Прехвърляне към съдържание


Създаване, редактиране и изтриване на приходни и разходни операции в InCash


Създаване, редактиране и изтриване на приходни и разходни операции в InCash
<<< връщане към индексната страница


Реквизити на операцията

В тази глава от ръководството за работа с продукта ще разгледаме една от основните и най-често извършвани дейности при работа с програмата InCash - въвеждането и манипулирането на приходни и разходни операции. Нека преди това обаче да разгледаме основните реквизити на една подобна операция в InCash. Те са:
  • Кратко описание на операцията - наименованието на този реквизит е показателен за своето предназначение. Тук е необходимо да се въведе текст, който описва достатъчно ясно предмета на плащането и прави лесно разграничението на това плащане от останалите. Старайте се да въвеждате колкото е възможно по еднотипни описания за такива операции, които са сродни. Примерно, ако имате периодични плащания за някакъв вид битова сметка, да речем електроенергия, описанието е желателно да включва тази дума (например: "Плащане на електроенергия" или дори само "Електроенергия"), а не един път да се изписва като "електроенергия", а другия път - като "ток". Причината за тази препоръка е, че ако по-късно пожелаете да видите само операциите, които се отнасят до тази ключова дума, ще Ви бъде много по-лесно, отколкото ако ключовите думи за едно и също нещо са две или повече. Имайте предвид, че функцията за търсене по ключови думи осъществява претърсване на данните по тяхното наименование, както и по съдържанието на полето за забележки. Ето защо опитайте се да си изградите съответната схема за наименуване на операциите, която да работи за вас, а не против вас. Прекалено дългите наименования също не са препоръчителни, затова ако искате да напишете някакъв по-дълъг пояснителен текст към операцията, най-добре е да използвате полето за забележки.
  • Дата на операцията - този реквизит трябва да показва датата на извършване на плащането, а не датата, на която сте въвели операцията в програмата. При въвеждане на нова операция програмата ще Ви предложи автоматично актуалната дата, така че ако е необходимо - коригирайте я. Имайте предвид, че тази параметър на операциите участва пряко при филтрирането на данни по периоди, така че не го подценявайте, ако държите на коректни резултати от справките.
  • Тип - типовете операции в програмата са два: приходна или разходна. При въвеждане на нова операция просто изберете една от двете опции ("приходи" или "разход"). Разгледайте и настройките на програмата - в тях е възможно да автоматизирате донякъде типа операция, който програмата ще Ви предлага по подразбиране. Можете да изберете един от двата типа да е тип по подразбиране (ако предимно въвеждате операции от този тип), а можете да укажете на програмата да Ви предлага автоматично и последния използван.
  • Платена сума - това е сумата, която сте платили или получили по тази операция. Сумата се посочва винаги във валутата, в която фактически е извършено плащането (ако евентуално е различна от лева). Обърнете внимание, че по една и съща операция можете да имате и повече от едно плащане - всяко от тях в различна валута.
  • Валута - в това поле избирате валутата, в която е извършено плащането, което въвеждате в момента. Полето представлява падащ списък, от който можете да изберете необходимата валута. Както уточнихме по-горе, по една и съща операция може да има и повече от едно плащане - всяка в различна валута.
  • Курс на валутата - ако плащането, което въвеждате в момента е във валута, различна от лева, в това поле трябва да въведете курса на тази валута спрямо лева. Ако не желаете да въвеждате курса всеки път, можете да автоматизирате въвеждането на тази стойност чрез настройките на програмата (примерно: програмата да предлага автоматично последния въведен курс или усреднения курс за тази валута, или пък да Ви пита всеки път за това как да постъпи). Валутният курс може да бъде изчислен автоматично и от общата стойност на плащането в лева, ако предпочитате да въвеждате тази информация вместо курса (вижте реквизита по-долу).
  • Стойност в лева - всяко плащане във валута, различна от лева, трябва да има посочена левова равностойност. Тази стойност може да бъде въведена по два начина - чрез ръчното й вписване в това поле (при което програмата автоматично ще преизчисли валутния курс и ще го актуализира) или чрез въвеждане на валутен курс за тази валута (при което програмата автоматично ще изчисли и актуализира стойността на плащането в лева). Кой от двата подхода ще изберете е без значение - и в двата случая едната стойност ще бъде получена от другата, затова е само въпрос на Ваше на лично предпочитание в конкретния случай.
  • Статус на плащането - по подразбиране всяко въведено плащане се третира като извършено. Все пак имате възможност да укажете на програмата, че плащането все още не е извършено като премахнете отметката пред опцията "изплатено?".
  • Обща стойност в BGL - общата стойност в лева е информативно поле, което не се попълва от потребителя, а се изчислява от програмата. В случай че имате няколко плащания по тази операция, независимо от тяхната валута, програмата ще изчисли и сумира тяхната левова равностойност.
  • Категория - един от важните и затова задължителни реквизити на всяка приходна или разходна операция. Категорията се избира от списъка с категории и операцията се асоциира с нея. Това Ви дава възможност да извършвате филтриране на данните в справката по още един техен общ признак - категорията.
  • Забележки - това е единственият незадължителен за попълване реквизит на операцията. Тук обаче можете да въвеждате произволни пояснителни текстове за тази операция. Полето участва във функцията за търсене по ключови думи, така че е добре да го попълвате при необходимост, вместо да въвеждате дълги и подробни описания в полето за описание на операцията, чието съдържание иначе е желателно да е по-кратко.


Въвеждане на нова приходна или разходна операция в InCash

За да въведете нова операция към документа, е необходимо да натиснете бутона "Добави" от лентата с инструменти или да изберете командата "Добавяне на нов запис" от менюто "Редакция". Предвидени са и няколко бързи клавишни комбинации, които можете да използвате, ако предпочитате да спестите време при работа с клавиатурата. Първата от тях е бутонът F8 от клавиатурата, който отговаря на по-горните две команди - създава нова празна операция. А при натискане на бутона F7 от клавиатурата, програмата автоматично ще създаде новата операция в категорията, която сте маркирали в списъка на категориите, т.е. тя отговаря на командата "Добавяне на нов запис в избраната категория". Алтернатива на последното е задържането на бутона Ctrl + кликване с левия бутон на мишката върху наименованието на избрана категория или пък кликване с десния бутон на мишката върху наименованието на определена категория и избор на командата "Добави нов запис в избраната категория" от контекстното меню, което ще се появи.

Екранът за въвеждане на данните по операцията изглежда по следния начин:

Публикувано изображение Публикувано изображение


Необходимо е да попълните всички задължителни полета със съответната за тях информация, започвайки от краткото описание на операцията.

Съвет за по-бърза работа само с клавиатура: Ако датата, типът и валутата на операцията съвпадат с желаните от Вас, за по-бърза навигация изпълнете следната последователност от действия:
  • Впишете описанието на операцията и натиснете Enter. Програмата ще Ви прехвърли директно към полето "сума".
  • Впишете сумата на плащането и натиснете Enter. Програмата ще въведе плащането в списъка на плащанията по операцията.
  • Натиснете Enter още веднъж - ще се покаже списъкът с категории, откъдето чрез придвижване със стрелките на клавиатурата (или пък чрез мишката) можете да изберете категорията, с която желаете да асоциирате операцията. Натиснете Enter за потвърждение (ще се покаже предишния екран).
  • Ако това е всичко, което ще въвеждате по тази операция, натиснете още един път Enter за потвърждение, след което операцията ще бъде съхранена и ще се покаже в списъка с останалите операции на екрана.

Ако обаче се налага да попълните и други реквизити на операцията (тъй като евентуално не съвпадат с желаните от Вас стойности по подразбиране), то тогава е необходимо да преминете последователно през всички полета, които желаете да коригирате и да нанесете съответните стойности и в тях. Това може да става чрез натискане на бутона Tab от клавиатурата или чрез посочване и кликване в тях с мишката. За край на операцията натиснете бутона "съхрани" от екрана или Enter от клавиатурата.

Съвет: Ако възнамерявате да въвеждате множество последователни операции в програмата, добра идея е вместо бутона "съхрани" да натискате бутона "съхрани и добави нова". Натискането на този бутон извършва същото действие, както и първия бутон, но веднага щом записът бъде съхранен, програмата ще покаже повторно прозореца за въвеждане на нова операция. Същото можете да постигнете и чрез натискане на бързата клавишна комбинация Ctrl+Enter, ако предпочитате да работите само с клавиатурата.

Както стана ясно от написаното по-горе, при въвеждане на плащане, чиято валута е различна от лева, е необходимо да посочите и валутата, както и валутния курс или стойността на плащането в лева. В зависимост от това как сте указали на програмата да се държи при въвеждане на суми във валута, различна от основната (т.е. дали да очаква потвърждение от Вас), програмата може да ви покаже следното съобщение, с което ще очаква избор от Ваша страна:

Публикувано изображение


В настройките на програмата можете да укажете, че по подразбиране следва да се прилага едно от следните правила:
  • Да не се въвежда автоматично курс на валутата, т.е. потребителят ще трябва да я въвежда сам всеки път;
  • Да се предлага автоматично последния въведен валутен курс за тази валута;
  • Да се предлага автоматично усреднен валутен курс за тази валута;
  • Да се очаква потвърждение от потребителя всеки път, когато се въвежда такова плащане.

Ако е активирана втората или третата опция, програмата ще попълва сама съответния курс, а потребителят може да нанася корекции по него, ако е необходимо. В същото време, ако е активирана и четвъртата опция, преди да въведе съответната стойност програмата ще изведе съобщението, показано на екранното копие по-горе. Обърнете внимание, че опция №4 може да работи едновременно с опции №2 или №3, но не и с опция №1.

Както споменахме по-рано, една приходна или разходна операция може да обединява и повече от едно плащане. Такива са случаите, при които имаме плащане за едно и също нещо, но самото плащане е извършено в няколко различни валути (примерно комбинация от лева, евро или др. вид валута, макар, че няма ограничение и за въвеждане на няколко плащания в една и съща валута). Ето как би изглеждала една подобна операция:

Публикувано изображение


В примерното изображение по-горе са показани две плащания - едното в британски лири (GBP), а другото - в лева. Както можете да видите от картинката, програмата е сумирала тяхната обща левова равностойност в полето "Общо BGL", но иначе всяко от тях е показано на отделен ред с пълна информация за сумата, валутата, сумата в лева и валутния курс. Макар че е по-необичайно да се извършват едновременно плащания в две или повече валути за едно и също нещо, все пак можете да намерите приложение на възможността за въвеждане на повече от едно плащане по операцията при отразяване на плащания, които от своя страна са съпроводени с други плащания в същата (или друга) валута. Например при едно типично преводно нареждане от Вашата банкова сметка към сметката на Ваш контрагент, банката обикновено начислява такса за изпълнение, която можете да включите в същата операция, вместо да създавате още една допълнителна. По-късно когато съхраните такава операция, тя ще се показва в списъка като два отделни последователни записа, но всъщност те ще са свързани така, че при зареждането на който и да е от тях за преглед или редакция, ще виждате и двете плащания едновременно.

Публикувано изображение



Преглед и редакция на съхранени плащания

Сигурно е, че в даден момент ще Ви се наложи да нанесете известни корекции по някои от записите, които сте създали и съхранили. За да редактирате съдържанието на определен запис, е необходимо най-напред да се уверите, че виждате въпросната операция в списъка с операции на екрана. Изберете операцията с мишката и натиснете Enter или ако предпочитате да работите предимно с мишката, просто чукнете двукратно върху желания запис (можете да ползвате, разбира се, и иконката "Промени" от лентата с инструментите или командата "Промяна на избрания запис" от менюто "Редакция", но това би била доста по-разхищаваща време процедура). На екрана ще се покаже записът по начина, който сте го виждали по време на създаването му:

Публикувано изображение


Нанесете необходимите корекции по операцията, а за край натиснете Enter или бутона "съхрани". Промените ще бъдат показани на екрана. При създаването на нова операция в програмата, програмата записва датата и часа на последната й модификация. Ако записът не е бил променян, това са датата и часът на създаване. При всяка следваща промяна обаче, тази стойност ще се актуализира автоматично от InCash, така че винаги ще е ясно на коя дата и в колко часа е бил променян записът.


Изтриване на операции в InCash

Винаги можете да изтриете определена операция от програмата. В случай че е въведена погрешно и корекцията й би отнела повече време, отколкото повторното й въвеждане, или пък просто защото не Ви е необходима, както и поради каквато и да е друга причина, програмата Ви дава няколко инструмента за изтриване. В зависимост от това, какво точно желаете да изтриете, можете да изберете една от следните възможности:
  • Изтрий избраните записи - тази команда се намира в менюто "Редакция" и може да бъде стартирана както от там, така и от лентата с инструменти - чрез иконката "Изтрий". Алтернативен и по-бърз начин за иницииране на изтриването е да натиснете бутона DEL от клавиатурата, след като маркирате записите, които желаете да изтриете. И понеже споменахме "записите", имайте предвид, че командата изтрива всички маркирани записи, така че предварително се уверете, че не сте избрали и други, които не сте имали желание да изтривате.

    Публикувано изображение

  • Изтрий всички - командата се намира в менюто "Редакция". Както показва и името й, тя изтрива абсолютно всички въведени операции в документа. Приложението й е свързано със случаите, при които евентуално разполагате с изградена структура от категории и валути, които бихте желали да запазите и единственото, което искате да направите, е да изтриете самите операции. Това може да е необходимо, в случай че желаете да започнете начисто или просто да създадете нов документ на базата на съществуващия (например под друго име). Бъдете изключително внимателни с тази команда!
  • Изтрий всички показани записи - и тази команда се намира в менюто "Редакция". Нейното предназначение е да изтрие записите, които са показани на екрана след приложено филтриране на данните по някакъв показател или след извършено търсене по ключова дума, т.е. тя не изтрива всички записи в документа, а само тези в списъка на екрана (разбира се, ако на екрана са показани всички записи от документа, командата ще ги изтрие). Алтернативен начин за постигане на същото е да натиснете клавишната комбинация Ctrl+A от клавиатурата, а след това клавиша DEL.

Накрая бъдете изключително внимателни с употребата на тези три команди, тъй като действието им е необратимо. Програмата ще очаква от Вас изрично потвърждение за всеки вид изтриване. В тази връзка по подразбиране бутонът за потвърждение на изтриването няма да е активен при натискане на Enter (т.е. ще се наложи да го изберете ръчно), за да се предпазите от инцидентно изтриване на множество данни.



<<< връщане към индексната страница



0 Коментар(а)
Ако имате коментар или предложениe към съдържанието на тази статия, публикувайте го тук (необходима Ви е безплатна регистрация във форума).