Прехвърляне към съдържание


Категории в InCash - предназначение, създаване и манипулиране


Категории в InCash - предназначение, създаване и манипулиране
<<< връщане към индексната страница


Предназначение на категориите

Категориите в InCash са задължителен и изключително важен реквизит на всяка приходна или разходна операция. Това означава, че за създаването на каквато и да е операция в продукта, е необходимо предварително да сте дефинирали категорията, с която тази операция ще бъде асоциирана. Съществуването на този реквизит в програмата не е самоцелно, напротив, той играе важна роля в цялостната концепция на InCash и в настоящата глава от ръководството ще се опитаме да обясним защо това е така.

Можем да разглеждаме категориите по два начина:
  • Като средство, чрез което можем да групираме определен масив от разнородни данни по един общ признак, различен от тяхното описание, тип на операцията, дата, сума или валута. За да илюстрираме проблема, който решават категориите, представете си, че имате десетки или стотици, свързани помежду си приходни и/или разходни операции, чиито реквизити за описание, тип, валута, дата и т.н. се различават съществено. При все това те могат да имат нещо общо, затова е необходимо да съществува механизъм, по който връзката между тях да се запази. Ако желаем да съставим отчет само за тези операции, няма да ни е лесно, тъй като те са толкова различни по дефиниция. Да, програмата ще генерира дълъг списък от несвързани данни, но как ще успеем да извлечем от хилядите редове само тези, които са необходими за целите на нашия отчет? Тук на помощ идват именно категориите в InCash. Тъй като всяка операция се асоциира задължително с една категория, това вече ни дава възможност да инструктираме програмата да покаже в отчета само записите, които попадат в тази категория. И понеже категориите от своя страна могат да имат и подкатегории, много лесно и бързо можем да включваме и/или изключваме и данните, които попадат в подкатегориите на определена категория, а също и да добавяме към отчетите си и допълнителни данни, които пък са асоциирани с други категории.
  • Като самостоятелни сметки или подсметки. Представете си, че разполагате с банкова сметка, от която периодично теглите или внасяте суми. Нормално е да очаквате да получавате справки за това какви промени са настъпили по тази сметка, какви суми са изтеглени и за какво, а също и какви постъпления има по нея. Това е стандартна информация, която банката, на която сте клиент, може да ви предостави по всяко време. А сега си представете, че сметките, които управлявате, са две или повече и в един и същи период от време има движения по всяка от тях. Ако приемем, че сте решили да въвеждате приходните и разходните операции на едно място за целите на някакъв анализ, например в електронна таблица, тогава наистина ще разполагате с един много дълъг списък от данни, някои от които не са свързани с останалите по никакъв начин. Разбира се в зависимост от уменията Ви да боравите с електронни таблици, бихте могли да организирате таблицата така, че да отсеете част от ненужните данни, но колко точно време и усилия биха били необходими, за да постигнете нещо, което в InCash е на разстояние 1-2 кликвания с мишката от Вас? С нарастването на броя на управляваните сметки (които дори не е задължително да са непременно банкови) и обема на въведената информация времето за адаптиране на електронната таблица ще нараства значително до момент, в който ще бъде практически неоправдано да продължавате в същия дух. За да усложним допълнително примера по-горе, нека приемем, че бихте желали да раздробите операциите по която и да е от сметките на подсметки. Вероятно имате регулярни плащания на битови сметки, обслужване на кредити и т.н., за които бихте желали да изготвяте отделни отчети, които да не включват оставалите видове плащания по сметката. Така ще сте в състояние да прецените какъв точно е обемът на плащанията Ви за битови сметки или пък за покупки, за обслужване на кредити и т.н. Това обаче е информация, която Вашата банка не може да Ви предостави. При отсъствието на възможност да дефинирате тези подсметки като по-долно ниво на главната сметка, разделението и отчитането на данните в тях ще се окаже, ако не невъзможно, то поне значително ограничено. Ето защо в InCash имате възможност да дефинирате не само главни категории, но и подкатегории. Подкатегориите също могат да имат свои подкатегории и т.н. По този начин ще сте в състояние да поддържате неограничен брой сметки и подсметки и да разполагате с бърза и точна информация за състоянието и движението по всяка от тях. Достатъчно е просто да асоциирате всяка от въвежданите от Вас приходни или разходни операции със съответната за нея категория или подкатегория.


Модул "Категории"

Модул "Категории" е условното наименование на тази част от продукта InCash, която Ви предоставя необходимите инструменти за създаване и манипулиране на категории. Стартирането на модула става от менюто "Редакция" - "Категории" или чрез съкратената клавишна комбинация Ctrl+F2, а също и чрез иконката в лентата с инструменти на програмата. Модулът изглежда по следния начин:

Публикувано изображение


В горната част на екрана се намира дървовидната йерархия на дефинираните от потребителя категории. Този начин на представяне на категориите спомага за по-лесното визуално проследяване на организацията на структурата, както и на зависимостите между отделните елементи на списъка. Тъй като организацията на тази структура е от критично значение за бързото и ефективно изготвяне на отчети по-късно, най-настоятелно Ви съветваме да отделите специално внимание на построяването й и да не го приемате за досадна подробност. Можем смело да заявим, че колкото по-обмислена и оптимизирана е структурата, толкова по-приятно, бързо и лесно ще е изживяването Ви при ежедневната работа с програмата.

В средната част на екрана се виждат бутоните за изпълнение на различните операции в този модул. Те не са много:
  • Създаване - при натискането на този бутон ще имате възможност да дефинирате нова категория и да я добавите към списъка с останалите категории.
  • Промяна - натиснете този бутон, в случай че желаете да промените наименованието на избрана категория или да я асоциирате с друга съществуваща категория.
  • Изтрий - служи за изтриване на избраната от Вас категория.
  • Опресни - опреснява данните на екрана и преизчислява резултатите от тях.
  • Изход - за прекратяване на работата с този модул и връщане към основния екран на InCash.
Забележка: Добре е да знаете, че разполагате и с контекстно меню, което се появява при чукването с десния бутон на мишката върху някоя от категориите (в който и да е от двата списъка). От контекстното меню имате възможност да използвате още една допълнителна операция: "Нова подкатегория". Чрез нея можете бързо да създадете подкатегория на категорията, върху която сте чукнали.

Непосредствено под бутоните ще видите стандартен табличен списък на същите категории, но представени под друга форма. Особеното тук е, че за всяка от категориите програмата е изчислила текущо салдо, което е формирано от разликата между сумата на приходните и разходните операции по тази категория и асоциираните с нея подкатегории. Това салдо може да бъде както положителна стойност, така и отрицателна. Отрицателните салда по категории се получават, когато към определена категория (и нейните подкатегории) се асоциират предимно разходни операции или сумата от стойностите на разходните операции надвишава сумата от стойността на приходните. Това е информация, която можете да получите и в основния отчет на програмата, но тук е показана по категории, а не по операции и категории.


Създаване на категории

Създаването на категория става чрез натискане на бутона "създаване" или съответната команда от контекстното меню. При изпълнението на тази команда ще се появи екранът за въвеждане на данните за новата категория. За всяка категория се попълва минимум един задължителен реквизит - нейното наименование. Като допълнение е възможно да укажете на програмата, че новата категория е подкатегория на друга съществуваща и да посочите на коя. Ако не направите това, категорията ще бъде създадена като елемент от най-високо ниво.

След като въведете наименованието на новата категория, помислете дали тя трябва да бъде подкатегория на друг елемент. Ако трябва да е така, поставете отметка пред опцията "подкатегория на:" и след като дървовидният списък по-долу се активира, кликнете еднократно върху тази категория, която следва да бъде третирана като по-горно ниво на създаваната категория. Името на избраната категория-родител ще се изпише в черното текстово поле. Накрая натиснете Enter за потвърждение и връщане към предишния екран.

Съвет: Ако смятате да създавате подкатегория, по-удачно е да използвате директно командата за създаване на подкатегория от контекстното меню. Просто локализирайте по-горната категория, към която желаете да прикрепите новата, чукнете върху нея с десния бутон на мишката и изберете нужната команда. Това ще Ви спести известно време.

Това, което трябва да имате предвид при създаването на категории е, че можете да имате две или повече категории с едно и също име, но те трябва или да са на различни нива в дървовидната структура, или да не са съседни подкатегории на една и съща по-главна категория.

Публикувано изображение


Категориите могат да бъдат създавани по всяко време и следователно не е задължително предварително да изграждате пълната им структура. Вместо това създайте само тези, които ще използвате на момента, тъй като и без друго можете да добавите нови при необходимост, а също и да променяте стари категории, ако това се налага.


Промяна на категории

Промяна на категория се налага в два случая: (1) ако желаете да промените нейното наименование или (2) ако желаете да промените нейната категория-родител. И в двата случая това става в същия екран, който виждате по-горе. Командата за промяна се стартира от бутона "промяна", от контекстното меню или чрез двукратно чукване с мишката върху желания запис на списъка (това се отнася и за двата списъка). Ако сте прочели внимателно процедурата за създаване на нова категория, тогава не е необходимо да Ви описваме отново какво и как се попълва. Достатъчно е да запомните, че и тук, както по-горе, важи правилото за наименованията на категориите, т.е. не може да има две съседни категории (т.е. такива, които са с обща категория-родител и едновременно са от едно и също ниво) с едно и също наименование.


Изтриване на категории

За да изтриете категория, най-напред я изберете в един от двата списъци с категории, а след това натиснете бутона "изтрий" (или съответната команда от контекстното меню). След потвърждение на тази операция категорията ще бъде премахната от документа. Можете да изтривате единствено категории, които не са асоциирани с операции и към тях няма асоциирани други подкатегории. Ако това условие не е изпълнено, програмата ще изведе съобщение за грешка и ще прекрати операцията.


<<< връщане към индексната страница



0 Коментар(а)
Ако имате коментар или предложениe към съдържанието на тази статия, публикувайте го тук (необходима Ви е безплатна регистрация във форума).