Прехвърляне към съдържание


StoreHouse PRO: Първоначално стартиране и конфигуриране



Първоначално стартиране и конфигуриране на StoreHouse PRO

 

Настройки на програмата

 

Създаване или зареждане на база данни

 

При първото си стартиране програмата ще направи проверка, дали на този компютър вече има съществуваща база данни, създадена от StoreHouse LITE или StoreHouse PRO и ако има, ще я зареди автоматично. В случай, че такава не бъде открита програмата ще изведе приветствие към потребителя и съобщение, което го информира, че е необходимо да бъде създадена нова или заредена съществуваща база данни. Ще предложи да стартира мениджъра за управление на бази данни, за да направи това.

 

Изображение

 

Потребителят трябва да приеме това действие, тъй като в противен случай програмата ще прекрати своята работа, а при следващото си стартиране отново ще изпълни същата процедура, докато потребителят не създаде база данни или не посочи път към съществуваща база, която продуктът да е в състояние да зареди.

 

След като потребителят стартира мениджъра за управление на бази данни на екрана ще се появи диалогов прозорец, в който операторът, в зависимост от конкретната ситуация, може да предприеме няколко действия:
Изображение

 

Създаване на нова база данни

 

При натискане на бутона "създаване на нова база данни" се появява контекстно меню с 2 възможни команди:

 

Създаване на база данни в пътя по подразбиране - базата данни се създава автоматично в пътя по подразбиране, който е C:\ProgramData\StoreHouse\. Ако преди това на този компютър е е имало друга инсталация на StoreHouse PRO, в която пътят към базата данни е бил променен, програмата ще предложи създаване на базата данни в променения път по подразбиране (той ще бъде изписан на екрана).

 

Създаване в друга директория - при стартирането на тази команда се появява диалогов прозорец за избор/преглеждане на списъка с директории. Потребителят може да посочи различна директория, в която желае базата данни да се създаде и съхранява. Ако евентуално при използването на тази опция бъде посочена директорията, която вече съдържа база данни на StoreHouse, програмата ще изведе съобщение за това и ще предложи на потребителя да зареди тази база.

 

Зареждане на съществуваща база данни

 

При натискане на бутона "зареждане на съществуваща база данни", програмата отново, както и при предишната опция, показва диалоговия прозорец за избор на директория, но този път от потребителя се очаква да посочи директория, която вече съдържа база данни. Ако в посочената от оператора директория не съществува база данни на StoreHouse, програмата ще изведе съобщение за грешка и отново ще премине в режим, в който от потребителя се очаква да изпълни валидна команда, която да доведе до създаването или зареждането на база данни.

 

Ако по някаква причина все още не желаете да създадете или заредите база данни, можете да направите това по-късно - при следващото стартиране на програмата. В такъв случай натиснете бутона за изход от програмата. Продуктът ще Ви предложи последна възможност за създаване/зареждане на база преди да преустанови изпълнението си.

 

За целите на това ръководство ще приемем, че потребителят е избрал да създаде нова или да посочи път към съществуваща база данни. Следващото нещо, което потребителите на LITE версията ще видят е главния екран на програмата. Потребителите на платената версия имат възможност за работа с потребителски акаунти и пароли, ето защо при тях програмата ще се стартира така:

 

Изображение

 

При създаването на нова база данни, в нея има само един потребител, който се генерира автоматично. Това е потребителят "admin" с парола, която програмата ще покаже на екрана заедно със съобщението, че този потребител е бил създаден.

 

Уверете се, че в полето потребител е избран потребителят "admin" и напишете паролата за вход. После натиснете клавиша Enter за да влезете в програмата.

 

Изображение

 

Начален екран

 

Началният екран на продукта дава информация за неговата версия, лицензна информация, както и за търговският обект, който е активен в момента. Падащото списъчно поле, което се намира непосредствено под надписа "в момента работите с обект" съдържа списък на дефинираните в базата данни обекти, между които можете да превключвате, когато пожелаете да извършите определена операция от името на друг обект. По подразбиране в програмата има два предварително дефинирани записа:

  • всички обекти на фирмата
  • основен склад
От тези двата, реален е само основният обект. Когато за активен обект е избрана опцията "всички обекти на фирмата", не можете да извършвате почти никакви операции в складовата програма, освен справки и такива операции, които не променят по никакъв начин наличностите и издадените документи. Тази опция се използва, когато желаете да получите справка за общото състояние на всички складове (налични количества, суми, парични потоци), всички издадени документи и т.н., без значение на фактическия обект, от който е била създадена операцията / документа. Както и при почти всички видове операции и видове данни в StoreHouse PRO, и тук достъпът до тази опция може да се ограничи до определени потребители, но тази материя ще разгледаме в подробности в частта, озаглавена като "Потребители и права за достъп".

 

Засега е важно единствено да знаете, че освен автоматично създадения обект "основен склад", в PRO версията на програмата може да съществуват още 65534 други обекта в рамките на същата база данни. Потребителите на LITE версията могат да имат само един обект и това е основният склад. Създаването, редактирането и другите възможности за работа с обекти ще разгледаме по-нататък в това ръководство.

 

По подразбиране, при стартирането си програмата ще избира като активен последния обект, използван на този компютър, а ако достъпът до него е ограничен за потребителя, който се е оторизирал с име и парола, програмата ще активира първия обект, до който текущият потребителят има право на достъп. Ако програмата не успее да намери обект, до който текущият потребител има право на достъп, тя автоматично ще избере опцията "всички обекти на фирмата", при която могат да се извършват предимно справки. Ако обаче администраторът на програмата е ограничил достъпа и до тази възможност (чрез забрана на опцията "обобщени справки за всички обекти"), при опита на този потребител да се оторизира в програмата, ще получи съобщение за грешка, което ще гласи, че не му е предоставен достъп до нито един обект и затова следва да се свърже с администратора на програмата за получаване на необходимия достъп.

 

При необходимост от извършване на операция от името на друг дефиниран обект, активният обект се променя чрез просто избиране на името му от списъчното поле. След като разгледахме началния екран на продукта и разбрахме как и за какво може да се използва той, нека сега продължим с изучаването на другите аспекти от първоначалното конфигуриране на продукта...

 


Настройки на програмата

 

Ефективното използване на продукта минава през правилното и съобразеното с нуждите на конкретните потребители настройване на поведението на програмата, затова ще обърнем специално внимание на всяка една от настройките и ще обясним за какво служи.

 

Настройките на програмата са достъпни чрез менюто "Настройки" - "Предпочитания на потребителя и общи настройки". Те са разделени на два вида:

 

- Потребителски настройки - това са настройките, които се прилагат само за текущия потребител на Windows (не потребител на програмата!). Те не изискват от потребителя да има специални права и той е в състояние да ги променя по всяко време. Потребителските настройки се прилагат за всяка база данни, до която потребителят има достъп със StoreHouse PRO (в случай, че потребителят ползва повече от една). Обикновено тези настройки се отнасят до начина, по който се показва една или друга информация, как програмата реагира на определени потребителски действия, поведението на различните функции, големини на шрифтове, широчини на колоните и т.н. При преместване на програмата и базата данни на нов компютър, тези настройки трябва да бъдат зададени повторно.

 

- Глобални настройки - това са настройки, които се прилагат задължително за всички потребители на програмата, използващи текущата база данни. Глобалните настройки могат да бъдат променяни единствено от администратора на базата данни. За по-ясно разграничение от потребителските настройки, глобалните са оцветени в червено. При преместване на програмата на нов компютър, тези настройки се запазват, тъй като се съхраняват в базата данни.

 

Стартирайте "Предпочитания на потребителя и общи настройки" от менюто "Настройки". Ще се появи екрана, от който имате достъп до повечето настройки на програмата. Те са разделени в четири отделни раздела. Нека ги разгледаме...

 

Основни настройки

 

Изображение

 

Настройките в раздела "Основни настройки" са:

 

Показвай скритите номенклатури - да предположим, че с течение на времето сте престанали да използвате определени артикули, но тъй като с тях са извършвани операции не можете да ги изтриете. Ето защо, вместо да ги изтривате, можете просто да ги скриете. Активирането на тази настройка ще направи така, че скритите артикули да се показват винаги в списъците с останалите артикули. Като алтернатива за временно показване на скритите артикули при съставяне на произволна операция, можете да използвате предвиденото опционално поле, което се намира в екрана за избор на артикули.

 

Автоматично скриване на стоките с нулева наличност в списъците на артикули - В случай, че не желаете в списъците за избор на артикули, както и в модул "Стоки" да се показват артикули, чиято наличност е 0, чрез активирането на тази опция можете да забраните това. Там, където е необходимо да можете да изберете/прегледате такъв артикул, който е скрит, е добавена възможност за бърза временна забрана на тази опция.

 

Показвай скритите контрагенти - както при стоките по-горе, указва на програмата, че показването на клиенти и доставчици, които сте направили скрити, сега е разрешено.

 

Автоматичен режим на търсене при показване на списъците с артикулите - при наличието на големи номенклатури от артикули, визуализирането на пълния списък с артикули (в екрана за избор на артикул) може да отнеме време, ето защо чрез тази опция можете да укажете на StoreHouse да предлага търсене по ключова дума, преди да покаже списъка с артикулите. По този начин ще бъдат показани само съвпадащите с търсенето по част от номенклатурния код или наименование стоки. Възможностите настройки са:

  • изключен (показват се всички артикули) - тази опция деактивира автоматичния режим на търсене. Не е добра идея за особено големи списъци с номенклатури.
  • включен - безусловно включен автоматичен режим на търсене. Програмата няма да проверява, дали имате повече от 100 артикула. Това е препоръчителната опция, ако сте прехвърлили 50-60 артикула.
  • включен при наличие на повече от 100 артикула - това е опцията по подразбиране. Докато броят на отделните стоки не надхвърли 100, ще се показва пълния списък. След като ги надхвърлите програмата ще влиза автоматично в режим на търсене всеки път, когато се опитате да заредите списъка със стоки, при добавяне към документи и операции.

 

Филтриране по период при зареждане на списък с издадени документи - тази опция Ви позволява да ограничите броя на показваните документи в списъците с издадени документи до операциите от настоящия месец, настоящата година или да премахнете ограничението. При натрупването на голям брой документи (няколко хиляди) от определен вид, показването им на екрана би могло да отнема значително време, а и обикновено е ненужно, затова задължително активирайте някоя от двете възможни форми на филтриране, когато броят на документите нарасне. Така или иначе програмата Ви позволява да променяте филтъра за период и не е нужно да я затормозявате с обработката на стара информация, която не Ви е нужна в момента.

 


Важно!

Една от основните причини за забавяне на работата с програмата във фирми с много голям документооборот (десетки или стотици хиляди документи) е, че потребителите не са активирали филтриране на списъците с издадени документи. След прилагане на филтрирането работата на програмата се ускорява неимоверно, тъй като вече не се налага да обработва информация от стари периоди, която не е необходима през цялото време. Имайте предвид, че това е потребителска настройка и трябва да се приложи от всички потребители в мрежата.


 

Подреждане на артикулите - програмата ще подрежда артикулите в азбучен ред, нарастващо, по тяхното наименование или по техния код. Чрез тази настройка можете да определите кой от двата реквизита да се използва за сортиране на данните.

 

Номенклатурните кодове на артикулите са буквено-цифрови кодове или само цифрови кодове. Тази настройка също има отношение към подреждането на артикулите в списъците. Ако е зададена буквено-цифровата настройка, програмата ще сортира записите лексикално. Ако е избрана опцията за цифрови кодове - сортирането ще се извършва с презумпцията, че се сортират числа. Изберете според характера на Вашата номенклатура и използваните в нея номенклатурни кодове. Тази настройка изисква администраторски достъп.

 

Точност при изчисление на доставните цени и себестойностите - тази опция Ви позволява да определите с каква прецизност ще се изчислява себестойността на артикулите, както и с каква точност ще се съхранява информацията за доставните цени. Възможните стойности в StoreHouse PRO са от 2-ия до 5-ия знак. По подразбиране точността е до третия знак. Задайте по-висока точност, ако доставяте или произвеждате артикули, чиято стойност е по-малка от 1 стотинка. Имайте предвид, че настройката важи за цялата програма и за всички артикули и е желателно да направите настройката още в самото начало, преди да започнете да извършвате реални операции с програмата. Ако евентуално е необходимо точността да бъде повишена това може да стане в произволен момент, но не е желателно да бъде намалявана след като сте използвали по-висока стойност, тъй като рискувате да загубите точност в определени части на програмата. Тази настройка изисква администраторски достъп.

 

Точност при изчисление на продажните цени - както и при горното, но се отнася за продажните цени. Ако продавате артикули, чиято стойност е по-ниска от 1 стотинка, можете да зададете по-висока точност, но определено не трябва да намалявате точността след като вече сте извършвали операции с по-голяма прецизност. При безплатната версия максималната прецизност е до втория знак, а при PRO версията - до петия знак след десетичната запетая. Тази настройка изисква администраторски достъп.

 


Важно!

Задължително увеличете точността до 4-ия или 5-ия знак, ако по някаква причина сте решили да въвеждате продажните си цени с ДДС (което ние НЕ препоръчваме!), тъй като програмата се интересува единствено от нетната цена на артикула. При подадена крайна цена, програмата ще трябва да изчисли нетната цена и с колкото по-висока точност се работи, толкова по-добре. Не бихте искали да получавате загуби от закръгленията. От друга страна, нека повторим - изобщо не препоръчваме да въвеждате цените си с ДДС. Оставате на програмата да изчислява данъка сама.



Показвани цени в екрана за избор на артикули - С тази настройка инструктирате програмата да показва само нетни цени (без ДДС), само крайни цени (с ДДС) или и двете едновременно. Отнася се до списъка със стоки, който се появява при опит за добавяне на артикул към документ за продажба. Причината да съществува тази настройка е, че по този начин лесно можете да правите справка за едната или другата цена, когато съставяте продажба, без да се налага да ползвате калкулатор.

 

Формат за архивиране на данните - инструктира програмата кой от двата формата да използва. В по-новите версии на програмата използваме по подразбиране BZip2, а другият формат е оставен за съвместимост с по-стари архиви. Всеки от тях има преимущества и недостатъци.

  • ZLib (*.Z) - създава архиви с окончание ".Z". Данните се архивират по-бързо, но пък не е възможно архивът да бъде отворен със стандартна архивираща програма.
  • BZip2 (*.BZ2) - създава архиви с окончание ".BZ2". Данните се архивират малко по-бавно, отколкото със ZLib, но това става някакъв фактор единствено при големи бази данни (примерно гигабайт). Преимуществото e, че архивите на StoreHouse в този формат могат да се разархивират и чрез стандартна архивираща програма.

 

Създаване и съхранение на архивите - контролира къде и как да се създават архивите. По подразбиране архивите се създават в папката с документи на потребителя. Възможните опции са:

  • в директорията с документи на потребителя (настройката по подразбиране). Към името на архива ще се добавя суфикс, който се взима от името на папката, в която се намира базата данни, за която е архивът. Това се прави с цел по-лесно идентифициране на архивите на отделните бази данни, когато програмата се ползва с повече от една БД.
  • в директорията на базата данни - архивите ще бъдат създавани в папката, в която е разположена самата база данни. Опцията е подходяща за случаите при които имате повече от една база данни и бихте желали архивите да са разположени там, където са и оригиналните данни. При този вариант към името на архива не се добавя суфикс с името на папката с БД, тъй като те се намират на едно място и няма как да бъдат сбъркани с архивите на друга база данни.
  • в друга директория, избрана от потребителя - дава възможност да се посочи потребителски път за съхранение на архивите. Към имената им се добавя суфикс с името на папката, чийто архив е създаден.

 

Автоматично проверявай валидността на създадените архиви - препоръчително е тази опция да е включена (както е по подразбиране). Когато е активирана, след създаване на нов архив, програмата ще извършва процедура по тестване на създадени архив, за да е сигурно, че е създаден правилно. В противен случай проверката ще се извършва само при разрешение от страна на потребителя, но за целта програмата ще иска такова разрешение след всяко архивиране, което е досадно, пък и създава предпоставки потребителят да не разреши проверка. Това пък е опасно.

 

Предлагай създаване на архив всеки ден - много е важно редовно да се създават архиви, което означава, че трябва да имате поне по един архив за всеки ден, през който сте работили с програмата. Когато тази опция е активирана, при всяко стартиране на програмата тя ще проверява, дали на този ден е създаван архив и ако не е, ще предлага да го създаде. Потребителят може да отказва създаването на архив, но препоръчваме да не го прави.

 

Изписването на артикули без наличност е разрешено - по подразбиране StoreHouse няма да Ви позволи да продавате "на червено" или да произвеждате изделия/услуги, без да имате достатъчна наличност от всички необходими стоки и материали. Ако желаете да игнорирате това ограничение, можете да активирате тази опция, при което в случай на недостиг от определен артикул, наличността му просто ще бъде отрицателно число. Все пак, добра идея е да не го правите, тъй като предупрежденията на програмата ще Ви помогнат да водите отчетността в склада по-точно, най-малкото защото недостигът от даден материал или стока може да бъде за Вас както сигнал, че трябва да направите нова доставка, така и предупреждение, че не сте отразили правилно някоя доставка, че сте объркали състава на определена разходна норма или количеството на артикулите в друга операция, което е довело до прекомерното изразходване на недостигащия артикул. Тази настройка изисква администраторски достъп.

 

Автоматично попълване на данни

 

Изображение

 

От тук можете да укажете на програмата как и дали да попълва по-голямата част от полетата, чието попълване е задължително.

 

Автоматично попълване на името на лицето, приемащо или предаващо стоките - с изключение на лицето, което предава стоките в модул "Доставки" (което се попълва автоматично с МОЛ на фирмата-доставчик или лицето за контакт), навсякъде в програмата, където се попълва такава информация може да се приложи избор между:

  • не попълвай автоматично
  • попълвай последната въведена стойност (това е по подразбиране)
  • попълвай името на оператора, който съставя документа (достъпно само в PRO версията, която поддържа работа с потребителски акаунти)
  • попълвай името на МОЛ на избрания обект (също приложимо само в PRO версията, тъй като тя поддържа работа с повече обекти)
Предупреждавай ме за пропуснато име на предаващото лице при доставка - ако държите на всяка цена да знаете, кой е предал стоките от името на доставчика, поставете отметка пред тази опция.

 

Предупреждавай ме за пропуснато име на приемащото лице при продажба - аналогично на горното, но се отнася за продажбите и за лицето, което получава документа от името на клиента

 

Автоматично попълване на името на лицето, което съставя документа - същите опции като при имената на лицата, които приемат или предават стоките, но се отнася само за съставителя на документа (обикновено фактури)

 

Място на сделката при продажба - възможностите за избор са между забрана за попълване, попълване с "последната въведена стойност" или "населеното място на избрания обект" (има се предвид виртуалния складов обект, от чието име се генерира документа)

 

Наименование на обекта при продажба - както и по-горе, можете да избирате между забрана за попълване, "последната въведена стойност" и "името на избрания обект".

 

Основание за издаване на документа при продажба - възможностите са между забрана за попълване и прилагане на последната запаметена стойност.

 

Автоматично попълвай последното въведено основание за неначисляване на ДДС при създаване на нова продажба - ако фирмата Ви не е регистрирана по ЗДДС във всяка издадена фактура трябва да посочвате основание за неначисляване на ДДС, а за да не го избирате всеки път от списъка, чрез активирането на тази опция можете да укажете на програмата да прилага винаги последното въведено основание.

 

Автоматично отпечатвай номенклатурния код на контрагента за артикули, които имат такъв - тази настройка е приложима единствено в StoreHouse PRO, където за всеки артикул е възможно да има неограничен допълнителен брой номенклатурни кодове, всеки от които асоцииран с определен контрагент. Когато тази опция е включена, програмата ще проверява, дали артикулите в документа имат специални кодове, които да се използват с избрания от Вас контрагент, и при наличието на такъв асоцииран номенклатурен код, програмата ще отпечатва него, вместо кода, под който артикулът присъства във Вашата собствена номенклатура на артикулите. Тази настройка изисква администраторски достъп.

 

При създаване на нов артикул генерирай автоматично уникален пореден номенклатурен номер на артикула - ако не намирате смисъл в това, сами да структурирате начина, по който се раздават номенклатурните кодове на артикулите или просто намирате това за твърде досадно и с по-малко ползи, отколкото негативи, можете да укажете на програмата, че желаете тя да създава нов пореден номер за всяка нова стока. Можете да определите и използването на разрядност (примерно формат с фиксиран брой цифри и ляво запълване с нули като: 0001, 0002... или пък 0000000001, 0000000002 и т.н.) или просто да оставите програмата да дава поредно число, без запълване с нули.

 

 

Продажби и фактуриране

 

Изображение

 

Този раздел на настройките контролира начина на работа на модула за продажби, както и изгледа на отпечатаните в него документи - фактури, стокови разписки и проформи.

 

Документ по подразбиране - при вход в модул "Продажби" програмата автоматично влиза в режим на нова продажба, без намесата на потребителя. Тази настройка контролира вида на документа, който ще бъде създаден и отпечатан с приключване на продажбата. По подразбиране програмата създава само стокова разписка. По-късно, чрез функцията за издаване на фактура към вече издадена стокова разписка може да се генерира и фактура. Ако обаче клиентите Ви са предимно фирми и естеството на работата е такова, че водещ документ е фактурата, тогава е за предпочитане е да изберете опцията "Продажба с фактура и стокова разписка", за да спестите едно допълнително действие на оператора. В този случай с приключването на продажбата ще бъде отпечатана само фактура, а стоковата разписка ще бъде създадена и съхранена автоматично, но ще е достъпна за отпечатване само при изрично желание на потребителя (чрез зареждането й и подаване на команда за печат).

 

Бърз режим на избор на артикули при продажба - тази настройка се отнася до това, дали програмата да пита потребителя за количество и цена. Ако е избран бърз режим, програмата автоматично ще прилага цената по подразбиране и количество = 1 бр. Ако най-често продавате единични бройки от повечето артикули, би било добра идея да разрешите тази опция. Тя от своя страна се прилага в два различни случая, които са независими един от друг:

  • Разрешен при избор от списъка с артикули - разрешава този режим да се приложи при добавяне на нов артикул, избран ръчно от списъка с артикулите.
  • Разрешен при избор с баркод скенер - разрешава този режим да се приложи при избор на артикули с баркод четец. По подразбиране тази опция е активирана.
  • Изборът с баркод скенер се активира ръчно от потребителя - когато тази опция е разрешена, изборът на стока с баркод четец ще е възможно само след натискане на клавиша F1 от клавиатурата. В обратния случай поддръжката на баркод четеца и активирана по подразбиране и позволява автоматично маркиране на стоките, без намеса на оператора.

 

Плащания и автоматично погасяване на задължения - това е група от настройки, чрез които се контролира обработката на плащанията по време на продажба. Опциите са:

 

Третирай операциите с днешна дата на плащане като изплатени - тази опция инструктира програмата да маркира като изплатени продажбите, по които датата на плащане съвпада с днешната дата. Това спестява на потребителя необходимостта да погасява задължението по-късно в модул "Приходи и разходи".

 

Хронологично погасявай старите задължения на клиента до размера на платената сума - при въвеждане на платената сума и приключване на продажбата, програмата ще проверява дали клиентът има стари неизплатени задължения, и ако такива бъдат открити, ще ги погаси в хронологичен ред до размера на сумата, която е въведена в полето "Платени". Алтернативен вариант на автоматичното погасяване е ръчно погасяване на задълженията в модул "Приходи и разходи".

 

Автоматично погасявай и задълженията към клиента (за върнати стоки) - контролира дали по подразбиране програмата да закрива и задължението, което възниква към клиент, който е върнал стока.

 

Искай потвърждение за всяко потвърждение за всяко задължение, което предстои да бъде закрито - вместо да погасява старите задължения напълно автоматично и хронологично, програмата ще очаква от потребителя да разрешава закриване на всяко едно поотделно, за което програмата ще извежда съобщение на екрана.

 

Други опции

 

Избирай автоматично последния използван клиент - тази настройка указва на програмата да запаметява и избира автоматично последния клиент, на който сте издавали някакъв документ в модул "Продажби". Опцията е приложима в случаите, при които рядко се съставя поименен документ на конкретен клиент, а вместо това се работи предимно с контрагент като "Население", към който се отчитат повечето продажби на дребно.

 

Автоматично обединяване на еднаквите артикули - когато тази опция е активирана програмата ще обедини артикулите, чиито реквизити за код, наименование, мярка и цена съвпадат, така че те да се появяват на един ред, вместо на няколко реда в документа. Същата опция се прилага и при генериране на сборна фактура към няколко стокови разписки, така че еднаквите артикули да се сумират на един ред. Обединяването се извършва в момента на приключването на операцията.

 

Предупреждавай ме при опит за продажба под себестойност - наименованието на тази настройка е достатъчно описателно за това, което прави тя, а именно да предупреждава потребителя при опит да продаде нещо под неговата текуща себестойност.

 

Автоматично запаметявай последната забележка - контролира дали програмата да запаметява последната използвана кратка забележка в "Допълнителни данни" и да я прилага автоматично за всяка следваща продажба.

 

Автоматично показвай стоките от последния избран тип - по подразбиране, когато добавяте артикул към продажба и избирате артикула от списък, програмата ще показва всички видове артикули (което включва стоки, материали, изделия и услуги). Ако обаче имате голяма номенклатура от разнородни стоки, но търговската Ви дейност е съсредоточена около продажбата само на конкретен вид артикули и затова често Ви се налага да преминавате ръчно към определен раздел на списъка, чрез тази настройка можете да накарате програмата да го запамети и да показва автоматично само него (примерно "Услуги"). За Вас това спестява време и едно допълнително операторско действие, а за програмата - обработка на ненужна за Вас информация.

 

Опции за печат на фактури - контролира как желаете да се отпечатват фактурите.

 

Отпечатвай номенклатурния код на артикулите - когато тази опция е активна, програмата ще отпечатва във фактурата и кода на стоката. Ако този реквизит не носи полезна информация за Вашите клиенти, спокойно можете да я изключите и да оставите повече място за отпечатване на другите артикули в документа.

 

Отпечатвай срока за плащане - прави точно това: когато е активирана, опцията инструктира програмата да отпечата датата на плащане или датата на неговия падеж във фактурата.

 

Отпечатвай оригинал / Отпечатвай оригинал и Х копия - контролира колко копия да се отпечатват заедно с оригиналната фактура, когато приключвате операцията по продажба с фактура. Винаги можете да отпечатате допълнителни документи.

 

Опции за печат на стокови разписки - контролира как желаете да се отпечатват стоковите разписки

 

Отпечатвай номенклатурния код на артикулите - както при фактурите, когато тази опция е активна, програмата ще отпечатва в стоковата разписка и кода на стоката. Ако този реквизит не носи полезна информация за Вашите клиенти, спокойно можете да я изключите и да оставите повече място за отпечатване на другите артикули в документа.

 

Отпечатвай всички цени с включен ДДС - ако не желаете в стоковите разписки да се вижда размера на начисления ДДС, активирането на този опция ще инструктира програмата да отпечатва всички цени с начислен ДДС, т.е. данъкът няма да бъде изведен на отделен ред, както е при фактурите.
Отпечатвай стокови разписки без цени (само с количества) - ако не желаете в стоковите разписки да фигурират каквито и да било цени, можете да активирате тази настройка. При това положение в стоковите разписки ще се виждат само количествата.

 

Отпечатвай пълната информация за доставчика и клиента - Активирането на тази опция ще разреши на програмата да отпечатва цялата информация за страните по сделката и в стоковите разписки (което освен наименованието на доставчика и клиента, включва също и населеното място, адреса, ЕИК по БУЛСТАТ, ИН по ЗДДС и МОЛ). Ако пък за Вашите цели е достатъчно в стоковата разписка да се отпечатват само имената на доставчика и клиента, деактивирането на тази опция ще направи точно това и ще спести място на листа.

 

Отпечатвай задълженията на клиента - ако опцията е активирана, програмата ще отпечатва в стоковата разписка размера на задълженията на клиента към момента на отпечатването (ако има такива).

 

Наименование на документа при отпечатване - позволява да се приложи промяна на името, с което се отпечатва стоковата разписка. Възможно е вместо "Стокова разписка" да се укаже отпечатване на "Приемо-предавателен протокол" или дори на друго наименование (последното изисква да се свържете с нас за инструкции). Тази настройка изисква администраторски достъп.

 

Други опции за печат

 

Отпечатвай кода на оператора, съставил фактурата - ако изпращате електронни неподписани фактури и в данните на всеки оператор сте въвели негов личен код, можете да инструктирате програмата да отпечатва този код вместо подпис.

 

Директен печат - ако е разрешено, документите ще бъдат отпечатвани без да се показва предпечатен изглед (print preview).

 

Кондензиран печат - ако редовно съставяте документи с множество редове и желаете да намалите обема на използваната хартия, вероятно тази опция ще е полезна за Вас, тъй като ще инструктира програмата да сгъстява редовете при печат на документи за продажба.

 

Отпечатвай забележките в документите - инструктира програмата да отпечатва в документа забележката, въведена в "Допълнителните данни".

 

 

Други настройки

 

Изображение

 

Последният раздел на настройките - "Други настройки" дава допълнителни опции за персонализиране на изгледа на документите и поведението на програмата.

 

Отпечатване на фирмено лого върху документи - позволява да укажете на програмата да отпечатва фирмено лого или някакъв друг графичен файл в заглавната част на избраните от Вас документи. Поддържаните формати са BMP, JPG, PNG и TIFF. Вижте подробни инструкции за ползване на тази опция. Можете да изберете отпечатване върху следните видове документи:

  • Върху фактурите и проформа фактурите
  • Върху стоковите разписки
  • Върху гаранционните карти
  • Върху офертите
  • Върху заявките

 

Логото е отпечатано върху готова бланка и има височина - ако вече разполагате с фирмени бланки, в които е отпечатано Вашето лого и/или контактна информация (в горната част на листа), можете да накарате програмата да започва отпечатването на документите с отстъп отгоре, определен от Вас. Възможните опции са:

  • 20мм
  • 40мм
  • 60мм
  • 80мм
  • 100мм

 

Логото се зарежда от файла "logo.bmp" в директорията на БД - ако тази опция е активирана, програмата ще зарежда и отпечатва лого от файла с име "logo.bmp", разположен в директорията, в която се намира базата данни (ако има такъв файл). Тази опция е подходяща за случаите, при които използвате програмата за управление на няколко различни фирми и всяка от тях (естествено!) има различно лого.

 

Логото се зарежда от друг графичен файл - позволява да изберете един конкретен файл от Вашия компютър, който да се използва като лого при печат на някой от изброените по-горе документи. Опцията е подходяща само за инсталации на програмата, с които се управлява една фирма.

 

Опции за печат

 

Автоматична корекция на ориентацията на листа - голяма част от справките в програмата изискват ориентацията на листа при печат да бъде "landscape" (пейзажно), за да разполагате с повече място да отпечатване на широки таблици. Документи като стокови и складови разписки, фактури, както и някои справки пък изискват разположението да е от типа "portrait" (портретно). За да се спести на потребителя необходимостта всеки път да коригира ориентацията на листа преди печат, програмата предлага възможност за автоматично нанасяне на тази корекция преди печат на конкретния документ или справка.

 

Отпечатвай документите и справките в икономичен режим - когато тази опция е активирана програмата ще се опитва да отпечатва документите по начин, който изисква по-нисък разход на консумативи. Ако разходите за мастила или тонер на печатащото устройство Ви притеснява, можете да активирате тази опция.

 

Отпечатвай документите с 20 мм отстъп вляво - тази опция е активирана по подразбиране, но можете да я изключите при необходимост. Това, което прави тя, е да отпуска допълнително бяло поле с размер 20 мм в лявата част на документите, за удобство при прикрепване към някои видове папки.

 

Големина на шрифта в документите и справките - използвайте опциите към тази настройка за да укажете на програмата с колко голям шрифт желаете да се отпечатват редовете с артикулите при издаване на документи от програмата.

 

Други настройки

 

Оцветявай в различен цвята активните текстови полета - ако тази опция е активирана програмата ще оцветява в различен цвят полетата, които в момента са активни, т.е. в които пишете в момента. Опцията позволява по-лесно визуално разпознаване на полето, в което се намирате в момента. Ако по някаква причина желаете да изключите това оцветяване, можете да го направите тук.

 

Отпечатвай пътя към използваната база данни в справките - за случаите, при които използвате няколко бази данни, тази опция позволява да инструктирате програмата да отпечатва базата данни, от която е генерирана справката.

 

Широчина на колоните според мащаба на монитора - по принцип широчините на колоните по подразбиране са с размер, фиксиран според очакваното им съдържание. В някои части на програмата е възможно потребителят да коригира този размер и да адаптира към своите предпочитания. Проблемът, който тази опция решава са случаите, при които на монитори с много висока резолюция в настройките на Windows е приложено мащабиране на картината и текстовете (с 125%, 150%, 175% или повече) и това може да доведе до ситуация, при която колоната е твърде тясна за увеличения екранен шрифт. Ако опцията е разрешена програмата ще адаптира автоматично широчината на колоните така, че тя да взима предвид приложения мащаб и ще увеличи фиксираната широчина на колоната спрямо ефективния мащаб.

 

Настройки на други модули

 

Не отпечатвай номенклатурните кодове на артикулите в офертите - ако тази опция е активирана, при печат на оферти няма да бъде отпечатван номенклатурния код на артикулите.

 

Отпечатвай складовите разписки (доставките) без цени - позволява да инструктирате програмата да не отпечатва цените на доставените стоки в складовите разписки, т.е. да включва само количествата.

 

Автоматично преизчисляване на салдата в модул "Приходи и разходи" - ако опцията е забранена това ще инструктира програмата да не преизчислява общите стойности в модул "Приходи и разходи" след всяка промяна на филтъра на справката. Вместо това тя ще показва бутон за преизчисляване, който потребителят може да натисне, когато има нужда от точно тази информация. Това спестява значително време при работата с този модул, тъй като преизчисляването на салдата включва сериозен обем от калкулации, които забавят общата работа на модула, а тази информация не е необходима през цялото време.

 

Опции за експорт и импорт в CSV формат - групата от настройки контролира начина на експортиране на данните в CSV файл и начина на интерпретиране на информацията при импорт от такъв файл.

 

Разделител на полетата - позволява да изберете какъв разделител да се използва за разделяне на колоните във файла. Опциите са:
Автоматично зададеният в настройките на MS Windows - използва се разделителят на полета, зададен настройките на операционната система.

  • Запетая (" , ")
  • Точка и запетая (" ; ")
  • Табулация "{tab}"

 

Експортирай данните в режим на съвместимост - форматира данните така, че да не позволява на електронните таблици да интерпретират информацията погрешно. Примерно експортът на определени числа често води до погрешното им интерпретиране от електронни таблици като дата. Друг подобен случай е експортът на номенклатурен код, който е съставен от цифри, но има и водещи нули (например "000010"). Електронните таблици имат склонност да интерпретират подобни стойности като числови полета и да премахват автоматично водещите нули, което е нежелателно.

 

Автоматично проверявай за по-нова версия - ако тази опция е активирана, при всяко свое стартиране StoreHouse ще проверява за наличието на по-нова версия от тази, която ползвате. Ако нямате време и желание да следите сами за публикуването на актуализирани версии, но същевременно искате да сте информирани за наличието на такива, добра идея е да оставите опцията включена.

 

 

Следваща глава: Въвеждане на данните за Вашата фирма


Назад към съдържанието