Прехвърляне към съдържание


Модул "Доставки"


Модул "Доставки" - документиране на покупките

Кликнете тук, за да гледате видеоматериалите по темата

Влезте в модул "Доставки" като кликнете върху съответната икона от лентата с инструментите или натиснете Ctrl + F4 от клавиатурата.

Има два начина, по които можете да въведете доставката:
  • стандартен - чрез ръчно въвеждане на всеки артикул
  • автоматичен - чрез попълване на данните от заявка към този доставчик (достъпно само в StoreHouse PRO)
Във втория случай е необходимо предварително да сте въвели в модул "Заявки" артикулите, които желаете да бъдат доставени от доставчика, тяхното количество и евентуално - тяхната цена (ако заявката е с цени). За да използвате възможността за автоматично попълване на артикулите на базата на издадена заявка към този доставчик, натиснете бутона "Нова операция" и от менюто изберете "Нова доставка към заявка". Алтернативно на същото, можете да използвате съкратената клавишна комбинация Alt+F7. Артикулите и името на доставчика ще бъдат автоматично попълнени от програмата, а за Вас ще остане единствено да нанесете корекции там, където евентуално е необходимо. Ако заявката е изпълнена на 100%, корекции няма да се наложат и ще е необходимо единствено да съхраните документа.

Нека сега обаче разгледаме общия случай, при който доставката се отразява ръчно от оператора, т.е. ръчно се въвеждат се всички данни...

Първото, което трябва да направите, е да изберете доставчик. За да направите това, натиснете F8 от клавиатурата или бутона "избиране на доставчик" от екрана. Ще се покаже списъка на доставчиците. Ако не желаете да разлиствате списъка ред по ред, особено в случай че имате голям списък от доставчици, просто натиснете F3 за търсене и въведете част от името на доставчика. После натиснете Enter. В случай, че бъдат открити повече от един записи със сходни имена, изберете този, който Ви интересува и отново натиснете Enter, за да се върнете към екрана на модул "Доставки". Вече трябва да виждате името на избрания контрагент, което ще е изписано в сивото поле, означено като "доставчик".

Ако не сте успели да откриете в списъка името на доставчика, причините могат да бъдат няколко:
  • той не е добавен в номенклатурата на контрагентите - създайте го като натиснете бутона F5 или "създаване" от списъка на доставчиците.
  • контрагентът присъства в номенклатурата Ви, но не е отбелязан като доставчик, а като клиент - кликнете върху таба "клиенти" или "клиенти и доставчици" (над списъка с контрагентите) и го потърсете там. Ако го намерите, маркирайте го и натиснете бутон F6 или "редакция" и поставете отметка пред полето "доставчик". После натиснете два пъти Enter, за да съхраните промените и да го изберете като доставчик за текущата операция.
  • търсили сте по грешна ключова дума - натиснете бутон F4 или "опресняване", за да се покаже целия списък, а после отново натиснете F3 за търсене и опитайте с друга ключова дума или част от името, града, адреса или идентификационния номер.
След като изберете доставчик, попълнете дата на доставката (ако е различна от посочената на екрана), впишете по коя фактура става доставката (в случай, че доставчикът Ви е издал такъв документ, а ако няма - някакви други насочващи данни), и проверете стойността на полетата "предал" и "приел". По подразбиране, за полето "предал" програмата ще въведе сама името на МОЛ на доставчика, но ако това не е подходящо - редактирайте стойността и впишете друга. В зависимост от настройките на Вашата програма е възможно да се наложи да впишете и името на лицето, което е приело стоките. Ако това не сте Вие, впишете другото име. В PRO версията на програмата е възможно да укажете на StoreHouse винаги да предлага автоматично името на оператора, който въвежда операцията, а в LITE и PRO версиите е възможно да се укаже автоматично попълване на последната използвана стойност или да се изключи автоматичното попълване въобще. В който и да е от случаите обаче, уверете се, че името отговаря на истината.

Ако доставчикът Ви е дал търговска отстъпка в цената, можете да я отразите в полето ТО (%). Както става ясно, търговската отстъпка се записва в процентно изражение.

Потребителите на StoreHouse PRO могат да зададат и крайна дата на плащане, ако е различна от днешната, а ако плащането е направено, да поставят отметка пред полето "плащане до", с което указват на програмата, че нямате задължения към този доставчик по тази операция. Тези две стойности кореспондират директно с модула "Приходи и разходи", в който се създава автоматичен запис за всяка една доставка или продажба, и е изключително важно, за да си спестите време по-късно, да отчитате, дали плащането е направено или не. В противен случай програмата ще създаде автоматично запис за операцията и сумата по тази операция ще стои в модула като задължение към доставчик (а при продажба - задължение на клиента към Вас). Разбира се, както ще стане ясно по-късно, Вие можете да влезете в модул "Приходи и разходи" в произволен момент и да "изчистите" задълженията, които са изплатени, но това ще Ви струва допълнително време. (Модулът "Приходи и разходи" няма да функционира в LITE версията на StoreHouse, така че потребителите на безплатната версия могат да игнорират този абзац).

А сега да пристъпим към въвеждането на артикули за тази операция. За добавяне на нов артикул към документа, натиснете бутона F2 или "стоки" от екрана. Добра идея е веднага след това да натиснете и F3, за да влезете в режим на търсене по ключова дума (частично или пълно съвпадение по номенклатурен код или наименование). В зависимост от настройките на програмата и размерът на Вашата номенклатура на стоките, програмата може автоматично да Ви предложи режим на търсене. След като изберете артикула от списъка, маркирайте го и натиснете Enter. Ако номенклатурата на артикула не присъства във Вашата база данни, можете да я създадете директно от екрана за избор на артикул (натиснете бутон F5 или "създаване", ако желаете да направите това). След като сте потвърдили избора на артикула, който ще доставяте, ще се зареди диалоговия прозорец за въвеждане на количество и ед. доставна цена.

Тук трябва да обърнете специално внимание на няколко особености!

Единичните доставни цени следва да се въвеждат само без ДДС. Програмата автоматично ще изчислява и показва размера на данъка в операциите, по които той е дължим (при доставки от лица, регистрирани по ЗДДС). Обърнете внимание, че в случай, че фирмата Ви не е регистрирана по ЗДДС и отразявате покупка от лице, което е начислило такъв данък, размерът на платения данък ще бъде начислен автоматично в себестойността на доставените артикули по тази операция (тъй като нямате право на данъчен кредит и данъкът следва да участва във формирането на себестойността на артикулите). В случай, че не Ви е известна ед. цена на стоките без ДДС, но разполагате с информация за тяхната цена с ДДС, въведете я в полето за "Ед. цена с ДДС" - програмата автоматично ще калкулира и запише в документа единична цена на стоката без ДДС. (Забележка: Ако полето за цена с ДДС е неактивно, това означава, че за конкретния доставчик не е посочено, че е регистриран по ЗДДС или че не сте избрали доставчик)

Допълнително, ако не знаете единичната цена, на която доставяте артикула, а само общата стойност, или пък количеството в документа на доставчика е в различна мерна единица, натиснете бутона "калкулиране на ед. цена от обща стойност" и попълнете количеството (като преобразувате във Вашите мерни единици - ако се налага) и общата стойност. Ако цената включва ДДС, можете да поставите отметка пред "включва ДДС". Накрая натиснете "калкулиране на цената" и след това - Enter. После натиснете още един път Enter, за да добавите артикула към документа.

По същия начин добавете и останалите артикули, които доставяте в рамките на тази операция. Накрая натиснете бутона F9 или "запис", за да съхраните операцията и (евентуално) да отпечатате складова разписка за тази операция, ако желаете да разполагате и с документ върху хартиен носител. В случай, че всичко е наред, програмата ще Ви извести за това, а състоянието на наличностите на тези артикули в склада ще бъдат актуализирани.

Програмата ще актуализира и последната доставна цена на всеки един от доставяните артикули, както и себестойността им, а актуализирането на себестойността на артикулите ще доведе и до верижна актуализация на себестойностите на всички разходни норми на изделия и услуги, в които евентуално доставените артикули участват като материали.

Ако на по-късен етап желаете да заредите и прегледате/отпечатате отново тази операция, влезте в модул "Доставки" и като използвате функцията за зареждане на документ (бутон F6) намерете и заредете складовата разписка, която Ви интересува.

Ако непосредствено след съхраняването на една доставка желаете да отразите и втора, натиснете бутона "нова операция" или F7, за да създадете нова складова разписка.

Подробна справка за извършените доставки можете да получите от менюто "Справки" -> "Доставки", но за тях ще стане дума по-късно в това ръководство.

В случай, че се наложи да се промени нещо във вече съхранена складова разписка, можете да я заредите и да направите необходимите корекции по нея, по начина, по който създавате нов документ. За целта обаче е необходимо администраторът на базата данни да е разрешил промяната на съхранени документи. Това става чрез опцията "Позволи редактиране на артикули в съхранени документи" от менюто "Администриране". Възможността за промяна на съхранени складови/стокови разписки, фактури, ДКИ и проформи е функция на платената версия на продукта - StoreHouse PRO.

Доставки по допълнителна мерна единица

Има случаи, при които във Вашата база данни един артикул може да се води на отчет с една мерна единица, а от доставчика да се доставя на друга. Например артикулът Х се води на отчет във Вашия склад чрез мерната единица "брой" и се изписва по тази мерна единица, но доставчикът Ви го продава па едро, в разфасовки от по 100 бр., описани като "кашон". Съответно единичната доставна цена в издадените от доставчика фактури може да бъде за кашон, а не за бройка. По тази причина StoreHouse PRO Ви позволява при създаването на артикулите, като допълнение към отчетната мерна единица, да дефинирате и една допълнителна мярка - тази на доставчика, както и коефициент на трансформация от нея към основната (вашата мярка). Коефициентът на трансформация се изчислява и задава предварително в модул "Стоки", но може да се променя и в момента на отразяването на доставката, ако е необходимо. Това е дробно число, което е по-голямо от 0 и е различно от 1. При коефициент на трансформация 1, се счита, че такава не се извършва, тъй като количествата са равни, т.е. 1:1.

Нека разгледаме един примерен случай с артикул, за който сме въвели основна мярка "бр." (брой) при добавянето му към номенклатурата на стоките. Същият този артикул ще доставяме от доставчика на едро, с доставна мярка "кашон". Тъй като кашонът в този пример съдържа 100 броя от този артикул, коефициентът на трансформация от допълнителна към основна мярка е 100 (т.е. 1=100).

Публикувано изображение

При въвеждането на артикул в операция "Доставка", в случай, че за този артикул е дефинирана допълнителна мярка, програмата автоматично предлага на потребителя да въвежда доставеното количество по тази мярка, както се вижда на екранното копие отдолу:

Публикувано изображение

Както се вижда от тази картинка, при коефициент на трансформация 100, въведеното количество по допълнителната мярка (1 кашон) и цената (756 лв. за кашон) се трансформират автоматично по-горе в 100 броя с ед. цена 7.56 лв. Трябва да се знае, че трансформацията се извършва веднага щом документът бъде добавен към операцията, а в склада артикулите се заприхождават единствено по тяхната основна мерна единица. Съответно на това, себестойността на артикулите ще се изчисли на базата на 1 брой, а не на 1 кашон. Това се отнася и за последната доставна цена, която програмата предлага по подразбиране на потребителя. Тъй като в случая тя ще бъде 7.56 лв. за брой, и ще се запише по този начин, при следващото въвеждане на този артикул в някоя доставка, цената ще бъде преобразувана временно до 756 лв., така че да отговаря на условието за трансформация (което важи както за количеството, така и за цената) на 1 кашон към 100 броя.

Нека разгледаме и случая, при който коефициентът на трансформация е по-малък от 1. Тогава единица доставян артикул по допълнителна мярка ще бъде по-малка от единица по основна мярка. Например, ако коефициентът на трансформация за същия артикул беше не 100, а 0.01, то нещата щяха да изглеждат по следния начин:

Публикувано изображение

Както се вижда от картинката, при падане на коефициентът под 1, действието му се обръща. В случая 1 кашон с ед. цена 7.56 лв., трансформиран към 1 брой при коефициент 0.01, дава резултат 0.01 бр. с ед. доставна цена 756 лв. Или 100 кашона със същата цена биха се равнявали на 1 бр. от основната мерна единица с ед. цена 756 лв.

Публикувано изображение

Разбира се, разгледаният тук случай е съвсем тривиален и целта е по-скоро да се демонстрира функционалността, която предлага програмата, отколкото да обхване всеки възможен аспект на приложение. В реалната практика трансформацията може да бъде доста по-сложна, като например от килограми - към бройки, метри и т.н. В такива случаи е възможно коефициентите да трябва да се променят или адаптират при всяка доставка, под въздействието на външни фактори, но това е извън обхвата на настоящото ръководство и попада в сферата на конкретните дейности, с които се занимават фирмите, които евентуално биха използвали тази възможност на продукта, ето защо няма да го коментираме.

Отразяване на транспортни и други разходи

StoreHouse PRO позволява на потребителя да въведе и транспортни разходи към всяка доставка. Те се въвеждат в лева и се начисляват автоматично от програмата в себестойността на доставените артикули. Разпределянето на транспортните разходи между отделните артикули в рамките на същата доставка става на база на относителния дял на всеки артикул в общата стойност на доставката. Както можете да видите на картинката по-долу, при доставка на два различни артикула и въведени транспортни разходи в размер на 30 лв., резултатът е както следва:

Публикувано изображение

1. Артикул №1 - доставени 100 бр. с ед. доставна цена 7.56 лв. и обща стойност 756 лв.
2. Артикул №2 - доставени 200 бр. с ед. доставна цена 5.25 лв. и обща стойност 1050 лв.

На база на тези цени, транспортните разходи се разпределят така:

- към общата стойност на артикул №1 се добавят 12.558 лв.
- към общата стойност на артикул №2 се добавят 17.442 лв.

или всичко 30 лв. за цялата доставка. Допълнително първите 12.558 лв. ще се разпределят между 100 бр. от първия артикул, а втората част - 17.442 лв. ще се разпредели по равно между 200 бр. от артикул №2. Това ще доведе до увеличаване на себестойността на артикул №1 с 1/100 част от първата сума, а себестойността на артикул №2 ще се увеличи с 1/200 част от втората сума.

Тъй като обаче транспортните разходи не са константна стойност, а и обикновено не се начисляват от доставчика, т.е. не фигурират в документа, който издава той, последната доставна цена се запазва такава, каквато сте я въвели на реда, т.е. без транспортни разходи. Променя се единствено себестойността на артикула. Разбира се, в справката за доставките има предвидена колона за визуализиране само на транспортните разходи, както и на чистата ед. цена, по която доставяте артикулите от доставчиците, така че Вие ще разполагате с информация и за едното, и за другото.

Редактиране на съхранени доставки

Потребителите на StoreHouse PRO имат възможност да редактират доставки, които вече са съхранили в програмата. Причината за такава редакция може да бъде пропуснат артикул, объркано количество или цена и т.н. За да редактирате съхранена складова разписка най-напред трябва да я заредите. Това става чрез функцията за зареждане в модул "Доставки" и последващо избиране на складовата разписка, по която доставката е отразена. Оттук нататък вече можете да добавяте, редактирате и изтривате артикули в документа така, както го правите при създаването на нов документ. Промените ще се отразят автоматично върху наличността и себестойността на артикулите в склада. За да редактирате съхранена доставка, администраторът на базата данни трябва да Ви е предоставил съответните права.

Изтриване на съхранени доставки

Има случаи, при които може да се наложи да изтриете определена доставка. Това може да стане чрез операцията за изтриване на доставка (складова разписка) от менюто "Операции" -> "Изтриване на операции и документи". При изтриването на складова разписка всички артикули, които са влезли в склада по този документ се изваждат от наличността автоматично, съответно наличността се намалява. В StoreHouse PRO изтриването на складова разписка предполага, че на потребителя е дадено право да изтрива документи от този тип.


Следваща глава: Модул "Производство" - производство на изделия по разходна норма (рецепта)


Назад към съдържанието




0 Коментар(а)
Ако имате коментар или предложениe към съдържанието на тази статия, публикувайте го тук (необходима Ви е безплатна регистрация във форума).