Прехвърляне към съдържание


Модул "Продажби и фактуриране"


Модул "Продажби"


Модул "Продажби" е една от най-често използваните части на програмата. По тази причина е добре да обърнете специално внимание на тази статия. Стартирайте модула като натиснете Ctrl + F5 или чрез чукване върху иконата "Продажби" в лентата с инструменти. Екранът е доста подобен на този, в модул "Доставки". Начинът на работа - също. Все пак, различия има и в настоящата част от ръководството ще се спрем върху тях.


Кликнете тук, за да гледате видеоматериалите по темата

Публикувано изображение

Обща информация за модула и вида на издаваните документи

В модул "Продажби" се извършват всички операции, които се класифицират като продажба на стоки, изделия и услуги. Едновременно с това, тук се издават и документите, които са свързани с тези операции. Във връзка с отчитането на продажбите се поддържа генерирането на следните видове документи:
  • стокови разписки - това са документи, които в StoreHouse PRO документират параметрите на сделката и отразяват преминаването на стоката във владение на клиента, т.е. могат да бъдат разглеждани и като един вид приемо-предавателен протокол. Стоковата разписка е единственият задължителен елемент на всяка продажба в StoreHouse PRO, тъй като на базата на този документ програмата документира количественото и паричното изражение на операцията (както и задълженията на клиента, ако плащането е отсрочено). По тази причина независимо от това, дали на клиента ще бъде даден и някакъв друг документ, за всяка продажба програмата ще създава нова стокова разписка с 10-разряден последователен уникален номер (както е при фактурите, но номерацията е отделна). Стоковата разписка наподобява фактурата по вида на реквизитите, които могат да се попълват, но е възможно да бъде ограничено отпечатването на голяма част от информацията, която иначе задължително присъства във фактурите. Причината тази информация да може да се въвежда и тук е, че към всяка стокова разписка може по-късно да бъде издадена и фактура, и това би спестило време при съставянето на фактурата (информацията ще бъде автоматично извлечена от стоковата разписка). Обърнете внимание, че изтриването на една стокова разписка автоматично води до анулирането на цялата продажба, която е отразена чрез нея, т.е. изписаните стоки се връщат автоматично в склада, а плащанията по операцията се изтриват от модул "Приходи и разходи". Ето защо не е добра идея да изтривате стокови разписки, освен ако нямате основателна причина за това.
  • фактури, дебитни и кредитни известия - фактурите са официален данъчен документ, който документира параметрите на сделката. Тъй като, обаче, не е задължително всяка продажба да бъде придружена с фактура, то издаването на такъв документ може да бъде пропуснато или пък отложено в рамките на законноустановения срок. Ето защо фактурите, дебитните и кредитните известия, сами по себе си, не влияят на наличностите в склада или на наличностите в касата (банката) - за това се грижат стоковите разписки, които, както споменахме по-горе, се генерират автоматично за всяка продажба (стокова разписка се генерира и към всяка дебитно или кредитно известие). Фактурите и известията имат 10-разряден уникален пореден номер в собствена номерация. Фактурата може да бъде издадена едновременно с издаването на стоковата разписка, но също така е възможно да бъде генерирана автоматично и на по-късен етап, на базата на една или повече избрани нефактурирани стокови разписки. Изтриването на фактура не води след себе си никакви количествени или парични изменения в склада (освен, ако потребителят не потвърди и изтриването на стоковата разписка към тази фактура).
  • проформа фактури - по своята форма и съдържани реквизити, проформа фактурите не се различават особено от фактурите. Разликата между тях е, че докато фактурите документират фактически сделки, по които е налице задължение на доставчика да достави определени стоки или услуги, а на клиента - да заплати тяхната договорена стойност, то проформа фактурата е по-скоро покана към клиента да направи плащане по бъдеща сделка, т.е. това може да бъде разглеждано като оферта за бъдеща доставка, която, тъй като все още не е реализирана, не поражда задължение за плащане от страна на клиента, нито за доставка на стоките от страна на доставчика. Проформа фактурите също имат собствена номерация (т.е. различна от тази на фактурите), а всяка проформа има 10-разряден уникален последователен номер. Всяка проформа фактура може да послужи за база на автоматично генериране на стокова разписка и фактура, когато условията за това са налице.
Описание на операциите, поддържани в модул "Продажби"


Всяка от операциите, които се поддържат в модул "Продажби", е достъпна за употреба чрез контекстното меню, което се появява на екрана при натискане на бутона "нова операция" (или клавиша F7). За някои от по-често използваните операции е предвидена и бърза клавишна комбинация - за стартиране чрез клавиатурата (бързите клавиши обикновено са изписани след меню-командата). Поддържат се следните операции:
  • продажба със стокова разписка - създава нов празен документ от тип "стокова разписка". Това е основният тип документ в модул "Продажби" и той е задължителен елемент на всяка продажба в StoreHouse PRO. Използвайте тази операция за случаите, при които за продажбата не се изисква издаването на фактура, или пък с клиента е договорено фактурата да бъде издадена на по-късен етап. Операцията е достъпна и чрез бързата клавишна комбинация Ctrl+F7.
  • продажба с фактура и стокова разписка - създава едновременно нова фактура и нова стокова разписка. При тази операция потребителят попълва само данните на фактурата, но при записа на документа програмата автоматично ще генерира и стокова разписка със същото съдържание (но с друг номер, тъй като стоковите разписки имат различна номерация). Обърнете внимание, че на екрана се показва само номера на фактурата, а при подадена команда за печат се отпечатва фактура. В случай, че желаете да отпечатате и стоковата разписка, тя трябва да бъде заредена чрез функцията за зареждане на стокова разписка. Операцията е достъпна и чрез бързата клавишна комбинация Alt+F7.
  • фактура към издадена стокова разписка - тази операция създава фактура, която е базирана на вече създадена стокова разписка, която все още не е фактурирана. При изпълнение на командата, програмата ще покаже на екрана списък на нефактурираните стокови разписки, сред които потребителят трябва да избере една. След като изборът бъде потвърден, програмата ще извлече автоматично данните от стоковата разписка и ще ги въведе в новата фактура. За потребителят ще остане единствено задължението да прегледа реквизитите, които евентуално имат нужда от корекция и след като нанесе корекциите, да запише документа. След записа на операцията, стоковата разписка вече не е в нефактурирано състояние и не може да се използва като база за издаване на други фактури. Използвайте тази функция в случаите, при които на по-ранен етап сте издали само стокова разписка за определена сделка, за която сега е необходимо да издадете и фактура.
  • фактура и стокова разписка към издадена проформа - тази операция, подобно на продажбата с фактура и стокова разписка (обяснена по-горе), създава едновременно тези два типа документи. И подобно на операцията за генериране на фактура към издадена стокова разписка, данните се извличат автоматично от друг документ, но този път това е проформа фактура. Изберете от списъка проформа фактурата, която желаете да трансформирате в продажба, нанесете корекции (ако е необходимо) и запишете операцията. Програмата ще създаде фактура и стокова разписка. За разлика от операцията за генериране на фактура към стокова разписка, проформа фактурите не изчезват от списъка на нефактурираните документи от този тип. Това на практика е удобство, което можете да използвате, за да си създадете готови шаблони на сделки с често повтарящо се съдържание (ако имате такива), за да не се налага всеки път да попълвате едни и същи данни, а вместо това да нанасяте корекции само так, където е необходимо.
  • дебитно известие - при издаване на дебитно известие е необходимо да посочите фактура от списъка, към която издавате известието. Към дебитното известие се генерира автоматично и стокова разписка. Програмата попълва автоматично единствено данните на контрагента, взимайки информация за това от избраната базова фактура. Номерата на дебитните известия следват номерацията на фактурите.
  • кредитно известие - при създаването на кредитно известие също се избира фактура, към която се издава кредитното известие. Тук обаче е възможно и да не избирате фактурата от списъка, а вместо това да впишете нейните номер и дата ръчно. Последното е добавено за случаите, при които кредитното известие се издава за фактура, която е в архивиран период или е издадена по друг начин. Преимуществото на това, да изберете фактурата от списъка, е че програмата ще попълни автоматично данните на контрагента и ще Ви предложи да попълни сама и данните за артикулите (цялата информация се взима от фактурата, която сте избрали). Кредитното известие се използва за корективни цели. Може да се използва в случай, че Ваш клиент Ви връща стока, а Вие на него - платената сума. За разлика от останалите видове документи, издадени в модул "Продажби", кредитното известие и генерираната към него стокова разписка имат обратно действие в количествено и парично отношение, т.е. посочените количества влизат в склада (вместо да излизат от него), а платената сума е Ваш разход, вместо приход. Данните от такъв документ ще се появяват в справките с отрицателен знак.
  • проформа фактура - създава нова проформа фактура по начин, който е идентичен с начина, по който се създава стокова разписка или фактура. Разликата е, че проформа фактурата не води след себе си никакви количествени или парични изменения във Вашия склад, тъй като това не е нищо повече от покана за плащане или, ако щете, оферта, която клиентът може да използва като основание да направи реално плащане за описаните в документа стоки и услуги. Документ, в който се обявяват страните по сделката, нейният предмет, условията за плащане и т.н. Ако по нея бъде осъществено плащане, проформа фактурата може да бъде трансформирана в реална продажба (фактура и стокова разписка).
  • сборна фактура към няколко издадени стокови разписки - тази операция е сходна с операцията по генериране на фактура към издадена стокова разписка. Разликата е в това, че базовите стокови разписки могат да бъдат повече от една. Програмата ще обедини информацията от стоковите разписки в една обща фактура и по този начин ще Ви спести необходимостта да издавате отделна фактура за всяка нефактурирана стокова разписка на клиента. Можете да използвате тази функция за периодично фактуриране на сделки, които са били отчетени само чрез стокова разписка. Необходимо условие, за да можете да издадете сборна фактура към две или повече стокови разписки, е всички избрани стокови разписки да са издадени към един и същи контрагент и този контрагент да е избран преди да стартирате тази операция. След записа на фактурата стоковите разписки, към които е издадена тя, ще бъдат маркирани в програмата като фактурирани и към тях няма да може да бъде издавана друга фактура.
  • връщане на стока от клиент със стокова разписка - тази операция създава нова стокова разписка, в която всички стойности са с отрицателно действие, т.е. количествата постъпват в склада, вместо да се изписват от него, а пък платената сума е дължима на клиента, вместо на Вас. Функцията следва да се използва в случай, че Ваш клиент Ви връща стока, която сте му продали без фактура, а само със стокова разписка. По своето действие тази операция е идентична с кредитното известие, но за да можете да използвате кредитно известие, трябва преди това продажбата да е била отчетена с фактура (която в случая по условие не е издадена).
  • фактура и стокова разписка към издадена оферта - генерира нова продажба чрез фактура и стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя оферта.
  • фактура и стокова разписка към производствена операция - генерира нова продажба чрез фактура и стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя производствена операция.
  • стокова разписка към издадена оферта - генерира нова продажба чрез стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя оферта.
  • стокова разписка към производствена операция - генерира нова продажба чрез стокова разписка на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя производствена операция.
  • проформа фактура към издадена оферта - генерира нова проформа фактура на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя оферта.
  • проформа фактура към производствена операция - генерира нова проформа фактура на базата на информацията за артикулите в избрана от потребителя производствена операция.
Елементи на интерфейса. Реквизити на документите в модул "Продажби"


Всяка продажба в StoreHouse PRO съдържа определен набор от реквизити, част от които са задължителни по закон, а попълването на други може да бъде пропуснато или пък автоматизирано чрез средствата на програмата. В общия случай по-голямата част от данните просто се избират от списък и се добавят към документа (освен, ако става дума за данни, които никога не са въвеждани преди това):

Публикувано изображение
  • информация за доставчика - това са данните на Вашата фирма. Реквизитът е задължителен за всеки документ, но се попълва автоматично от програмата, а данните се взимат от информацията, която сте въвели в менюто "Номенклатури" - "Данни на фирмата". Тази информация не се показва на екрана, освен при отпечатване на различните видове документи, които я съдържат. Ако е необходимо, информацията може да бъде променяна преди документът да бъде създаден и съхранен (все пак, крайно невероятно е да Ви се налага да я променяте по повод и без повод, освен ако са настъпили промени в данните на фирмата, но тогава трябва да отразите тази промяна преди да започнете да издавате документа).
  • информация за клиента - информацията за клиента е задължителен реквизит и се въвежда в документа чрез избор на съществуващ клиент от списъка с клиенти, т.е. не се налага Вие да въвеждате каквото и да е, освен ако клиентът все още не съществува във Вашата база данни. На екрана ще виждате единствено името на клиента, а необходимите допълнителни данни ще бъдат включени и отпечатани в документите автоматично. Ако през по-голямата част от времето генерирате продажби към само един клиент (примерно фиктивен контрагент за продажби на дребно и рядко се налага да издавате фактури), можете допълнително да автоматизирате избора му чрез настройката "Запомняне и автоматичен избор на последния използван клиент" от менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Настройки на модул "Продажби и фактуриране". Ако е необходимо (примерно, поради нужда от актуализиране или поради грешка при въвеждането), данните на клиента могат да бъдат променени по всяко време, а документът да бъде презаписан с тяхната промяна. По принцип контрагенти се добавят в модул "Контрагенти", но тъй като би било крайно непрактично, да се налага да излизате от модул "Продажби", за да добавите нов клиент, или за да промените данните на съществуващ, докато съставяте нова продажба, можете да направите това и директно в този модул. Достатъчно е просто да натиснете бутона за избор на клиент, а след това в екрана със съществуващите клиенти да натиснете бутона за създаване, за да добавите новия клиент към номенклатурата. Аналогично, ако искате да промените някакви данни на съществуващ клиент, преди да го изберете и добавите към операцията, можете да направите това от същия екран, като първо го маркирате в списъка, а след това натиснете бутона за редакция. По идентичен начин става промяната на данни и тогава, когато клиентът вече е бил добавен към операцията, или операцията е била съхранена. Важно е да запомните обаче, че промяната на данните на клиента извън някой вече съхранен документ, няма да доведе до актуализирането на вече съществуващите по-стари документ, а ще важи само за бъдещите операции. Ако се налага да промените данните в някой стар документ, тогава трябва първо да го заредите, а след това да направите промяната по описания по-горе начин. Накрая презапишете операцията.
  • номер на документа - тук автоматично се изписва поредният номер на документа според вида на съставяната операция. Номерата на документите са 10-разрядни уникални последователни стойности, които могат да съдържат единствено арабски цифри. Различните видове документи (стокови разписки, фактури, проформа фактури) имат отделна номерация, но в рамките на една и съща номерация не е възможно да имате два документа с един и същи номер. Въпреки, че обикновено не се налага да променяте този номер ръчно, все пак има случаи, когато това е наложително, ето защо това е възможно, но само преди документът да бъде съхранен. Промяната на номера след записването на документа е невъзможна (в такъв случай ще е необходимо е да го изтриете и създадете повторно, ако се налага промяна в неговия номер). Ако се налага да промените номерацията като цяло (примерно, за да започнете от друг номер или пък от друг диапазон, или пък защото досега сте издавали фактури от кочан или друг продукт), прочетете указанията за това в статията "Промяна на номерацията на фактурите". Обърнете внимание, че при издаването на фактура и стокова разписка едновременно, номерът, който ще виждате на екрана е номерът на фактурата. В този случай номерът на стоковата разписка ще бъде генериран автоматично от програмата (като пореден номер в номерацията на стоковите разписки) при записа на фактурата.
  • дата на документа - датата на документа е друг основен и задължителен реквизит на всяка операция. Както и при номера по-горе, датата се присвоява автоматично от програмата (попълва се автоматично днешна дата), но потребителят може да я промени по всяко време - както преди, така и след записа на операцията. Разбира се, не е логично, а и едва ли е допустимо, да имате документи от по-стара дата, чиито номера са по-високи от номера на някоя по-нова операция, или пък да въвеждате дати в бъдещето, така че бъдете внимателни какво въвеждате тук.
  • съставил - тук се изписва името на лицето, което е съставило документа (да не се бърка с името на лицето, което е предало стоките - то може да бъде различно). Освен, ако не сте забранили на програмата да прави това, тя ще попълни сама съдържанието на това поле по един от следните начини, които Вие предварително сте избрали: последната въведена стойност; името на оператора, който съставя документа; или името на МОЛ на избрания обект. Опциите за автоматично попълване на това име са достъпни чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на името на лицето, което съставя документа". Независимо от автоматично попълнената стойност в това поле, тя може да бъде променена от оператора, ако се налага.
  • получил - тук се изписва името на лицето, което е получило документа/стоките от страна на клиента. По подразбиране програмата ще въвежда автоматично стойността на полето "приемащо / предаващо лице" от данните на контрагента, а ако то не е попълнено - името на М.О.Л. на контрагента. Съдържанието на това поле може да бъде променяно по всяко време, ако това е необходимо.
  • Т.О. % - в това поле се посочва в проценти размерът на евентуално предоставената търговска отстъпка, когато отстъпката за всички артикули в документа е една и съща . Обърнете внимание, че за избрани клиенти е възможно предварително да е била зададена търговска отстъпка (в данните на самия клиент), която програмата ще въведе автоматично в момента, в който изберете такъв клиент. Също така е възможно за определени артикули да е дефинирана специална отстъпка за избрани клиенти - тя също ще се приложи автоматично. Независимо от това, за всяка конкретната операция можете да променяте тази стойност така, както както е необходимо за случая. Това поле не може да има стойност, различна от 0, само тогава, когато за някой от артикулите по операцията сте въвели индивидуална търговска отстъпка на самия ред с артикула, тъй като в противен случай това би довело до двойно начисление на търговската отстъпка - един път на реда с артикула, а после - върху целия документ. В такива случаи отстъпката просто се въвежда за всеки артикул поотделно, а не в полето за Т.О. на целия документ.
  • данъчно събитие - тук се въвежда датата на данъчното събитие. По подразбиране програмата ще въвежда днешна дата. Можете да промените тази стойност, ако е необходимо.
  • дата на плащане - ако не е указано друго, програмата ще приема, че датата на плащане съвпада с днешната и ще я въвежда автоматично. Тази стойност може да бъде променяна от потребителя по всяко време. За нея е важно да знаете, че когато избраната дата е в бъдещето, тя ще означава крайната дата (падежа) за плащане по тази операция (в случай, че е договорено отложено плащане). Чрез настройките на StoreHouse PRO можете да забраните или разрешите отпечатването на този реквизит във фактурите (опцията "Отпечатване на срока за плащане във фактурите" от менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Настройки на модул "Продажби и фактуриране"). Автоматичното попълване на този реквизит от страна на програмата е свързано и със стойността на полето "отсрочено плащане" в данните на избрания контрагент. Тази стойност може да е различна за всеки клиент, измерва се в дни и по подразбиране е 0. Когато за някой контрагент е въведена стойност, различна от 0, програмата ще изчисли и въведе автоматично краен срок за плащане, който ще е равен датата, която съответства на зададената отсрочка в дни, считано от днешна дата.
  • плащане - това поле с отметка показва, дали има фактическо плащане по операцията (то може да е частично или пълно). В зависимост от настройките (на опцията "По подразбиране операциите с днешна дата на плащане се третират като изплатени" от менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Настройки на модул "Продажби и фактуриране"), ако датата на плащане съвпада с днешна или предишна дата, програмата ще регистрира плащането като извършено в модул "Приходи и разходи". Ако отметката бъде премахната, това означава, че по операцията няма извършени никакви плащания, т.е. тя е 100% дължима. Тази опция може да бъде променяна единствено преди документът да бъде съхранен, а ако се наложи промяна на състоянието на плащането след това, то тя следва да се извършва в модул "Приходи и разходи", в който се отчита автоматично всяка приходна или разходна операция.
  • в брой / по сметка - тези две опции означават вида на избраното плащане и се отпечатват във фактурите и проформите (заедно с останалите банкови реквизити, ако плащането е по банков път). Когато е избрано плащане по сметка, програмата ще провери, дали сте въвели банкова сметка по подразбиране и ще я избере автоматично. Ако имате дефинирана само една банкова сметка, тя ще бъде избрана автоматично, независимо дали сте я задали като сметка по подразбиране. Ако сметките са две или повече, но нито една от тях не е зададена като сметка по подразбиране, ще е необходимо да я изберете ръчно от екрана за допълнителни данни, който се стартира чрез съответния бутон или клавиша F5 от клавиатурата. Същото ще трябва да направите, и ако плащането ще се извършва по сметка, която е различна от сметката по подразбиране. Банковата сметка трябва да е дефинирана в програмата преди да започнете да съставяте документ, който използва конкретната сметка. Въвеждането им става чрез менюто "Номенклатури" - "Банки".
  • платени - полето показва сумата, която е платена по този документ. Сумата се преизчислява автоматично от програмата при всяка промяна на артикули, цени, количества и отстъпки в документа. Ако потребителят въведе ръчно някаква стойност в това поле, програмата ще преустанови автоматичното й преизчисляване и ще запази сумата, въведена от оператора. Ръчното въвеждане на сума в това поле има смисъл само тогава, когато размерът на направеното плащане е по-малък или по-голям от размера на задължението по тази операция. При въвеждане на сума, която е по-малка от размера на задължението, операцията автоматично бива регистрирана като неизплатена, т.е. в модул "Приходи и разходи" разликата между цялата стойност на сделката и размера на направеното плащане ще бъде видима като задължение на този клиент. От друга страна, ако клиентът има задължения към Вас и по предишни сделки и опцията за "Хронологично погасяване на задължения до размера на платената сума" (от менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Настройки на модул "Продажби и фактуриране" - "Автоматично погасяване на задължения") е активирана, въвеждането на по-голяма сума в това поле ще Ви позволи да накарате програмата да погаси задълженията в хронологичен ред, започвайки от най-старите, докато въведената платена сума не бъде изчерпана изцяло. Това е удобно в случай, че издължаването на някои Ваши клиенти не става регулярно, а при натрупване на задължения до определен договорен между Вас размер. В тази връзка, добре е да споменем, че е възможно да накарате програмата да изчислява и отпечатва натрупаните до момента задължения на клиента в стоковите разписки, които му издавате. Това става чрез опцията "Отпечатване на задълженията на клиента в стоковите разписки" (от менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Настройки на модул "Продажби и фактуриране"). Като допълнение, винаги можете да направите бърза справка за текущите задължения на клиента към Вас (а и на Вас - към него), като чукнете с десния бутон на мишката върху реда с името на клиента (от екрана за избор на клиент или в модул "Контрагенти") и изберете командата "Бърза справка за задълженията". Разбира се, тази информация е достъпна в много по-големи подробности от модул "Приходи и разходи", но тогава пък ще е необходимо да напуснете модул "Продажби", за да я направите. Информацията за размера на направеното плащане може да бъде коригирана от оператора само до момента на запис на документа. След това тя вече е достъпна само за четене, а при нужда от промяна, това следва да става в модул "Приходи и разходи".
  • словом - поради съществуващото законово изискване, във фактурите да се посочва и стойността на сделката с думи, програмата ще трансформира автоматично сумата, която е калкулирала като обща стойност, в нейния словесен еквивалент. Можете да променяте това поле, ако се налага.
  • таблица с общите стойности по операцията - тук се визуализират автоматично изчислените общи суми по текущия документ. Това са реквизитите: сума (отговаря на сумата от общите нетни стойности на всички артикули в документа, преди да бъде приспадната евентуалната търговска отстъпка); отстъпка (отговаря на размера на евентуално предоставената търговска отстъпката в лева); данъчна основа (това е облагаемата стойност на сделката върху която се изчислява размера на ДДС, т.е. нетната стойност на артикулите, намалена с размера на предоставената отстъпка); ДДС XX% (тук се изчислява размера на ДДС, който е дължим, както и размера на данъчната ставка, която по подразбиране е 20%, освен ако не е променена за конкретната доставка) и сума за плащане (отговаря на сбора от данъчната основа и ДДС, т.е. това е крайната стойност на сделката).
  • тип на създавания документ - непосредствено между таблицата с артикулите и полетата за номер и дата на документа се изписва типа на документа, който се създава в момента. В зависимост от настройките Ви, по подразбиране програмата може да създава продажба чрез стокова разписка или продажба чрез фактура и стокова разписка. Това се контролира чрез опциите в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Настройки на модул "Продажби и фактуриране" - "Документ по подразбиране при продажба". Другите възможни операции и документи са достъпни чрез менюто, което се появява при натискането на бутона "[F7] нова операция", както и чрез предвидените съкратени клавишни комбинации.
Допълнителни данни и реквизити в документите


Допълнителните данни, които могат да бъдат въведени за всеки документ са изнесени в отделен екран, който се показва при натискане на бутона "[F5] допълн. данни" или чрез клавиша F5 от клавиатурата. Това са предимно данни, чието въвеждане не е задължително или е пък е напълно автоматизирано. Тук са разположени и данни, които се попълват рядко, затова са премахнати от основния екран на модул "Продажби".
  • място на сделката - мястото на сделката не е задължителен реквизит на нито един от издаваните документи в програмата. Ако все пак той има някаква употреба при Вас, програмата предлага възможност за автоматизиране на неговото попълване. Това става чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на мястото на сделката". Възможните опции са три: "използвай последната въведена стойност"; "използвай населеното място на избрания обект" и "не попълвай автоматично". По подразбиране програмата не попълва това поле, но ако полето бъде попълнено, съдържанието му ще се отпечатва в стоковите разписки и фактурите, за които то е попълнено.
  • обект - подобно на горното поле, но тук се записва наименованието на складовия или търговски обект, в който е реализирана сделката или от който се извършва доставката на стоките. И тук попълването на полето не е задължително, но ако трябва да бъде попълвано, това може да бъде автоматизирано чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на наименованието на обекта при продажба". Възможните опции са три: "използвай последната въведена стойност"; "използвай наименованието на избрания обект" и "не попълвай автоматично". По подразбиране програмата не попълва това поле, но ако полето бъде попълнено, съдържанието му ще се отпечатва в стоковите разписки и фактурите, за които то е попълнено.
  • предал - тук се записва името на лицето, което е предало стоките на клиента (да не се бърка с името на лицето, което е съставило документа). Тази информация се отпечатва върху стоковите разписки. Настройките за автоматизиране на попълването на това поле се намират в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни" - "Автоматично попълване на името на лицето, приемащо или предаващо стоките". Опциите за автоматично попълване са следните: "използвай последната въведена стойност"; "използвай името на оператора, който съставя документа; "използвай името на МОЛ на избрания обект" и "не попълвай автоматично".
  • основание за издаване - основанието за издаване на стоковата разписка и/или фактурата би могло да бъде номер на проформа фактура, номер на поръчка на клиента, договор и т.н. Ако е необходимо да посочвате в стоковите разписки и фактурите това обстоятелство, можете да го направите тук. Този реквизит не е задължителен и затова се отпечатва единствено, ако е попълнен в някой документ. Ако е необходимо да се попълва автоматично едно и също основание в множество документи, можете да укажете да се използва последната въведена стойност.
  • не се начислява ДДС - това е поле с отметка. Ако в полето е поставена отметка, програмата няма да начислява ДДС за текущия документ. За фирми, които не са регистрирани по ЗДДС, в това поле винаги е поставена отметка, която не може да бъде премахната.
  • ставка по ДДС - по подразбиране ставката е 20%, но информацията за нея се взима автоматично от данните, които сте въвели в менюто "Номенклатури" - "Данни на фирмата". Ако промените ставката за текущия документ, промяната ще важи само за него.
  • основание за неначисляване на ДДС и при нулева ставка - в случай, че изпълнявате доставка, по която не начислявате ДДС, ставката се изменя или е нулева, в това поле следва да посочите на основание на кой текст и от кой закон правите това изменение. Примерно, за фирми, които не са регистрирани по ЗДДС обикновено се цитира "чл.113 ал.9 от ЗДДС". Това поле е падащ списък, в който се записват автоматично всички видове основания, които сте посочвали до момента, така че при нужда да използвате някое от тях, просто го изберете от списъка. Ако пък не го намирате там - въведете го и то ще бъде достъпно за избор в бъдеще. Обърнете внимание, че е възможно да автоматизирате попълването на това поле за всеки документ като активирате опцията "Автоматично попълване на последното въведено основание за неначисляване на ДДС" в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматично попълване на данни"
  • банкови сметки - в тази таблица ще се показват всички дефинирани от Вас банкови сметки (в менюто "Номенклатури" - "Банки"). При създаване на документ, при който плащането е по банков път, от тук можете да посочите по коя сметка очаквате да бъде извършено плащането (като маркирате съответния ред). Ако имате само една банкова сметка, програмата ще я избере автоматично, така че да не се налага да правите този избор всеки път. Същото ще се случи и тогава, когато имате повече от една банкова сметка, но една от тях е зададена като сметка по подразбиране. Ако обаче при наличието на две или повече сметки сте избрали плащане по банков път, но нямате дефинирана сметка по подразбиране, програмата ще очаква да избирате сметката всеки път. От тук можете да направите промяна на сметката, по която трябва да бъде платено и в случай, че имате избрана сметка по подразбиране, но конкретното плащане трябва да бъде извършено по различна сметка.
  • кратка забележка - програмата допуска въвеждането на кратки забележки (до 255 символа) в стоковите разписки, фактурите и проформите. Забележката може да бъде различна за всеки отделен документ и може да служи както за лична употреба, така и за информация на Вашите клиенти (ако бъде отпечатана в документа).
  • отпечатвай забележките в документите - ако пред тази опция е поставена отметка, програмата ще отпечатва съдържанието на полето "кратка забележка" в издадените документи (когато в полето е въведен някакъв текст).
  • запомняне на последната - ако пред тази опция е поставена отметка, програмата ще запамети последната въведена забележка и ще я въвежда и в другите документи, които издавате в модул "Продажби".
  • стоките са получени на - указва датата на получаване на стоките от клиента. По подразбиране се попълва днешна дата.
  • превозвач - ако е необходимо да се посочи името на превозвача, можете да го направите тук. Този реквизит не се отпечатва в документите, но се запазва в тях за целите на бъдещи справки. По този параметър може да филтрирате данните и в справката за реализация по артикули.
  • обстоятелства, определящи стоката като ново МПС - в случай, че предмет на сделката е МПС, което се определя като ново.
Бутоните в модул "Продажби" и тяхното предназначение


От екрана на модула имате достъп до няколко бутона, чието предназначение ще обясним накратко. Обърнете внимание, че пред всеки от бутоните е изписана буквата "F", следвана от различно число. Това е знак, че натискането на функционален бутон с този номер от клавиатурата ще е еквивалентно на чукване с мишката върху бутона. Винаги е за предпочитане да използвате клавиатурата, тъй като това Ви осигурява по-голяма бързина в доста от случаите. И така, бутоните в този екран са:
  • [F6] зареждане - натиснете този бутон (или F6 от клавиатурата), ако желаете да заредите на екрана документ, който преди това сте съхранили в програмата. При натискането на бутона ще се покаже меню, от което можете да изберете типа на документа, който желаете да заредите. Възможните опции са: стокова разписка (Ctrl+F6), фактура (Alt+F6), дебитно известие, кредитно известие и проформа фактура.


    Публикувано изображение

    Изборът на която и да е от тези възможности ще доведе до показването на списък с издадени документи от избрания тип, които са създадени в текущия виртуален обект на базата данни. От този списък можете да изберете документа, който желаете да заредите, и да потвърдите своя избор, при което документът ще бъде показан на екрана за преглед, евентуални корекции или за повторно отпечатване. От същия екран можете да осъществите търсене по номер на документа, както и по име на клиента. Освен всичко останало, списъкът може да бъде отпечатван на принтер или експортиран към външен файл, ако желаете да направите опис на издадените документи от този тип. Забележете, че ако сте активирали филтриране по период (а това може да стане от менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Филтриране по период при зареждане на списък с издадени документи"), списъкът може и да не показва всички документи от този тип, затова обърнете внимание, дали има отметка пред опцията "само за периода" (с посочена начална и крайна дата на периода, за който да се показват документи). Ако тази опция е активирана и не виждате документа, който Ви интересува, тогава или махнете отметката, за да се покажат всички документи, или задайте периода, в който се намира този документ. Разбира се, ако знаете точният номер на документа, можете да го извикате и по-бързо - чрез функцията за търсене.
  • [F7] нова операция - натискането на този бутон ще Ви покаже контекстно меню с всички възможни операции, които можете да създадете в този модул. Обърнете внимание, че непосредствено след като влезете в модула, програмата вече е в режим на създаване на нов документ от типа, който в настройките Ви е зададен като документ по подразбиране. Затова, ако току що сте влезли в модул "Продажби" и смятате да създавате документ от подразбиращия се тип, не е необходимо изрично да избирате типа на новата операция, а вместо това директно пристъпете към въвеждането на данните в празния документ. Ако обаче типът на операцията/документа, които желаете да създадете се различават от типа, който Ви предлага програмата, или пък на екрана е показан друг съхранен документ, който току що сте записали или заредили, то тогава за създаване на нова операция ще трябва да натиснете този бутон, за да се покаже менюто с възможните операции (както беше обяснено и по-горе, най-често използваните команди имат съкратени клавишни комбинации - препоръчваме Ви да ги използвате, за да спестите време).


    Публикувано изображение

    Както можете да видите от изображението по-горе, програмата поддържа доста разнообразни функции за създаване на документи в модул "Продажби". По-надолу в ръководството ще се спрем в по-големи подробности на всяка от тях, но засега просто нека кажем, че след като изберете необходимата Ви операция, програмата ще изчисти данните на екрана и ще влезе в режим на създаване на нов документ от избрания от Вас тип.
  • [F8] избиране на клиент - бутонът служи точно за това - показва списъка със съхранени клиенти, от който можете да изберете контрагента по текущата операция, да промените данните му, или пък да го създадете, ако той все още не съществува. Строго препоръчително е избирането на клиент да е първото Ви действие, когато съставяте нов документ, тъй като по този начин ще позволите на програмата да съобрази навреме всички калкулации и цени с особеностите на избрания клиент, в случай, че за него са дефинирани специални продажни цени или индивидуални отстъпки за определени артикули, както и общи търговски отстъпки като цяло, срокове за отсрочено плащане, собствени номенклатурни кодове на артикулите, предпочитан начин на плащане и т.н. (за някои от тези опции не е задължително първо да избирате клиента, но все пак е добре да се придържате към тази препоръка при работата си с програмата).
  • [F2] артикули - чукването с мишката върху този бутон ще покаже на екрана контекстно меню с няколко възможности за избор и въвеждане на артикули в операцията. Ако обаче натиснете бързия клавиш F2 от клавиатурата, тогава програмата директно ще покаже списъка с дефинираните артикули, от който можете да изберете и добавите към документа артикулите, които смятате да продавате (или дори да ги създадете там). При натискане на клавиша Shift+F2 програмата ще Ви позволи да въведете в документа несъществуващ артикул в свободен текст. Натискането на клавиша F1 изрично активира избора на стоки чрез баркод четец, но имайте предвид, че по принцип тази команда има смисъл единствено, ако сте активирали опцията "Изборът с баркод скенер се активира ръчно от потребителя" (достъпна чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Настройки на модул "Продажби и фактуриране" - "Бърз режим на избор на артикули при продажба"). Иначе програмата автоматично ще активира този режим, когато се опитвате да прочетете нещо чрез баркод четец.


    Публикувано изображение

    Както се вижда от изображението по-горе, освен обяснените три начина за въвеждане на артикули, програмата предлага и възможност за импорт на артикулите от външен файл във формат CSV, както и експортна функция в същия формат. Импортират се и се експортират единствено данните за артикулите по операцията, което включва: номенклатурния код, наименованието, мярката, количеството, ед. цена, търговската отстъпка и кода по номенклатурата на клиента).
  • [F3] промяна - бутонът служи за зареждане на избрания артикул в режим на редакция на количеството, цената (и нейният тип), отстъпката и наименованието. За целта артикулът трябва да е бил предварително добавен към документа и да е избран в списъка. Когато в списъка няма избран артикул, бутонът е неактивен. Алтернативен начин за постигане на същото е да използвате бързия бутон F3 от клавиатурата или да чукнете двукратно с мишката върху желания артикул. Можете също да натиснете и клавиша Enter, за да заредите реда с артикула в режим на редакция.
  • [F4] изтрий - както и при горния бутон, и тук е необходимо артикулът да е бил предварително добавен към документа и да сте го избрали. Натискането на бутона или на клавиша F4 ще премахне избрания ред от документа.
  • [F5] допълн. данни - този бутон (както и клавиша F5 от клавиатурата) стартират диалоговия прозорец с допълнителни данни за операцията. Тъй като голяма част от тези данни се попълват автоматично или пък се попълват и променят рядко, те са изведени в отделен екран. Няма да се спираме отново на тях, тъй като те вече бяха обяснени в подробности по-горе.
  • [F9] запис и печат - натискането на бутона води до показване на меню, съдържащо различни команди и настройки, свързани със съхраняването и отпечатването на документите.


    Публикувано изображение

    За директен запис и презапис на документа е желателно да използвате съкратената клавишна операция Ctrl+F9, вместо избор на командата "Запиши операцията", която е достъпна чрез менюто - това спестява време. След запис на операцията, документите могат да бъдат отпечатвани на принтер и затова програмата ще Ви предлага отпечатване на принтер всеки път, когато запишете или презапишете текущия документ. Обърнете внимание, че по подразбиране, отпечатването на документите минава през режима на предпечатен изглед, в който можете да видите как документът ще изглежда на лист хартия, още преди да бъде отпечатан. Ако желаете да пропуснете предпечатния изглед, активирайте опцията за "директен печат (без предпечатен изглед)", която е достъпна от подменюто "Опции за печат на фактури". От същото подменя можете да зададете на програмата и колко копия на оригиналната фактура да отпечатва след отпечатването на оригинала. Ако често изпращате фактури по електронен път (и те не са подписани с квалифициран електронен подпис), тук можете да активирате и опцията за отпечатване на идентификационния код на съставителя на фактурата (самият код се въвежда за всеки потребител в менюто "Администриране" - "Потребители и права за достъп").
  • [F10] изход - бутонът служи за изход от модул "Продажби" и връщане към основния работен екран на програмата.
Последователност от действия при създаване на нова операция


Тук ще проследим последователността от действия, които е необходимо да предприемете, за да създадете и съхраните нова операция в модул "Продажби".
  • Влезте в модул "Продажби"
    Ако все още не сте влезли в модула, чукнете с мишката върху иконата "Продажби" в лентата с инструменти, или натиснете съкратената клавишна комбинация Ctrl+F5, за да заредите модула.
  • Създайте нова празна операция от желания тип.
    При зареждане на модула програмата автоматично влиза в режим на създаване на нов документ от типа, който в настройките Ви е зададен като документ по подразбиране (това може да бъде продажба със стокова разписка или продажба с фактура и стокова разписка). Ако желаният документ е от друг тип или на екрана има данни от предишен документ, чукнете с мишката върху бутона "нова операция" и изберете операцията, която желаете да извършите (за предпочитане е да използвате бързите клавиши, където това е възможно). На Ваше разположение са следните бързи клавиши за създаване на нов документ: Ctrl+F7 създава нова стокова разписка; Alt+F7 създава едновременно нова фактура и стокова разписка; Shift+F7 създава нова проформа фактура.
  • Изберете съществуващ клиент или създайте нов.
    За да изберете клиент е необходимо да натиснете клавиша F8 или бутона "избиране на клиент". Ще се покаже списъка с клиенти, които вече сте създали. Ако клиентът съществува - изберете го от списъка и натиснете Enter за потвърждение (или чукнете двукратно върху него с мишката). В случай, че списъкът с клиенти е голям, използвайте функцията за търсене по част от името, населеното място, ЕИК по БУЛСТАТ и т.н. (клавиш F3 или бутон "търсене").
    Ако клиентът е нов и следователно все още не е добавен към Вашата номенклатура на контрагентите, натиснете бутона "създаване" или клавиша F5 от клавиатурата, за да го създадете. Ще се покаже диалоговия прозорец за въвеждане на данните на новия клиент. Задължителните реквизити за попълване са наименованието на клиента, неговия тип (дали е клиент или доставчик), населеното място и адреса по данъчна регистрация, и идентификационния му номер.
  • Добавете един по един всички артикули, които са предмет на текущата сделка.
    Добавянето на артикули може да става по няколко начина - чрез избор от списъка с артикули, чрез баркод четец, чрез въвеждане в свободен текст или чрез импорт на артикулите от CSV файл. За да изберете артикул от списъка с артикули, натиснете клавиша F2 от клавиатурата (или бутона "артикули" - "от номенклатурата на стоките и изделията"). На екрана ще се покаже пълният списък с артикули, които са дефинирани във Вашата база данни. В зависимост от Вашите настройки и големината на Вашата номенклатура, възможно е вместо списъка с артикули, на екрана да се покаже малък прозорец за търсене по част от номенклатурния код или наименованието. По подразбиране програмата ще преминава директно в режим на търсене при наличието на 1000 или повече артикула, тъй като при толкова артикули е напълно безпредметно разлистването на целия списък. Можете да контролирате това поведение на програмата (да го активирате безусловно или пък да го забраните) чрез опциите в менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Автоматичен режим на търсене при показване на списъците с артикули". Изберете реда с артикула, който желаете да добавите към операцията и потвърдете избора чрез натискане на клавиша Enter от клавиатурата или бутона "F9 Избери" от екрана.


    В този момент, в зависимост от Вашите настройки, програмата може да постъпи по два различни начина. По подразбиране, когато избирате артикул от списъка с артикули, програмата ще показва допълнителен екран, в който можете да въведете количеството, цената, търговска отстъпка за конкретния артикул или да промените наименованието на стоката така, както желаете да се изписва в документа. Ако обаче сте активирали опцията "Разрешен при избор от списъка на артикулите" от менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Настройки на модул "Продажби и фактуриране" - "Бърз режим на избор на артикули при продажба", вместо да покаже този екран, програмата директно ще въведе артикула в документа с количество = 1 и с цена по подразбиране, според зададените настройки за избрания клиент. В такъв случай, ако желаете да промените нещо, достатъчно е веднага да натиснете Enter, за да заредите реда в режим на промяна (или пък да чукнете двукратно с мишката върху него).

    Публикувано изображение

    От друга страна, при избор на артикули с баркод четец, програмата ще се държи по обратния начин - по подразбиране ще се прилага бързия метод за въвеждане на артикули, така че, ако желаете да промените това поведение, просто махнете отметката пред опцията "Разрешен при избор с баркод скенер" от менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя" - "Настройки на модул "Продажби и фактуриране" - "Бърз режим на избор на артикули при продажба".

    Във всеки случай, след добавяне на артикула към документа, можете да пристъпите към добавяне и на останалите артикули, а ако е необходимо да внесете някакви корекции, това може да стане бързо и лесно по всяко време.

    Публикувано изображение

    Обърнете специално внимание, че за всеки отделен артикул можете да избирате типа на цената, по която продавате. По подразбиране програмата ще предлага продажна цена №1, но чрез натискане на бутона "F1 избор на цена" (от екрана за въвеждане на количество и цени) можете да изберете друга, предварително дефинирана стойност, ако това се налага. Цените е възможно да бъдат въвеждани и ръчно (ако типът на продажната цена е "въведена ръчно при продажба"). Ако за избрания клиент сте дефинирали друг тип предпочитана цена (примерно продажна цена №2, специална цена и т.н.), програмата ще я приложи автоматично. Тук трябва да обърнем внимание и на това, че за отделните оператори е възможно да бъде ограничена възможността да продават по определен тип цени (но това е въпрос на фирмена политика).

    Освен продажната цена и количеството, за всеки добавен артикул може да бъде дефинирана и индивидуална търговска отстъпка. По принцип е препоръчително търговската отстъпка да се начислява върху целия документ, когато тя е една и съща за всички артикули в него, но ако случаят не е такъв, от екрана за въвеждане на количество и цена можете да въведете отстъпка, която ще важи само за този артикул. При всички положения, обаче, не е възможно да начислявате отстъпка върху целия документ и едновременно с това да въвеждате отделна отстъпка за определен артикул - програмата няма да го позволи, тъй като това би довело до двойно начисляване на отстъпка. Ето защо, трябва да изберете едно от двете - една отстъпка за целия документ или отстъпка на всеки ред.
  • Попълнете и/или прегледайте останалите реквизити на документа
    След като въведете артикулите по операцията, единственото, което остава е да огледате останалите основни реквизити на документа и да нанесете корекции там, където е необходимо (и ако е необходимо). Ако сте отделили достатъчно време, за да се запознаете в подробности с настройките на програмата ще знаете, че тя позволява да направите настройките си така, че на практика в повечето случаи да не Ви се налага да въвеждате почти нищо, тъй като програмата се е погрижила за това и вече е въвела съответните данни там, където те са необходими. Това включва имената на приемащата и предаващата страна, името на лицето, което съставя документа, начина на плащане, търговската отстъпка, банковата сметка (ако плащането е по банков път), срокът за плащане, размерът на платената сума и т.н. Разбира се, ако е необходимо, винаги можете да направите необходимите промени - преди или след записа на операцията.
  • Запишете документа и го отпечатайте на принтер (или го съхранете във файл)
    Към този момент документът все още не е съхранен, следователно никакви промени не са настъпили в наличностите на Вашия склад. За да запишете документа натиснете клавишната комбинация Ctrl+F9 от клавиатурата или изберете командата "Запиши операцията", която ще се появи в контекстно меню при натискане на бутона "F9 запис и печат".
    Програмата ще провери съдържанието на документа, и ако намери пропуснати данни, ще Ви уведоми по подходящ начин, за да ги попълните и да направите повторен опит за запис. Ако всичко е наред, програмата ще Ви попита, дали желаете да отпечатате документа на принтер. Ако отговорите утвърдително, на екрана ще се покаже документа в предпечатен изглед (освен, ако не сте забранили това чрез настройките). Натиснете бутона за отпечатване и следвайте стандартния за Windows начин на отпечатване на документи.


    Обърнете внимание, че е възможно, вместо да отпечатвате документа на принтер, да го запишете в PDF файл. Инструкции за това можете да прочетете в статията Отпечатване на документи в PDF файл чрез PDFCreator.

    Ако желаете да отпечатате документа повторно или пък на по-късен етап, можете да направите това чрез клавиатурните комбинации Alt+F9 (отпечатва оригинал), Shift+F9 (отпечатва копие) или Ctrl+Shift+F9 (отпечатва едновременно оригинал и съответния брой копия). За тази цел можете да използвате и командите от контекстното меню, което се появява при натискане на бутона "F9 запис и печат". Обърнете внимание, че за да отпечатате документ е необходимо той да е бил предварително съхранен и съдържанието му да е заредено на екрана.
Зареждане, преглед, редакция и повторно отпечатване на съхранени документи


Възможно е да се наложи да нанесете някакви корекции по документ, който преди това сте съхранили. Това включва както корекция на данните за контрагента и основните параметри на операцията, така и корекции по самите артикули. Имайте предвид обаче, че е възможно администраторът на базата данни да е забранил промяната на съхранени документи, така че възможността да ползвате тази функция зависи от правата, които са Ви дадени в рамките на този модул.

За да заредите документа, натиснете бутона "F6 зареждане" и изберете желания тип документ от менюто, което ще се появи (за спестяване на време можете да използвате и бързите клавишни команди). Ще се покаже списък на документите от избрания от Вас тип. Изберете желания документ и натиснете Enter за потвърждение - съдържанието на документа му ще се зареди на екрана. Вече можете да правите произволни промени по операцията, преди да я съхраните повторно, в т.ч. по данните на клиента, артикулите (да добавяте, променяте и изтривате стоки), начинът на плащане, отстъпки и т.н. Единствените данни, които не можете да променяте във вече съхранен документ са неговият пореден номер, информацията за Вашата фирма и размерът на платената сума. Ако се налага да промените първите две неща, ще трябва да изтриете документа и да го въведете повторно. За третото - размерът на платената сума - то може да бъде променено чрез модул "Приходи и разходи".

След като приключите с евентуалните промени по документа, просто го запишете и отпечатайте на принтер по начина, който е описан по-горе.

Изтриване на издадени документи

Има случаи, при които може да пожелаете, по една или друга причина, да изтриете документ, който преди това сте издали и съхранили. Това става чрез предвидените за целта функции за изтриване в менюто "Операции". Изберете типа документ, който желаете да изтриете и стартирайте съответната команда. После от списъка с издадените документи от този тип маркирайте въпросния документ и натиснете бутона за потвърждение.

Обърнете внимание, че при изтриване на стокова разписка, всички артикули, които са изписани чрез нея, ще бъдат върнати автоматично в склада, а записът за тази операция в "Приходи и разходи" ще бъде изтрит. Не така стои въпроса с изтриването на фактура, известие или проформа. При все това обаче, при изтриването на фактура, програмата ще провери, дали към нея съществува стокова разписка, и ако такава бъде намерена, програмата ще Ви попита дали желаете да изтриете и нея. Ако отговорите утвърдително, стоковата разписка ще бъде изтрита заедно с фактурата, а стоките в нея ще се върнат в склада. Ако отговорите с отрицание, стоковата разписка ще бъде оставена, но състоянието й ще бъде установено като "нефактурирана", т.е. ще можете да издадете друга фактура на базата на тази стокова разписка, спестявайки си необходимостта да въвеждате същите артикули и данни повторно. Аналогично, при изтриване на стокова разписка, програмата ще провери дали към нея е издадена фактура, и ако такава бъде открита, ще Ви попита дали желаете да изтриете и нея.

За да изтриете документ от какъвто и да е тип в StoreHouse PRO, администраторът на базата данни трябва да Ви е предоставил право да изтривате такъв документ. В случай, че нямате такова, програмата ще прекрати операцията със съответното съобщение за грешка.

Анулиране на издадени фактури

Анулирането на фактури е достъпно чрез командата "Анулиране на фактури" в менюто "Операции". При стартирането на тази операция ще е необходимо да посочите фактурата, която желаете да анулирате и да натиснете бутона за потвърждение. Ако към тази фактура има и стокова разписка, програмата ще Ви попита, дали желаете да запази стоковата разписка, така че по-късно да я използвате като основа за генериране на нова фактура (за да си спестите повторното въвеждане на същите данни и артикули). Ако изберете да изтриете стоковата разписка, артикулите в нея ще бъдат върнати автоматично в склада, а самата стокова разписка ще бъде изтрита. Ако откажете изтриването на стоковата разписка, тя ще остане в базата данни и няма да има никакви промени по наличностите. Чрез функцията за издаване на фактура към стокова разписка ще можете по-късно да издадете нов документ с идентично на стоковата разписка съдържание. И в двата случая обаче, при анулиране фактурата не се изтрива, а вместо това ще се появява в списъка на издадените документи като анулирана. Тя няма да участва в справките, които се генерират на базата на издадени фактури, нито ще може да бъде редактирана по какъвто и да е начин. Номерът на тази фактура остава резервиран и с този номер не могат да се издават други документи. Единственото, което можете да направите с една анулирана фактура е да я изтриете, ако това е необходимо.

Справка за издадените фактури, проформи и стокови разписки

Макар и да не е означен като отделна справка, в програмата има отчет за издадените документи. Както и при всеки от другите модули на програмата, които генерират някакъв вид документи, и тук тази справка е достъпна чрез функцията за зареждане на издаден документ. За да видите отчета за издадените фактури, например, натиснете клавиша F6 от клавиатурата или бутона "зареждане" от екрана, и после от появяващото се меню кликнете върху желания тип документ: стокова разписка, фактура, дебитно известие, кредитно известие или проформа. Ще видите списъка на всички издадени документи от избрания тип. Тъй като най-вероятно бихте желали да ограничите списъка до документите, които са издадени за определен период, поставете отметка пред опцията "само за периода" и въведете начална и крайна дата. Резултатът ще бъде автоматично филтриран по зададения период. В StoreHouse PRO можете да отпечатате тази справка на принтер или да я експортирате във външен файл - във формат CSV или HTML, които да предоставите за целите на Вашето счетоводство или просто да приложите към постоянен архив.

Номерация на документите

При първото издаване на документ от програмата, тя ще Ви предложи създаването на документ с номер 0000000001, а след съхраняването му ще предложи 0000000002 и т.н. в нарастващ порядък. Ако става дума за фактури, и в случай, че това е първата фактура, която издавате, това е съвсем нормално. Ако обаче преди това сте издавали други фактури (от кочан или пък в друг софтуерен продукт), трябва да продължите с номер, който следва последния номер на документ, който сте издали. За целта преди да съхраните първата си фактура в програмата, коригирайте номера й ръчно, така че да съответства на желания от Вас. Накрая съхранете операцията. Оттук нататък програмата ще започне отброяването от най-големия номер на фактура, който сте запаметили в базата данни. Това се отнася и за останалите документи: проформи, стокови разписки и т.н.

Обърнете внимание, че в StoreHouse PRO е възможно да използвате както такъв тип автоматична номерация, така и да дефинирате фиксиран диапазон за определени виртуални обекти, от името на които се издават фактурите, при което номерирането ще се извършва на базата на указания диапазон, без да се спазва правилото за последния номер на издаден документ.

Повече информация за възможните начини за промяна на номерацията на фактурите, можете да прочетете в статията "Промяна на номерацията на фактурите".

Отразяване на връщането на стока от клиент

Възможно е в определен момент да се наложи да отразите връщането в склада на стока, която преди това сте продали на Ваш клиент. Начините за документиране на такава операция са няколко. Кой от тях ще използвате, зависи изцяло от вида на документа, с който е била отразена предхождащата продажба.
  • Връщане на стоки чрез кредитно известие - ако при продажбата на върнатата стоката сте издали фактура, желателно е да документирате връщането на артикулите чрез издаване на кредитно известие към тази фактура. За да издадете кредитно известие, натиснете бутона "нова операция" (или F7 от клавиатурата) и от менюто с възможните операции изберете "Кредитно известие".


    Програмата ще Ви попита, дали желаете да изберете от списък фактурата, към която ще издавате кредитно известие. Ако отговорите положително, на екрана ще се покаже списъка с издадени фактури. Изберете тази, с която сте отразили продажбата и натиснете бутона за потвърждение. Програмата ще Ви предложи да попълни автоматично данните за артикулите, извличайки ги от оригиналната фактура. Ако приемете това предложение, ще си спестите време в попълването на тази информация (излишните артикули, ако има такива, могат да бъдат променени или изтрити след това). Ако откажете, програмата ще попълни автоматично само данните на доставчика, клиента и информацията за фактурата, към която издавате кредитно известие, а за Вас ще остане да попълните данните за артикулите и останалите нужни реквизити.

    Ако отговорите отрицателно на въпроса, дали желаете да изберете от списък фактурата, към която издавате кредитно известие, програмата ще очаква от Вас да въведете ръчно нейния номер и дата и да попълните сами всички данни в документа. Тази възможност е предвидена за случаите, при които фактурата, към която издавате кредитно известие, не съществува в базата данни на StoreHouse PRO и по тази причина не е възможно да бъде извлечена информация за нея.

    Извън описаната по-горе процедура, съставянето на кредитно известие не се различава по нищо от съставянето на стандартна фактура в StoreHouse PRO, затова няма да се спираме в подробности на този процес.

    При записа на кредитното известие, програмата ще генерира автоматично и стокова разписка към него, а стоките по документа ще бъдат върнати в склада. Едновременно с това в модул "Приходи и разходи" ще бъде генериран запис на приходна операция, която (обърнете внимание) ще е с отрицателен знак. Това е така, защото кредитното известие поражда задължение за Вас, да възстановите суми на клиента. Като допълнение, във всички справки в програмата стойностите и количествата по тази операция ще се показват с отрицателен знак и ще се отчитат по същия начин (тъй като стоките се връщат обратно в склада). Това не означава, че Вие трябва да ги записвате със знак "минус" - напротив, програмата "знае", че трябва да третира кредитното известие по този начин и това е само нейна грижа. Обърнете внимание, че за разлика от представянето на данните от известието в справките с отрицателен знак, при отпечатването на кредитното известие, данните в него ще се показват като положителни стойности.
  • Връщане на стоки чрез стокова разписка - този начин на отразяване е подходящ за случаите, при които първоначалната продажба не е била отчетена с фактура, а само със стокова разписка. Операцията е достъпна при натискане на бутона "нова операция" (или F7 от клавиатурата) и от менюто с възможните операции изберете "Допълнителни операции" - "Връщане на стока от клиент със стокова разписка".


    Както и при варианта с издаването на кредитно известие, и тук програмата ще Ви предложи да изберете от списък документа (стоковата разписка в този случай), с който е документирана първоначалната продажба. Можете да приемете тази възможност, за да улесните попълването на данните в документа, или пък да я откажете - ако желаете да попълните данните сами.

    След записа на операцията програмата ще съхрани стокова разписка за върната стока и ще прехвърли посочените количества обратно в склада. Подобно на случая с кредитното известие, документът ще се вижда с отрицателна стойност в справките, а в модул "Приходи и разходи" ще бъде генериран запис на приходна операция с отрицателен знак. И тук, както по-горе, не е необходимо да въвеждате стойностите с отрицателен знак, тъй като типът на стоковата разписка е по-специален и програмата знае, че трябва да го третира по различен начин.