Работа с файлове на InCash
Данните, които потребителят въвежда в програмата, се съхраняват във файл, откъдето по-късно могат да бъдат заредени за допълнителна обработка или за изготвяне на определен отчет. Всъщност дори не е задължително файлът да бъде само един - можете да имате два или повече отделни файла, ако това е необходимо за Вашите цели. Всеки файл на InCash е с окончание ".ica", а името и мястото, в което е съхранен файла, са изцяло в сферата на предпочитанията на потребителя, т.е. не съществува някаква стандартна схема за наименуване на документите на програмата или пък място, в което те задължително да бъдат съхранявани. На практика по отношение на начина на съхранението на данните си, програмата не се различава съществено от, да речем, една електронна таблица или текстообработваща програма - и тук, както и при този род програми, потребителят въвежда определена информация, която по-късно съхранява във файл. При необходимост да прегледа или манипулира по някакъв начин съхранените вече данни, той ги зарежда от предварително съхранения документ.
Меню "Файл"
Както загатнахме в предишната глава на ръководството, менюто "Файл" се занимава със създаването, зареждането и съхраняването на файловете на InCash. Тук обаче ще се спрем по-подробно на онези части от това меню, които имат отношение към работата с файлове. Ще обясним тяхното предназначение, както и всичко, което евентуално бихте искали да знаете, за да постигнете по-добро разбиране на работата с продукта. Командите в менюто "Файл" са:
- Нов - тази команда създава нов празен документ на InCash и изчиства всички данни, които са въведени или заредени в InCash в момента. Обърнете специално внимание, че към момента на създаването му, документът все още няма име и не е съхранен във файл в постоянната памет на компютъра (например върху твърдия диск), затова всички данни, които въведете в него, ще се пазят единствено в оперативната памет на компютъра до момента, в който решите да ги съхраните във файл. По тази причина е желателно бързо след създаването на новия файл да го съхраните върху диска, за да се предпазите от загуба на данни вследствие на прекъсване на електрозахранването, блокиране на компютъра или други подобни проблеми. Разбира се еднократният запис на файла не Ви осигурява никаква степен на защита, ако съчетаете това с извършване на редовно периодично съхранение на данните в този файл в случай на евентуални последващи промени в тях. Ако при стартирането на командата за създаване на нов документ в програмата бъдат открити данни, които са въведени в текущия документ, но не са били съхранени, потребителят ще получи съобщение за това и ще е необходимо да ги съхрани преди да продължи или да отхвърли техния запис (губейки промените, настъпили от времето на последния запис). Командата за създаване на нов документ е достъпна и чрез стандартната клавишна комбинация Ctrl+N.
- Отвори - тази команда служи за зареждане на данни от файл, който потребителят предварително е съхранил под определено име и на определено място в своя компютър. Ако при зареждането на файла бъде установено наличието на данни в текущия документ, които не са били съхранени, програмата ще изведе съобщение за това, така че потребителят да е в състояние да ги съхрани преди да завърши процедурата по зареждане на другия документ. При извършване на зареждане данните от текущия документ се изчистват от екрана и вместо тях се зареждат данните от файла, посочен от потребителя. Командата за зареждане на файл е достъпна и чрез стандартната клавишна комбинация Ctrl+O.
- Запиши - служи за съхраняване на данните от текущия документ във файл на InCash. В случай че на текущия файл вече е било зададено име, програмата ще съхрани актуалните данни под същото име и на същото място без да очаква от потребителя да ги въвежда отново. При запис на файла се съхраняват абсолютно всички данни в текущия документ, т.е. не само тези, които са показани на екрана. Командата за запис на файл е достъпна и чрез стандартната клавишна комбинация Ctrl+S.
- Запиши като - тази команда е еквивалент на горната, но разликата тук е, че при изпълнението й програмата ще очаква от потребителя да укаже различно име и място за съхранение на файла. Чрез командата могат да се създават копия на съществуващи документи под друго име.
- Създай нов архив - командата създава копресирано копие на текущия файл с окончание .ICB. Архивът ще съдържа оригиналното име на архивираният файл и суфикс във формат ГГГГММ (Година-Месец). Това означава, че например всички архиви, създадени през м. май 2021 г. ще съдържат в името си "202105" (разбира се програмата позволява да променяте името по Ваше усмотрение). Файлът ще се създава в папката, в която потребителят е указал чрез настройките на InCash, че желае да се съхраняват автоматичните резерви копия, а ако такава папка не е избрана - в директорията на оригиналния файл. Архивирането, за разлика от създаването на резервни копия (с окончание .BAK) не е автоматично - то се инициира от потребителя.
- Възстановяване от архив - В случай, че нещо се случи с данните от оригиналния файл - повреда, инцидентно изтриване или пък нежелана промяна на важни данни, чрез функцията за възстановянане от архив потребителят ще е в състояние да възстанови информацията от ръчно създаден архив с окончание ICB. При възстановяване от архив информацията в текощо заредения файл ще бъде изтрита и заменена със съдържанието на архива.
На този етап няма да се спираме на останалите елементи на менюто "Файл", тъй като те нямат пряко отношение към работата с файлове. Ще споменем единствено, че в дъното на същото меню потребителят може да види препратки към последните 4 съхранени файла, с които е работил до момента. Кликването, върху която и да е от тези препратки, ще доведе до ефективно изпълнение на командата "Отвори" за избрания файл, но без да се налага потребителят да избира от списък конкретното място и файл, които желае да бъдат заредени. Използвайте тази възможност за спестяване на време при зареждане на често използвани документи на InCash, както и в случаите, при които не сте сигурни къде точно и под какво име сте съхранили определен документ.
Съвети за по-ефективна, бърза и сигурна работа с файлове:
Обърнете специално внимание на опциите в менюто "Настройки", които се отнасят до работата с файлове и създаването на резервни копия.
Една от полезните опции на InCash е автоматичното зареждане на последния използван файл при стартиране на програмата. Тя се контролира чрез командата "Отваряй автоматично последния използван файл" от менюто "Настройки". Когато пред опцията има отметка, това означава, че при всяко стартиране програмата ще се опитва да зареди последния документ, с който сте работили предишния път. Разбира се тази опция би била полезна предимно в случаите, при които обикновено работите само с един документ на InCash, който се намира на точно определено място и под едно и също име на Вашия компютър, но тъй като най-често това е именно така, ние Ви съветваме да активирате тази настройка, за да си спестите ненужни усилия по зареждане на файла всеки път, когато решите да го използвате.
Други полезни функции на InCash, които са свързани със записа и подсигуряването на данните, се намират в подменюто "Автоматичен архив" на менюто "Настройки". Там можете да получите достъп до следните команди:
- Автоматичен запис след всяка операция - както подсказва името, когато тази настройка е активирана, програмата ще извършва автоматичен запис на данните всеки път, когато промените нещо във файла. Добра идея е да активирате тази опция, за да се защитите срещу инциденти, свързани с прекъсване на електрозахранването или проблеми с компютъра по време на работа с файлове на InCash.
- Създавай резервните копия в директория... - при всеки запис на данните във файла програмата създава и един допълнителен файл със същото име, но с окончание ".bak" (от "backup"). Този файл съдържа точно копие на данните от оригиналния файл и може да послужи за възстановяването им, ако това се наложи. Обикновено резервните копия се съхраняват в същата директория, в която се намира и файла, на който се създава резервно копие, но чрез тази команда можете да накарате програмата да създава резервното копие на съвсем друго място.
- Използвай директорията на файла - тази опция е във връзка с горната. Ако пред нея има отметка, програмата ще съхранява резервните копия в същата директория, в която се намира и оригиналният файл.
- Създавай ново резервно копие при изход от програмата - указва на програмата да създава резервното копие при изход от InCash вместо при запис на данните.