Прехвърляне към съдържание


Модул "Приходи и разходи"


Модул "Приходи и разходи" - отчитане на плащанията в касата и банката

Кликнете тук, за да гледате видеоматериалите по темата

В тази част на ръководството ще се спрем на възможностите на модул "Приходи и разходи" и начина на работа с него, и ще обясним как той може да Ви бъде полезен.

Ще започнем с това, че всяка при всяка доставка или продажба, програмата автоматично създава съответен запис в модул "Приходи и разходи". Когато потребителят въвежда доставки, програмата създава разходна операция в "Приходи и разходи", а когато въвежда продажби - приходна. Не се подвеждайте по това, че традиционно доставките се считат за приходни операции, а в модула се отразяват като разходни, докато същевременно продажбите, които са разходни от количествена гледна точка, тук се отразяват като приходни. Причината за това е проста - в този модул не става дума за количества и стоки, а за парични средства, и въобще, като цяло това е една сравнително неутрална част на програмата, чиято единствена цел е да отчита паричния поток на фирмата Ви, като Ви улеснява дотолкова, доколкото едновременно с възможността за ръчно въвеждане на записи в модула, същевременно Ви спестява от времето като отразява сама сумите, които плащате на доставчиците си и сумите, които получавате от клиентите си.

Модул "Приходи и разходи" може да се използва за управление на наличностите в касата и банката, за следене на задълженията (Вашите - към доставчиците Ви, или на Вашите клиенти - към Вас), завършени, незавършени или просрочени плащания, отчитане на частични плащания и т.н. Не на последно място, докато във всички останали части на програмата всичко се върти около стоките, изделията и услугите, които доставяте, произвеждате и продавате, тук е мястото, в което можете да отразявате и плащания, които нямат абсолютно никакво отношение към склада. Това могат да са разходи за заплати, ток, телефони, покупки на стоки и услуги, които не се водят на склад, или каквото и да е друго, за което плащате или Ви плащат, без да желаете да го отчитате количествено.

Всяка операция в модул "Приходи и разходи" носи следната информация, визуализирана в раздела "операции за периода":

Публикувано изображение
(изглед на раздела "операции за периода")
  • уникален пореден номер на операция;
  • разписка № - ако операцията е създадена автоматично при съхраняването на доставка или продажба, номерът вписан тук е номера на складовата разписка (при доставки) или номера на стоковата разписка (при продажби). За операции, които са ръчно съставени в този модул, не се изписва номер на разписка;
  • дата - това е датата на документа, по който е съставен записа, или датата на операцията (ако е ръчно въведена);
  • фактура - в това поле се отбелязва номера на фактурата, която е издадена към тази операция (към стоковата разписка). Важи само за операции, които са създадени в модул "Продажби";
  • плащане до - тук се записва крайната дата (падежа) за плащане по тази операция. Не е задължително датата на плащане да съвпада с датата на документа. По това поле е възможно да се определи, кои операции са с просрочено плащане. Информация за тази дата се взима директно от модулите "Доставки" и "Продажби", а когато записът се въвежда ръчно - датата се въвежда от потребителя;
  • описание на операцията - когато записът е съставен автоматично от програмата, наименованието по подразбиране е "доставка" или "продажба", в зависимост от това с каква операция от склада кореспондира този запис. При ръчно съставените операции, наименованието е такова, каквото въведе оператора. И в двата случая обаче, наименованието може да бъде променяно по всяко време (както и повечето параметри на записа);
  • контрагент - тук се изписва името на клиента/доставчика по конкретната операция;
  • приход - общата сума по приходни операции (продажби). Тук се записва крайната стойност на сделката. В случай, че стойността на това поле е отрицателна, това означава, че операцията представлява връщане на стоки/суми, отразени чрез модул "Продажби" под формата на кредитно известие или стокова разписка за стоки, върнати от клиента;
  • разход - общата сума по разходните операции (доставки). Тук също се записва крайната стойност на сделката. В случай, че стойността на това поле е отрицателна, това означава, че операцията представлява връщане на стоки към Ваш доставчик. Разходните операции се оцветяват в червено за по-лесно визуално разграничаване;
  • платени - в това поле се записва общата сума от всички (частични) плащания по тази операция. Тази сума не трябва да надхвърля сумата от полето приход или разход;
  • остатък - това е остатъкът за плащане по тази операция, т.е. разликата между общото задължение и погасената част от него;
  • основание - при записите, които са създадени автоматично от модул "Доставки", тук се записва номера на документа, който Ви е издал Вашия доставчик. При продажбите тук се записва стойността на полето "основание за издаване", което потребителят попълва в модул "Продажби". При ръчно въвеждане на операции, стойността на това поле е произволна. Тя също подлежи на промяна по всяко време;
  • банково плащане - ако плащането е по банков път, в това поле има отметка;
  • брой операции - това е броят на плащанията по тази операция. Тъй като модулът позволява плащането да става на части и на различни дати, тук се изписва информация за общия брой частични плащания;
  • обект - тук се показва информация за виртуалния обект, през който е извършена операцията. Полето се показва само в режим "Всички обекти на фирмата", тъй като при избран конкретен обект, в списъка се показват само неговите операции.
Във втория раздел - "плащания за периода" - се показват единствено фактически извършените плащания, които попадат в избрания от Вас период:

Публикувано изображение
(изглед на раздела "плащания за периода")
  • уникален пореден на операция
  • разписка №
  • платено на - отразява датата, на която е извършено конкретното плащане
  • фактура №
  • описание на операцията
  • контрагент
  • приход - този път тук се отразява стойността на реалното плащане, а не общата стойност на сделката
  • разход - тук също се отразява стойността на реалното плащане
  • основание
  • банково плащане
  • обект
В раздела "Плащания за периода" е възможно да има записи (плащания), които принадлежат на един и същи запис от раздел "Операции за периода". Това се получава, когато в рамките на филтрирания от Вас период попада повече от едно частично плащане по една и съща операция. Всички реквизити на такива записи ще съвпадат, освен, може би, размера на плащането и датата, на която е извършено то.

Тъй като освен за въвеждане на данни, модулът служи едновременно и като справка за приходите и разходите, при стартирането му, на потребителя се дава възможност да филтрира резултатите, които желае да се покажат на екрана. Във филтъра на справката могат да се зададат следните параметри (всички те, както и в останалите части на програмата, действат едновременно):

Публикувано изображение
(това е филтърът на справката в модул "Приходи и разходи")
  • избор на период - тук можете да въведете началната и крайната дата на периода, за който се отнася справката. Както и при останалите справки в програмата, освен чрез полетата за въвеждане на дати, и тук е предвиден бутон "От... До...", при натискането на който се показва контекстно меню с предварително дефинирани периоди като: всички операции до днес, само днешните операции, операциите за последните 7 дни, за този месец, за предишния месец, за всеки един от месеците поотделно, за настоящата година, за предишната година, за първо или второ полугодие, за първо, второ, трето или четвърто тримесечие, както и възможните 5, дефинирани от потребителя периоди. По подразбиране програмата предлага справка за периода от 1-во число на настоящия месец до днешна дата;
  • филтриране по статус на операцията - дава възможност за показване на всички операции, само на изплатените или само на неизплатените;
  • филтър за тип на операцията - приходни и разходни, само приходни или само разходни операции
  • филтър за начин на плащане - без значение (всички видове плащания), само плащанията в брой или само тези, които са по банков път;
  • филтър по контрагенти - по подразбиране в списъка са показани всички контрагенти, но пред нито един от тях не е поставена отметка, с което на практика не се прилага филтриране по този признак. Ако желаете да виждате информация само за определени контрагенти е необходимо да поставите отметка пред имената им. Допълнително е възможно да бъдат показани само доставчиците, само клиентите или всички.
Погасяване на задължения (отразяване на плащания) в модула

По подразбиране задълженията се погасяват автоматично още в момента на съставяне на документите в модулите "Доставки" и "Продажби" (но в зависимост от настройките, това може и да е забранено). В случай, че при съставяне на продажба е поставена отметка в полето "плащане" и сте въвели въвели стойност в полето "платени", която е различна от нула, едновременно със създаването на записа в модул "Приходи и разходи", програмата ще запише и размера на платената сума. Ако платената сума и общия размер на задължението съвпадат, записът ще бъде третиран като изплатена операция. Ако пък размерът на платената сума е по-малък, операцията ще бъде означена като очакваща плащане и стойността за доплащане ще бъде визуализирана в съответното поле "остатък".

В случай, че в настройките на програмата сте разрешили автоматичното хронологично погасяване на задълженията на клиенти от модул "Продажби", това Ви дава възможност да погасявате автоматично и по-стари задължения на Вашите клиенти, при съставяне на нова продажба към тях. В такива случаи, ако въведете положителна стойност, различна от нула в полето "платени" (в модул "Продажби"), програмата ще провери дали клиентът има стари неизплатени задължения и ще ги погаси в хронологичен ред до размера на въведената от Вас сума. В случай, че въведената сума е достатъчна за погасяване само на някои от тях, първо ще бъдат погасени най-старите, докато сумата бъде разпределена изцяло и се изчерпи. Тази функционалност намира приложение в случаите, при които често давате стоки с отсрочено плащане на Ваши клиенти, които на свой ред се издължават при някоя от следващите реализирани сделки. Тогава е възможно наведнъж да бъде изплатена цялата дължима сума, без да се налага да влизате в модул "Приходи и разходи", за да отразите плащането. Справка за задълженията на клиента също може да бъде извършена директо от модул "Продажби", чрез кликване с десния бутон на мишката върху името на клиента (в списъка с клиентите) и избиране на функцията "Бърза справка за задълженията" от контекстното меню, което ще се появи.

За да отразите ръчно плащане директно в модул "Приходи и разходи", по операция, за която е зададено отсрочено плащане, или пък за която сте пропуснали да укажете на програмата, че сумата е платена в момента на съставянето на документа, можете да маркирате съответния запис в "Приходи и разходи" и да натиснете бутона "промяна" (или F6, както и чрез двойно кликване върху реда), за да заредите операцията в режим на редактиране. Натиснете бутона "Ново плащане" и въведете датата, на която е направено плащането, както и сумата, която е платена. Ако платената сума е по-малка от общата остатъчна сума за плащане, остатъкът ще се визуализира в съответното поле. Ако пък плащането ще е едно - за цялата стойност, или последно (от няколко частични), просто натиснете бутона "Плащане 100%" и програмата сама ще попълни стойността на това поле. Не е желателно платената сума да надвишава общата дължима сума по операцията. Накрая запишете операцията.

Предвидени са и няколко допълнителни бързи начина за извършване на горната процедура. Те са достъпни чрез контекстното меню, което се изниква при кликване с десния бутон на мишката в списъка с операциите:

Публикувано изображение

  • Бързо закриване на задълженията по избраните операции - при стартиране на тази команда, операциите, които сте маркирали в списъка (те могат да са и повече от една) ще бъдат автоманично отбелязани като изплатени. Програмата ще изчисли размера на оставащото задължение по всяка една от тях и ще го запише като плащане с днешна дата.
  • Бързо закриване на задълженията по избраните операции чрез разпределяне на въведена сума - както и при горното, но разликата е, че тук Вие трябва да въведете сумата, която следва да бъде погасена. По подразбиране програмата автоматично ще Ви предложи общия размер на непогасените задължения по избраните операции, но Вие можете да коригирате тази стойност. При потвърждаване на операцията, програмата ще погаси в хронологичен нарастващ порядък избраните от Вас задължения, докато сумата, която сте въвели не бъде изчерпана. В случай, че сте избрали операции на повече от един различен контрагент, програмата ще Ви предупреди за това;
  • Бързо въвеждане на плащане - това е еквивалент на зареждането на операцията в режим на редакция, с тази разлика, че тук се показва единствено диалоговия прозорец за въвеждане на дата на извършване на плащането и размера на самото плащане.
Ръчно създаване на нова операция в модула

Публикувано изображение

Програмата ще има грижата да създава автоматично запис за всяка разходна или приходна операция, извършени чрез модул "Доставки" и "Продажби", така че това не е нещо, с което трябва да се ангажирате лично, но в случай, че желаете да създадете сами някаква операция в модула, която да не се отчита с документ като доставка или продажба, можете да го направите като натиснете бутона "нова операция" (или F5 от клавиатурата) и попълните необходимите данни. Реквизитите, които са задължителни за попълване са: описание, контрагент и обща сума за плащане. Уникалният пореден номер на операцията се предоставя автоматично, а за дата на операцията и крайна дата за плащане по подразбиране е въведена днешна дата. Ако това не е удачно, потребителят може да коригира тези стойности. Ако плащането ще става по банков път, необходимо е да се постави отметка пред опцията "банково плащане". Не е задължително да отразявате каквито и да е плащания по операцията, но ако не въведете нито едно, програмата ще Ви предупреди, че не е въведено плащани и ще Ви попита, дали желаете да продължите въпреки това. Ако смятате да въвеждате плащане, направете го или при съставянето на операцията, или по-късно - като следвате процедурата, описана в предходния абзац, относно бързото погасяване на задължения.

Ръчно редактиране операции и плащания

В случай, че се наложи да промените нещо по операция, която вече сте съхранили, можете да го направите като я изберете в списъка и натиснете бутона "промяна" (или F6 от клавиатурата, както и чрез двойно кликване върху записа). Допустими са всякакви корекции, с изключение на уникалния пореден номер на операцията. Ако по грешка сте въвели неправилно сумата, която е платена или датата, на която е станало някое от плащанията, маркирайте сгрешеното плащане и натиснете бутона "редакция" (в екрана за редакция на операцията). После нанесете необходимите промени и съхранете записа.

Имайте също така предвид, че при промяна на документа (складовата/стоковата разписка), с който е асоциирана операцията, информацията във вече съхранените записи също ще бъде актуализирана автоматично (с изключение на данните за плащанията). Освен това, ако документът бъде изтрит, програмата ще изтрие и свързаната с него операция модул "Приходи и разходи", както и всички отразени плащания по нея.

Други операции в модула

На потребителя се предоставя и възможност за отпечатване на справката на принтер, или експорт на данните във външен файл, за допълнителна обработка в електронна таблица или за споделяне с други потребители по електронен път. Функцията за експорт е достъпна при натискане на бутона "други опции". От същия бутон се извиква и настройката за полетата, които ще се визуализират при печат на справката или на екрана.

Функцията за търсене се извиква както от бутона "търсене", така и чрез натискане на F3 (както е и във всички останали части на програмата). Търсенето се осъществява едновременно с приложения филтър, т.е. извършва се само върху филтрираните данни. За да изчистите резултатите от направено търсене и да видите отново всички записи, отговарящи на зададения филтър, натиснете бутона "опресни" или F4. Претърсването на данните се извършва по частично съвпадение в полетата за описание и основание на операцията, т.е. ако търсите думата "дост", в резултатите ще попаднат както думи като "доставка", така и думата "доста", "достатъчно", "достоверен" и т.н.

Функцията за изтриване действа върху маркирания от Вас запис (трябва да е само един) и се извиква или чрез предвидения бутон "изтрий" или чрез клавиша F7 от клавиатурата, както и чрез командата за изтриване от контекстното меню.

Филтърът на справката може да бъде извикван и променян по всяко време - за целта е необходимо да натиснете бутона "филтър" или F2 от клавиатурата.

При доста от фирмите, които работят с продукта, само определени потребители имат право да работят с този модул. В тази връзка е възможно достъпът до него да бъде ограничен само до онези от тях, които имат пряко отношение към отчитането на паричния поток във фирмата. За повече информация вижте раздела за "Потребители и права за достъп".



Следваща глава: Потребители и права за достъп


Назад към съдържанието




0 Коментар(а)
Ако имате коментар или предложениe към съдържанието на тази статия, публикувайте го тук (необходима Ви е безплатна регистрация във форума).