Прехвърляне към съдържание



Отпечатване на документи в PDF файл чрез PDFCreator


Отпечатване на документи в PDF файл чрез PDFCreator


Често задаван въпрос е, как един документ може да бъде съхранен във външен файл, вместо да бъде отпечатан на принтер. В рамките на настоящата статия ще Ви предложим вариант за постигането на подобна възможност. За целта ще разгледаме един конкретен продукт - PDFCreator, който можем спокойно да Ви препоръчаме не само заради неговата цена (безплатен е), но и поради изключителните му качества.

 

Програмата PDFCreator може да бъде изтеглена безплатно от сайта на разработчиците: pdfforge.

 

1. Обхват на настоящата статия

 

Въпреки, че PDFCreator може да Ви бъде полезен за по-голям брой задачи, в тази статия ще разгледаме само случаите, при които е необходимо да отпечатате определен документ в PDF файл за целите на локално архивиране на информацията или за изпращане на файла по електронен път до друг потребител. Всички останали случаи на приложение на продукта са извън обхвата на тази статия и затова няма да бъдат разглеждани.

 

2. Инсталация на продукта

 

Инсталирането на програмата става по обичайния за Windows начин, с който вероятно всички вече са свикнали, така че тук не е необходимо да се спираме в подробности на този процес. Ще споменем единствено, че инсталацията трябва да се извършва от потребител с администраторски права в системата. След като започнете инсталацията оставете настройките, които ще Ви предложи инсталатора на продукта, по подразбиране. Изберете локална инсталация (сървърната инсталация е извън обхвата на статията). След завършване на процеса по инсталация на продукта, във Вашата система ще се появи още едно печатащо устройство - PDFCreator. Ако желаете това да бъде принтерът Ви по подразбиране (т.е. всеки път, когато отпечатвате нещо, то директно да се отпечатва на този принтер, без Вашата намеса), влезте в контролния панел на операционната система и в раздела за печатащи устройства укажете, че PDFCreator ще се използва като принтер по подразбиране. В случай, че не направите това и имате инсталирани и други печатащи устройства, ще е необходимо ръчно да посочвате на програмата, от която ще печатите, че желаете да използвате PDFCreator. При липсата на други инсталирани принтери, PDFCreator става принтер по подразбиране и без Вашата изрична намеса.

 

3. Начин на употреба

 

Отпечатването на каквото и да е чрез този виртуален принтер ще доведе до генериране на нов PDF файл, който съдържа точно копие на онова, което при нормални обстоятелства бихте видели и върху листа, при печат на нормален принтер.

 

След като стартирате функцията за печат от приложението, чийто документ желаете да съхраните в PDF файл, най-вероятно ще видите екран подобен на този:

 

Публикувано изображение

 

Ако в момента PDFCreator не е избран, изберете го от падащото списъчно поле с инсталираните принтери и натиснете бутона за потвърждение. Ще се появи екрана за въвеждане на данните за отпечатвания файл. В този екран можете да въведете заглавието на документа, датата на създаване, датата на модифициране, името на автора на документа, темата и евентуално някакви ключови думи за този документ.

 

Публикувано изображение

 

В повечето случаи можете спокойно да пропуснете въвеждането на каквото и да е и директно да пристъпите към съхраняване на файла като натиснете бутона "Save" (ако желаете да запазите файла локално) или "eMail" (ако желаете директно да изпратите файла по имейл). След натискане на бутона "Save" ще трябва да изберете мястото и името, под което файлът да бъде съхранен.

 

Публикувано изображение

 

Изберете пътя, в който желаете да съхраните файла и запишете името му в полето "File name", а после натиснете бутона за потвърждение. В зависимост от настройките Ви, файлът може да бъде зареден директно за преглед от четеца на PDF файлове, който сте инсталирали във Вашата система.

 

Публикувано изображение

 

След като завършите и тази стъпка, вече разполагате с копие на документа, което можете да използвате за различни цели, част от които са:

  • електронно архивиране на документи и отчети;
  • разпространение на документи до Ваши клиенти, доставчици или колеги;
  • електронно подписване и изпращане на договори, фактури и др. документи, които обменяте с държавни институции или Ваши контрагенти.
4. Заключение

 

Освен за посочените по-горе цели, продуктът намира приложение и при конвертирането на файлове от различни формати - към PDF формат, както и при обединяването на два или повече отделни документа в един общ PDF документ. Тъй като PDF форматът предоставя възможност за точно възпроизвеждане на документите на произволен компютър, това Ви дава и гаранция, че създадените по този начин разпечатки ще бъдат видени по идентичен начин на всяка машина и под всяка операционна система, без значение дали шрифтовете, които имате Вие са налични и на отсрещния компютър.

 

И не на последно място, използвайки подобна форма на електронен обмен на документи и архивиране, не само че снижавате значително разходите си за консумативи и пощенски услуги, но и спомагате за опазване на природата, нещо, което трябва да вълнува всеки от нас.


  • toniko харесва това