Прехвърляне към съдържание


Как да намалим размера на базата данни в StoreHouse PRO


Използвате складовия софтуер StoreHouse PRO от дълго време, а натрупалата се в огромни количества информация - за много години назад - вече не ви е необходима в оперативната база данни, но пък и не желаете да я изтриете безвъзвратно? За щастие програмата разполага с необходимите инструменти, с чиято помощ можете да прехвърлите остарялата информация в друга база данни и по този начин да ускорите работата си с продукта.
.

1. Цели на заданието

 

Крайната цел на заданието е, чрез намаляване на обема на базата данни, да се постигне по-висока скорост и ефективност при ежедневната работа с програмата StoreHouse PRO (особено за фирми с голям документооборот и множество едновременно работещи мрежови потребители) като се елиминира необходимостта от зареждане на големи количества остаряла информация и същевременно се осигури лесен и удобен начин за достъпване на архивираната информация в друга база данни.

 

2. Необходими познания

 

За постигане на заданието ще е необходимо да познавате и да сте в състояние да приложите следните функции и процедури в програмата StoreHouse PRO:

 

3. Премахване на старите данни - стъпка по стъпка

 

3.1. Ако базата данни е разположена на файлов сървър и я достъпвате по мрежата (или пък един от работните ви компютри играе ролята на сървър), стартирайте StoreHouse PRO на сървъра. Това е препоръчително, тъй като при особено големи бази данни, процедурата би отнела значително по-малко време.
3.2. Ако базата данни се използва от повече от един потребител (независимо дали локално - на терминален сървър, или чрез отдалечена връзка към споделена папка в локалната мрежа) уверете се, че останалите потребители са прекратили работата си с програмата (излезли са от StoreHouse PRO и в частност от тази база данни) и са уведомени, че не трябва да стартират програмата, докато процедурата не бъде завършена.
3.3. Ако на компютъра, на който смятате да извършите процедурата, имате достъп до повече от една база данни на StoreHouse PRO, уверете се, че активната база данни е именно тази, за която се отнася процедурата по архивиране и премахване на стари данни. Ако не е, активирайте я.
3.4. Влезте в програмата с администраторски профил (потребител "admin" или друг администратор на StoreHouse PRO). Процедурата не може да се изпълнява с операторски достъп.
3.5. Чрез средствата на StoreHouse PRO създайте пълен архив на информацията от текущата база данни. Уверете се, че архивът е преминал успешно проверката за валидност и си запишете мястото и името, под което е съхранен. В този архив ще бъде включена цялата информация, която текущо се намира в активната база данни.
3.6. От менюто "Администриране" стартирайте командата "Пакетно унищожаване на данни по типове и периоди (Изчистване на БД)". Екранът на тази част от програмата ще изглежда така:

 

Публикувано изображение

 

3.7. За "тип на унищожаването" изберете втората опция - "архивиране и изтриване на данните за предишен период".
3.8. В групата "унищожаване на данни за периода" изберете втората опция - "изтриване на издадените до тази дата". Вдясно от опцията има поле за избор/въвеждане на дата. Въведете датата, която е непосредствено след последния ден от периода, който желаете да архивирате и изтриете. Пример: ако желаете да изтриете цялата информация до 31.12.2017 г., в полето за дата въведете 01.01.2018 г.
Екранът вече ще изглежда ето така:

 

Публикувано изображение

 

От екранното копие по-горе можете да видите, че в този режим програмата автоматично поставя отметка пред всеки един от типовете операции и документи, но за някои от тях и ще деактивира възможността за премахване на отметката (т.е. възможността ви да отмените изтриването им). Това са видовете операции, които ефективно влияят на наличността на артикулите. Освен това в този режим не е възможно да унищожавате номенклатури на стоки, групи контрагенти и т.н. и затова програмата ще деактивира всички опции, които спадат към групата "унищожаване на номенклатури".

 

Сега е моментът да изберете, дали желаете в базата данни да останат някои от видовете документи: фактури, проформа фактури, оферти, заявки, гаранционни карти и информацията за плащанията и задълженията в модул "Приходи и разходи (банка и каса). Можете спокойно да позволите на програмата да ги изтрие, тъй като информацията за тях ще бъде достъпна за справки в допълнителната база данни, която ще създадете малко по-късно. Все пак, ако имате някаква основателна причина, да запазите тази информация в оперативната база данни, просто махнете отметката и програмата няма да я изтрие.

 

3.9. Ако току що сте направили архив на базата данни в досегашния й вид, не е задължително да създавате нов архив и бихте могли да премахнете отметката пред опцията "автоматично архивирай БД". В противен случай уверете се, че тази отметка е поставена, тъй като следващото действие е необратимо и ще изтрие наведнъж цялата информация. Всъщност по-добре още един архив, отколкото да съжалявате по-късно :-)

 

3.10. За започване на същинското изтриване натиснете бутона ОК.

 

Най-напред програмата ще създаде архив на базата данни и ще се увери, че той е създаден успешно (освен, ако не сте забранили това). След това ще изчисли - на базата на съществуващите към момента приходни и разходни операции - наличността на всеки един от артикулите към крайната дата за изтриване, която сте задали (в примера по-горе: 01.01.2018 г.). Така изчислената наличност на артикулите ще бъде въведена като начално салдо към тази дата - чрез автоматично генерирана от програмата инвентаризационна операция (ревизия). Обърнете внимание, че ще бъде генерирана по една такава ревизия за всеки един от виртуалните складови обекти, които сте дефинирали в базата данни (тъй като всеки от тях има своя наличност на стоките). Накрая програмата ще премахне указаните документи и операции от базата данни и ще остави в нея само онези, които не попадат в избрания период (т.е. са създадени на датата, която сте въвели или след това).

 

3.11. След като програмата изтрие информацията, желателно е да изпълните процедурата по оптимизиране на базата данни. Тя се стартира от менюто "Система" - "Оптимизиране на БД". Тази стъпка е силно препоръчителна, тъй като независимо от освободеното след изтриването място, базата данни реално няма да намали размера си, а просто ще означи големи области от файла като незаети. Оптимизацията на базата данни ще доведе и до фактическо намаляване на размера на файла, което е крайната цел на заданието, както и до по-ускорена работа с този масив от данни, затова не пропускайте тази стъпка.

 

3.12. Поздравления! Вече имате база данни, в която остарелите данни са премахнати, а размерът на базата е значително намален, което пък ще доведе до по-бърза и комфортна работа с програмата.

 

4. Достъпване на изтритата информация за целите на справки за минал период

 

По-важната половина от задачата ни е изпълнена, но сега остава още една част, която не трябва да пропускаме - да си осигурим бърз, лесен и сигурен начин за достъп до изтритата информация - за случаите, при които желаем да направим справка за операции, които попадат в изтрития период.

 

Вариантите са два... Първият вариант е просто да запомните името на архива, който е създаден непосредствено преди изтриването и при необходимост да възстановявате информацията от него върху оперативната база данни. Макар и на пръв поглед да изглежда логично и лесно, в никакъв случай не ви препоръчваме този вариант, тъй като той не само е по-бавен, но и крие съвсем реален риск от неволна загуба на важни данни, а и не само това. Такава загуба на данни може да се получи, ако преди възстановяването на информацията от архива сте пропуснали да архивирате текущата база данни. Вероятно знаете, че при възстановяване на данни от архив те ще заместят данните в масива, върху който правите това възстановяване, затова е задължително преди възстановяване от архив, първо да архивирате текущите данни, за да има откъде да ги върнете обратно след това. Но дали можете да сте сигурни, че в критичния момент няма да забравите това? По-добре е да не рискувате, а пък и този метод е по-бавен, особено ако смятате често да правите справки за стария период.

 

Втория вариант (този, който ви препоръчваме да използвате) се изразява в това, да създадете една допълнителна база данни, върху която да възстановите архива, който създадохте преди изтриването на информацията. Тъй като процедурата по създаване и зареждане на допълнителна база данни е подробно обяснена в ръководството за работа с няколко бази данни, тук само ще скицираме стъпките в резюме:

 

4.1. Създайте нова празна папка на вашия компютър, в която да разположите допълнителната база данни. Името на папката е без значение, но е добре да е такова, което на вас да ви говори, че в нея има база данни с архив на StoreHouse, както и периода от време, който се намира в този архив. Пример: "storehouse - 01.01.2016 - 01.01.2018" е добър вариант. Във всеки случай, след като създадете папката и й дадете някакво име, не я премествайте, нито я преименувайте повече.

 

Ако папката ще се достъпва и от други потребители (на този компютър или по мрежата), уверете се, че сте я създали на такова място, на което те ще имат лесен достъп до нея. Подходящ кандидат е главната директория на диск D (ако имате такъв), но в никакъв случай на работния ви плот или пък в папка с личните ви документи. За достъп по мрежата ще е необходимо и да споделите папката - с права за четене и запис на данни - както е обяснено в ръководството за настройки за работа в мрежа.

 

4.2. Копирайте или преместете архива в новосъздадената папка. Стартирайте програмата StoreHouse PRO, така че да се появи екрана за вход с име и парола и избор на активна база данни. Забележка: Ако евентуално сте забранили работата с потребителски сметки (т.е. забранили сте програмата да ви пита за парола при вход в нея), този екран не се появява, затова ще е необходимо първо да активирате отново работата с потребителски сметки от менюто "Администриране".

 

4.3. От началния екран за вход с име и парола натиснете бутона за създаване / добавяне на БД (база данни). Ще се покаже стандартен екран на Windows за избор на директория. Навигирайте до папката, която създадохте в стъпка 4.1 и я изберете, а след това потвърдете избора си. В списъка с последно използвани бази данни ще се появи пътя към новодобавената папка, в която ще се помещава базата данни.

 

4.4. Добавянето на път към базата данни инструктира програмата, че там ще има масив от данни, но към този момент той все още не е създаден. За да го създадете, чукнете с мишката върху падащото списъчно поле "активна база данни в директория" и променете пътя към активната база данни така, че да сочи към новосъздадената директория. Програмата ще ви попита за потвърждение на промяната - отговорете утвърдително. За да създаде новата база данни, програмата ще прекрати своята работа, за което ще получите и съобщение на екрана. Стартирайте StoreHouse PRO отново. Програмата ще ви предложи да стартира мениджъра за управление на бази данни - потвърдете с "Да".

 

4.5. От мениджъра за управление на бази данни на натиснете бутона за възстановяване на базата данни от архив и посочете архивния файл, който предварително сте разположили в същата директория. Уверете се, че проверката за валидност на архива е преминала успешно и след това вече ще можете да влезете в базата данни като използвате своето име и парола. Влезте с потребител "admin" или друга администраторска сметка.

 

4.6. Поздравления! Вече имате две бази данни - една, която съдържа само актуалните данни и друга - съдържаща и данните отпреди изтриването на старата информация. Превключването от едната база данни - към другата, става при стартиране на програмата - от екрана за вход с име и парола, чрез избор на нова активна база от падащия списък "активна база данни в директория" или от менюто "Система" - "Изход и избор на друга база данни".

 

4.7. Ако програмата се използва от повече от един потребител (на този компютър или по мрежата), уверете се, че сте изпълнили стъпка 4.3 за всеки от тях.

 

5. И няколко полезни съвета, които вероятно ще ви спестят главоболие в бъдеще...

 

Добра идея е веднага, след като сте създали допълнителната база данни, в която ще се намира старата информация, да влезете в менюто "Администриране" - "Потребители и права за достъп" и да промените своята парола и паролите на останалите потребители (ако има такива) за допълнителната база данни. Причината за това е, че програмата винаги запомня последната база данни, която сте използвали и ще ви я предлага автоматично при следващ опит за влизане в продукта, докато вие не я промените. Лесно можете да приключите работната седмица, правейки справки за стар период в допълнителната база данни, а когато започнете отново работа в понеделник, по навик да влезете в програмата, без преди това да сте сменили използвания масив от данни. Сами разбирате, че това може да доведе до неприятности, защото бихте могли да продължите да издавате документи (фактури) не там и не с този номер, който бихте желали. За да се застраховате срещу такава възможност, просто сменете паролите, така че програмата да издаде съобщение за грешка при евентуален опит за вход с паролата за основната база данни - в допълнителната база със старите данни.

 

Нещо повече - ако възнамерявате да осигурите достъп до базата данни с остарялата информация и за останалите потребители във вашата организация, добре е преди това да им отнемете всички права за създаване, редактиране и изтриване на данни за всеки от тях (в това число и за вас, ако не работите с администраторски достъп по принцип) и да им оставите единствено права за създаване на отчети и зареждане и печат на издадени документи. Така ще сте по-защитени срещу описания по-горен случай, а също и срещу случайно или дори злоумишлено подправяне на информацията в базата данни.

 

И накрая - описаната по-горе процедура е колкото полезна за комфортната и по-ефективна работа с продукта, толкова и опасна за вашите данни, ако не се придържате стриктно към това ръководство. В случай, че се съмнявате, че сте разбрали правилно указанията, по-добре е да ни потърсите за съдействие и разяснение, или пък дори да пожелаете ние да извършим манипулацията вместо вас, отколкото да съжалявате заради някой дребен пропуск. И разбира се, преди да предприемате каквото и да е непознато за вас действие, осигурете си надежден архив на базата данни.

 

Желаем ви успех!