Прехвърляне към съдържание


Филтриране на данните в InCash



Филтриране на данните в InCash

 

<<< връщане към индексната страница

 

В предишните глави на това ръководство разгледахме начините за въвеждане на различни типове данни в програмата. Въвеждането на входна информация несъмнено е важен процес във всеки продукт, боравещ с масиви от данни, но той не е нищо повече от необходима предпоставка за осъществяване на крайното предназначение на продукта InCash. А то се изразява във възможността за бързо генериране на отчети, съдържащи информация, която е адекватно подбрана, подредена, свързана и представена по подходящ за нуждите на потребителя начин. За постигането на подобна задача ни е необходим механизъм за филтриране на данните по начин, който да ни позволи да включваме в отчетите си само онази информация, която ни трябва на момента, респективно, да отсяваме ненужните купища от данни.

 

Как филтрираме данните в InCash

 

InCash разполага с гъвкава и интуитивна система за филтриране, която не затормозява потребителите на продукта с ненужни действия и води директно към крайната цел. Ако се вгледате в основния екран на програмата, ще установите, че цялата му лява част е изпълнена с инструменти за филтриране на данни. Нека се спрем на всеки един от тях поотделно:

  • Филтриране по дата - в най-горната лява част на работното пространство се намират полетата за въвеждане/избор на начална и крайна дата. Да приемем, че сме използвали програмата в продължение на 1 година и за това време сме въвели значително количество данни, в което всяка операция има своята дата. Нормално е да не се нуждаем непрекъснато от данните за цялата година, а да ни интересуват предимно данните за настоящия или предходния месец, седмица, тримесечие или пък друг период, който е от някакво конкретно значение за нас в момента. Използвайки полетата за начална и крайна дата можем да изберем периода, за който желаем да виждаме информация. По подразбиране програмата ще показва данните от началото на настоящия месец.

     

    Изображение

     

    Бързината и ефективността на работа са основен приоритет, затова сме предвидили бутон за бърз избор на множество предварително дефинирани периоди. За достъп до тях натиснете бутона "Бърз избор на период..." и чукнете този, който Ви интересува.

     

    Както се вижда от екранното копие по-долу, при натискането на бутона се появява меню, в което са достъпни множество предварително дефинирани периоди плюс още 5 потребителски позиции, в които можете да запишете свои често използвани периоди. Това ще Ви спести досадното ръчно въвеждане на дати.

     

    Изображение

     


    Бързи клавишни комбинации

    На Ваше разположение са и няколко бързи клавишни комбинации, с които можете да превключвате между различни периоди:

     

    Ctrl + M - показва данните от началото на текущия месец до днес.
    Ctrl + D - показва само данните от днес
    Ctrl + лява стрелка - връща се на същия период, но година назад. При всяко следващо натискане на тази клавишна комбинация се връща с още година назад.
    Ctrl + дясна стрелка - преминава към същия период, но година напред. При всяко следващо натискане на тази клавишна комбинация се отива с още една година напред.
    Shift + лява стрелка - връща се месец назад за същия период. При всяко следващо натискане на клавишната комбинация се връща с още месец назад. Началната и крайната дата трябва да са от един и същи месец и година.
    Shift + дясна стрелка - преминава към същия период, но месец напред. При всяко следващо натискане се преминава с още един месец напред.



  • Филтриране по тип на плащането - типовете плащания в програмата са два - приходни и разходни. По подразбиране програмата показва и двата типа, но ако в конкретния момент желаете да виждате само единия от тях, можете да превключите към желания тип чрез табовете "приходи" и "разходи".

     

    Изображение

  • Филтриране по категория - определено това е най-мощният инструмент на InCash за ограничаване на данните, които попадат в отчетите. Умелото построяване на структурата на категориите и подкатегориите, съчетано с възможността за гъвкаво филтриране по този параметър, могат да допринесат неимоверно много за качеството на генерираните отчети и времето за съставянето им.

     

    Изображение

     

    Както в модул "Категории", така и тук категориите са представени в дървовидна структура, която визуално пунктира взаимовръзките между отделните звена на структурата. Разликата е, че тук пред всяка категория има поле за поставяне на отметка. Поставянето на отметка пред дадена категория инструктира програмата да покаже данните, които са асоциирани с нея. Алтернативно, ако пред нито една категория не е поставена отметка (или пък пред всяка категория е поставена отметка), тогава не се осъществява филтриране по този параметър.

     

    Тъй като една категория може да има неограничен брой подкатегории (а те от своя страна - други подкатегории), в програмата е предвидена възможност за улесняване на техния избор. По подразбиране програмата ще избира категорията заедно с нейните подкатегории. Ако за Вас това е неподходящо и желаете подкатегориите да не бъдат избирани, можете да настроите програмата така, че по подразбиране да ги пропуска. Това може да стане чрез натискане на клавиша F4 или чрез премахване на отметката пред опцията "при избор включвай всички подкатегории" (намира се непосредствено под списъка с категориите). Същата опция се контролира и чрез командата "При филтриране по категория включвай и подкатегориите на избраната категория" от менюто "Настройки". Промяната на тази настройка се прилага само за последващи избирания на категории и не важи за текущо избраните.

     

    За удобство и бързина на рабата е предвидена и възможност за бързо временно обръщане на значението на настройката. Това става чрез натискане и задържане на клавиша Shift по време на поставяне на отметка пред някоя категория. Ефектът от това е, че ако настройката за автоматично включване на подкатегориите е активна, при натискане на Shift и последващ избор на категория, ще бъде избрана само тази категория независимо от въпросната настройка. Обратно, при деактивирана опция за автоматично включване на подкатегориите, ако бъде поставена отметка върху някой от записите, докато е натиснат Shift, ще бъдат избрани и поднивата.

     

    Непосредствено под списъка с категориите се намира бутона "без филтриране по категория". Както показва името му, той служи за бързо премахване на отметките пред избраните категории, т.е. ефективно премахва филтрирането по този параметър и показва само данните, които отговарят на останалите филтри (дата, тип, валута и статус).

     

    Накрая обърнете внимание, че при чукване с десния бутон на мишката върху някоя от категориите в списъка се показва контекстно меню с допълнителни команди, които също могат да са ви от полза:

     

    Изображение

     

    Повечето от показаните в екранното копие команди могат да бъдат изпълнени и по друг начин, но са добавени там за удобство и бързина (особено ако не обичате да боравите с клавиатурата). Две от тях обаче нямат аналог и са достъпни единствено чрез това контекстно меню. Това са командите "Избери всички категории освен тази" и "Избери само тази категория". Първата от тези две команди прави така, че да бъдат маркирани всички категории, освен тази, върху която сте кликнали. Втората прави обратното - ако сте избрали други категории, то изпълнението на командата ще доведе до тяхното размаркиране и вместо това ще бъде избрана само категорията, върху която сте кликнали.

     


    Съвет

    Добра идея е да създадете и съхраните свои подбрани селекции от категории и подкатегории. Програмата Ви позволява да дефинирате до 5 потребителски селекции, които ще са достъпни за бърз избор чрез контекстното меню, показано по-горе.


  • Филтриране по статус на плащането - това е друг параметър, по който можете да ограничите показването на данните в отчета. Има се предвид състоянието на плащането, т.е. дали то е завършено или се очаква плащане (планирано плащане).

     

    Изображение

     

    От падащото списъчно поле можете да изберете показването на: (1) платени и планирани плащания, (2) само планираните или (3) само платените. По този начин можете да направите справка за реалните наличности по интересуващите Ви сметки или пък да видите само приходите и разходите, които сте планирали да направите, но все още не са завършени. По подразбиране програмата ще показва и двата типа.

  • Филтриране по валута - в случай че работите с няколко валути в допълнение към основната, този филтър ще Ви позволи да показвате на екрана информация само за избраната от Вас валута. Важно е да знаете, че по подразбиране програмата извежда на екрана плащанията във всички видове валути, но тъй като би било безпредметно да събираме заедно суми в различни валути, в крайните сборове на отчета програмата ще превалутира в лева всички стойности, ако е избрана опцията "превалутирай всички в BGL" (което е и опцията по подразбиране за този филтър).

     

    Изображение

     

    По тази причина, ако желаете да виждате в отчета само плащанията в точно определен вид валута, изберете я от падащия списък. В списъка ще са достъпни всички видове валути, които вече сте създали, плюс основната валута "BGL" и опцията за превалутиране на всички плащания в лева. Обърнете внимание, че когато във филтъра е избрана определена валута, общите салда вече се показват само в тази валута, т.е. и не се превалутират в лева, но едновременно с това няма да се показват и плащанията, които са в различна валута.

След като обяснихме предназначението на различните инструменти за филтриране на данните, нека обясним накратко тяхното действие по отношение на крайния резултат. Споменахме, че промяната на който и да е от филтрите довежда автоматично до актуализиране на данните на екрана. Това, което не споменахме дотук, е, че всеки от отделните филтри функционира едновременно с останалите. С други думи възможно е да използвате едновременно всеки от тях (период, тип, категория, статус и валута), за да оптимизирате отчета до степен, която кореспондира с Вашите очаквания.

 

Тъй като e възможно да се налага да генерирате периодично повтарящи се (по отношение на заложените параметри) отчети, в програмата е предвидена възможност за съхраняване на конкретния набор от филтри във външен файл и зареждането му на по-късен етап. Няма никакво ограничение на броя файлове, които можете да създадете с различни набори от филтри. Просто кръщавайте всеки от тях с различно име и после зареждайте само този файл, който Ви е необходим. Разбира се винаги можете да внесете промяна в параметрите на предварително съхранен филтър и така ще губите минимално време при определяне на параметрите на по-комплексните справки. Функциите за съхраняване на филтър във файл и за зареждане на филтър от файл са достъпни чрез менюто "Редакция".

 

С написаното дотук почти изчерпахме темата за филтриране на данните, поне що се отнася до филтрите в основния екран на програмата. Но не спирайте да четете дотук, тъй като все още има няколко допълнителни важни инструмента, които сигурни сме, ще са Ви от полза.

 

Търсене по ключова дума

 

Представете си, че имате списък от операции, в които Ви интересуват няколко конкретни, които обаче по една или друга причина не сте в състояние да покажете на екрана, изолирани от останалите записи, но за които пък Ви е известно, че съдържат определени ключови думи. Тук на помощ идва функцията за търсене. Ще й отделим малко повече време, тъй като тя може да Ви бъде много полезен помощник.

 

Търсенето в InCash се извършва по съдържанието на полетата за описание на операцията, забележките и валутата на операцията. Функцията за търсене се извиква чрез натискане на клавиша F3 от клавиатурата или чрез натискане на бутона "Търси" от лентата с инструменти, или чрез командата "Търсене по ключова дума" от менюто "Редакция". По подразбиране действието й е единствено върху записите, които са показани в списъка с операциите. Ако желаете търсенето да се извърши върху целия масив с данни, поставете отметка пред опцията "търси във всички данни, без да прилагаш филтър".

 

Изображение

 

Важно е да разберете значението на отделните параметри на търсенето, тъй като именно в тях се крие силата на тази функция.

 

Като начало ще се спрем на групата от контроли, означена като "търсене на". Първото нещо, което виждате в нея, е текстовото поле, в което трябва да запишете текста, който търсите. Тук можете да запишете една или повече ключови думи, които да бъдат претърсвани сред визуализираните записи на екрана.

 

Много полезна част от функцията за търсене е режимът на търсене и тук бихме искали да привлечем цялото Ви внимание.

 

Поддържат се три режима на търсене:

 

  • AND (логическо И) - това е режимът за търсене по подразбиране. Когато търсенето се осъществява в режим на "логическо И", това означава, че всеки от записите в резултатите задължително трябва да съдържа всички посочени ключови думи, които търсим. Ако дори и една от тях не присъства в резултата, то се счита, че няма съвпадение, независимо че останалите ключови думи са налице.

     


    Режим на търсене AND


    Ако въведете следния текст: "ябълки и круши", програмата ще изведе на екрана всички записи, в които се съдържат и трите въведени думи, но не задължително в този ред, т.е. съвпаденията могат да бъдат от рода на: "ябълки и круши", "круши и ябълки" или дори "круши, ябълки и портокали". Затова, ако целта Ви е да намерите съвпадения в точната последователност, необходимо е да поставите отметка пред опцията "търси същата фраза". Едва тогава можете да разчитате, че InCash ще търси думите във въведената последователност.


  • OR (логическо ИЛИ) - режимът на търсене "логическо ИЛИ" е по-либерален - той допуска съвпадение, по която и да е от ключовите думи. Това означава, че ако търсим "ябълки и круши", за съвпадение ще се считат всички записи, които съдържат поне една от тези три думи ("ябълки", "и", или "круши").
  • NOT (логическо НЕ) - този режим е обратен по действие на горните два - когато се извършва търсене по логическо отрицание, това означава, че за съвпадение ще се считат всички записи, които НЕ съдържат нито една от въведените ключови думи.

 

Обърнете внимание, че докато в много от другите видове софтуер функцията за търсене обикновено третира въведения текстов низ като цяла фраза, тук нещата не стоят точно така. По подразбиране програмата третира всяка въведена дума като отделна цел за откриване. Ако целта Ви е точно съвпадение по въведените думи и то в точно този ред, поставете отметка пред опцията "търси същата фраза".

 

Следващата група от контроли е озаглавена като "търсене в". В нея има три полета с отметки: "описание", "валута", "забележки". Когато пред някое от полетата е поставена отметка, това инструктира програмата да търси съвпадения в това поле. С други думи, ако това, което търсим, се намира в полето за описание, но не ни интересува дали се среща и в полето за забележки на някои от записите, добра идея е да изключим търсенето в полето забележки.

 

Последната група от опции е озаглавена като "други опции". В нея се намират следните полета с отметка:

  • прави разлика между малки и главни букви - наименованието на тази опция е самоописателно. Ако не е поставена отметка пред нея, то програмата няма да зачита разликите в изписването на думите по отношение на малки и главни букви. Ако предварително знаем, че търсим "Ябълки", а не "ябълки", то можем да си позволим да активираме тази опция, но иначе тя е изключена по подразбиране.
  • търси в резултата от предишното търсене - когато пред тази опция е поставена отметка, това инструктира програмата да извърши търсене само сред записите, които са Ви били показани като съвпадения по предишното Ви търсене (освен, ако след него не сте опреснили списъка с данни или изчистили филтрите). Ако не е било извършвано предишно търсене, тази опция е забранена, но програмата ще я активира и избере автоматично веднага след завършване на първото търсене.
  • търси във всички данни, без да прилагаш филтър - когато пред тази опция е поставена отметка, програмата ще игнорира текущия филтър за период, тип, група, валута и статус на плащането и ще извърши претърсване в целия масив от данни в този файл.
След като извършим търсенето, на екрана ще се появят резултатите от него. За изчистване на резултата от търсенето връщане към филтрирания списък с данни натиснете клавиша F5 от клавиатурата или "Опресни" от лентата с инструменти.

 

Обърнете внимание, че докато при стандартното филтриране на данните, при което освен сбора на приходните и разходните операции, програмата изчисляваше също началното и крайното салдо, при търсенето по ключова дума е възможно да се изчислят единствено сборовете на приходните и разходните операции (без начално и крайно салдо), тъй като търсенето се осъществява единствено върху резултатите, които са показани на екрана и следователно не се разпростира към такива записи, които са ограничени от някой от филтрите.

 

И последно по отношение на търсенето, но в никакъв случай не и по значение - търсенето в InCash действа на каскаден принцип. Това означава, че можете да извършвате множество последователни претърсвания по различни методи и за различни думи, докато накрая сведете резултатите от търсенето само до това, което Ви интересува.

 


Пример за каскадно търсене


Прост пример за каскадно търсене е отново примерът с плодовете, който дадохме по-горе. Да приемем, че търсим "ябълки круши" като използваме метода на логическо И (AND). В резултатите ще попаднат всички записи, които съдържат и двете думи, но за целите на примера ще приемем, че един от резултатите, освен търсените две думи, съдържа и думата "портокали", която обаче не желаем да се появява в справката. Веднага след първото търсене можем да извършим претърсване в режим на логическо НЕ (т.е. NOT) за думата "портокали". Това ще премахне от резултатите тези записи, които съдържат тази дума, но ще запази на екрана записите, които съдържат "ябълки" и "круши". Ако е необходимо, по същия начин можем да направим още неограничен брой доуточнения в търсенето, така че да получим най-точната извадка от данни, които ни интересуват.


 

Филтриране по сума

 

Последният метод на филтриране на данните е достъпен чрез командата "Филтриране по сума" от менюто "Редакция", както и чрез съкратената клавишна комбинация Shift+F3. Както става ясно от името на функцията, филтрирането тук се извършва по сумата на плащането.

 

Изображение

 

Можете да използвате тази функция, за да откриете и покажете записите (измежду тези, които са вече показани на екрана), чиято стойност отговаря на търсената от Вас сума. Тъй като е възможно да искате да откриете суми в определен диапазон, програмата Ви позволява да зададете една основна стойност и допълнително да въведете определен толеранс, който да позволи и суми, намалени или увеличени с размера на този толеранс, да се считат за съвпадение. Примерно: ако търсите суми в размер на 150 (без значение на валутата, тъй като нея можете да филтрирате предварително) с толеранс от 10, то тогава всички операции, чиято стойност е в диапазона от 140 (150-10) до 160 (150+10), ще се считат за съвпадение и ще бъдат включени в резултата. Допълнително е възможно да поставите отметка и пред опцията "търси и в левовата равностойност", за да позволите на програмата да показва като съвпадения и записи, чиято стойност във валута не отговаря на търсената сума, но левовата й равностойност съвпада с търсенето.

 

<<< връщане към индексната страница