Прехвърляне към съдържание


StoreHouse PRO: Модул "Контрагенти"



Контрагенти

Създаване на номенклатура на клиентите и доставчиците

 

 

StoreHouse PRO поддържа каталог на Вашите клиенти и доставчици с цялата информация, която ще Ви е необходима за издаването на първични и други счетоводни документи, за контакт с контрагентите, както и някои други по-специфични данни и настройки, свързани с договорените Ви отношения с партньорите, на които продавате или от които доставяте стоки. Клиенти и доставчици могат да се създават по няколко начина: директно в модул "Контрагенти" или като прозрачна операция по създаване на нов контрагент чрез модула, в който в момента извършвате операция, изискваща посочването на клиент или доставчик (т.е. модулите за продажби, доставки, заявки или гаранционни карти).

 

В тази част на ръководството ще опишем процедурата по създаването и промяната на данните на контрагент в модул "Контрагенти", а начинът за манипулиране на тази номенклатура от други части на програмата ще разясним в ръководствата за работа със съответните модули на продукта.

 

За начало влезте в модул "Контрагенти" чрез чукване върху иконата от лентата с инструменти или чрез клавишната комбинация Ctrl+F3.

 

Създаване на нов клиент или доставчик

 

За да създадете нов контрагент чукнете бутона "[ F5 ] Създаване" (или клавиша F5 от клавиатурата. Програмата ще покаже малък диалогов прозорец, в който можете да запишете информацията за новия контрагент. По-долу ще опишем пълния набор от данни, които е възможно да въведете за всеки свой партньор.

 

Изображение

 

Основни данни на контрагента

  • Наименование на фирмата или лицето - тук, както става ясно и от самото име на полето, трябва да се въведе наименованието на контрагента, бил той фирма или физическо лице. Това поле е задължително.
  • Клиент - поставете отметка пред това поле, ако желаете този контрагент да се появява в списъците на клиентите.
  • Доставчик - поставете отметка пред това поле, ако желаете този контрагент да се появява в списъците на доставчиците.
  • Населено място - въведете населеното място по данъчна регистрация на юридическото или физическото лице, т.е. мястото, което трябва да се изписва върху фактурите.
  • Данъчен адрес - адрес по данъчна регистрация или по лична карта (ако е физическо лице).
  • Идент. № ( ЕИК / БУЛСТАТ / ЕГН) - въведете идентификационния номер на фирмата (ЕИК, БУЛСТАТ) или ЕГН, ако е физическо лице. Тук НЕ се въвежда ДДС номер!
  • Регистрирана по ЗДДС - от изключително значение е да поставите отметка пред тази опция, особено ако фирмата е Ваш доставчик и е регистрирана по ЗДДС. На базата на тази информация програмата ще взима решение за това, дали и как да начислява ДДС в операциите по доставка, които извършвате с този доставчик. При поставяне на отметка пред тази опция, програмата автоматично ще попълни ДДС номера в съседното поле като вземе вече въведения ЕИК и добави към него представка "BG" (информация, която можете да промените и ръчно, ако е необходимо)
  • ИН по ЗДДС - тук въведете идентификационния номер по ДДС на лицето, ако то е регистрирано по Закона за ДДС. Както вече беше разяснено, програмата автоматично ще попълва това поле с информацията, въведена преди това в полето "Идент. № / ЕИК / ЕГН", като към нея ще добави представка "BG". В случай, че промените ръчно полето за Булстат, програмата отново ще актуализира и полето за ИН по ЗДДС. Обратното обаче не е в сила - промяната на ДДС номера не води до промяна на ЕИК/Булстат на фирмата и това е така, защото ръчна манипулация на това поле се налага обикновено са в случаите, при които Булстатът на контрагента е 13-цифрен,вместо 9-цифрен. Тогава ИН по ЗДДС се променя така, че да включва само първите 9 цифри.
  • МОЛ - въпреки, че във фактурите отдавна не е задължително да се посочва материално отговорното лице, тази опция е оставена за съвместимост и попълването й не е задължително. Все пак, ако разполагате с нея, запишете я. В документите за доставка и продажба, програмата може да използва стойността на полето МОЛ, за да попълва автоматично - за Ваше улеснение - името на лицето, което е предало или получило стоките от страна на доставчика / клиента, ако не сте задали друга стойност.
  • Лице за контакт - това обикновено е името на лицето, което ще се отпечатва върху документите, които издавате на Вашия клиент или пък името на лицето, с което контактувате, когато се наложи някаква форма на комуникация с този контрагент.
  • Телефони за контакт - използвайте това поле, за да запишете телефоните, на които можете да се свързвате с контрагента.
  • Факс - ако разполагате с номера на неговия факс.
  • E-mail - при необходимост от размяна на съобщения по електронна поща, можете да запишете адреса тук.
  • Предпочитания за плащане - тук можете да изберете обичайния начин на разплащане, който сте договорили с контрагента. Ако изберете "в брой", при всяка операция с тази контрагент програмата ще предлага автоматично плащане в брой. Ако пък изберете "с платежно", програмата ще Ви предлага по подразбиране банково плащане. Третият начин на плащане, поддържан от програмата - "наложен платеж чрез ППП" също е допустима опция, но имайте предвид, че в StoreHouse PRO под "наложен платеж чрез пощенски паричен превод" се има предвид не стандартния наложен платеж, при който получавате парите от куриера в брой, а наложен платеж чрез лицензиран пощенски оператор (не всички куриери са такива!), с който имате договор да издава документ за плащането вместо Вас, а Вие да получавате своите суми по банкова сметка. В този смисъл програмата третира този начин на плащане като банково плащане, но върху фактурата - за улеснение на счетоводителите, ще се изписва "Наложен платеж чрез ППП"

     


    Съвет

    Какъв начин на плащане ще Ви предлага програмата за нови клиенти зависи от настройка, която можете да достъпите чрез бутона "Настройки" в модул "Контрагенти". Препоръчително е предварително да посочите начина на плащане, който използвате най-често. Например, ако най-често получавате плащанията от клиенти по банков път, уверете се, че във въпросната настройка е избрана опцията "По сметка". Така програмата автоматично ще избира предпочитан начин на плащане с платежно нареждане за всеки новосъздаден клиент, а ако за някой от тях е необходимо да се направи промяна, то тя ще бъде свързана само с конкретния клиент и можете да я направите от екрана с информацията за този контрагент.



  • Отстъпка % - Ако с клиента сте договорили фиксирана процентна отстъпка за всяка продажба, добре е да я въведете тук. По този начин програмата ще я въвежда автоматично във всяка продажба, която извършвате към този клиент.
  • Отложено плащане - позволява на потребителите на StoreHouse PRO да въведат договорен с клиента срок за отложено плащане (в дни). Програмата автоматично ще изчислява падежа на бъдещото издължаване при съставяне на продажби към такъв клиент.
  • Купува по цена - потребителите на StoreHouse PRO могат предварително да изберат по кой тип цена ще продават обикновено на този клиент и програмата ще я предлага автоматично всеки път, когато извършвате нова продажба към този клиент. За избор на типа цена натиснете бутона под етикета "купува по цена:". Ще се покаже меню за избор на предпочитания тип цена. Възможностите са: продажна цена #1, продажна цена #2, специална цена (ако не е зададена - по продажна цена #1), специална цена (ако не е зададена - по продажна цена #2), последна продажна цена (ако няма - по цена #1), последна продажна цена (ако няма - по цена #2), себестойност, последна доставна цена и накрая цена, която е въведена ръчно в момента на продажбата.
  • Забележки - тук впишете всичко онова, за което не сте намерили подходящо място в по-горните полета.
  • Не показвай в списъците - ако поставите отметка пред това поле, контрагентът ще бъде скрит и вече няма да се показва в списъка с останалите контрагенти, освен ако изрично не разрешите показването на такива контрагенти в настройките на програмата.
От изброените дотук полета, задължително за попълване е само полето за наименование на контрагента, както и избора на това, дали лицето е доставчик и/или клиент. Имайте предвид, че за издаването на фактура се изисква да са попълнени и някои други реквизити и програмата ще настоява да ги попълните, ако желаете да издадете фактура на клиента.

 

Допълнителни данни

 

Те се показват в отделен прозорец при натискане на бутона "Допълнителни данни". Реквизитите, които се поддържат са:

  • Наименование на банката - това е наименованието на банката на контрагента.
  • IBAN - ако имате плащания към този контрагент, тук можете да впишете номера на неговата сметка.
  • BIC код на банката - впишете кода на банката на контрагента.
  • Клон | адрес на банката - това поле е само информативно и не е задължително да го попълвате. То няма да се отпечатва в документите.
  • Наименование на фирмата на латиница - използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
  • Населено място на латиница - използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
  • Данъчен адрес на латиница - използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
  • МОЛ на латиница - използва се само в PRO версията при създаване на заявки и др. документи на чужд език
  • Уеб страница - ако контрагентът има уеб страница и тази информация е важна за Вас, използвайте това поле, за да я съхраните.
След като сте приключили с попълването на данните на клиента, натиснете ENTER за потвърждение - диалоговият прозорец ще се затвори и в списъка с останалите контрагенти ще се появи нов запис, съдържащ данните, въведени от Вас.

 

Ако евентуално сте пропуснали да попълните някаква важна информация, програмата ще поиска от Вас да я въведете, преди да можете да съхраните новия запис. Ако е активирана опцията за автоматична проверка на въведените ЕИК, ЕГН и ИН по ЗДДС и програмата установи, че въведеният Булстат или ДДС номер (или ЕГН) не са валидни български номера от този тип (проверката се извършва по алгоритъм, а не онлайн), ще получите предупреждение и ще можете да отстраните грешката преди да запазите данните. Подобно предупреждение може да бъде игнорирано, но това по принцип не се препоръчва, освен в случаите, в които става дума за лица, които не са от България и нямат валидни идентификационни данни, които да преминават проверка по същия алгоритъм.

 

В случай, че програмата установи, че вече има въведен контрагент с този идентификационен или ДДС номер, също ще получите предупреждение, което ще сте в състояние да игнорирате. Все пак, освен ако наистина не желаете да имате контрагент със същите идентификационни номера, може би е добре да не игнорирате това съобщение - вероятно вече сте работили с този клиент или доставчик в миналото и е по-добре да не създавате нов запис за същия контрагент.

 

Можете да създавате и променяте и допълвате информацията за контрагентите по всяко време. Контрагентите, подобно на стоките, могат да бъдат изтривани само в случаите, при които са били създадени по погрешка и с тях не са извършвани каквито и да е операции, нито пък участват в каквито и да е документи.

 

 

Следваща глава: Задаване на началните наличности чрез модул "Ревизии"

 

Назад към съдържанието