Други функции на продукта InCash
В предишните глави от ръководството разгледахме и обяснихме в подробности основните операции в продукта InCash, въвеждането и манипулирането на различни видове данни, както и филтрирането на информация за получаване на подходящи отчети. В тази глава ще се спрем някои от по-маловажните възможности на програмата, които досега не бяхме споменавали.
Експорт на данни в CSV формат
CSV (Comma-Separated Values) е стандартен текстов формат за обмен на таблични данни между електронни таблици, счетоводен, складов и всякакъв друг вид софтуер, който поддържа и обработва масиви от данни, които могат да бъдат представени в табличен вид. Няма да се спираме върху самия формат, а върху ползата, която носи поддръжката на експорт в този формат.
Да приемем, че разполагате със значителен обем въведени данни в документ на InCash. Напълно е възможно на определен етап от работата си с програмата да поискате да извършите някаква по-усложнена форма на статистически или друг вид анализ на данните, който не се поддържа от програмата InCash, или пък просто желаете да създадете свой собствен отчет. Идеалното средство за тази цел би била някоя електронна таблица. Разбира се, електронните таблици по дефиниция разполагат със значително по-усъвършенствани средства за анализ на данни и за визуализация на резултатите под формата на разнообразни диаграми. Проблемът, обаче, е как данните от InCash да бъдат заредени в електронната таблица, при положение, че използваните формати за съхранение са толкова различни и всяка програма "говори" на свой език. Тук на помощ идва стандартизирания формат CSV, който се поддържа от всяка електронна таблица и от InCash.
Функцията за експорт в CSV е разположена в менюто "Редакция" - "Експорт на данните от екрана" - "Експорт към CSV файл". Както става ясно и от наименованието на менюто, можете да експортирате само данни, които са визуализирани на екрана, т.е. ако желаете да експортирате всички данни от документа, ще трябва предварително да премахнете всички заложени условия за филтриране. Стартирането на командата "Експорт към CSV файл..." ще доведе до показването на стандартния прозорец за избор на име и място за нов (CSV) файл, който ще бъде създаден непосредствено след като потвърдите избора на файлово име. След завършване на експорта програмата ще Ви уведоми със съответното съобщение. Вече можете да заредите новосъздадения файл в предпочитаната от Вас електронна таблица, за да извършите необходимата обработка на данните.
Във връзка с експортирането на данни към CSV файл има няколко настройки, които евентуално могат да са Ви от полза. Те се намират в менюто "Настройки" - "Настройки за експорт на данни към CSV файл". Първата от тези настройки се отнася до вида на използвания разделител на отделните полета. По подразбиране, програмата ще използва заложената в регионалните настройки на операционната Ви система стойност. Най-често тя е знакът за запетая или пък точка и запетая. Ако, обаче, софтуерът, който ще обработва данните по-късно очаква точно определен разделител, който не съвпада със системния, тогава можете да изберете между: "запетая", "точка и запетая" и "знак за табулация". Във всеки случай, повече от желателно е настройката на този параметър да е правилно зададена преди извършване на самия експорт, тъй като след това има опасност да срещнете затруднения с прочитането на генерирания CSV файл (особено, ако софтуерът, който ще зарежда данните не може да променя своите настройки за разделителя).
Експорт на данни в HTML формат
Експортът в HTML формат Ви позволява да генерирате статична уебстраница от данните, които са показани на екрана. Функцията за експорт в HTML се стартира чрез менюто "Редакция" - "Експорт на данните от екрана" - "Експорт в HTML" и на практика се използва по абсолютно същия начин както и обяснената по-горе функция за експорт в CSV формат. Разликата тук е, че можете да разглеждате функцията за генериране на HTML файл като много бърз начин за изпращане на отчетите, изготвен чрез програмата, към друг потребител по имейл, скайп или какъвто и да е предпочитан от Вас електронен начин. Всъщност, вместо да отпечатвате и сканирате отчета, можете да го запишете в HTML формат и да го изпратите на някого, знаейки, че за преглеждането му е необходим най-обикновен уеб браузър като Internet Explorer, който е наличен в почти всеки компютър.
Разбира се, има и други варианти да постигнете същото, а в определени случаи някои от тях са и по-удачни. Ако предпочитате да запазите вида и оформлението на данните, които предлага InCash при отпечатване на справките, можете да прочетете следната статия, която разглежда един добър начин за отпечатване на справки и документи в PDF файл: http://forums.itodor...-v-pdf-fail-r25.
Импорт на данни от друг файл на InCash
Функцията за импорт на данни от друг файл на InCash е мощен инструмент за обединяване на данните от няколко различни документа на InCash. Функцията е достъпна чрез менюто "Редакция" - "Импорт на данни от файл". При стартирането й се показва стандартен диалогов прозорец, от който потребителят трябва да посочи файла, чието съдържание желае да вмъкне в текущия документ. Потребителят ще бъде попитан дали желае да позволи на програмата да анализира данните и да отсее потенциално еднаквите записи. Ако този въпрос получи отрицателен отговор, съдържанието на двата документа ще бъде обединено безусловно, но това крие рискове от дублиране на данни, които е възможно да са били въведени и в двата документа. Ако, обаче, сте напълно сигурни, че данните в единия и другия файл са напълно различни, можете спокойно да отговорите отрицателно. Във всички останали случаи препоръчваме да потвърдите анализа на данните и премахването на дублиращите се операции.
При използването на тази функция е силно препоръчително първо да създадете и съхраните нов празен документ на InCash, а едва след това да импортирате съдържанието на двата (или дори повече) файла, които желаете да обедините в него. Това ще Ви предпази от всякакви възможни усложнения по време на импортирането на данните, а и оригиналните документи ще останат на разположение непокътнати.
Диаграма на приходите и разходите
Диаграмата на приходите и разходите е графична репрезентация на въведените от Вас приходни и разходни операции за период от една година. По подразбиране програмата ще покаже диаграма за настоящата година. В нея всеки от дванадесетте месеца е представен с по два отделни стълба - зелен стълб за приходите и червен - за разходите. Това ви дава бърза и напълно визуална информация за движението на Вашите приходи и разходи през годината - месец по месец. Ако е необходимо да генерирате диаграма за друга година, можете да зададете годината в предвиденото за целта поле. Стойностите в диаграмата са винаги изчислени в основната валута - лева.
Защита на информацията в документа с парола
Говорейки за доходи, приходи, разходи и т.н., всъщност говорим за нещо, което обикновено само по себе си представлява конфиденциална информация. Едва ли бихте желали тази информация да стане достояние на някой, който по един или друг начин е придобил достъп до Вашите данни. По тази причина в програмата InCash е въведен механизъм за защита на информацията с парола. Активирането на тази защита става чрез менюто "Настройки" - "Задаване на постоянна защита". При стартирането на тази команда ще видите стандартен диалогов прозорец за въвеждане на нова парола (всъщност паролата се въвежда два пъти - вторият е за проверка на правилното й изписване). След като въведете паролата си и съхраните документа, данните ще бъдат скрити автоматично, а достъпът Ви до почти всички части на програмата ще бъде ограничен. При всеки опит да заредите защитен файл или пък да използвате някоя от функциите за достъп до данните в програмата ще получавате съобщение, че файлът е защитен с парола и е необходимо да го отключите.
Предвидени са два начина за отключване на заключен файл. Разбира се, и двата начина са свързани с въвеждане на правилната парола за файла.
Първият начин е чрез натискане на клавиша F12 от клавиатурата или избиране на командата "Временно отключване" от менюто "Настройки". Това е методът за отключване по подразбиране. Той се изразява в това, че след като бъде извършено отключването на данните, то важи до приключване на работата с файла. Щом приключите да работите с този файл и спрете програмата (или заредите друг файл), данните ще бъдат заключени отново напълно автоматично, със същата парола и без да се налага да предприемате абсолютно нищо допълнително. Така можете да сте сигурни, че докато файлът не е зареден на екрана в отключено състояние, трудно някой ще може да прочете информацията в него.
Вторият начин се изразява в пълното снемане на защитата. Изпълнява се чрез командата "Премахване на постоянната защита" от менюто "Настройки". При изпълнението на тази команда ще трябва да въведете паролата си отново, независимо дали документът е зареден и временно отключен. Това е необходимо, за да се гарантира, че не е възможно недоброжелател, който е придобил физически достъп до Вашия компютър за кратък период от време (докато сте в съседната стая например) да снеме защитата на временно отключения от Вас файл.