи на програмата да съобрази цената с настройките за специални цени и специални отстъпки за избрания контрагент. Не забравяйте, че за да бъдат приложени евентуалните специални цени, в данните на контрагента трябва да е посочено, че по подразбиране купува по специална цена. В случай, че първата опция не е приложима или пък не сте посочили контрагент, можете да изберете измежду останалите две опции: "Продажна цена #1 без ДДС" и "Продажна цена #2 без ДДС". След като артикулите бъдат въведени в списъка, можете да добавите някакви допълнителни текстови уточнения в началото и/или в края на документа, след което трябва да съхраните документа. Това става чрез натискане на клавиша F9 или бутона "Запис" от екрана. Непосредствено след като документът бъде съхранен, програмата ще Ви предложи да го отпечатате. Изберете "Ценова листа" или "Ценова листа с обявени количества". <-- Към съдържанието
  8. Елизия Софтуер

    Импорт и експорт на данни от CSV файл

    Импорт и експорт от и към CSV файл StoreHouse PRO поддържа обмен на данни с други софтуерни продукти (например счетоводни програми, електронни таблици, софтуери на машини в производството и т.н.) чрез стандартния формат за таблични данни CSV (Comma-Separated Values). Това дава възможност на програмата не само да споделя значителна част от своите данни във формат, който е разбираем за огромен брой продукти от други автори, но и да чете и импортира данни от файловете, създадени от тези продукти. Приложение Основното предназначение на импортната функционалност е да даде възможност за бързо и автоматизирано въвеждане и обновяване на големи масиви от данни в StoreHouse. Импортирането на номенклатурата на артикулите и контрагентите, както и последващи актуализации на цени, отстъпки или други специални реквизити на артикулите (след приложена обработка във външен софтуер) са сред най-честите случаи на употреба на импорта от CSV файлове. Експортната функционалност на продукта пък осигурява възможност за прехвърляне на информация от StoreHouse PRO и неговите справки към външни програми. Създаването на специфични отчети в електронна таблица или друг специализиран софтуер е сред най-честата причина за използването на възможностите на експорт. Какво е CSV CSV е съкращение от "Comma-Separated Values" или с други думи "стойности, разделени със запетая". По своето същество CSV файловете са обикновени текстови файлове, в които информацията e структурирана по специфичен начин. Всеки ред от файла представлява отделен запис, а всеки запис - набор от едно или повече полета с данни, разделени с разделител. Броят на полетата на всеки ред трябва да отговаря на броя на полетата при останалите редове. Най-често използваният разделител на полетата е знакът "," (запетая) - и оттам и името на файловия формат. Възможно е обаче да се използват и други разделители, като често това е знакът ";" (точка и запетая) или табулация. Настройки на StoreHouse PRO за импорт и експорт в CSV формат Настройките на програмата за извършване на импорт и експорт са достъпни чрез раздела "Други найстройки" на менюто "Настройки" -> "Предпочитания на потребителя и общи настройки". Избор на разделител Потребителите на StoreHouse PRO могат да изберат разделителя, който желаят да се използва от програмата при експорт на данни към CSV файл. По подразбиране програмата ще използва разделителя, който е определен в регионалните настройки на Windows, но ако CSV файловете ще се зареждат в софтуер, който има нужда от специфичен разделител, на разположение е възможност за избор между "запетая", "точка и запетая" и "табулация". ℹ️ Опцията за "експорт в режим на съвместимост" е изключена по подразбиране и е препоръчително да я оставите така. Тя се прилага в специфични ситуации, при които е необходимо да се гарантира, че електронната таблица, която по-късно ще зарежда генерираните CSV файлове, няма да се опитва да интерпретира произволно форма̀та на полетата, а ще ги възпроизвежда по начина, по който са записани във файла (например за да се предотврати възможността стойност като "0012345" да се визуализира погрешно като "12345"). Изборът на грешен разделител може да доведе до невъзможност за правилно разчитане на табличните данни от софтуера, който ще зарежда създадения CSV файл. Ако въпросният софтуер няма собствена възможност за промяна на разделителя при отваряне на файла, уверете се, че StoreHouse PRO е настроен да генерира файловете с разделител, който се приема от отсрещната страна. Кодиране на знаците StoreHouse PRO поддържа кодиране на знаците на кирилица в Cp1251 (Windows-1251) и Utf-8. По подразбиране се прилага Utf-8 BOM, но тъй като някои програми е възможно да очакват използване на кодова таблица Cp1251, предоставили сме възможност да промените тази настройка според нуждите. Както се вижда на екранното копие по-горе, настройките за кодовата таблица са две: едната се използва при импорт от CSV файл, а другата - при експорт. Грешният избор на кодиране на знаците може да доведе до невъзможност за нормално разчитане на текстовете на кирилица. Вместо букви, приложението, с което се зарежда файла ще показва т.нар. "йероглифи". Някои програми поддържат възможност за ръчна промяна на кодирането на знаците при зареждането на файла, но за други ще е необходимо да се уверите предварително, че им подавате информацията във вид, който могат да разчетат правилно. Експорт на данни към CSV файл Експортирането на данни от StoreHouse PRO е тривиален процес и не изисква никакви специални умения. Всяка част на програмата, която поддържа тази функция има бутон или пък меню команда, която е озаглавена като "Експорт". Стартирането на функцията води до показването на стандартния диалогов екран на Windows за избор на папка и име на файла, под което да бъде съхранена информацията. Завършването на експорта е съпроводено със съобщение за успешно експортиране. Функция за експорт се поддържа в повечето справки и модули на програмата. На някои места в StoreHouse PRO има повече от една команда за експорт. Причината за това е, че всяка от функциите експортира различен набор от данни. Няма как обаче да объркате нужната функция, тъй като всяка от тях има достатъчно описателно наименование. Импорт на данни от CSV файл Процесът по импорт на данни не е труден, но тъй като е специфичен за програмата, изисква да му отделим повече време за разяснения и демонстрация. Импортирането на данни започва с натискането на бутона за импорт или на меню командата с наименование "Импорт". Функция за импорт обикновено е налична в онези части на програмата, в които има нужда или смисъл от бързо и автоматизирано въвеждане на данни, произхождащи от външен източник. Справките в програмата, например, не поддържат импорт, тъй като по презумпция те боравят с информация, което вече е налична в програмата. Повечето други части на програмата, обаче, поддържат импортиране на данни под една или друга форма. След стартиране на функцията за импорт програмата ще покаже стандартния диалогов прозорец на Windows за избор и отваряне на файл. Трябва да намерите и посочите файла, чието съдържание желаете да импортирате. ‼️ Преди да натиснете бутона за потвърждение, уверете се, че файлът на е отворен и в някоя друга програма по същото време (примерно в Excel). В противен случай StoreHouse няма да може да извлече информацията и това ще доведе до грешка. След като сте избрали файла натиснете бутона за потвърждение. StoreHouse PRO ще анализира съдържанието на файла и ще покаже екрана на модула за импорт на данни. Импортният модул на StoreHouse PRO има следните елементи: Таблица "данни" - тук се визуализират данните, които модулът е прочел от файла. Списък с "колони във файла" - това списъчно поле показва списъка на колоните от CSV файла, които не са асоциирани с полета за данни в програмата. Списък с асоциираните колони - тук се визуализират колоните от файла, които са асоциирани с полета за данни в StoreHouse PRO. Текстово поле "общо редове" - показва общия брой на прочетените редове с данни във файла. поле с отметка "от началото на файла" - когато в полето е поставена отметка, прочитането на данните ще започне от началото на файла, т.е. от първия ред. Когато потребителят премахне отметката се активира поле за ръчно въвеждане на номера на реда, от който да започне прочитането на данните. Текстово поле "от ред" - показва номера на реда, от който ще започне вмъкването на данни. поле с отметка "до края на файла" - когато в полето е поставена отметка, прочитането на данните ще завърши в края на файла, т.е. на последния негов ред. Когато потребителят премахне отметката се активира поле за ръчно въвеждане на номера на реда, от който да започне прочитането на данните. Текстово поле "до ред" - показва номера на реда, на който прочитането на файла ще завърши. Поле с отметка "разделител по подразбиране" - когато в това поле е поставена отметка, програмата ще използва разделителя по подразбиране, който е зададен в настройките на програмата. Ако след анализирането на файла бъде установено, че е използван друг разделител, програмата ще се опита да определи използвания разделител и да адаптира прочитането на файла спрямо резултата. В случай, че не успее, ще предостави възможност на потребителя да избере ръчно използвания в конкретния файл разделител. Списъчно поле "разделител" - позволява ръчното избиране на друг разделител. Кодиране - списъчното поле позволява временно да изберете различна кодова таблица на знаците (CP1251 или UTF-8), за целите на текущия импорт. По подразбиране ще е избрана опцията, която е зададена в настройките на програмата. Променете избора, ако текстовете в таблицата "данни" е видимо нечетима. В идеалния случай съдържанието на Вашия CSV файл ще бъде интерпретирано правилно и данните ще бъдат визуализирани по начина, илюстриран на екранното копие по-горе, т.е. в отделни колони и с четливи начини на кирилица. Ако обаче настройките на StoreHouse не са зададени в съответствие с начина, по който е генериран файла, информацията може да бъде разпозната погрешно. Ето как би изглеждал екранът, ако файлът не е интерпретиран правилно: Неправилно зададен разделител на полетата: На горното изображение е илюстрирано какво се случва, когато разделителят на полетата във файла е различен от избрания в StoreHouse. Вместо отделните полета да бъдат разделени в отделни колони, цялата информация от реда е въведена в една единствена колона. Ако това се случи при Вас, уверете се, че опцията "Разделител по подразбиране" е изключена и изберете друг разделител от падащото списъчно поле. След избора на различен разделител програмата ще направи нов опит за разчитане на файла. Правилният разделител е този, при който данните се показват в табличен вид, в повече от една колона. На изображението по-горе се вижда, какво се случва, когато кодирането на знаците във файла не отговаря на кодовата таблица, зададена в настройките на програмата. Променете избраната опция за "Кодиране" и се уверете, че след това текстовете на кирилица се визуализират правилно. След като сте се уверили, че всичко изглежда наред, определете откъде желаете да започне прочитането на файла. По подразбиране програмата ще започне да вмъква данните още от първия прочетен ред, но в голяма част от случаите този ред съдържа наименованията на самите колони, а те, разбира се, не трябва да бъдат импортирани в базата данни. Ето защо, ако и във Вашия случай е така, просто чукнете двукратно върху реда, от който желаете да започне импортирането и отговорете утвърдително на въпроса, дали желаете това да е началния ред (алтернативно можете да премахнете отметката от полето "от началото на файла" и да впишете ръчно номера на реда, от който желаете да започне вмъкването на данните). В случай, че желаете прочитането на данните да завърши не на последния ред от файла, а на друг, премахнете отметката през полето "до края на файла" и впишете ръчно номера на реда, на който желаете да завърши прочитането на данните. Асоцииране на колоните от файла с реквизитите в програмата А сега обърнете внимание на полето "колони във файла". В него ще намерите списък на всички прочетени колони в CSV файла, които все още не сте асоциирали с поле за данни в програмата. Ваша грижа е да укажете на програмата, коя колона от файла, на кой реквизит в програмата отговаря. Имената на колоните са от вида: колона #1, колона #2...колона #N, където номерът отговаря на позицията на колоната в самия файл. Същите имена на колони ще видите и в таблицата "данни", която се намира отгоре. Това, което е необходимо да направите сега, е да асоциирате колоните, които желаете да бъдат импортирани в базата данни, с полета за данни в програмата. Имайте предвид, че ще бъдат импортирани данните единствено от колони, които са асоциирани с определени полета. За да асоциирате една колона от файла с поле за данни в програмата е необходимо да чукнете двукратно с мишката върху реда със съответното наименование на колона (в списъка "колони във файла") или да изберете с мишката желаната колона от същия списък и да натиснете бутона ">>", който се намира вдясно на списъчното поле. Когато направите това, на екрана ще се покаже малък диалогов прозорец с едно единствено списъчно поле, от което трябва да изберете полето за данни, с което желаете да бъде асоциирана тази колона. Имайте предвид, че една колона от файла може да бъде асоциирана с един реквизит. След като колоната бъде асоциирана с реквизит, тя ще изчезне от списъка "колони във файла" и ще бъде визуализирана в съседния списък - този на асоциираните колони. Там заедно с нейното наименование ще се визуализира и името на реквизита, с който сте свързали колоната. Аналогично, при вече направена на асоциация между колона и реквизит, реквизитът вече няма да се показва в падащия списък за избор на реквизити. В случай, че погрешка сте свързали определена колона от файла с неподходящ реквизит, можете да прекъснете връзката чрез маркиране на асоциираната колона и натискане на бутона "<<" Повторете процедурата по асоцииране на колоните от файла с полета за данни в програмата, докато не изберете всички колони, които представляват интерес за конкретната импортна операция. ‼️ Обърнете специално внимание на това, че в отделните части на програмата има определени реквизити, които е задължително да асоциирате с определена колона, в противен случай не е възможно да завършите операцията. Например, в модул "Стоки", при импорт на номенклатура на артикулите, задължителните за свързване полета са: "номенклатурен код", "наименование" и "мярка". Всички останали полета са по желание и при необходимост могат да бъдат пропуснати от потребителя. В други части на програмата има други задължителни полета. След като изпълните посочените по-горе процедури, вече можете да извършите и същинското импортиране на данните. За целта просто натиснете бутона "ОК" в екрана и изчакайте завършване на импортната операция, за което ще получите съответното съобщение от програмата. Добра идея е да направите архив на базата данни непосредствено преди да започнете импортирането на данни. Така ще се застраховате срещу евентуални грешки, които е възможно да допуснете при първите си опити за импортиране на данни (например погрешно асоцииране на колона с неправилно поле и т.н.). <-- Към съдържанието
  9. Елизия Софтуер

    Приходи и разходи

    Приходи и разходи Управление на приходите и разходите в StoreHouse PRO. Следене и погасяване на задължения. Отразяване на отложени плащания. Предназначение Модул "Приходи и разходи" служи за извършване на справки за паричните потоци във фирмата, следене на падежите по задължения на клиенти и задължения към доставчици, както и за тяхното погасяване чрез въвеждане на информация за направените отложени плащания. Модулът служи и за въвеждане на приходни и разходни операции, които не са директно свързани със складовата част на софтуера и не обхващат непременно покупки или продажби, които имат количествено изражение върху стоките (например разходи за електроенергия, офисни консумативи и т.н). Докато в повечето останали части на StoreHouse PRO фокусът е поставен върху артикулите и тяхното движение от входа до изхода, то в модул "Приходи и разходи" акцентът е върху паричното изражение на приходните и разходните операции и акумулираните задължения, респективно - тяхното погасяване. Влезте в модула чрез командата "Приходи и разходи" от менюто "Операции". Програмата ще покаже основния екран на модула и екрана на филтъра. Ако е необходимо коригирайте началната и крайната дата на периода, с който желаете да работите и натиснете бутона "Приложи" (по подразбиране програмата предлага период с начална дата първо число на текущия месец). Принцип на работа При създаването на нова доставка или продажба, StoreHouse PRO автоматично генерира запис за ново задължение в модул "Приходи и разходи". Това действие е автоматизирано и не изисква изрична намеса на оператора. Записът описва вида и стойността на сделката, показва основна информация за контрагента и информация за номера и датата на складовия документ, който е издаден. Програмата води отчет за сумата и датата на направените плащания и автоматично изчислява размера на дължимия остатък. Ако при създаване на доставката или продажбата операторът е избрал да не означи операцията като изплатена или пък е посочил, че размерът на платената сума е различна от дължимата по сделката, записът в "Приходи и разходи" първоначално ще има статус на неизплатена операция. На базата на всеки отделен запис програмата генерира обща сума на всички приходни и разходни операции, сума на направените плащания и обща сума на задълженията. Модулът позволява филтриране на информацията по различни параметри, така че оператора на модула да е в състояние да извлече максимума от генерираната информацията. Информацията в "Приходи и разходи" е представена чрез два основни изгледа: "Операции за периода" и "Плащания за периода". Превключването между тях става чрез чукване върху контролата с името на изгледа (както е показано на изображението по-долу). Изглед "Операции за периода" Това е изгледът по подразбиране. В таблицата се визуализира информация за всички задължения, които са възникнали през избрания период, т.е. това са стоковите и складовите разписки, чиято дата на съставяне попада в периода на филтъра. В таблицата се визуализира следния набор от данни: уникален пореден номер на операция; разписка № - ако операцията е създадена автоматично при съхраняването на доставка или продажба, номерът вписан тук е номера на складовата разписка (при доставки) или номера на стоковата разписка (при продажби). За операции, които са ръчно съставени в този модул, не се изписва номер на разписка; дата - това е датата на документа, по който е съставен записа, или датата на операцията (ако е ръчно въведена); фактура № - в това поле се отбелязва номера на фактурата, която е издадена към тази операция (към стоковата разписка). Важи само за операции, които са създадени в модул "Продажби"; плащане до - тук се записва крайната дата (падежа) за плащане по тази операция. Не е задължително датата на плащане да съвпада с датата на документа. По това поле е възможно да се определи, кои операции са с просрочено плащане. Информация за тази дата се взима директно от модулите "Доставки" и "Продажби", а когато записът се въвежда ръчно - датата се въвежда от потребителя; описание на операцията - когато записът е съставен автоматично от програмата, наименованието по подразбиране е "доставка" или "продажба", в зависимост от това с каква операция от склада кореспондира този запис. При ръчно съставените операции, наименованието е такова, каквото въведе оператора. И в двата случая обаче, наименованието може да бъде променяно по всяко време (както и повечето параметри на записа); контрагент - тук се изписва името на клиента/доставчика по конкретната операция; приход - общата сума по приходни операции (продажби). Тук се записва крайната стойност на сделката. В случай, че стойността на това поле е отрицателна, това означава, че операцията представлява връщане на стоки/суми, отразени чрез модул "Продажби" под формата на кредитно известие или стокова разписка за върнати стоки (сторно); разход - общата сума по разходните операции (доставки). Тук също се записва крайната стойност на сделката. В случай, че стойността на това поле е отрицателна, това означава, че операцията представлява връщане на стоки към Ваш доставчик. Разходните операции се оцветяват в червено за по-лесно визуално разграничаване; платени - в това поле се записва общата сума от всички (частични) плащания по тази операция; остатък - това е остатъкът за плащане по тази операция, т.е. разликата между общото задължение и погасената част от него; основание - при записите, които са създадени автоматично от модул "Доставки", тук се записва номера на документа, който Ви е издал Вашия доставчик. За продажбите тук се записва стойността на полето "основание за издаване", което потребителят попълва в модул "Продажби". При ръчно въвеждане на операции, стойността на това поле е произволна. Тя също подлежи на промяна по всяко време; плащане - показва избрания начин на плащане; брой плащания - това е броят на плащанията по тази операция. Тъй като модулът позволява плащането да става на части и на различни дати, тук се изписва информация за общия брой частични плащания; обект - тук се показва информация за виртуалния обект, през който е извършена операцията. Колоната се визуализира само тогава, когато за активен складов обект е избрана опцията "Без избран обект". Във всички останали случаи се показват само операциите за текущия активен обект и не е необходимо да се пояснява неговото име. Изглед "Плащания за периода" Вторият раздел, "Плащания за периода", показва само плащанията, които реално са се случили в периода, определен във филтъра на справката. Обърнете внимание, че не е задължително плащането и задължението да са в един и същи период. В този смисъл е напълно възможно изгледът "Плащания за периода" да показва информация за погасяване на задължения в текущия период, а самите задължения да са възникнали доста по-назад във времето и по тази причина не се визуализират в другия изглед - "Операции за периода". Изгледът визуализира следните данни: уникален пореден на операция разписка № платено на - отразява датата, на която е извършено конкретното плащане фактура № описание на операцията контрагент приход - този път тук се отразява стойността на реалното плащане, а не общата стойност на сделката разход - тук също се отразява стойността на реалното плащане основание плащане - показва се начина на плащане обект - както и при другия изглед, тази колона се показва само в режим "Без избран обект" В раздела "Плащания за периода" е възможно да има две или повече плащания, които се отнасят към едно и също задължение. Това се получава, когато в рамките на филтрирания от Вас период попада повече от едно частично плащане по една и съща операция. Всички реквизити на такива записи ще съвпадат, освен, може би, размера на плащането и датата, на която е извършено то. Общи стойности на справката. В долната част на екрана е разположена таблица, в която се визуализират сумираните стойности на справката. Нека обясним накратко предназначението на всяка клетка от таблицата: Редове в таблицата с общите стойности: Ред 1, "Сума - документи" Показва информация за общата стойност на задълженията в периода според крайната сума за плащане по документа, който е породил задължението. Стойностите на този ред не отчитат евентуално направените плащания. Ред 2, "Сума - платени" Показва размера на направените плащания през периода, определен във филтъра. Напълно възможно е размерът на плащанията да надвишава сумите в горния ред, тъй като, както вече обяснихме, не е изключено в определения период да са направени погасителни плащания по задължения, които са възникнали в предишен период. Ред 3, "Сума - задължения" Показва информация за дължимия (неизплатения) остатък по задълженията, възникнали в определения във период. Следователно сумата на задълженията по която и да е колона на този ред не представлява непременно разликата между общата стойност от ред 1 и стойността в същата колона на ред 2 (тъй като сумата на платените (ред 2) може да включва и плащания за задължения, възникнали в предишен период). Ако във филтъра е избрано да се показват само приходните операции, наименованието на ред 3 се променя на "Сума - вземания". Обърнете внимание, че Колони на таблицата с общите стойности: Колона 1, "Начално салдо" Показва сборовете за всички операции, чиято дата на възникване предшества началната дата на периода, определен във филтъра на справката. Колона 2, "Приходи - период" Показва сборовете за всички приходни операции в периода, определен във филтъра. За приходна операция се приема всяка операция, генерирана към документ за продажба, или която е създадена ръчно в "Приходи и разходи" като приходна операция. Колона 3, "Разходи - период" Показва сумата на всички разходни операции в периода, определен във филтъра. За разходна операция се приема всяка операция, генерирана към документ за доставка, или която е създадена ръчно в модула като разходна операция. Колона 4, "Баланс - период" Показва разликата между стойностите в колоните "Приходи - период" и "Разходи - период". Колона 5, "Краен баланс" За ред 1 и ред 2 тази колона ще показва сумата на стойността в колоната за начално салдо + сумата на стойността в колоната "Баланс - период". Изключение от това правило е само клетката на ред 3, при която стойността се изчислява като разлика между стойностите на ред 1 и 2, за да се обхванат плащанията по операции, възникнали в предишен период, за които погасяването е направено в текущия. Стойностите в тази колона показват окончателните суми към края на периода, който сте определили във филтъра. ‼️ Преизчисляването на общите стойности се извършва автоматично след всяка промяна на параметрите на филтъра, както и при създавана, промяна или изтриване на запис от списъка. Тъй като при големи масиви от данни изчислението изисква значителни ресурси, препоръчително е да изключите автоматичното преизчисляване на салдата, ако работите със споделена мрежова база данни. Това можете да направите чрез премахване на отметката пред опцията "Автоматично преизчисляване на салдата" (след натискане на бутона за настройки на модула ). При деактивиране на тази опция програмата ще покаже бутон за ръчно иницииране на преизчислението. Използвайте го тогава, когато наистина желаете да видите обобщената информация, след нанесени от Вас корекции. Филтриране на данните от справката Модул "Приходи и разходи" Ви позволява да променяте параметрите на справката, така че на екрана да се показва единствено информацията, която Ви интересува в момента. Екранът на филтъра се показва автоматично при вход в модула, но ако сте го затворили, можете да го покажете отново чрез натискане на клавиша F2 или чрез чукване върху бутона "Филтър". Като минимум е необходимо да проверите, дали началната и крайната дата съответстват на периода, за който желаете да виждате информация. По подразбиране програмата ще предлага период, който започва от първо число на текущия месец и крайна дата, която съответства на текущия ден от месеца. Ако желаете да филтрирате информацията по статус на плащането, можете да изберете показване само на изплатените задължения или показване само на неизплатените. В случай, че не желаете да филтрирате по този показател, оставете избрана опцията по подразбиране - показване на всички операции. Операциите могат да бъдат приходни или разходни, затова във филтъра можете да изберете да виждате един от двата типа или пък всички, без оглед на техния тип. Ако желаете да виждате информация само за задължения, които са генерирани от модул "Доставки", изберете за тип "само разходни". Ако пък желаете да виждате продажбите, изберете "само приходни". Възможно е да изключите показването на задължения, които са (или ще бъдат) платени по определен начин, който в момента не Ви интересува. Премахнете отметката пред видовете плащания, които не желаете да се включват в отчета. Ако не желаете да филтрирате по този параметър, уверете се, че пред всеки от видовете плащания има отметка. Накрая, ако желаете, можете да филтрирате информацията и по име на контрагента. Това е полезно за случаите, при желаете да отделите виждате само информация за избрани от Вас контрагенти, без да я смесвате с данните на други, които в конкретния момент не Ви интересуват. Поставете отметки пред клиентите, които желаете да включите в отчета - останалите ще бъдат изключени. ‼️ Имайте предвид, че ако не желаете да филтрирате по контрагент, не е необходимо да поставяте отметки. Когато пред нито един контрагент няма отметка, програмата приема, че трябва да показва всички контрагенти. ℹ️ За по-бързо откриване на нужния Ви контрагент използвайте функцията за търсене по име на контрагент. В случай, че планирате да направите селекция от два или повече избрани контрагента, уверете се, че преди търсенето сте поставили отметка пред опцията "Запази моя избор между отделните търсения". В противен случай всяко следващо търсене ще анулира предишната селекция. Накрая остава единствено да приложите филтъра. Можете да направите това чрез натискане на един от двата бутона: "Приложи и затвори" или "Приложи". Разликата между тях се изразява в това, че натискането на първия бутон прилага филтъра и затваря екрана за филтриране, докато вторият бутон също прилага филтъра, но оставя екрана отворен и достъпен за бърза промяна и прилагане на нови параметри на справката. Ако желаете да извършвате многократни последователни филтрирания на данните с различни параметри, и ако разделителната способност на монитора Ви позволява това, препоръчително е да оставяте екрана на филтъра отворен. След като приложите филтъра програмата ще визуализира информацията, която отговаря на комбинацията от параметри, които сте заложили. Стойностите в таблицата със сборовете също ще бъдат преизчислени. ℹ️ Ако е необходимо, можете да извършвате и търсене по ключова дума. Това става чрез натискане на бутона "Търсене" или клавиша F3. Въведете ключовата дума, която търсите и натиснете Enter. Програмата ще покаже само тези операции, които съдържат въведената последователност от символи в полето за описание на операцията или в полето за основание и референтен документ. При извършване на търсене се взимат предвид приложените филтри, така че справката няма да включва операции, които съдържат търсените ключови думи, но не отговарят на приложения филтър. Ръчно създаване и редактиране на операции в модул "Приходи и разходи" Както стана ясно от написаното по-горе, данните в "Приходи и разходи" се генерират автоматично от модулите за доставки и продажби. Можете обаче и ръчно да създавате приходни и разходни операции, директно в модула. За да създадете нова операция, натиснете бутона "Нов запис" или клавиша F5. Програмата ще покаже екрана за въвеждане на данните на новия запис. Ако е необходимо, коригирайте датата на възникване на задължението и крайната дата за плащането му (падежа). По подразбиране програмата ще въведе текущата дата и в двете полета. Въведете някакво кратко описание на операцията. Натиснете бутона за избор на контрагент и изберете клиента или доставчика по тази операция. Ако контрагентът не присъства в номенклатурата, можете да го създадете директно от екрана за избор. Въведете размера на общото задължение по тази операция. Изберете дали и приходна или разходна операция. Изберете начина на плащане. Ако по това задължение има направено плащане, натиснете бутона "Въведи плащане" и след това въведете и добавете сумата, която е платена и датата, на която това се е случило. В случай, че плащанията са повече от едно, повторете същото и за останалите. ℹ️ Ако плащането отговаря на остатъка за плащане по тази операция, вместо да въвеждате стойността ръчно, можете да натиснете бутона "Пълно погасяване". Програмата ще въведе остатъка за доплащане вместо Вас. Накрая натиснете Enter или бутона "Запиши", за да съхраните записа в базата данни. Ако е необходимо да промените вече добавен запис, това може да стане чрез двукратно чукване с левия бутон на мишката върху неговия ред. Алтернативно можете да маркирате записа и да натиснете бутона "Промяна". При промяна на запис се показва същия екран, който се използва и за създаването на нов запис. Направете нужните промени, ако е необходимо - добавете ново плащане и отново натиснете бутона за запис, за да съхраните промените. Погасяване на задължения Погасяване по време на съставяне на оригиналната доставка или продажба: По подразбиране задълженията се погасяват автоматично още в момента на съставяне на документите в модулите "Доставки" и "Продажби", освен ако това е забранено в настройките на програмата, или ако операторът е избрал да изключи опцията за плащане при създаването на документа. В случай, че при съставянето на оригиналната операция в "Доставки" и "Продажби" е въведено някакво плащане, различно от нула, програмата автоматично ще го присвои на записа в модул "Приходи и разходи". Ако платената сума и общият размер на задължението съвпадат, записът ще бъде третиран като изплатена операция. Ако пък платената сума е по-малка от размера на задължението, статусът на операцията ще е "неизплатена" и това ще наложи на по-късен етап, когато бъде получено остатъчното плащане, то да бъде отразено в "Приходи и разходи". ℹ️ Ако в настройките на програмата сте разрешили автоматичното хронологично погасяване на стари задължения на клиенти, това Ви дава възможност, когато съставяте нова продажба към такъв клиент, да погасите лесно старите му задължения, без да напускате модула за продажби. При записа на новата продажба програмата ще провери, дали клиентът има стари неизплатени задължения и ако има, ще ги погаси в хронологичен ред, до размера на въведената сума, започвайки от най-старото. Ако въведената сума не е достатъчна за погасяването на всички стари задължения, след изчерпването й някои от тях ще останат частично или напълно неизплатени. Тази функционалност намира приложение в случаите, при които давате стоки с отсрочено плащане на Ваши клиенти, които на свой ред се издължават при някоя от следващите реализирани сделки. Бърза справка за задълженията на/към контрагента можете да направите като натиснете бутона в екрана за избор на контрагент (необходимо е контрагентът да е избран). Алтернативен начин за показване на същата справка е чрез чукване с десния бутон на мишката върху реда с контрагента и избиране на командата "Бърза справка за задълженията на избрания контрагент". Погасяване на задължения в модул "Приходи и разходи" Ръчното погасяване на задължения в "Приходи и разходи" се налага тогава, когато трябва да се въведе плащане, което не е било отразено при първоначалното създаване на документа, за който се отнася плащането. Най-често това са случаите, при които има отсрочени плащания, но е възможно да става дума и за ситуации, при които поради операторска грешка документът е бил съхранен без да бъде указано, че по него има направено плащане. По-горе в ръководството вече стана дума, че плащания по операциите могат да се въвеждат, докато те са отворени в режим на създаване или на промяна. Има обаче и по-бърз начин да въведете плащане: Чукнете с десния бутон на мишката върху запис, за който искате да въведете плащане. Програмата ще покаже контекстно меню с възможните операции, които можете да извършите с този запис. Първата команда, "Бързо закриване на задълженията по избраните операции" позволява да изберете една или повече операции от списъка и да ги закриете наведнъж, без да въвеждате каквито и да е суми. Програмата автоматично ще въведе ново плащане в размер на остатъчното задължение по всяка една от избраните операции. За дата на плащане се въвежда автоматично текущата дата. Втората команда, "Бързо закриване на задълженията по избраните операции чрез разпределяне на въведена сума" позволява да изберете един или повече записа от списъка (трябва обаче да са от един и същи тип: приходни или разходни) и да закриете задълженията по тях до размера на въведена от Вас сума. Програмата ще покаже екрана за въвеждане на плащане и автоматично ще попълни в него общата сума на неизплатените задължения по избраните записи. Можете да промените сумата или да я потвърдите чрез натискане на Enter. Сумата ще бъде автоматично разпределена между избраните записи. Ако сумата не е достатъчна за пълното погасяване на задълженията по записите от селекцията, някои от тях ще останат частично или изцяло неизплатени. В този режим е възможно да промените и датата на плащане. ‼️Не е задължително записите от селекцията да са с един и същи контрагент, но тъй като е малко вероятно да желаете да погасявате множество задължения на различни контрагенти, програмата ще Ви предупреди, ако сред избраните записи се срещат два или повече различни клиенти/доставчици. Третата команда, "Бързо въвеждане на плащане" може да се използва за въвеждане на плащания по единични операции, т.е. не е възможно да я използвате, ако сте селектирали два или повече записа. При този режим Вие въвеждате размера на платената сума и Вие избирате датата на плащане. Командата е по-бърза алтернатива на въвеждането на плащане по време на редакция на записа, тъй като Ви спестява зареждането на целия запис в режим на промяна. ℹ️ Забележка: Вероятно Ви е известно, тъй като е стандартно за Windows, но избирането на няколко записа от списъка може да стане чрез натискане и задържане на клавиша Ctrl и последователно чукване върху записите, които искате да добавите към селекцията. Ако пък записите са повече на брой и са разположени един след друг, маркирайте първия от тях, натиснете клавиша Shift и след това маркирайте последния - това ще добави всички записи между първия и последния към селекцията. Финални забележки Имайте предвид, че изтриването на оригиналната доставка или продажба, с която е свързан записът в "Приходи и разходи" ще доведе и до неговото изтриване, а също и до премахването на всички плащания, асоциирани с този запис. Изтриването на записа в "Приходи и разходи" обаче не води до изтриване на оригиналната операция, която го е породила. При евентуална промяна на общата стойност на оригиналната доставка или продажба (поради добавяне или премахване на артикули, или пък промяна на количества и цени), автоматично ще се промени и размера на задължението в "Приходи и разходи". Не се променя обаче размерът на вече въведените плащания по този запис. Ако в базата данни са създадени повече от един складов обект, всеки от тях ще има собствен и независим масив от данни в модул "Приходи и разходи". Когато произволен складов обект е избран като активен, ще виждате само информацията за задълженията и плащанията в активния обект. В случай, че желаете да работите с информация от друг обект, първо трябва да го активирате чрез списъчното поле с виртуални обекти. Ако пък желаете да видите консолидирана справка, която обхваща всички обекти едновременно, превключете активния обект към режим "Без избран обект". В този режим обаче можете да правите единствено справки и никакви промени в модул "Приходи и разходи". И накрая - при доста от фирмите, които работят с продукта, само определени потребители имат право да работят с този модул. В тази връзка е възможно да разрешите достъпа до него само за онези от потребителите, които имат пряко отношение към отчитането на задълженията и плащанията. <-- Към съдържанието
  10. Елизия Софтуер

    Ръководство за работа с продукта StoreHouse PRO

    Ръководство за работа с продукта StoreHouse PRO Настоящото ръководство ще Ви запознае с начина на работа със складовата програма StoreHouse и с някои от нейните специфични възможности. Ръководството е подходящо за самообучение при започване на работа с продуктите StoreHouse LITE и StoreHouse PRO. За всички аспекти на работата с продукта, които не сме успели да засегнем и разясним достатъчно добре в ръководството, използвайте възможността да заявите телефонна или онлайн консултация в рамките на Вашия абонамент за поддръжка. Съдържание: Начално конфигуриране. Настройки на StoreHouse Инструкции за начално конфигуриране на продукта. Създаване на нова или зареждане на съществуваща база данни. Установяване на основните настройки и работни параметри на програмата. Към ръководството Фирмени данни, банкови сметки и опции за ДДС Въвеждане на фирмените данни, които програмата ще използва при издаването на фактури и други видове документи. Регистрация по ЗДДС и задаване на размера на данъчната ставка. Добавяне на банковите сметки на фирмата. Към ръководството Артикулни групи Създаване и редактиране на номенклатурата на стоковите групи. Групите в StoreHouse служат за филтриране на резултатите в справките, както и за създаване на селекции от артикули, върху които да се приложат определени видове масови действия. Към ръководството Стоки - номенклатура на артикулите Създаване и редактиране на артикули. Въвеждане на параметрите на стоките, техните цени и други характеристики. Създаване на комплексни артикули - разходни норми за изработка на изделия или за извършване на услуги. Към ръководството Контрагенти - клиенти и доставчици Създаване и редактиране на номенклатурата на клиентите и доставчиците. Задаване на предпочитания за плащане, срокове за отложено плащане, избор на тип цена по подразбиране и въвеждане на специални отстъпки. Към ръководството Ревизии - инвентаризация на наличностите Инвентаризация и коригиране на складовите наличности. Въвеждане на началните наличности на стоките при започване на работа с продукта. Пълна и частична инвентаризация на склада - създаване и промяна. Към ръководството Доставки на стоки и материали в склада Документиране на покупките на стоки и материали от външни доставчици. Създаване, зареждане и редактиране на документи за доставка на стоки. Връщане на стоки към доставчици. Преобразуване на заявки в доставка. Доставки по допълнителна мерна единица с автоматично трансформиране към основната мярка по предварително определен коефициент на преобразуване. Към ръководството Продажби и фактуриране Документиране на продажбите на стоки, изделия и услуги. Издаване на фактури, дебитни и кредитни известия, стокови разписки и проформа фактури. Генериране на документи за продажба на базата на други операции и документи. Създаване, зареждане и редактиране на продажби. Търговски отстъпки, специални цени, начини на плащане и падежи. Към ръководството Производство на изделия по рецепта Създаване и редактиране на производствени операции. Автоматично изписване на материалите по предварително дефинирани разходни норми и остойностяване на готовата продукция. Замяна на материалите по време на производство. Автоматизиране на производствените операции чрез баркод четец. Към ръководството Прехвърляне на стоки и материали между обекти Прехвърляне на артикули между виртуалните складови обекти. Създаване и редактиране на трансферни операции, отпечатване на документи за прехвърляне на стоки. Импорт на трансферни операции от други бази данни. Възможни приложения на функцията за трансфер. Към ръководството Гаранционни карти Създаване и отпечатване на гаранционни карти. Издаване на гаранционна карта на базата на съхранена продажба или с произволни артикули. Въвеждане на серийните номера на артикулите и техните гаранционни срокове. Общи гаранционни условия. Към ръководството Оферти и ценови листи Създаване и редактиране на оферти за доставка и продажба на избрани артикули. Отпечатване на документа като оферта или като ценова листа. Печат на документ със снимки на артикулите. Автоматично генериране на оферта за цели стокови групи. Към ръководството Заявки към доставчици Създаване и отпечатване на заявки към външни доставчици за доставка на стоки и материали. Изготвяне на заявки с цени и без цени. Към ръководството Приходи и разходи Управление на приходите и разходите. Следене и погасяване на задълженията на клиенти и задълженията към доставчици. Въвеждане на частични и окончателни плащания. Справка за задълженията и плащанията. Към ръководството Потребители и права за достъп Ограничаване на достъпа с пароли и потребителски акаунти с различни права. Създаване на потребителски профили и присвояване на права за достъп до отделните програмни модули и функции. Разрешаване на достъп до избрани виртуални обекти. Деактивиране на потребителски акаунти. Към ръководството Архивиране и възстановяване Защита срещу загуба на информация чрез редовно създаване на компресирани резервни копия на базата данни. Промяна на пътя за съхранение на архивите на StoreHouse. Възстановяване на базата данни от избран архив. Препоръчителни практики при архивирането на данните. Към ръководството Допълнителни материали, които могат да са Ви от полза: Инсталация и актуализация на продукта Едновременна работа на множество потребители върху обща база данни в локалната мрежа Отдалечена работа със StoreHouse PRO през Интернет Отпечатване на документи в PDF файл Отпечатване на Вашето лого върху фактурите (и други документи) Едновременно избиране на няколко елемента от списък с множество елементи Промяна на номерацията на фактурите Импорт и експорт на данни от CSV файл Преместване на продукта (лиценза) на нов компютър Инсталиране върху флаш памет и стартиране в преносим ("portable") вид Експресен старт със StoreHouse LITE в няколко стъпки Работа с няколко бази данни в StoreHouse PRO Издаване на фактури за авансово плащане в StoreHouse PRO Как да намалим размера на базата данни в StoreHouse PRO Запазване на данните от LITE версията при преминаване към StoreHouse PRO Страница на складовите програми StoreHouse LITE и StoreHouse PRO
  11. Елизия Софтуер

    Производство

    Производство Произвеждане на изделия по предварително въведена разходна норма (рецепта) Съдържание: Елементи на интерфейса Създаване на нова производствена операция Отстраняване на операторски грешки в съхранени операции Поетапно производство на комплексни изделия Автоматизирано започване и приключване на операция чрез баркод четец (без използване на клавиатура и мишка) Производственият модул на StoreHouse PRO се използва както за документиране на завършените производствени операции, така и за планиране на бъдещо производство. По при завършване на производствена операция количеството на наличните изделия в склада се увеличава, а наличността на материалите, включени в разходните норми (рецепти) на произведените артикули - намалява. Могат да бъдат произвеждани единствено артикули, които са създадени в номенклатурата на стоките като разходни норми на изделия. В това ръководство ще обясним елементите на модула, тяхното предназначение и последователността от действия по създаване или корекцията на производствена операция Влезте в модула за производство като чукнете върху иконата "Производство" в лентата с инструменти. Елементи на интерфейса Интерфейсът на модула е реализиран по начин, който е сходен с реализацията на други модули на програмата, в които под някаква форма се създават операции, към които потребителят добавя данни, избрани от списък. Както ще се убедите и сами, работата с производствения модул на StoreHouse PRO е максимално опростена и интуитивна, а процесът на създаване на операциите в него е бърз и неангажиращ. Екранът е разделен на две основни части. Горната част съдържа бутоните на основните операции, както и списък с изделията, които ще се бъдат произведени. В долната част е разположен списък с необходимите материали и количествата, които програмата ще изпише от наличността при завършване на производствената операция. Потребителят манипулира съдържанието на двете таблици посредством добавяне на артикули (изделия) към горната таблица. За всяко от тях той посочва количеството, което трябва да бъде произведено. Добавянето, промяната и изтриването на записи към горния списък води до автоматична актуализация на данните в долния списък - този с материалите. В тази част на програмата се показват себестойности на изделия и материали. Ако операторът, който работи с модула не би трябвало да вижда такава информация, администраторът на StoreHouse PRO трябва да премахне правото му на достъп до информация за доставни цени и себестойности чрез менюто "Администриране" - "Потребители и права за достъп". И тук, както в останалите части на програмата, всяка операция има уникален 10-разряден пореден номер и дата, които могат да бъдат използвани като референция за бъдещи справки, свързани с произведените изделия или вложените материали. На разположение на потребителя са следните бутони: Нова операция - изчиства информацията от екрана и създава нова празна операция, към която да бъдат добавени изделия. Зареждане ()- служи за показване на списъка със съхранените производствени операции в текущия складов обект. От този списък потребителят може да избере операция, чието съдържание желае да зареди за преглед или промяна (ако администраторът е разрешил това). Добави изделие - показва списъка на артикулите от тип "разходна норма на изделие", от който потребителят избира записите, които ще добавя към текущата операция. Промяна - служи за корекция на реда с избраното изделие. Позволява промяна на произвежданото количество и на неговия материален състав (ако администраторът е разрешил това). Изтрий - премахва от операцията реда с маркираното изделие. Печат - отпечатва производствената операция на принтер. Възможни са два вида печат: с цени или без цени. Изработване - след завършване на добавянето на изделията по текущата производствена операция с този бутон тя се съхранява в базата данни, а едновременно с това се актуализира наличността на произведената продукция (увеличава се) и наличността на материалите (намалява се). Експорт на материалите - предлага достъп до няколко полезни инструмента, даващи достъп до автоматизиран обмен на данни между производствения модул на StoreHouse PRO и други модули на нашия софтуер или до обмен на данни с външни продукти. Поддържат се следните операции: Експорт на материалите към нова разходна норма - използва се основно при създаването на нови разходни норми, обединяващи данните за материалите, необходими за изработването на няколко различни видове изделия под формата на едно главно изделие. Може да се използва за случаите, кои които е необходимо да се съберат на едно място и се изпишат наведнъж всички материали по една цяла поръчка или за съставянето на други комплексни разходни норми. Експорт на материалите към нова заявка - както показва и името, използва списъка с материалите за автоматично създаване на нова заявка към доставчик. Показва подменю, в което потребителят може да избере между следните три режима: "Експортирай само материалите с недостатъчно количество"; "Експортирай всички материали по операцията" и "Експортирай само избраните материали". Експорт на материалите към нова трансферна операция - автоматично създава операция по прехвърляне на материалите от списъка към виртуален складов обект, който операторът избира от списъка с обекти-получатели. Тази функция се използва основно в случаите, при които материалният склад и производственият склад са разделени и за извършване на производствената операция е необходимо материалният склад да "захрани" производствения с необходимите количества материали и суровини. Друго възможно и полезно приложение на тази функция е да направи резервиране (блокиране) на определени количества за бъдещо производство чрез временното им преместване към виртуален склад за блокирани количества. Експорт на материалите в CSV файл - както и в други части на StoreHouse PRO и тук има възможност информацията да бъде съхранена във външен файл (CSV) - за целите на допълнителна обработка или за автоматизирано въвеждане в други софтуерни продукти. Изработено от - в това поле се въвежда (или избира от списък) името на лицето, което отговаря за производството на изделията по тази операция. Реквизитът кореспондира с филтъра на справката за произведените изделия, чрез която може да се получи информация не само за това, какви изделия са произвеждани, но и от кого. Това помага при периодичното отчитане на изпълнението на производствените нормативи от отделни работници в производството. Създаване на нова производствена операция [ върни се горе ] При зареждане на модула той вече е в режим на съставяне на нова производствена операция. Програмата сама е попълнила следващия номер на операция, въвела е текущата дата и очаква от потребителя да започне да въвежда изделия. В случай, че преди това на екрана е имало информация от предишна производствена операция, можете да изчистите от екрана нейните данни и да влезете в режим на създаване на нова операция чрез клавиша F7 или чрез бутона със същото име - "Нова операция". Както обяснихме и по-горе, единствената задача на оператора е да въведе списъка с изделията, които трябва да бъдат отчетени като произведени. Натиснете клавиша F2 или бутона "Добави изделие". Програмата ще покаже списъка с артикулите, които са създадени в номенклатурата като разходни норми на изделия. ℹ️ Разглеждането на дълъг списък с изделия вероятно не е особено практично, затова спестете си време и използвайте функцията за търсене или пък избирайте артикулите с баркод четец, ако е възможно. Изберете желаното изделие от списъка като чукнете двукратно върху него. Ако сте свикнали да работите предимно с клавиатурата, изберете записа и натиснете ENTER. Преди да го добави към операцията, програмата ще покаже екран, в който потребителят трябва да въведе или потвърди количеството, която желае да бъде произведено. По подразбиране програмата въвежда количество = 1 и премества фокуса върху полето за количество, така че операторът директно да е в състояние да промени тази стойност, ако е необходимо. Екранът за въвеждане на количество ще съдържа и информация за материалите, които се съдържат в разходната норма на избраното изделие. Количествата в този списък са за единична бройка. Чрез този екран потребителят има възможност да направи и друго - да промени еднократно, само за този ред от операцията (т.е. без това да се отразява на оригиналната разходна норма) материалите, които са включени в състава на изделието. Промяната може да се случи както по време на добавянето на изделието, така и след като е добавено. Необходимо е да уточним, че подобна манипулация на състава на материалите изисква администраторът на StoreHouse PRO да е дал изрично право на този оператор да изменя материалите по време на производствена операция. В противен случай тази възможност ще бъде заключена. След като приключите с въвеждането на количеството натиснете клавиша ENTER. Артикулът ще бъде добавен към списъка с изделия по тази операция, а програмата автоматично ще покаже обобщен списък с материалите, който вече ще е преизчислен спрямо всички изделия в документа и техните количества. Повторете горната процедура за всяко допълнително изделие, което искате да добавите към същата операция. Обърнете внимание на това, как се променя съдържанието на списъка на материалите, в долната част на екрана. Списъкът с материалите има три различни изгледа, между които операторът може да превключва при необходимост. Ето каква информация предоставя всеки от тях: Обобщен списък на материалите - това е изгледът, който програмата Ви показва по подразбиране. В него информацията е обобщена на базата на кода на всеки от материалите. Това означава, че ако две или повече изделия в операцията използват общ материал, в този изглед той ще се показва само на един ред, без да се повтаря, но с обобщено количество. Подробен списък на материалите - този изглед показва информацията в подробен, вместо в обобщен вид. Тук, за разлика от горния изглед, вече има повтаряемост на материалите, които са общи за повече от един вид изделие. И тук има обобщаване на количеството, но то вече е на ниво уникално изделие, а не на ниво документ. На всеки ред се показва и информация за кода на изделието, чиято разходна норма налага използването количеството от този ред. Материали с недостатъчна наличност - програмата автоматично проверява дали имате необходимата материална наличност за завършване на производствената операция. Ако има недостиг на някой от материалите, той ще се покаже в този изглед, за да можете да предприемете необходимите действия по обезпечаване на нужната наличност. В този списък ще се покаже какво количество е необходимо за тази операция, какво количество е налично в момента в този склад и какво е недостигащото количество. Съвет При необходимост от корекция на операторска грешка в документа: Ако по време на въвеждането на информацията операторът допусне грешка в количеството на определено изделие, отстраняването й става по следния начин: 1. Чуква се двукратно с мишката върху сгрешения ред; 2. В полето за количество се въвежда правилното количество 3. Ако е необходимо да се направят промени по състава на изделието само за тази операция и на оператора са дадени такива права, промените се правят в същия екран. 4. Накрая се натиска клавиша ENTER и промяната се пренася автоматично в документа. Ако по погрешка е въведено изделие, което е различно от онова, което е трябвало да бъде произведено, операторът трябва да маркира реда със сгрешеното изделие и да натисне DEL или бутона "Изтрий". Непосредствено след това трябва да бъде добавено вярното изделие, а това може да стане по начина, който вече описахме по-горе. Когато сте готови с добавянето на изделията, които ще произвеждате, чукнете в списъчното поле "произведено от" и запишете името на лицето, което е произвело или е отговорно за производството на изделието. Ако в предишни производствени операции сте въвеждали това име, можете да не го изписвате ръчно, а да го изберете от списъка, но тъй като това е първата Ви операция в този модул, списъкът все още е празен. С течение на времето той ще се запълва с нови имена, така че още след първата съхранена операция ще имате едно име, което ще е достъпно за бърз избор. След като се уверите, че въведената информация е пълна и точна, натиснете клавиша F9 (или бутона от екрана) за изработване на изделията . Ако в настоящия момент разполагате с достатъчна наличност от всички необходими материали, програмата ще изведе съобщение за успешно съхраняване на данните и ще увеличи наличността на готовите изделия в този склад, докато в същото време изписва материалите, вложени в тяхната изработка - намалявайки я. Пример за ситуация, при която завършването на операцията е невъзможно поради недостиг на материали. Ето какво може да се направи.... Нека разгледаме един пример, с който да илюстрираме какво се случа когато има недостиг на някой от материалите. Ако в настройките на програмата е забранена работата без достатъчна наличност (както е по подразбиране), при опит за съхраняване на операция, за чието извършване няма достатъчно материали програмата ще изведе съобщение за грешка, с което ще Ви информира, че в настоящия момент операцията не може да бъде извършена, тъй като не разполагате с достатъчна наличност. Разбира се, можете да изключите проверката за достатъчна наличност и да съхраните операцията, на съветът ни е да не се опитвате да надлъгвате програмата, а вместо това да направите обстойна проверка на липсващите материали и по-специално на причината за тази липса - възможно е да сте пропуснали да отразите някоя доставка или пък да сте объркали количеството, което сте доставили или вложили в производство. За да проверите кои материали и с какви количества не Ви достигат, чукнете върху раздела, озаглавен като "материали с недостатъчна наличност". Програмата ще покаже списък с материалите, чиято наличност не е достатъчна за завършване на операцията в този й вид. От примерното изображение по-горе става ясно, че за тази операция ще ни е необходим 1 брой от артикула с код DEMO00136, а неговата наличност в момента е 0. За да разберем в кое изделие се използва този материал (ако в операцията са включени няколко различни изделия) трябва да превключим показването на материалите в режим "подробен списък на материалите". От този списък става ясно, че в примерния случай материалът, който не ни достига се използва в разходната норма на изделието с код DEMO00137. Необходимо е операторът да открие причината за този недостиг и да предприеме мерки, които да доведат до възможност за завършването на производството. За целите на нашия пример ще приемем, че операторът е разговарял с колега от производствения отдел, който го е уведомил, че тъй като този материал е бил с временно изчерпана наличност, е било взето решение вместо него да бъде използван негов заместител, който е наличен. Това означава, че и операторът ще е необходимо да направи корекция по състава на разходната норма. Промяната може да стане по два начина: Вариант 1: Директно в разходната норма на засегнатото изделие. Този вариант е подходящ предимно за случаите на нужда от трайна промяна на рецептата на изделието. Например, когато е взето окончателно решение определен материал да не се доставя повече, а вместо него да се използва друг, който е с по-добри показатели. Нанасянето на промяната в разходната норма на изделието в модул "Стоки" ще отмени необходимостта да се прави ръчна корекция при всяка следваща операция с този артикул, тъй като програмата вече ще предлага новия, вместо стария състав на изделието. Промяната ще важи за всички бъдещи производствени операции. Вариант 2: Само за целите на текущата операция. Това е препоръчителният вариант за случаите, които са сходни на описания по-горе примерен сценарий. Промяната за целите на текущата операция оставят оригиналната разходна норма на изделието непокътната, т.е. няма да важи за следващи операции, но в конкретната производствена операция и на точно този ред от нея ще бъде приложена замяна, която няма да се помни от програмата при следваща употреба на този артикул. Както става ясно, по-подходящ за примерния случай е вариант №2, тъй като става дума за еднократна корекция. Как да я извършите? Чукнете двукратно върху реда с изделието (в горната таблица, не тази с материалите), за да го отворите в режим на промяна. Програмата ще покаже вече познатия Ви екран с количеството на произвежданото изделие и материалите според разходната му норма. В списъка с материалите за това изделие изберете реда с недостигащия материал и натиснете бутона "Изтрий". След потвърждение от страна на оператора този материал ще бъде премахнат от списъка с материалите за това изделие и за тази позиция от производствената операция. На негово място сега трябва да се добави заместителя. За целта трябва да се натисне бутона "Добавяне на материал", при което програмата ще покаже списъка с всички материали. Изберете заместителя на оригиналния материал и натиснете ENTER или чукнете двукратно върху него. Програмата ще Ви попита за количество - въведете количеството, което е необходимо за изработката на 1 брой от това изделие. Програмата ще добави новия материал към списъка с материали за това изделие. За да потвърдите промяната и да се върнете към основния екран на модула, натиснете още един път ENTER. Програмата ще актуализира списъка с материали като вземе предвид премахването на стария материал и замяната му с друг. Съвет Отпечатване на документ за операцията Ако е необходимо за операцията да се отпечата документ, това може да стане чрез натискане на бутона [F8] Печат. Възможни са два вида печат: с цени или без цени. Изберете една от двете команди и програмата ще покаже стандартния диалогов прозорец на Windows за избор на принтер и начало на отпечатването. Отстраняване на операторски грешки в съхранени операции [ върни се горе ] Популярна фраза гласи, че да се греши е човешко. Затова в StoreHouse PRO сме дали възможност за лесна корекция на допуснати операторски грешки. Модул "Производство" не прави изключение от това правило. Ако в някакъв момент установите, че неволно сте допуснали грешка в някоя от производствените операции, ето как можете да я отстраните, ако администраторът на StoreHouse PRO Ви е дал нужните права: Влезте модул "Производство" по обичайния начин. Натиснете бутона "Зареждане" (или F6 от клавиатурата). Програмата ще покаже списък с производствените операции за периода, определен в настройките на програмата (ако операцията попада извън този период, променете ръчно датите). В случай, че операцията е извършена отдавна или пък ежедневно се регистрират множество операции, така че сгрешената не се вижда от пръв поглед, използвайте функцията за търсене по номер на документ или по име на лицето, което е произвело стоките. След като откриете операцията в списъка, чукнете двукратно с мишката върху нея за потвърждение. Програмата ще зареди съдържанието на операцията на Вашия екран в режим на промяна. Приложете промяната по абсолютно същия начин, както е обяснено по-нагоре в ръководството, в частта за коригиране на данни по време на създаване на операция. След като се уверите, че вече е въведена коректната информация, съхранете промените в базата данни. След успешното съхраняване на коригираната операция, програмата ще актуализира наличността на изделията и на материалите в склада съобразно направените от Вас промени. За извършване на тази процедура администраторът трябва да е присвоил следните права на потребителя за модул "Производство": "Зареждане и печат на съхранени операции" и "Редактиране на съхранени операции". Поетапно производство на комплексни изделия [ върни се горе ] Дотук стана ясно, че в StoreHouse PRO е напълно възможно да създавате изделия, които се произвеждат наведнъж - в рамките на една производствена операция, и които са дефинирани чрез разходни норми (рецепти), описващи техния материален състав. В света на реалното производство обаче едно комплексно изделие не се произведа наведнъж и не съдържа само прости суровини и материали. Често процесът на производство минава през изработването на множество т.нар. заготовки, които представляват незавършена част от базови продукти, върху които в последствие се прилагат допълнителни операции, всяка от които също изисква влагането на определени материали, т.е. производството става на ясно разграничени етапи и, което е по-важно - по различно време. За щастие StoreHouse PRO позволява в разходните норми на изделията да се добавят не само прости суровини и материали, но и други изделия, които пък не е проблем да се комбинират с материали, за да формират следващия етап на производството. Така комбинираните изделия и материали, описани като разходна норма на субпродукт или на операция от следващо ниво, могат също да са част от разходната норма на още по-висок етап от производството и т.н. С други думи, напълно е възможно различните етапи от производството на един сложен продукт да се обособят като отделни, самостоятелни разходни норми на изделия, за да може процесът да се разпредели в няколко напълно обособени етапа. Разбира се, това предполага, че производството на крайния продукт не може да завърши преди да са завършили предходните етапи, но това се подразбира. Тъй като начинът на създаване на разходни норми на изделия и услуги е добре разяснен в ръководството за работа с модул "Стоки", няма да се спираме на него отново. Само ще уточним, че от гледна точка на програмата няма практическа разлика между създаването на рецепта, съдържаща прости материали и създаването на рецепта на комплексно изделие, съдържащо други изделия и/или материали. Тъй като няма и ограничения в дълбочината на влагане на едно изделие в друго, можете да създадете толкова фази на производството, колкото са Ви необходими. Единственото, което програмата няма да Ви позволи, е да добавите изделието X към разходната норма на изделието Y, ако артикулът Y вече е част от разходната норма на самия артикул X или на някой от по-долните му етапи на производството. Автоматизирано започване и приключване на операция чрез баркод четец [ върни се горе ] Вече разяснихме стандартния начин за създаване и съхранение на производствена операция и загатнахме, че както в повечето останали модули на програмата, така и в модула за производство можете да използвате баркод четец за по-бързо и точно добавяне на изделия към операцията. Това обаче на отменя необходимостта, операторът да започва нова операция, да избира (или въвежда) името на работника, който е произвел изделието и накрая - да съхранява операцията. Всичко това, от своя страна, предполага използване на клавиатура и/или мишка. Има обаче и един специален начин за създаване на операции, който е предназначен за употреба в случаите, при които използването на мишка и клавиатура не е желателно или пък не е практично. Той позволява както започването и приключването на операция, така и попълването на името на лицето, което е произвело артикулите, да става само чрез сканиране на баркод етикети. При този режим на работа програмата няма да показва никакви съобщения, които да изискват изрична намеса или потвърждение от страна на оператора. Ето как можете да приложите този специален начин на работа: Създаване на потребителски акаунти за работниците Чрез функцията за създаване на потребителски акаунти в менюто "Администриране" добавете по един потребителски акаунт (без никакви права) за всеки работник или служител, който смятате да присвоявате на производствена операция. Въведете името и фамилията на работника така, както бихте желали да се изписват в падащия списък за избор на лицето, произвело изделието. Името на акаунта (потребителското име) е без значение, доколкото не повтаря името на друг съществуващ потребител. Паролата също е без каквото и да е значение, тъй като акаунтът няма да може да се използва за вход в програмата. Уверете се, че новосъздаденият акаунт няма никакви права за достъп до програмата (за целта при създаването му натиснете бутона "Отнеми всички права"), както и че сте поставили отметка пред опцията "потребителят е деактивиран". Последното ще предотврати възможността този акаунт да се използва за вход в самата програма. ‼️ На всеки от новосъздадените акаунти на работници присвоете уникален 6-цифрен идентификационен шифър (примерно: 123456, 123457, 123458 и т.н). Създайте баркод етикети за започване на нова операция Като използвате предпочитаната от Вас програма за създаване на баркод етикети, създайте по един баркод етикет за всеки от вече създадените акаунти на работници. Баркодът трябва да е 13-цифрен (EAN-13) и да е създаден по следното правило: 1. Първите 6 цифри на баркода са фиксирани и трябва да са: 999991. 2. Вторите 6 цифри на баркода трябва да отговарят на идентификационния код, който сте присвоили в акаунта на на работника (например 123456). 3. Последната (13-та) цифра на баркода е контролна и се изчислява автоматично от етикиращият софтуер, който използвате. Примерен баркод, създаден по правилото по-горе: 999991 123456 1 Създайте баркод етикет за приключване (запис) на операция Баркодът, който ще се използва за приключване на операцията трябва да започва със следните 12 цифри: 999992999992 Прилагане на всичко описано по-горе на практика След като вече сте създали потребителски акаунти за работниците, отпечатали сте индивидуални баркодове за всеки от тях и сте отпечатали баркод етикет за приключване на операция остава единствено да започнете да ги използвате в ежедневната си работа с модула за производство. 1. Започнете нова операция чрез сканиране на баркод етикета на работник, чиято продукция желаете да въведете в производствения модул. При сканиране на такъв етикет програмата ще създаде нова празна операция и автоматично ще въведе името на оператора, чийто етикет за начало на операция е сканиран. Това означава, че ако на екрана има въведено нещо (например изделия от предишна операция, която е заредена за преглед или редакция или пък изделия от нова, но несъхранена операция), програмата ще го изчисти и ще влезе в режим на добавяне на нови артикули. ‼️Обърнете внимание, че тъй като цялата идея на този специален начин на работа е да не е интерактивен (т.е. да не се изисква намеса на оператора чрез клавиатура или мишка), програмата няма да покаже никакви предупредителни или информативни съобщения, които при нормални обстоятелства биха били визуализирани, ако в текущата операция има някакви данни, които не са съхранени. Ако сканираният баркод етикет не отговаря на правилото за структуриране на етикет за начало на операция или пък не бъде открит акаунт на работник, чийто идентификационен код съвпада с вторите 6 цифри на баркода, програмата ще влезе в режим на стандартно добавяне на артикул чрез баркод (и ще излезе от режима на неинтерактивно въвеждане). 2. Добавете едно по едно изделията, които са част от производствената операция. Сканирайте баркод етикетите на изделията, които влизат в склада за готова продукция. Можете да ги сканирате в произволен ред. При евентуално откриване на повторение с вече добавен артикул, програмата ще прибави към количеството му 1 брой за всяко следващо сканиране на същия баркод. Забележка: Разбира се, винаги можете да използвате и клавиатурата, ако се наложи да промените ръчно количеството на вече добавено изделие или пък да премахнете артикул, който сте добавили погрешка. Режимът на работа с баркод не изключва тази стандартна възможност. 3. Запишете операцията чрез сканиране на етикета за приключване След като сте се уверили, че всички артикули са успешно добавени към операцията, време е да я съхраните. Просто маркирайте с баркод четеца специалния етикет за приключване и програмата ще съхрани операцията в базата данни. Отново, както и при започване на операцията чрез сканиране на баркод за начало, програмата няма да изведе никакви информативни съобщения, освен ако не възникне системна грешка, която да възпрепятства записа на информацията. След записа на данните екранът ще бъде изчистен от вече въведената информация и програмата ще влезе в режим на въвеждане на нова операция. <-- Към съдържанието
  12. Благодаря ви за отговора.Временно ще използваме полето за тегло.С нетърпение ще очакваме новите подобрения относно гаранционият срок на артикулите. Поздрави
  13. Здравейте, Можете да използвате полето за локация, ако то няма някакво друго приложение при Вас, и ако предпочитате да пазите тази информация в базата данни. Полето за тегло, което приема само числови стойности, също е вариант. Иначе добавянето на бутон за бърз достъп до пълните данни на стоката (като бутоните, които са вече налични в модулите за доставки и продажби), вероятно значително ще улесни извършването на справки за срока на гаранцията. Поне, докато в програмата бъде добавен реквизит, позволяващ да се попълва и съхранява такава информация за всяка стока. Ще имам грижата, да го добавя към програмата съвсем скоро. Ако горните варианти не са подходящи, можете да използвате и възможността за прикачане на файл с допълнителни технически данни към артикулите и в него да записвате (респективно - да правите справки при показване на екрана на стоката) за допълнителни параметри на артикула, които не са обхванати от възможностите на програмата. Поздрави, Иван Тодоров
  14. Здравейте, искам да попитам къде може да се въведе гаранционен срок при въвеждане на нов артикул (примерно 12М/36М и тн.).Евентуално в някое друго поле ако може да се използва.В момента използваме полето за допълнително описание,но при пускане на гар карта с няколко артикула,всеки от тях е с различен гаранционен срок, няма как да се види колко е гаранцията на всеки артикул поотделно за да се въведе.Би било добре да има допълнително поле за гаранцията (или къстъм универсално поле) което да се вижда при създаване на нова ГК. Поздрави
  1. Покажи повече
×
×
  • Create New...