Прехвърляне към съдържание


Модул "Ревизии"




Ревизии

Инвентаризация на склада. Въвеждане на началните наличности и корекция на текущите количества

 

Съдържание:

 

Елементи на интерфейса
Създаване на нова инвентаризационна операция
Зареждане на съхранена ревизия

 

Една от основните операции в един склад е извършването на т.нар. ревизия или инвентаризация. Тази операция позволява да се направи сравнение между действителното състояние на наличностите на стоките в склада и показанията на складовия софтуер. В идеалната ситуация разлика между двете не би съществувала, но е факт, че както поради недоглеждане, пропуснати документи и операции или операторска грешка, така и поради злоумишлени действия на служители или възникнали грешки в самия софтуер е възможно да се достигне до ситуация, при която складовата програмата показва, че наличността на определена стока е една, а действително намерената в склада - съвсем друга. Модулът за ревизии позволява да се предприемат необходимите корективни действия, така че информацията за наличностите в склада да отговоря на действителността.

 

Освен това ревизията е препоръчителният метод по който можете да въведете началните наличности при започване на работа с продукта StoreHouse PRO. Често срещана грешка е началните наличности да се въвеждат с фиктивна доставка на стоки. Макара че, да, това също би свършило работа, ние не го препоръчваме, тъй като това действие би породило приходна операция в склада която ще фигурира в справката за доставките и съответно разходна операция в модул "Приходи и разходи", а това може да изкриви показанията на тези две справки.

 

Ако във Вашата база данни са създадени няколко складови обекта, уверете се, че предварително сте активирали този, чиято ревизия желаете да направите. След това влезте в модул "Ревизии" като изберете менюто "Операции" и чукнете върху командата "Ревизии". Ще Ви посрещне екрана на модула за инвентаризация, който към този момент все още не съдържа никакви данни.

 


Елементи на интерфейса
[ върни се горе ]

 

Изображение

 

В горната част на екрана ще видите няколко различни раздела (табове), които по-късно можете да използвате, ако желаете да превключвате между отрязъци от данни, филтрирани по по признака, отговарящ на наименованието на раздела. Разделите са:

  • Всички артикули - показва всички записи от ревизията, без да ги филтрира по някой от другите признаци.
  • С наличност - показва само артикулите, които имат наличност, която е различна от нула. В този контекст наличността може да бъде и отрицателна.
  • С положителна наличност - показва само артикулите, които имат положителна наличност, различна от нула.
  • С отрицателна наличност - показва само артикулите, които имат отрицателна наличност.
  • Без наличност - показва артикулите, чиято наличност е нула.
  • С липса или излишък - показва артикулите, при които има разминаване между количеството, което програмата смята, че трябва да имат и количеството, което е въвел операторът.
  • С липса - показва артикулите, за които програмата показва, че трябва да имат по-голяма наличност от тази, която операторът е въвел като намерено количество.
  • С излишък - показва артикулите, за които програмата показва, че трябва да имат по-малка наличност от тази, която е преброена в склада и въведена от оператора.

 

В таблицата под табовете ще се визуализират артикулите, които са част от текущата ревизия. Нека обясним колоните в тази таблица:

  • Код - показва номенклатурния код на всеки артикул
  • Наименование - показва наименованието на артикула
  • Група - към коя група принадлежи този артикул
  • Мярка - в каква мерна единица е количеството, което е представено на екрана и с което стоката се води на отчет в склада
  • Количество - това е количеството, което програмата смята, че на базата въведените приходни и разходни операции с този артикул трябва да е налично в склада в този момент.
  • Намерено к-во - това е действително намереното количество от този артикул в склада. Операторът е в състояние да променя само това поле. По подразбиране програмата ще въвежда в тази колона същата стойност, с презумпцията, че няма разлика между двете стойности. Операторът трябва да коригира съдържанието на редовете, в които е установено отклонение.
  • Разлика - тук се визуализира разликата между стойностите на колоните "количество" и намерено к-во".
  • Ед. цена - единичната себестойност на артикула в лева.
  • Стойност - тук се показва общата себестойност в лева на действително намерено количество от този артикул, т.е. произведението на стойността в колоната "намерено к-во" и единичната цена.
  • Разлика ст-ст - показва себестойността в лева на разликата между количеството в софтуера и преброената наличност.
  • Ст-ст цена 1 - показва общата стойност в лева, изчислена спрямо продажна цена №1 на този артикул.
  • Ст-ст цена 2 - показва общата стойност в лева, изчислена спрямо продажна цена №2 на този артикул.

 

В долната част на екрана са разположени бутоните за основните операции в модула, както и информацията за поредния номер на ревизията, датата на нейното извършване, краткото текстово пояснение към операцията и обобщените данни за количествата и стойностите.

 

Бутон "[ F5 ] Създаване" - служи за създаване на нова инвентаризационна операция.

 

Бутон "[ F6 ] Зареждане" - служи за зареждане и показване на екрана на ревизия, която вече е била съхранена.

 

Бутон "Други операции" - предоставя достъп до операциите по импорт на количества от CSV файл и експорт на информацията в CSV или HTML формат.

 

Бутон "[ F8 ] Печат" - служи за отпечатване на инвентаризационен протокол след въвеждане на корекциите.

 

Бутон "[ F9 ] Запис" - служи за съхраняване на промените по текущата операция.

 


Създаване на нова инвентаризационна операция
[ върни се горе ]

 


Важно!


Преди да създавате ревизия се уверете, че:
  • Вече сте създали всички артикули, които планирате да включите нея. Само съществуващи артикули, които не са означени като скрити могат да бъдат част от инвентаризационната операция.
  • Ревизията е първата операция за деня и преди нея не сте създавали други приходни или разходни операции в този виртуален складов обект. Това има отношение към някои справки, които приемат, че инвентаризацията предхожда останалите операции за деня.
  • Ревизията ще бъде съхранена с текущата, а не със задна или бъдеща дата. В никакъв случай не е препоръчително да въвеждате ревизии с предходна дата, ако след тях вече има съхранени други приходни или разходни операции.
  • Информацията за наличностите, с която разполагате от преброяването в склада е актуална към текущата дата. Ако не е - предварително се погрижете да я актуализирате така, че да включва eвeнтуалните промени към днешна дата.
  • Артикули от тип "услуга" не могат да бъдат част от инвентаризацията, тъй като услугите нямат количествено измерение в склада. Ако имате артикули, за които предварително знаете, че по погрешка сте създали като услуги, вместо като изделия или стоки, погрижете се да направите трансформация към правилния тип артикул преди създаване на ревизията.
  • Ако Ви е известно, че има пропуснати операции, случили се преди датата на ревизията, и разберете за тях преди да сте създали ревизията, препоръчително е да ги въведете с датата, на която са се случили, вместо да коригирате наличността с ревизия. В случай обаче, че установите този пропуск след като сте създали ревизията, в никакъв случай не ги въвеждайте. Тогава просто направете корекция чрез самата ревизия.


 

Вече сте преброили наличността на стоките в избрания склад към днешна дата и сте готови да въвеждате информацията в програмата?

 

Натиснете бутона "[ F5 ] Създаване". Програмата ще Ви предупреди, че ако продължите, инвентаризационната операция ще бъде създадена и съхранена автоматично и ще очаква потвърждение от Вас. Отговорете утвърдително...

 

Изображение

 

Непосредствено след това програмата ще Ви попита, дали желаете да изберете предварително групите от артикули, които да бъдат включени в тази ревизия. Ако откажете, програмата ще включи всички артикули от Вашата номенклатура на стоките, материалите и изделията. В случай, че номенклатурата е много голяма, а Вие планирате да ревизирате само малка част от нея, по-разумно би било да укажете точно кои групи от стоки желаете да бъдат включени. Имайте предвид, че не е възможно да добавяте към тази операция нови групи или пък да премахвате някоя от избраните групи, ако ревизията бъде е била създадена. Ако се стигне до подобна ситуация, просто можете да направите още една ревизия - само на пропуснатите групи.

 

За целите на това ръководство ще приемем, че сте решили да изберете само някои от групите. Програмата ще покаже екрана за филтриране по група.

 

Изображение

 

Поставете отметка пред групите, които желаете да добавите към тази ревизия. Ако групите имат и подгрупи, уверете се, че сте избрали и тях. За автоматичен избор на подгрупите, поставете отметка пред опцията "автоматично избиране на подгрупите" или просто натиснете клавиша F2 от клавиатурата. После започнете да поставяте отметки пред тези групи и подгрупи, които ще включите в операцията. Ако някоя от подгрупите на избрана група трябва да бъде изключена, махнете отметката пред нея. Накрая приложете филтъра като натиснете клавиша F6 или съответния бутон от екрана.

 

Програмата ще генерира списък с всички артикули, които принадлежат към групите, които сте избрали.

 

Изображение

 

Вече можем да започнем с нанасянето на корекциите по наличностите....

 

Започвайки от най-горния ред и слизайки надолу по списъка, маркирайте поотделно всеки артикул, за който сте установили разлика между изчислената и намерената наличност. За въвеждане на намереното количество чукнете двукратно с левия бутон на мишката върху реда с този артикул. Ще се покаже прозорец за въвеждане на количество (а за стоките и материалите - и поле за корекция на себестойността). Въведете изброеното от Вас количество и натиснете ENTER потвърждение на промяната. След това преминете към следващия ред.

 

Изображение

 

Там, където не установявате разлики, или където наличността нормално е 0, т.е. в този момент действително няма наличност, просто подминете реда и преминете на следващия.

 


Съвет

Можете да използвате функцията за филтриране по групи, както и търсенето по ключова дума (код, наименование), за да виждате само определени записи в даден момент. Възможно е да използвате и баркод четец. За връщате към пълния списък с артикулите просто натиснете бутона за опресняване или F4 от клавиатурата.


 

Накрая, след като сте отразили всички наличности, въведете някакво ориентировъчно описание на операцията в предвиденото за целта поле. Имайте предвид, че въвеждането на описание ще Ви помогне да се ориентирате по-късно за естеството и причините за извършването на всяка една ревизия, а когато те станат повече и не сте задавали описания, няма да можете бързо да се ориентирате за това, на какво сте правили ревизия и защо. Въведеното тук описание ще се появява редом до номера и датата на ревизионния протокол, когато използвате бутона за зареждане на минали документи.

 

Накрая съхранете цялата операция като натиснете клавиша F9 или "Запис" от екрана. Програмата ще Ви попита, дали желаете да замените наличностите в склада с новите начални салда. Отговорете утвърдително и след това, ако е необходимо, натиснете бутона за печат на документ, за да отпечатате ревизионен протокол.

 


Съвет

Ако списъкът с корекциите е много дълъг, препоръчваме периодично да извършвате запис на операцията, тъй като при евентуално прекъсване на електрозахранването може да изгубите промените, които не са съхранени.


 

Инвентаризационният протокол може да бъде отпечатан по два начина: в пейзажно разположение или в портретно разположение. Това се контролира чрез настройка, която е достъпна при натискането на бутона "Други операции". Разликата между двата начина се изразява в това, че при пейзажното разположение протоколът включва и информация за цените, докато при портретния режим - само информация за количествата.

 

Изображение
Изображение

 

След като сте записали ревизията, корекциите по наличностите вече са приложени и от този момента нататък това е новата текуща наличност на стоките, която ще виждате в справките.

 


Съвет

Препоръчваме Ви периодично, на контролни дати, определени от Вас, да създавате по една ревизия във всеки складов обект, който управлявате с тази програма. Не е необходимо да правите каквито и да е корекции в тези периодични ревизии. Чрез тях ще можете да фиксирате както количеството на артикулите към тази дата, така и тяхната точна стойност. Това е информация, която със сигурност ще Ви е полезна, а и ще е възможно да достъпвате във всеки момент, без да се налагат каквито и да е тежки справки и изчисления.


 

 


Зареждане на съхранена ревизия
[ върни се горе ]

 

Зареждането на съхранена ревизия Ви позволява да се върнете и покажете на екрана съдържанието на инвентаризационна операция, която вече сте били съхранили в миналото. Причините за това могат да бъдат разнообразни, като част от тях са:

  • Корекция на операторска грешка, възникнала по време на въвеждането на данните в инвентаризацията.
  • Преглед на несъответствията, които са констатирани с тази ревизия.
  • Отпечатване на инвентаризационния протокол към тази ревизия.
  • Продължаване на въвеждането на данни в инвентаризационна операция, която поради големия обем корекции не сте успели да завършите в деня на създаването на ревизията.
  • Открили сте липсващия артикул, който първоначално сте отчели като липса на склада.

 

За да заредите съхранена ревизия влезте модул "Ревизии" и натиснете клавиша F6 или бутона "Зареждане". Ще се покаже списък с издадените ревизии в този обект за периода, който програмата е настроена да показва. Ако списъкът е дълъг и не виждате нужния запис, използвайте функцията за търсене и въведете номера на операцията. След като я намерите, чукнете двукратно с мишката върху нея. Програмата ще зареди съдържанието й на екрана.

 

Изображение

 

От този момента нататък можете да продължите да въвеждате информация, точно както когато го правите в режим на създаване на нова ревизия. Разбира се, администраторът на базата данни ще трябва да Ви е дал право за промяна на съхранени ревизии, за да направите това.

 

След като приключите с корекциите по ревизията, изпълнете процедурата по съхраняването им в базата данни като натиснете клавиша F9 или "Запис". Програмата ще актуализира информацията за наличността на стоките.

 


Важно!

Много е важно да запомните, че всеки презапис на инвентаризацията води единствено до относителна, а не до твърда корекция на наличността на стоките. Това означава, че когато коригирате някаква наличност, програмата не задава сляпо въведената от Вас стойност, а изменя наличността нагоре или надолу спрямо разликата. Вероятно се питате защо това е важно за Вас? Важно е, защото това Ви дава възможност да създадете ревизията на една дата, но да попълните корекциите в нея на съвсем друга дата, когато имате повече свободно време. Важно е и защото позволява докато Вие работите по ревизията на склада, някой друг от Вашите колеги да извършва доставки, продажби и др. приходни или разходни операции, без опасност да настане хаос с наличностите.


 

 

 

Следваща глава: Модул "Доставки" - документиране на покупките

 

Назад към съдържанието