Прехвърляне към съдържание


Създаване, редактиране и изтриване на приходни и разходни операции в InCash



Създаване, редактиране и изтриване на операции и плащания

 

<<< връщане към индексната страница

 

Реквизити на операцията

 

В тази глава от ръководството за работа с продукта ще разгледаме една от основните и най-често извършвани дейности при работа с програмата InCash - въвеждането на приходни и разходни операции. Нека преди това обаче да разгледаме основните реквизити на една подобна операция в InCash. Те са:

  • Кратко описание на операцията - наименованието на този реквизит е показателен за негово предназначение. Тук е необходимо да се въведе текст, който описва достатъчно ясно причината за плащането (или плащанията, ако са повече от едно) и който прави лесно разграничаването на една операция от останалите. Старайте се да въвеждате колкото е възможно по еднотипни описания за такива операции, които са сродни. Примерно, ако имате периодични плащания за някакъв вид битова сметка, да речем електроенергия, описанието е желателно да включва тази дума (например: "Плащане на електроенергия" или дори само "Електроенергия"), а не един път да се изписва като "електроенергия", а другия път - като "ток". Причината за тази препоръка е, че ако по-късно пожелаете да видите само операциите, които се отнасят до тази ключова дума, ще Ви бъде много по-лесно, отколкото ако ключовите думи за едно и също нещо са две или повече.

     

    Имайте предвид, че функцията за търсене по ключови думи осъществява претърсване на данните по тяхното наименование, както и по съдържанието на полето за забележки. Ето защо опитайте се да си изградите съответната схема за наименуване на операциите, която да работи за вас, а не против вас. Прекалено дългите наименования също не са препоръчителни, затова ако искате да напишете някакъв по-дълъг пояснителен текст към операцията, най-добре е да използвате полето за забележки.

     

    Описанието на операцията е общо за всички плащания, които се съдържат в нея. Това означава, че ако в операцията има две или повече отделни плащания, всяко от тях ще бъде представяно със същото описание.

  • Дата на операцията - този реквизит показва датата на извършване на плащането, а не датата, на която сте въвели операцията в програмата. При въвеждане на нова операция програмата ще Ви предложи автоматично актуалната дата, така че ако е необходимо - коригирайте я. Имайте предвид, че тази параметър на операциите участва пряко при филтрирането на данни по периоди, така че не го подценявайте, ако държите на коректни резултати от справките. Както и при описанието на операцията, датата е общ реквизит за всички плащания в нея.
  • Забележка - това е единственият незадължителен за попълване реквизит на операцията. Тук обаче можете да въвеждате произволни пояснителни текстове за тази операция. Полето участва във функцията за търсене по ключови думи, така че е добре да го попълвате при необходимост, вместо да въвеждате дълги и подробни описания в полето за описание на операцията, чието съдържание иначе е желателно да е по-кратко. Забележката, подобно на горните два реквизита, също е обща за всички плащания по операцията.

 

Реквизити на плащанията

 

В една операция може да има едно или повече отделни плащания, всяко от които с различна стойност, тип, валута, статус и категория.

 

  • Тип - типовете плащания в програмата са два: приход или разход. При въвеждане на ново плащане, ако типът, който Ви предлага програмата се различава от желания наниснете "+" за въведете приход или "-", за въвеждане на разход. Алтернативно можете да използвате и мишката, за да изберете желания тип чрез една от двете възможни опци. При въвеждане на приход програмата изписва думата "Приход" в полето за въвеждане на сума. Аналогично, при въвеждане на разход в полето се изписва думата "Разход". Чрез настройките на програмата можете да изберете един от двата типа да е тип по подразбиране (ако предимно въвеждате операции от този тип), а можете и да укажете на програмата да Ви предлага автоматично последния използван.
  • Платена сума (Приход / Разход) - това е сумата, която сте платили или получили. Сумата винаги се посочва във валутата, в която е извършено плащането (ако е различна от лева). Обърнете внимание, че по една и съща операция можете да имате повече от едно плащане и всяко от тях може да е и в различна валута.
  • Валута - в това поле избирате валутата, в която е извършено плащането, което въвеждате в момента. Полето представлява падащ списък, от който можете да изберете необходимата валута. Валутата трябва да е била предварително създадена в редактора на валути. Както уточнихме по-горе, по една и съща операция може да има и повече от едно плащане. Всяко от тях може да е в различна валута.
  • Курс на валутата - ако плащането, което въвеждате в момента е във валута, различна от лева, в това поле трябва да въведете курса на тази валута спрямо лева. Ако не желаете да въвеждате курса всеки път, можете да автоматизирате въвеждането на тази стойност чрез настройките на програмата (примерно: програмата да предлага автоматично последния въведен курс или усреднения курс за тази валута, или пък да Ви пита всеки път за това как да постъпи). Валутният курс може да бъде изчислен автоматично и от общата стойност на плащането в лева, ако предпочитате да въвеждате тази информация вместо курса (вижте реквизита по-долу).
  • Стойност в лева - всяко плащане във валута, различна от лева, трябва да има посочена левова равностойност. Тази стойност може да бъде въведена по два начина - чрез ръчното й вписване в това поле (при което програмата автоматично ще преизчисли валутния курс и ще го актуализира) или чрез въвеждане на валутен курс за тази валута (при което програмата автоматично ще изчисли и актуализира стойността на плащането в лева). Кой от двата подхода ще изберете е без значение - и в двата случая едната стойност ще бъде получена от другата, затова е само въпрос на Ваше на лично предпочитание в конкретния случай.
  • Статус на плащането - по подразбиране всяко въведено плащане се третира като платено. Все пак имате възможност да укажете на програмата, че плащането все още не е извършено като премахнете отметката пред опцията "платено". В една и съща операция е възможно да имате смесено както плащания със статус "платено", така и плащания, които са със статус на планирано плащане.
  • Обща стойност в BGL - общата стойност в лева е информативно поле, което не се попълва от потребителя, а се изчислява от програмата. В случай че имате няколко плащания по тази операция, независимо от тяхната валута, програмата ще изчисли и сумира тяхната левова равностойност. Ако операцията съдържа както приход, така и разход, полето ще показва разликата между сбора на приходите и сбора на разходите.
  • Категория - един от важните и затова задължителни реквизити на всяко плащане. Категорията се избира от списъка с категории и плащането се асоциира с нея. Това Ви дава възможност да извършвате филтриране на данните в справката по още един техен общ признак - категорията. Всяко плащане може да има различна категория. При последователно въвеждане на множество плащания по една и съща операция, програмата автоматично ще предлага последната използвана категория за всяко следващо плащане. Потребителят може да промени ръчно тази стойност.

 

Създаване на нова операция

 

Създаването на нова операция в InCash може да бъде реализирано по множество различни начини. Стандартният, но не и най-бърз, е да чукнете върху иконата "Добави" от лентата с инструменти или да изберете командата "Добавяне на нов запис" от менюто "Редакция" (или да натиснете клавиша F8).

 


Съвет

Много по-бърз и удобен начин за създаване на нова операция е чрез клавиша "+" (за създаване на приходна операция) или клавиша "-" (за разходна).


 

Предвидени са и няколко допълнителни бързи клавишни комбинации за специални случаи, които можете да използвате, ако предпочитате да спестите време при работа с клавиатурата. Първата от тях се реализира чрез натискане на клавиша F7 - програмата автоматично ще създаде новата операция в категорията, която сте маркирали в списъка на категориите, т.е. тя отговаря на командата "Добавяне на нов запис в избраната категория" от менюто "Редакция". Алтернатива на същото е задържането на бутона Ctrl + кликване с левия бутон на мишката върху наименованието на избрана категория или пък кликване с десния бутон на мишката върху наименованието на определена категория и избор на командата "Добави нов запис в избраната категория" от контекстното меню, което ще се появи. Това Ви спестява необходимостта да посочвате категория за плащането.

 

Екранът за въвеждане на данните по операцията изглежда по следния начин:

 

ИзображениеИзображение

 

Необходимо е да попълните всички задължителни полета със съответната за тях информация, започвайки от краткото описание на операцията.

 

Съвет за по-бърза работа само с клавиатура: Ако датата съвпада с желаната, за по-бърза навигация изпълнете следната последователност от действия:

  • Впишете описанието на операцията и натиснете ENTER. Програмата ще Ви прехвърли директно към полето за въвеждане на сума.
  • Впишете сумата на плащането с положителен знак и натиснете ENTER. Програмата ще въведе плащането в списъка на плащанията по операцията. Ако програмата Ви предлага въвеждане на приход, но Вие желаете да въведете разход, натиснете клавиша "-" (минус) докато сте в полето за въвеждане на сума и въведете сумата. Програмата ще промени типа на плащането. И обратното - ако желаете да въведете приход, но програмата Ви предлага въвеждане на разход, натиснете клавиша "+" и попълнете сумата.
  • Натиснете ENTER още веднъж - ще се покаже списъкът с категории, откъдето чрез придвижване със стрелките на клавиатурата (или пък чрез мишката) можете да изберете категорията, с която желаете да асоциирате операцията. Натиснете ENTER за потвърждение (ще се покаже предишния екран). Ако въвеждате няколко последователни плащания и е необходимо някое от тях да е в различна категория, натиснете бутона "избор на категория", за да изберете подходящата за конкретното плащане.
  • Ако това е всичко, което ще въвеждате по тази операция, натиснете още един път ENTER за потвърждение, след което операцията ще бъде съхранена и ще се покаже в списъка с останалите операции на екрана.

 

Ако обаче се налага да попълните и други реквизити на операцията (тъй като евентуално не съвпадат с желаните от Вас стойности по подразбиране), то тогава е необходимо да преминете последователно през всички полета, които желаете да коригирате и да нанесете съответните стойности и в тях. Това може да става чрез натискане на бутона Tab от клавиатурата или чрез посочване и кликване в тях с мишката. За край на операцията натиснете бутона "съхрани" от екрана или ENTER от клавиатурата.

 


Съвет


Ако планирате да въвеждате множество последователни операции, добра идея е вместо бутона "съхрани" да натискате бутона "съхрани и добави нова". Натискането на този бутон извършва същото действие, както и първия бутон, но веднага щом записът бъде съхранен, програмата ще покаже повторно прозореца за въвеждане на нова операция. Същото можете да постигнете и чрез натискане на бързата клавишна комбинация Ctrl+ENTER, ако предпочитате да работите само с клавиатурата.


 

Както стана ясно от написаното по-горе, при въвеждане на плащане, чиято валута е различна от лева, е необходимо да посочите и валутата, както и валутния курс или стойността на плащането в лева. В зависимост от това как сте указали на програмата да се държи при въвеждане на суми във валута, различна от основната (т.е. дали да очаква потвърждение от Вас), програмата може да ви покаже следното съобщение, с което ще очаква избор от Ваша страна:

 

Изображение

 

В настройките на програмата можете да укажете, че по подразбиране следва да се прилага едно от следните правила:

  • Да не се въвежда автоматично курс на валутата, т.е. потребителят ще трябва да я въвежда сам всеки път;
  • Да се предлага автоматично последния въведен валутен курс за тази валута;
  • Да се предлага автоматично усреднен валутен курс за тази валута;
  • Да се очаква потвърждение от потребителя всеки път, когато се въвежда такова плащане.
Ако е активирана втората или третата опция, програмата ще попълва сама съответния курс, а потребителят може да нанася корекции по него, ако е необходимо. В същото време, ако е активирана и четвъртата опция, преди да въведе съответната стойност програмата ще изведе съобщението, показано на екранното копие по-горе. Обърнете внимание, че опция №4 може да работи едновременно с опции №2 или №3, но не и с опция №1.

 

Както споменахме по-рано, една операция може да обединява повече от едно плащане. Това може да се окаже полезно в няколко случая. Например:

  • Когато плащаме за едно и също нещо, но самото плащане е извършено в няколко различни валути (например комбинация от лева, евро или др. вид валута, макар, че няма ограничение и за въвеждане на няколко плащания в една и съща валута).
  • Когато прехвърляме суми между наши сметки (категории). При такива случаи е необходимо да се въведе разход по едната категория, а веднага след това приход - по друга.
  • Когато има съпътстващи разходи по определена операция, но тези допълнителни разходи следва да бъдат отнесени към различна категория.
  • Когато плащаме чрез средства от различни източници (например част от сумата сме платили в брой, а останалата - с банкова карта).

 

Ето как би изглеждала една подобна операция:

 

Изображение

 

В примерното изображение по-горе е илюстриран случаят на прехвърляне на средства между две категории (сметки) в различна валута. Едното плащане е лева, а другото - в щатски долари (USD). Както се вижда, тяхната обща левова равностойност е нула, тъй като разходът по едната категория е равен на сумата в лева от прихода по другата. Всяко от плащанията е показано на отделен ред с пълна информация за сумата, валутата, левовата равностойност и валутния курс. Когато съхраните такава операция, тя ще се показва в списъка като два отделни последователни записа, но всъщност те ще са свързани така, че при зареждането на който и да е от тях за преглед или редакция, ще виждате и двете плащания едновременно.

 

Изображение

 

Преглед и редакция на съхранени плащания

 

Сигурно е, че в даден момент ще Ви се наложи да нанесете известни корекции по някои от записите, които сте създали и съхранили. За да редактирате съдържанието на определен запис, е необходимо най-напред да се уверите, че виждате въпросната операция в списъка с операции на екрана. Чукнете двукратно с мишката върху нея (или натиснете клавиша ENTER, докато записът е избран). На екрана ще се покаже записът по начина, който сте го виждали по време на създаването му:

 

Изображение

 

Нанесете необходимите корекции по операцията и натиснете бутона "съхрани", когато приключите с промените. При създаването на нова операция програмата записва датата и часа на последната й модификация. Ако записът не е бил променян, това са датата и часът на създаване. При всяка следваща промяна тази стойност ще се актуализира автоматично от InCash, така че винаги ще е ясно на коя дата и в колко часа е бил променян записът. Както се вижда от примерното изображение по-горе, датата и часът на последна промяна се изписват в заглавната част на диалоговия прозорец, докато сте в режим на редакция.

 

Изтриване на операции в InCash

 

Винаги можете да изтриете определена операция от програмата. В случай че е въведена погрешно и корекцията й би отнела повече време, отколкото повторното й въвеждане, или пък просто защото не Ви е необходима, както и поради каквато и да е друга причина, програмата Ви дава няколко инструмента за изтриване. В зависимост от това, какво точно желаете да изтриете, можете да изберете една от следните възможности:

 

  • Изтрий избраните записи - тази команда се намира в менюто "Редакция" и може да бъде стартирана както от там, така и от лентата с инструменти - чрез иконката "Изтрий". Алтернативен и по-бърз начин за иницииране на изтриването е да натиснете бутона DEL от клавиатурата, след като маркирате записите, които желаете да изтриете. И понеже споменахме "записите", имайте предвид, че командата изтрива всички маркирани записи, така че предварително се уверете, че не сте избрали и други, които не сте имали желание да изтривате.
  • Изтрий всички - командата се намира в менюто "Редакция". Както показва и името й, тя изтрива абсолютно всички въведени операции в документа. Приложението й е свързано със случаите, при които евентуално разполагате с изградена структура от категории и валути, които бихте желали да запазите и единственото, което искате да направите, е да изтриете самите операции. Това може да е необходимо, в случай че желаете да започнете начисто или просто да създадете нов документ на базата на съществуващия (например под друго име). Бъдете изключително внимателни с тази команда!
  • Изтрий всички показани записи - и тази команда се намира в менюто "Редакция". Нейното предназначение е да изтрие записите, които са показани на екрана след приложено филтриране на данните по някакъв показател или след извършено търсене по ключова дума, т.е. тя не изтрива всички записи в документа, а само тези в списъка на екрана (разбира се, ако на екрана са показани всички записи от документа, командата ще ги изтрие). Алтернативен начин за постигане на същото е да натиснете клавишната комбинация Ctrl+A от клавиатурата, а след това клавиша DEL.

 

Бъдете изключително внимателни с употребата на тези три команди, тъй като действието им е необратимо. Програмата ще очаква от Вас изрично потвърждение за всеки вид изтриване. В тази връзка по подразбиране бутонът за потвърждение на изтриването няма да е активен при натискане на Enter (т.е. ще се наложи да го изберете ръчно), за да се предпазите от инцидентно изтриване на множество данни.

 

 

<<< връщане към индексната страница