Прехвърляне към съдържание


StoreHouse PRO: Модул "Продажби и фактуриране"




ПРОДАЖБИ И ФАКТУРИРАНЕ

Документиране на продажбите в StoreHouse PRO и издаване на стокови разписки, фактури и проформи

 

 

Съдържание:

 

 

 

Основната задача на всеки бизнес е да реализира приходи от продажби, а пък те се документират чрез издаването счетоводни документи като: фактури, дебитни и кредитни известия, стокови разписки и др. В процеса на документиране на продажбите основните акценти са: посочване на данните на клиента (получателя на стоките или услугите), изброяване на артикулите, които са предмет на сделката, заедно с техните точни описания, количества, единични цени, евентуално начислени отстъпки, данък и - разбира се - крайната сума, която клиентът дължи. В настоящата част от помощното ръководство ще обясним как точно протича този процес в програмата StoreHouse PRO.

 

Модул "Продажби" е една от най-често използваните части на програмата, затова е добре да обърнете специално внимание на това ръководство. Стартирайте модула чрез неговата икона в лентата с инструменти или като натиснете Ctrl+F5 от клавиатурата.

 

 

Изображение

 


Елементи на интерфейса. Основни и допълнителни реквизити на документите
[ върни се горе ]

 

Интерфейсът на модул "Продажби" е много сходен с интерфейса на модула за доставки, но за всеки случай ще опишем накратко предназначението на всеки елемент.

 

Както можете да видите от изображението по-горе, централната част на модул "Продажби" е заета от таблица, в която както се досещате, ще се визуализират стоките, които ще добавяте към документите. Наименованията на колоните достатъчно ясно показват вида на информацията, която ще се показва в тях, като ще уточним единствено, че колоните "ед. цена" и "стойност" показват нетната цена на артикулите (т.е. без ДДС, както по закон се изисква да се показват във фактурите), колоната "Т.О.%" показва процента на начислената търговска отстъпка за артикула на този ред (ако тя е не е една и съща за всички позиции в документа), а колоната "код по номенкл. на клиента" показва номенклатурния код на стоката, с който тя се води на отчет в номенклатурата на получателя на стоките. Тази колона обикновено се използва в случаите, при които контрагентът е поставил изискване в документите за продажба, които му издавате, да се отпечатва неговия код на стоката, вместо Вашия.

 

В най-горната част на екрана, непосредствено над таблицата с артикулите се изписва вида на документа, който ще бъде създаден в рамките на текущата операция. На примерното изображение по-горе е показан случая, при който се генерират едновременно фактура и стокова разписка. Различните видове документи се представят в тази лента, оцветени в различен цвят: фактурите, дебитните и кредитните известия - в червено, стоковите разписки - в черно, а проформа фактурите - в зелено. Това визуално разграничаване е направено с цел да се намали вероятността от операторска грешка при създаване на нова продажба, т.е. операторът да може лесно да определи, че е в режим на създаване на фактури, когато иска да издаде само стокова разписка или пък да не издаде проформа фактура, когато желае да създаде оригинална фактура.

 

В долната част на екрана е разположена информацията за конкретната сделка, която включва всички основни параметри на сделката.

 

Изображение

 

Номерът и датата на документа се намират в горната лява част на групата от контроли. В зависимост от това, какъв документ създаваме в момента, програмата автоматично ще въведе следващия свободен номер от номерацията на този тип документи. Номерацията на фактурите и известията, разбира се, е различна от номерацията на стоковите разписки, а номерацията на стоковите разписки се различава от номерацията на проформа фактурите. Както уточнихме, номерът на документа се присвоява автоматично, но преди приключването на продажбата е възможно да бъде променен от оператора, ако по някаква причина това се налага. След записа на документа този номер вече не може да бъде променян.

 

За дата на документа се присвоява автоматично днешната дата, която пък се взима от системния часовник на компютъра. Потребителят може да променя това поле, ако се налага. Същото се отнася и за полетата за дата на данъчното събитие, както и за датата на плащане.

 

Бутон [ F6 Зареждане ] - показва контекстно меню, от което потребителят може да избере тип на документа, който желае да зареди. Това включва: стокова разписка, фактура, кредитни известия, дебитни известия и проформа фактура. Зареждане на документ в терминологията на StoreHouse PRO означава показване на екрана на съдържанието на вече съхранен документ. При избиране на определен тип документ от менюто, програмата ще покаже списък с издадените документи от този тип, който ще съдържа основната информация за всеки от тях, и от който потребителят ще трябва да посочи документа, от който се интересува. Ще се спрем подробно на тази процедура по-надолу в това ръководство.

 

Изображение

 


Съвет

По подразбиране програмата ще показва пълния списък с издадени документи от избрания тип, но силно препоръчваме потребителят да зададе чрез настройките на програмата, показването да се ограничава автоматично до документите, които са издадени от началото на настоящия месец до днес или, в краен случай, от началото на настоящата година. Няма абсолютно никакъв смисъл да се показва по-стара информация, тъй като с нарастване на обема на данните в програмата, визуализирането на този списък ще изисква все повече ресурси и изчислителна мощност. Пък и потребителят по всяко време е в състояние да определи ръчно диапазона от дати, в които желае да вижда необходимата информация. Това може да стане както чрез полетата за начална и крайна дата, така и чрез бутона "От... до..." с предварително дефинирани често използвани периоди.


 

Бутон [ F7 Нова операция ] - показва контекстно меню, от което потребителят може да избере откриване на нова продажба и типа на документа, с който тя ще бъде документирана. Най-често използваните опции са за продажба със стокова разписка и фактура, продажба само със стокова разписка, издаване на проформа фактура или издаване на фактура към вече съхранена стокова разписка. Разбира се, програмата предлага и още много други видове операции, които ще разгледаме подробно по-надолу в това ръководство.

 

Изображение

 

Чрез бутона "[ F8 ] Избор на клиент" се показва списъка с клиентите, от който потребителят може да избере съществуващ клиент или да създаде нов, който да бъде присвоен на текущата операция. Ако в настройките на програмата е зададено автоматично избиране на последния използван клиент и продажбите почти винаги са към един и същи клиент (примерно "Население" при продажби на дребно към физически лица), операторът няма нужда да извършва това действие, тъй като програмата ще попълва полето автоматично за всяка нова продажба, вместо него. Наименованието на избрания клиент се показва в текстовото поле, намиращо се непосредствено над бутона за избор.

 

Полетата "получил" и "съставил" съответстват на имената на лицата, които полагат подпис в дъното на документа (който, разбира се, не е задължителен). Програмата ще ги попълва автоматично според информацията, с която разполага за клиента (взима се името на лицето за контакт, а ако такова няма - името на МОЛ) и настройките на StoreHouse PRO за автоматично попълване на името на съставителя на документа (които са: последната въведена стойност; името на оператора, който съставя документа; името на МОЛ на избрания обект или без автоматично попълване). Програмата позволява ръчна промяна и на двете стойности.

 

Полето "словом" е архаизъм от отминали времена. Попълването му, а и изобщо присъствието му в документите не е задължително, но пък много фирми предпочитат тази информация да е част от документите, тъй като при недобре отпечатат документ е възможно да възникнат затруднения с разчитането на дължимата сума. Във всеки случай за попълването на това поле се грижи програмата, т.е. тя изписва с думи сумата, която се вижда в полето "ВСИЧКО".

 

Датата на данъчното събитие показва датата, на която стоката е била предоставена във владение на клиента или датата, на която е получено авансово плащането за нея (попълва се датата на по-ранното от двете събития).

 

Полето "Отстъпка %" позволява на потребителя да въведе процентна отстъпка от цената, която ще се приложи върху всички артикули в документа. Ако в данните на клиента е била зададена фиксирана отстъпка в размер,различен от нула, програмата ще я въведе автоматично в това поле вместо оператора. В случай, че отстъпката по текущата операция трябва да е по-различна от предварително дефинираната отстъпка за този клиент, операторът може да промени ръчно стойността в това поле.

 

Плащане - поставянето на отметка пред тази опция инструктира програмата да активира полето "Платени", в което операторът или програмата ще въведат размера на полученото плащане (ако има такова).

 

Начин на плащане - поддържат се плащане в брой, по сметка и наложен платеж чрез пощенски паричен превод. Програмата автоматично избира начина на плащане според предпочитанието, зададено в данните на избрания клиент. Ако за конкретната операция е необходимо начинът на плащане да бъде изменен, програмата допуска това и операторът може да постави отметка пред която от трите опции е необходимо. Разбира се, ако начинът на плащане за този клиент следва да бъде променен трайно, то промяната е по-добре да бъде отразена първо в данните на контрагента, за да се избегне необходимостта от ръчни действия на оператора в бъдеще.

 

Дата на плащане / падеж на плащането - полето под опцията "плащане" показва датата, на която сумата е била платена, а ако задължението все още не е платено - крайната дата, до която клиентът е задължен да я заплати. Ако в данните на клиента е зададен договорен срок за отложено плащане, програмата автоматично ще изчисли бъдещата дата на падежа и ще я въведе вместо оператора. Той, от своя страна, може да промени тази дата, ако е необходимо. Тази дата кореспондира директно с реквизита "плащане до" в модул "Приходи и разходи", където се създава автоматичен запис за всяко задължение и плащане, регистрирани чрез модулите за продажби и доставки в StoreHouse PRO.

 

Платени - В това поле се въвежда действително платената сума, която не е задължително да отговаря на размера на задължението (при частични плащания или плащания, които покриват задълженията по повече от един документ). Полето е активно за промяна само при условие, че има отметка пред опцията "Плащане". В зависимост от настройките на програмата, тя може да попълни това поле вместо Вас.

 

Таблицата с общите стойности по операцията показва следната информация: 1. Сума - сборът на колоната "стойност" от таблицата с артикулите (преди отстъпка); 2. Отстъпка - размерът на начислената отстъпка (в лева); 3. Данъчна основа - стойността от полето "сума", намалена със стойността на полето "отстъпка", т.е. облагаемата стойност; 4. ДДС xx% - ставката на данъка, както и размера на начисленият ДДС, изчислен върху стойността на полето "данъчна основа"; 5. Всичко - крайната стойност на сделката, която се формира от сбора на данъчната основа и начисленият данък.

 

В долната дясна част на екрана са разположени бутоните с основните операции в модул "Продажби", а именно:

 

[ F2 Добавяне на артикул ] - служи за добавяне на избран от потребителя артикул на нов ред в документа. При натискане на бързия клавиш F2 (или знака "+" от цифровия блок на клавиатурата) се показва списъка с артикули, от който операторът трябва да избере стоката, която ще добавя към операцията. При натискане на екранния бутон пък се показва меню, което съдържа и допълнителни възможности, сред които: "от номенклатурата на стоките и изделията", "въвеждане в свободен текст", "с баркод скенер", "импорт на артикули от CSV файл", "експорт на артикули към CSV файл".

 

[ F3 Промяна ] - служи за редактиране на съдържанието на избрания ред от документа, в случай, че е необходимо да се коригира грешка или да се внесе промяна в някой от параметрите на записа. Позволява на потребителя да промени количеството, да въведе или избере друга цена, да промени начина, по който желае да се отпечата на принтер наименованието на артикула, както и да въведе търговска отстъпка, която да се прилага само за този ред.

 

[ F4 Изтрий ] - премахва избрания ред от документа. Може да се стартира и чрез клавишите DEL или F4.

 

[ F5 Допълнителни данни ] - показва екран с допълнителни данни за операцията, сред които списъка с банкови сметки, името на лицето, което е предало стоките, основанието за издаване на документа, опции за неначисляване на ДДС или за изменяне на ставката и др.

 

[ F9 Запис и печат ] - показва меню с командите за запис и отпечатване на документи, както и някои настройки на печата. Препоръчително, а и по-бързо е командата за приключване да се подава чрез клавиатурната комбинация Ctrl+F9, вместо чрез чукване с мишката. След като операцията бъде записана, програмата ще предложи на потребителя да отпечата създадения документ. Ако печатът е бил отказан или пък е необходимо документа да се отпечата отново, това може да стане както чрез опциите в менюто, така и чрез бързите клавиши: Alt+F9 (отпечатва оригинал), Shift+F9 (отпечатва копие на фактура) или Ctrl+Shift+F9 (печат на оригинал и копие на фактура). В случай, че потребителят е допуснал грешка в някоя част на документа, преди той да е предаден на клиента, потребителят може да нанесе необходимите корекции и да ги запази чрез повторно натискане на Ctrl+F9 или чрез командата "запиши операцията" от бутона "Запис и печат".

 

Допълнителни данни и реквизити в документите

 

Изображение


Допълнителните данни, които могат да бъдат въведени за всеки документ, са изнесени в отделен екран, който се показва при натискане на бутона "[F5] допълн. данни" или чрез клавиша F5 от клавиатурата. Това са предимно данни, чието въвеждане не е задължително или е пък е напълно автоматизирано. Тук са разположени и данни, които се попълват рядко, затова са премахнати от основния екран на модул "Продажби".

  • място на сделката - мястото на сделката не е задължителен реквизит на нито един от издаваните документи в програмата. Ако все пак той има някаква употреба при Вас, програмата предлага възможност за автоматизиране на неговото попълване. Това става чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на мястото на сделката". Възможните опции са три: "използвай последната въведена стойност"; "използвай населеното място на избрания обект" и "не попълвай автоматично". По подразбиране програмата не попълва това поле, но ако полето бъде попълнено, съдържанието му ще се отпечатва в стоковите разписки и фактурите, за които то е попълнено.
  • обект - подобно на горното поле, но тук се записва наименованието на складовия или търговски обект, в който е реализирана сделката или от който се извършва доставката на стоките. И тук попълването на полето не е задължително, но ако трябва да бъде попълвано, това може да бъде автоматизирано чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на наименованието на обекта при продажба". Възможните опции са три: "използвай последната въведена стойност"; "използвай наименованието на избрания обект" и "не попълвай автоматично". По подразбиране програмата не попълва това поле, но ако полето бъде попълнено, съдържанието му ще се отпечатва в стоковите разписки и фактурите, за които то е попълнено.
  • предал - тук се записва името на лицето, което е предало стоките на клиента (да не се бърка с името на лицето, което е съставило документа). Тази информация се отпечатва върху стоковите разписки. Настройките за автоматизиране на попълването на това поле се намират в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на името на лицето, приемащо или предаващо стоките". Опциите за автоматично попълване са следните: "използвай последната въведена стойност"; "използвай името на оператора, който съставя документа; "използвай името на МОЛ на избрания обект" и "не попълвай автоматично".
  • основание за издаване - основанието за издаване на стоковата разписка и/или фактурата би могло да бъде номер на проформа фактура, номер на поръчка на клиента, договор и т.н. Ако е необходимо да посочвате в стоковите разписки и фактурите това обстоятелство, можете да го направите тук. Този реквизит не е задължителен и затова се отпечатва единствено, ако е попълнен в някой документ. Ако е необходимо да се попълва автоматично едно и също основание в множество документи, можете да укажете да се използва последната въведена стойност.
  • не се начислява ДДС - това е поле с отметка. Ако в полето е поставена отметка, програмата няма да начислява ДДС за текущия документ. За фирми, които не са регистрирани по ЗДДС, в това поле винаги е поставена отметка, която не може да бъде премахната.
  • ставка по ДДС - по подразбиране ставката е 20%, но информацията за нея се взима автоматично от данните, които сте въвели в менюто "Номенклатури" - "Данни на фирмата". Ако промените ставката за текущия документ, промяната ще важи само за него.
  • основание за неначисляване на ДДС и при нулева ставка - в случай, че изпълнявате доставка, по която не начислявате ДДС, ставката се изменя или е нулева, в това поле следва да посочите на основание на кой текст и от кой закон правите това изменение. Примерно, за фирми, които не са регистрирани по ЗДДС обикновено се цитира "чл.113 ал.9 от ЗДДС". Това поле е падащ списък, в който се записват автоматично всички видове основания, които сте посочвали до момента, така че при нужда да използвате някое от тях, просто го изберете от списъка. Ако пък не го намирате там - въведете го и то ще бъде достъпно за избор в бъдеще. Обърнете внимание, че е възможно да автоматизирате попълването на това поле за всеки документ като активирате опцията "Автоматично попълване на последното въведено основание за неначисляване на ДДС" в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни"
  • банкови сметки - в тази таблица ще се показват всички дефинирани от Вас банкови сметки (в менюто "Номенклатури" - "Банки"). При създаване на документ, при който плащането е по банков път, от тук можете да посочите по коя сметка очаквате да бъде извършено плащането (като маркирате съответния ред). Ако имате само една банкова сметка, програмата ще я избере автоматично, така че да не се налага да правите този избор всеки път. Същото ще се случи и тогава, когато имате повече от една банкова сметка, но една от тях е зададена като сметка по подразбиране. Ако обаче при наличието на две или повече сметки сте избрали плащане по банков път, но нямате дефинирана сметка по подразбиране, програмата ще очаква да избирате сметката всеки път. От тук можете да направите промяна на сметката, по която трябва да бъде платено и в случай, че имате избрана сметка по подразбиране, но конкретното плащане трябва да бъде извършено по различна сметка.
  • кратка забележка - програмата допуска въвеждането на кратки забележки (до 255 символа) в стоковите разписки, фактурите и проформите. Забележката може да бъде различна за всеки отделен документ и може да служи както за лична употреба, така и за информация на Вашите клиенти (ако бъде отпечатана в документа).
  • отпечатвай забележките в документите - ако пред тази опция е поставена отметка, програмата ще отпечатва съдържанието на полето "кратка забележка" в издадените документи (когато в полето е въведен някакъв текст).
  • запомняне на последната - ако пред тази опция е поставена отметка, програмата ще запамети последната въведена забележка и ще я въвежда и в другите документи, които издавате в модул "Продажби".
  • стоките са получени на - указва датата на получаване на стоките от клиента. По подразбиране се попълва днешна дата.
  • превозвач - ако е необходимо да се посочи името на превозвача, можете да го направите тук. Този реквизит не се отпечатва в документите, но се запазва в тях за целите на бъдещи справки. По този параметър може да филтрирате данните и в справката за реализация по артикули.
  • обстоятелства, определящи стоката като ново МПС - в случай, че предмет на сделката е МПС, което се определя като ново.

 


Поддържани типове документи
[ върни се горе ]

 

Програмата StoreHouse PRO поддържа създаване и отпечатване на следните типове документи в модул "Продажби":

 

Стокови разписки

 

Поради факта, че не всеки клиент желае да му бъде издавана фактура, в StoreHouse PRO сме възприели като правилото, че всяка продажба задължително ще бъде документирана като минимум със стокова разписка, която ще е и основният документ, на базата на който ще се извършва изписването на стоките от склада при продажба и ще се документира предаването им на отсрещната страна. Стокова разписка се генерира и тогава, когато потребителят създава продажба с фактура - просто документът се създава автоматично на заден план, но е с идентично съдържание като фактурата (и с различен номер). Единствено при създаване на проформа фактура не се генерира такъв документ, тъй като проформа фактурата все още не означава действителна сделка. При издаването на сборна фактура или на фактура към вече издадена единична стокова разписка също не се създава нова разписка, но това е така, защото стоковата разписка вече е била създадена и към нея просто се издава и фактурата със същото съдържание.

 

Стоковите разписки има своя номерация, която както и при фактурите и проформите също е 10-разрядна и нарастваща. При все това тя няма нищо общо с номерацията на самите фактури или с номерацията на проформите.

 

Съдържанието и вида на стоковите разписки в StoreHouse PRO наподобяват вида на фактурите, издавани от програмата. Възможно е чрез настройките на StoreHouse PRO да се промени заглавието на отпечатвания документ така, че вместо "стокова разписка", да се изписва "приемо-предавателен протокол" (или дори нещо друго). Възможно е да се променят и други аспекти от изгледа на документа, като например: отпечатване без цени или отпечатване с цени с ДДС, забрана за отпечатване на кодовете на стоките, отпечатване на сбита информация за доставчика и клиента и т.н.

 

Фактури, дебитни и кредитни известия

 

Фактурата е официален първичен счетоводен документ, който се издава на клиента при поискване от негова страна. StoreHouse PRO е в състояние да издава фактури, дебитни и кредитни известия на български език, в лева. При създаването на нова продажба с фактура, към нея задължително се генерира и нова стокова разписка, освен в случаите на създаването на фактура към вече издадена стокова разписка или случаите на издаване на сборна фактура към повече от една стокова разписка.

 

В StoreHouse PRO фактурите могат да бъдат генерирани бързо и лесно на базата на вече създадени стокови разписки, проформи или оферти, както и на базата на производствени операции.

 

Проформа фактури

 

Проформа фактурата изглежда по идентичен начин с фактурата, но е по-скоро оферта, отколкото документ за действителна сделка. Освен това проформа фактурите използват номерация, която е различна от тази на фактурите. Всяка проформа фактура във StoreHouse PRO може да бъде трансформирана в реална продажба (с фактура и стокова разписка) чрез няколко кликвания с мишката.

 

Проформа фактури могат да се генерират автоматично и на базата на оферти, производствени операции или други проформи.

 


Описание на операциите в модула за продажби
[ върни се горе ]

 

Всяка от операциите, които се поддържат в модул "Продажби", е достъпна за употреба чрез контекстното меню, което се появява на екрана при натискане на бутона "нова операция" (или клавиша F7). За някои от по-често използваните операции е предвидена и бърза клавишна комбинация. Поддържат се следните операции:

 

Продажба със стокова разписка - създава нов празен документ от тип "стокова разписка". Това е основният тип документ в модул "Продажби" и той е задължителен елемент на всяка продажба в StoreHouse PRO. Използвайте тази операция за случаите, при които за продажбата не се изисква издаването на фактура, или пък с клиента е договорено фактурата да бъде издадена на по-късен етап. Операцията е достъпна и чрез бързата клавишна комбинация Ctrl+F7.

 

Продажба с фактура и стокова разписка - създава едновременно нова фактура и нова стокова разписка. При тази операция потребителят попълва само данните на фактурата, но при записа на документа програмата автоматично ще генерира и стокова разписка със същото съдържание (но с друг номер, тъй като стоковите разписки имат различна номерация). Обърнете внимание, че на екрана се показва само номера на фактурата, а при подадена команда за печат се отпечатва фактура. В случай, че желаете да отпечатате и стоковата разписка, тя трябва да бъде заредена чрез функцията за зареждане на стокова разписка. Операцията е достъпна и чрез бързата клавишна комбинация Alt+F7.

 

Фактура към издадена стокова разписка - тази операция създава фактура, която е базирана на вече създадена стокова разписка, която все още не е фактурирана. При изпълнение на командата, програмата ще покаже списък на нефактурираните стокови разписки, сред които потребителят трябва да избере една. След като изборът бъде потвърден, програмата ще извлече автоматично данните от стоковата разписка и ще ги въведе в новата фактура. За потребителят ще остане единствено задължението да прегледа реквизитите, които евентуално имат нужда от корекция и след като нанесе корекциите, да запише документа. След записа на операцията, стоковата разписка вече не е в нефактурирано състояние и не може да се използва като база за издаване на други фактури. Използвайте тази функция в случаите, при които на по-ранен етап сте издали само стокова разписка за определена сделка, за която сега е необходимо да издадете и фактура.

 

Фактура и стокова разписка към издадена проформа - тази операция, подобно на продажбата с фактура и стокова разписка (обяснена по-горе), създава едновременно тези два типа документи. И подобно на операцията за генериране на фактура към издадена стокова разписка, данните се извличат автоматично от друг документ, но този път това е проформа фактура. Изберете от списъка проформа фактурата, която желаете да трансформирате в продажба, нанесете корекции (ако е необходимо) и запишете операцията. Програмата ще създаде фактура и стокова разписка. За разлика от операцията за генериране на фактура към стокова разписка, проформа фактурите не изчезват от списъка на нефактурираните документи от този тип. Това на практика е удобство, което можете да използвате, за да си създадете готови шаблони на сделки с често повтарящо се съдържание (ако имате такива), за да не се налага всеки път да попълвате едни и същи данни, а вместо това да нанасяте корекции само так, където е необходимо.

 

Дебитно известие - при издаване на дебитно известие е необходимо да посочите фактура от списъка, към която издавате известието. Към дебитното известие се генерира автоматично и стокова разписка. Програмата попълва автоматично единствено данните на контрагента, взимайки информация за това от избраната базова фактура. Номерата на дебитните известия следват номерацията на фактурите.

 

Кредитно известие - при създаването на кредитно известие също се избира фактура, към която се издава кредитното известие. Тук обаче е възможно и да не избирате фактурата от списъка, а вместо това да впишете нейните номер и дата ръчно. Последното е добавено за случаите, при които кредитното известие се издава за фактура, която е в архивиран период или е издадена по друг начин. Преимуществото на това, да изберете фактурата от списъка, е че програмата ще попълни автоматично данните на контрагента и ще Ви предложи да попълни сама и данните за артикулите (цялата информация се взима от фактурата, която сте избрали). Кредитното известие се използва за корективни цели. Може да се използва в случай, че Ваш клиент Ви връща стока, а Вие на него - платената сума. За разлика от останалите видове документи, издадени в модул "Продажби", кредитното известие и генерираната към него стокова разписка имат обратно действие в количествено и парично отношение, т.е. посочените количества влизат в склада (вместо да излизат от него), а платената сума е Ваш разход, вместо приход. Данните от такъв документ ще се появяват в справките с отрицателен знак, но в самия документ ще се виждат като положителни стойности.

 

Проформа фактура - създава нова проформа фактура по начин, който е идентичен с начина, по който се създава стокова разписка или фактура. Разликата е, че проформа фактурата не води след себе си никакви количествени или парични изменения във Вашия склад, тъй като това не е нищо повече от покана за плащане или, ако щете, оферта, която клиентът може да използва като основание да направи реално плащане за описаните в документа стоки и услуги. Документ, в който се обявяват страните по сделката, нейният предмет, условията за плащане и т.н. Ако по нея бъде осъществено плащане, проформа фактурата може да бъде трансформирана в реална продажба (фактура и стокова разписка).

 

Сборна фактура към няколко издадени стокови разписки - тази операция е сходна с операцията по генериране на фактура към издадена стокова разписка. Разликата е в това, че базовите стокови разписки могат да бъдат повече от една. Програмата ще обедини информацията от стоковите разписки в една обща фактура и по този начин ще Ви спести необходимостта да издавате отделна фактура за всяка нефактурирана стокова разписка на клиента. Можете да използвате тази функция за периодично фактуриране на сделки, които са били отчетени само чрез стокова разписка. Необходимо условие, за да можете да издадете сборна фактура към две или повече стокови разписки, е всички избрани стокови разписки да са издадени към един и същи контрагент и този контрагент да е избран преди да стартирате тази операция. След записа на фактурата стоковите разписки, към които е издадена тя, ще бъдат маркирани в програмата като фактурирани и към тях няма да може да бъде издавана друга фактура.

 


Съвет

Начинът на избор (маркиране) на два или повече реда от списъка с нефактурирани стокови разписки става начина, по който в Windows се избират множество елементи на списък. Ако не сте запознати с тази техника, тук можете да научите как става това:Едновременно избиране на няколко елемента от списък.


 

Връщане на стока от клиент със стокова разписка (сторно операция) - тази операция създава нова стокова разписка, в която всички стойности са с отрицателно действие, т.е. количествата постъпват в склада, вместо да се изписват от него, а пък платената сума е дължима на клиента, вместо на Вас. Функцията следва да се използва в случай, че Ваш клиент Ви връща стока, която сте му продали без фактура, а само със стокова разписка. По своето действие тази операция е идентична с кредитното известие, но за да можете да използвате кредитно известие, трябва преди това продажбата да е била отчетена с фактура.

 

Фактура и стокова разписка към издадена оферта - генерира нова продажба чрез фактура и стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя оферта.

 

Фактура и стокова разписка към производствена операция - генерира нова продажба чрез фактура и стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя производствена операция.

 

Стокова разписка към издадена оферта - генерира нова продажба чрез стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя оферта.

 

Стокова разписка към производствена операция - генерира нова продажба чрез стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя производствена операция.

 

Проформа фактура към издадена оферта - генерира нова проформа фактура на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя оферта.

 

Проформа фактура към производствена операция - генерира нова проформа фактура на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя производствена операция.

 

Проформа фактура на базата на друга проформа фактура - създава нова проформа фактура като използва информацията за артикулите в избрана от потребителя стара проформа фактура.

 



Създаване на нова продажба - последователност от действия
[ върни се горе ]

 

Нека проследим последователността от действия, които е необходимо да предприемете, за да създадете и съхраните нова операция в модула за продажби.

 

Влезте в модула за продажби и фактуриране

 

Ако все още не сте го направили, чукнете с мишката върху иконата "Продажби" от лентата с инструменти или натиснете съкратената клавишна комбинация Ctrl+F5. Програмата вече е в режим на създаване на нова операция и очаква от Вас да въведете някакви данни. Обърнете внимание на надписа в горната лява част на екрана. В зависимост от това, как е настроена програмата, той може да показва с черен цвят "Стокова разписка" или с червен - "Фактура + стокова разписка. Това ще Ви даде информация какъв тип продажба Ви предлага StoreHouse PRO и какъв документ ще бъде създаден след приключването й.

 


Съвет

Препоръчително е да зададете в настройките на StoreHouse PRO какъв тип документ предпочитате да Ви предлага програмата при вход в модула за продажби. Настройката за това се намира в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя и общи настройки" - раздел "Продажби и фактуриране" - "Документ по подразбиране".


 

Създайте нова празна операция от желания тип.

 

Ако програмата Ви показва, че ще създаде документ, който е различен от желанието Ви, чукнете с мишката върху бутона "нова операция" и изберете операцията, която желаете да извършите. За предпочитане е да използвате бързите клавиши, където това е възможно, тъй като това спестява време. На Ваше разположение са следните бързи клавиши за създаване на нов документ: Ctrl+F7 създава нова стокова разписка; Alt+F7 създава едновременно нова фактура и стокова разписка; Shift+F7 създава нова проформа фактура.

 


Избор или създаване на клиент
[ върни се горе ]

 

Следващата стъпка е да изберете съществуващ клиент или да създадете нов. За да направите това, натиснете клавиша F8 от клавиатурата или бутона "[ F8 ] избор на клиент" от екрана. Ще се покаже списъка с вече съществуващи контрагенти, в данните на които е изрично посочено, че са клиенти. В случай, че списъкът е дълъг, по-разумно е да използвате функцията за търсене, вместо да разглеждате записите ред по ред. За целта натиснете клавиша F3 от клавиатурата и в текстовото поле, което ще се появи впишете идентификационния номер (БУЛСТАТ, ЕГН) или част от наименованието, населеното място, адреса или МОЛ на клиента. След натискане на ENTER програмата ще покаже списък със записите, които отговарят на Вашето търсене.

 

Изображение


Ако клиентът съществува - изберете го от списъка и натиснете ENTER за потвърждение (или чукнете двукратно с мишката върху него).
Ако клиентът е нов и следователно все още не е добавен към Вашата номенклатура на контрагентите, натиснете бутона "създаване" или клавиша F5 от клавиатурата, за да го създадете. Ще се покаже диалоговия прозорец за въвеждане на данните на новия клиент. Задължителните реквизити за попълване са: наименованието на клиента и неговия тип (дали е клиент и/или доставчик). Ако издавате фактура ще е необходимо задължително да попълните и населеното място, адреса по данъчна регистрация, идентификационния му номер и ДДС номера.

 


Съвет

Ако продавате основно на един и същи клиент или пък продажбите Ви не са персонифицирани, т.е. основно търгувате с частни клиенти, съветваме Ви да активирате опцията за автоматичен избор на последния използван клиент. Можете да я намерите в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя и общи настройки" - раздел "Продажби и фактуриране" - "други опции" - "избирай автоматично последния използван клиент". По този начин след като веднъж изберете клиент (например създаден от Вас с име "Население") вече няма да Ви се налага да го избирате, защото програмата ще го прави вместо Вас. Разбира се, това не пречи да продавате и на други клиенти - просто изберете или създайте нов контрагент.


 


Добавете един по един всички артикули, които са предмет на текущата сделка.
[ върни се горе ]

 

Добавянето на артикули може да става по няколко начина - чрез избор от списъка с артикули, чрез баркод четец, чрез въвеждане в свободен текст или чрез импорт на артикулите от CSV файл.

 

Натиснете клавиша F2 или клавиша "+" от цифровия блок на клавиатурата. На екрана ще се покаже пълният списък с артикули, които са дефинирани във Вашата база данни. Изберете желания артикул от списъка и натиснете ENTER за потвърждение на избора.

 


Важно

В зависимост от настройките на програма и големината на Вашата номенклатура, възможно е вместо списъка с артикули, на екрана да се покаже малък прозорец за търсене по част от номенклатурния код или наименованието на стоката. По подразбиране, ако броят на артикулите е по-голям от 100, програмата преминава директно в режим на търсене по код или наименование, тъй като при толкова артикули е напълно безпредметно разлистването на целия списък. Можете да контролирате това поведение на програмата чрез опциите в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя и общи настройки" - "Автоматичен режим на търсене при показване на списъците с артикули".


 

Ще се покаже екрана за въвеждане на количество и избор (или въвеждане) на цена. По подразбиране за количество програмата ще е въвела 1, но можете да промените тази стойност. Програмата автоматично ще избере и покаже стандартната продажна цена за този артикул или пък специалната цената, която отговаря на настройките за избрания клиент (ако има такава). В случай, че в данните на артикула не е въведена продажна цена, полето за цена ще бъде активно за промяна. Промяна на цената или нейния тип може да бъде инициирана и от потребителя, чрез натискане на бутона "избор на друга цена". Това ще покаже списък с всички възможни типове цени, както и възможност за ръчното въвеждане. Имайте предвид, че е възможно администраторът на да ограничи избора Ви до определени типове цена.

 

Изображение

 

В екрана за въвеждане на количество и избор на цена е възможно да въведете и процентна отстъпка, която да се приложи само за този артикул и ред от документа. Ако вече е била зададена обща отстъпка за целия документ това поле ще е деактивирано. Възможно е също да измените, ако е необходимо, наименованието на този артикул за целите само на този документ, т.е. без промяната да се записва за бъдещи операции с артикула. Това би било особено полезно, ако е необходимо да се допише информация за конкретната стока, която по принцип не е еднаква за всички стоки от този вид.

 

След като вече сте приключили с въвеждането на количеството и сте направили евентуалните промени по цената, наименованието и отстъпката, натиснете ENTER за потвърждение. Артикулът ще бъде добавен към документа. Повторете горната процедура и за останалите артикули, които желаете да включите в тази продажба.

 


Съвет

Ако обикновено продавате единични бройки от повечето артикули, вероятно ще намерите за подходящо да настроите програмата така, че по подразбиране да не показва екрана за въвеждане на количество и цена, а вместо това да добавя стоката автоматично с количество = 1 брой. Този по-бърз режим спестява едно действие на оператора, а при нужда от корекция на количеството или цената бързо и лесно можете да направите промяна и след добавянето на стоката. Този режим може да бъде активиран чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя и общи настройки" - раздел "Продажби и фактуриране" - "Бърз режим на избор на артикули при продажба" - "Разрешен при избор от списъка с артикули". По подразбиране режимът е включен при избор на артикули чрез баркод четец и е изключен при избор на артикули от списъка със стоки.


 

Въвеждане на артикули в свободен текст

 

Има случаи, при които бихте искали да издадете документ за продажба, който ще включва и редове с артикули, които не са част от Вашата номенклатура и ще бъдат използвани еднократно. StoreHouse PRO дава възможност да въведете такива редове в документа с функцията "Въвеждане в свободен текст", която се активира чрез клавишната комбинация Shift+F2 или чрез бутона "[ F2 ] Добавяне на артикул" - "Въвеждане в свободен текст".

 

Изображение

 

Независимо, че става дума за артикул за еднократна употреба, който няма да бъде запаметен в номенклатурата на стоките и използван повторно, потребителят все пак е длъжен да въведе поне задължителни реквизити, които са: номенклатурен код, наименование, мярка, количество и цена без ДДС.

 


Важно!!!

При въвеждане на артикули в свободен текст никога не посочвайте код на съществуващ артикул или на такъв, който може да бъде добавен към номенклатурата на по-късен етап. По-добре е да помислите за някаква схема кодовете на такива артикули, която да е различна от обичайната, която използвате за стандартните стоки от номенклатурата Ви. В краен случай дори можете да използвате "-" (тире) или интервал. В случай, че въведете код на съществуващ артикул, поради съвпадението с кода програмата ще намали наличността на съществуващия артикул, а едва ли бихте желали това, щом използвате функцията за въвеждане в свободен текст.


 

Въвеждане на артикули с баркод четец

 

В StoreHouse PRO въвеждането на артикули в документа може да стане и чрез "прочитане" на техния баркод чрез баркод четец. За целта баркодът на артикула трябва предварително да е бил присвоен в данните на стоката. Ако няколко стоки имат един и същи баркод, програмата ще покаже списък със стоките, които споделят прочетения баркод и операторът ще трябва да избере една от тях. В стандартния случай, ако само една стока има такъв баркод, тя ще бъде добавена към документа с количество 1 и стандартната й цена (или специалната цена за този клиент, ако има такава). При няколко последователни прочитания на един и същи баркод, програмата няма да създава нови редове за повтарящите се стоки, а вместо това ще увеличи количеството на първата стока с този код. По подразбиране работата с баркод четец в StoreHouse PRO е активирана, но ако желаете да я стартирате ръчно, можете да направите това и чрез клавиша F1. Това поведение на програмата може да бъде променено в настройките й.

 

Избор и въвеждане на множество артикули от номенклатурата наведнъж

 

В StoreHouse PRO е възможно да селектирате множество артикули от списъка със съществуващите стоки, използвайки комбинирано функцията за търсене и функцията за филтриране по група - без изобщо да напускате този списък, а след това да ги добавите към документа наведнъж. За да активирате този режим натиснете клавиша F2 за да се покаже списъка със стоки. Ако вместо да покаже списъка програмата влезе в автоматичен режим на търсене, натиснете клавиша ESC. След като се визуализира пълния списък с артикули, натиснете клавиша BACKSPACE от клавиатурата. Програмата ще покаже поле с отметка в началото на всеки ред. При поставяне на отметка пред който и да е артикул, програмата ще Ви попита за количество, като по подразбиране ще предлага 1 бр. (вие можете да въведете друго). Междувременно можете да извършвате търсене, сортиране, филтриране по групи - програмата ще запомни всички избрани от Вас артикули. Когато приключите с изборна просто натиснете ENTER и StoreHouse PRO ще въведе всички избрани стоки и услуги в документа. Цената ще е автоматично попълнена според избрания клиент. Този начин на въвеждане е значително по-бърз от стандартния и го препоръчваме при необходимост от бързо въвеждане множество артикули за кратко време.

 

Импорт на артикули от CSV файл

 

Има случаи, при които е възможно да се наложи да импортирате голям списък със стоки за продажба, генериран от външен източник (друг софтуер). StoreHouse PRO позволява да импортирате такива данни чрез CSV файл, в който задължително трябва да са посочени поне: кода, наименованието, мярката, количеството и единичната цена без ДДС на импортираните стоки. Функцията за импорт е достъпна чрез бутона "[ F2 ] Добавяне на артикул" - "Импорт на артикули от CSV файл". От същото място е достъпна и функцията за експорт на артикули към CSV файл.

 


Корекция или премахване на въведен артикул
[ върни се горе ]

 

Възможно е в даден момента да установите, че сте въвели грешен артикул или пък сте допуснали грешка в количеството, цената или друг параметър на запис от документа. Възможностите за промяна са две: 1. Да коригирате сгрешената информация, ако е избран правилния артикул; или 2. Да изтриете сгрешения ред и на негово място да добавите правилния артикул.

 

Промяната на вече въведен ред става лесно - просто чукнете два пъти с мишката върху реда с грешката или натиснете ENTER, ако вече се намирате върху този ред и програмата ще покаже екрана за въвеждане на количество и цена, който се появява при добавяне на нов ред. Направете желаната корекция и потвърдете с ENTER.

 

Изтриването на ред от документа също е лесно - маркирайте реда и натиснете клавиша DEL или бутона [ F4 изтрий ] (както става ясно от името на бутона, клавиш F4 също може да се използва за тази цел).

 

Понякога е възможно да решите, че желаете последователността на редовете в документа да бъде променена така, че някои от тях да отидат по-нагоре, а други да слязат надолу. Не бързайте да изтривате вече въведените артикули. Вместо това маркирайте тези от тях, които искате да преместите и след това с клавишна комбинация Ctrl+стрелка нагоре или Ctrl+стрелка надолу ги преместете на желаното място.

 

Попълнете и/или прегледайте останалите реквизити на документа

 

След като въведете артикулите по операцията, единственото, което остава, е да огледате останалите основни реквизити на документа и да нанесете корекции там, където е необходимо (и ако е необходимо). Ако сте отделили достатъчно време, за да се запознаете в подробности с настройките на програмата ще знаете, че тя позволява да направите настройките си така, че на практика в повечето случаи да не Ви се налага да въвеждате почти нищо, тъй като програмата се е погрижила за това и вече е въвела съответните данни там, където те са необходими. Това включва имената на приемащата и предаващата страна, името на лицето, което съставя документа, начина на плащане, търговската отстъпка, банковата сметка (ако плащането е по банков път), срокът за плащане, размерът на платената сума и т.н. Разбира се, ако е необходимо, винаги можете да направите необходимите промени - преди или след записа на операцията.

 


Начини на плащане и регистриране на платената сума
[ върни се горе ]

 

Програмата вече е настроила начина на плащане според предпочитанията, които са заложени в данните на избрания клиент. Ако за тази конкретна операция е необходимо да промените начина на плащане, можете да направите това чрез избор на една от трите достъпни опции.

 

Ако клиентът е платил цялата или част от дължимата сума, уверете се, че е поставена отметка пред опцията "Плащане" (в зависимост от настройките програмата ще направи това вместо Вас) и сверете съдържанието на полето "Платени" със сумата, която клиентът плаща. Ако става дума за пълно плащане, програмата вече вероятно е въвела дължимата сума. Ако е частично плащане, коригирайте стойността ръчно. Ако сте договорили отсрочено плащане уверете се, че датата падежа отговаря на договореното с клиента и коригирайте в случай на необходимост.

 

При плащане по банков път или с наложен платеж чрез ППП е необходимо да има посочена банкова сметка. Ако банковата Ви сметка е само една или пък са няколко, но една от тях е зададена като основна, програмата ще я избере за отпечатване в документа вместо Вас. Ако обаче желаете да направите промяна за този конкретен документ или пък, ако при наличието на две или повече сметки не сте избрали основна сметка, ще трябва да направите своя избор в като чукнете върху "Допълнителни данни" или натиснете F5 от клавиатурата.

 


Приключване на продажбата и отпечатване на документа
[ върни се горе ]

 

Към този момент документът все още не е съхранен, следователно никакви промени не са настъпили в наличностите на Вашия склад. За да запишете документа натиснете клавишната комбинация Ctrl+F9 от клавиатурата или изберете командата "Запиши операцията", която ще се появи в контекстно меню при натискане на бутона "F9 запис и печат".
Програмата ще провери съдържанието на документа, и ако намери пропуснати данни, ще Ви уведоми по подходящ начин, за да ги попълните и да направите повторен опит за запис. Ако всичко е наред, програмата ще Ви попита, дали желаете да отпечатате документа на принтер. Ако отговорите утвърдително, на екрана ще се покаже документа в предпечатен изглед (освен, ако не сте забранили това чрез настройките). Натиснете бутона за отпечатване и следвайте стандартния за Windows начин на отпечатване на документи.

 

Изображение

 

След приключване на продажба във Вашия склад ще се случи следното:

 

1. Ще бъде съхранен документ от избрания тип с уникален пореден номер и с въведените от Вас данни.
2. Наличността на стоките, които са били включени в документа ще бъде намалена със съответното количество (ако продажбата е със стокова разписка или фактура + стокова разписка)
3. Ако продажбата включва артикули от тип "услуга", материалите по разходната норма (рецептата) на тази услуга ще бъдат изписани от наличността на склада (ако продажбата е със стокова разписка или фактура + стокова разписка)
4. В модула "Приходи и разходи" на StoreHouse PRO ще бъде създадена приходна операция за стойността на сделката и в нея ще бъде отразено плащането на сумата, която е въведена в полето "Платени". Ако по документа не е регистрирано никакво плащане или пък плащането е в размер, който е по-малък от общото задължение, ще бъде формирано задължение на клиента за разликата между общата стойност на сделката и платената сума.

 

В настройките на програмата е възможно да промените колко и какви фактури желаете програмата да отпечатва автоматично при приключване на продажба с фактура. Можете да изберете отпечатване на оригинал или на оригинал + няколко копия. Винаги е възможно да отложите отпечатването за по-късен етап, ако това се налага.

 


Съвет


Не забравяйте, че има възможност да съхраните документите и в електронен вид, чрез програма като PDFCreator. Тя Ви позволява да отпечатате документа в PDF формат, вместо на принтер, ако желаете да го изпратите по имейл. Инструкции за това прочетете тук.


 


Зареждане на съхранен документ за преглед, корекция или повторно отпечатване
[ върни се горе ]

 

Ако установите, че сте допуснали операторска грешка във вече съхранена операция, която желаете да отстраните преди да предадете документа на клиента, или пък просто искате да прегледате съдържанието на съхранен документи и евентуално да го отпечатате повторно, StoreHouse PRO дава такава възможност чрез функцията за зареждане на документ. За да я използвате обаче, администраторът на базата данни на StoreHouse PRO трябва да е дал право на Вашия потребителски акаунт да зарежда издадени документи, а ако ще правите корекция - и право да редактира съхранени документи от конкретния тип.

 

Зареждането на вече съхранена операция/документ е достъпно от бутона "[ F6 ] Зареждане", който е разположен в долната лява част на екрана. При натискане на бутона се показва меню, от което трябва да изберете вида на документа, който желаете да заредите. Можете да използвате и клавишните комбинации Ctrl+F6 (за зареждане на стокова разписка) или Alt+F6 за зареждане на фактура/известие. Ако желаете да заредите проформа ще трябва да използвате командата от менюто, тъй като за нея няма клавишна комбинация.

 

Програмата ще покаже списък с издадените документи от избрания тип. В зависимост от настройките на StoreHouse PRO е възможно списъкът да съдържа целия набор от такива издадени документи или пък само издадените в зададеният в настройките период. Ако виждате желаната операция в списъка, просто чукнете два пъти с левия бутона на мишката върху нея и програмата ще я зареди в режим на редакция. В случай, че списъкът е много дълъг, спестете си времето и не го разглеждайте, а вместо това натиснете клавиша F3 за стартиране на функцията за търсене. В полето за търсене въведете номера на документа (или поне част от него) или част от наименованието на клиента. Натиснете ENTER и програмата ще покаже всички документи, които съдържат търсената дума или номер. В случай, че програмата не открие документ с тези данни, но е приложено филтриране по период, тя ще Ви предложи да извърши ново търсене за същото, но върху всички документи, без оглед на датата на тяхното издаване.

 


Съвет


Ако не планирате да правите корекции по документа, нито да го отпечатвате на принтер, можете да активирате режима на бърз преглед, който е достъпен чрез чукване с десния бутон на мишката върху ред от списъка с издадени документи. Програмата ще покаже неговото съдържание на екрана, без да напускате списъка.


 

Можете да променяте всички реквизити и артикули в документите, с изключение на номера на документа, данните на фирмата-издател (т.е. Вашата фирма) и размера на платената сума. След първото съхраняване на операцията, всякакви промени по размера на платените суми са възможни единствено чрез модул "Приходи и разходи", до който е необходимо да Ви е даден съответния достъп от администратора.

 

След приключване на промените запишете и отпечатайте документа по обичайния начин. Програмата автоматично ще актуализира наличността на всички артикули, които да засегнати от промяната. Ако към документа има свързан друг документ (например стокова разписка или фактура), програмата ще Ви предложи да актуализира и тях. В случай, че откажете, програмата ще прекъсне връзката между двата документа и стоковата разписка вече няма да се показва като фактурирана с конкретната фактура, тъй като съдържанието им вече ще е различно.

 


Анулиране на издадени фактури
[ върни се горе ]

 

Анулирането на фактури е достъпно чрез командата "Анулиране на фактури" в менюто "Операции". При стартирането на тази операция ще е необходимо да посочите фактурата, която желаете да анулирате и да натиснете бутона за потвърждение. Ако към тази фактура има и стокова разписка, програмата ще Ви попита, дали желаете да запази стоковата разписка, така че по-късно да я използвате като основа за генериране на нова фактура (за да си спестите повторното въвеждане на същите данни и артикули). Ако изберете да изтриете стоковата разписка, артикулите в нея ще бъдат върнати автоматично в склада, а самата стокова разписка ще бъде изтрита. Ако откажете изтриването на стоковата разписка, тя ще остане в базата данни и няма да има никакви промени по наличностите. Чрез функцията за издаване на фактура към стокова разписка ще можете по-късно да издадете нов документ с идентично на стоковата разписка съдържание. И в двата случая обаче, при анулиране фактурата не се изтрива, а вместо това ще се появява в списъка на издадените документи като анулирана. Тя няма да участва в справките, които се генерират на базата на издадени фактури, нито ще може да бъде редактирана по какъвто и да е начин. Номерът на тази фактура остава резервиран и с този номер не могат да се издават други документи. Единственото, което можете да направите с една анулирана фактура е да я изтриете, ако това е необходимо.

 

Изтриване на издадени документи

 

Има случаи, при които може да пожелаете да премахнете документ, който преди това сте съхранили в базата данни, но не сте предали на клиента, а сделката е била отказана и по тази причина желаете да възстановите предишното състояние на склада. Инструментите, които ще са Ви необходими се намират в менюто "Операции" - "Изтриване на операции и документи". Изберете типа документ, който желаете да изтриете и стартирайте съответната команда. После от списъка с издадените документи от този тип маркирайте въпросния документ и натиснете бутона за потвърждение.

 

Обърнете внимание, че при изтриване на стокова разписка, всички артикули, които са изписани чрез нея, ще бъдат върнати автоматично в склада, а записът за тази операция в "Приходи и разходи" ще бъде изтрит. При изтриването на погрешно създадена фактура програмата ще провери, дали към нея съществува стокова разписка, и ако такава бъде намерена, програмата ще Ви попита дали желаете да изтриете и нея. Ако отговорите утвърдително, стоковата разписка ще бъде премахната заедно с фактурата, а стоките в нея ще се върнат в склада. Ако отговорите с отрицание, стоковата разписка ще бъде оставена, но състоянието й ще бъде променено на "нефактурирана", т.е. ще можете да издадете друга фактура на базата на тази стокова разписка, спестявайки си необходимостта да въвеждате същите артикули и данни повторно. Аналогично, при изтриване на стокова разписка, програмата ще провери дали към нея е издадена фактура, и ако такава бъде открита, ще Ви попита дали желаете да премахнете и нея.

 

За да изтриете документ от какъвто и да е тип в StoreHouse PRO администраторът на базата данни трябва да Ви е предоставил право да изтривате такъв документ. В случай, че нямате такова право, програмата ще прекрати операцията със съответното съобщение за грешка.

 


Документиране на стоките, върнати от клиента
[ върни се горе ]

 

Възможно е в определен момент да се наложи да отразите връщането в склада на стока, която преди това сте продали на Ваш клиент. Начините за документиране на такава операция са няколко. Кой от тях ще използвате, зависи изцяло от вида на документа, с който е била отразена предхождащата продажба.

 

Връщане на стоки чрез кредитно известие - ако при продажбата на върнатата стоката сте издали фактура, желателно е да документирате връщането на артикулите чрез издаване на кредитно известие към тази фактура. За да издадете кредитно известие, натиснете бутона "нова операция" (или F7 от клавиатурата) и от менюто с възможните операции изберете "Кредитно известие".

 

Връщане на стоки чрез стокова разписка - този начин на отразяване е подходящ за случаите, при които първоначалната продажба не е била отчетена с фактура, а само със стокова разписка. Операцията е достъпна при натискане на бутона "нова операция" (или F7 от клавиатурата) и от менюто с възможните операции изберете "Допълнителни операции" - "Връщане на стока от клиент със стокова разписка".

 

 

Следваща глава: Модул "Доставки" - документиране на покупките

 

Назад към съдържанието