Прехвърляне към съдържание


Издаване на фактури за авансово плащане


Издаване на фактури за авансово плащане

 

Издаването на фактури за авансови плащания в складовата програма StoreHouse PRO не се различава особено от начина, по който се издава всяка друга фактура, но все пак има известни специфики, които ще разгледаме и обясним, стъпка по стъпка.

 

Нека започнем с една примерна ситуация, при която фирмата е сключила договор с клиент, според който тя се задължава да му достави/произведе и продаде стоки на определена стойност, а клиентът - да направи авансово (предварително) плащане до определен размер, който е различен (по-малък) от общата стойност на сделката. При тази често срещана практика, доставчикът получава т.нар. капаро и едва след това започва работа по изпълнение на своята част от сделката.

 

Тъй като обикновено в такава ситуация собствеността върху стоките не се прехвърля на клиента в момента на получаването на капарото (а едва когато клиентът изплати и останалата част от дължимата сума), първата издадена фактура не документира продажбата на договорените стоки, а само получаването на авансово плащане. Ето защо към момента на издаването на фактура за авансово плащане има приход на парични средства, но не и разход на стока от склада. Редно е да отбележим, че макар авансовото плащане най-често е само едно, не е изключено между страните да е договорено и друго - авансовите плащания да са няколко - на различни етапи от изпълнението на поръчката, преди да бъде издадена окончателната фактура, с която сделката се финализира.

 

След този кратък увод, нека разгледаме стъпка по стъпка процеса на документиране на такава продажба:

 

Стъпка №1: Създаване на предварителен документ, описващ стоките - предмет на сделката

 

Както уточнихме по-горе, обикновено издаването на фактура за авансово плащане се предхожда от сключването на договор, създаване на поръчка на клиента, издаване на оферта или на проформа фактура, в които са описани стоките/услугите с техните количества и цени, и които доставчикът се задължава да достави, както и условията, при които ще става това. Наличието на такъв документ е важно както за клиента, така и за доставчика, тъй като урежда техните права и задължения, и същевременно може да послужи за основание за извършване на авансовото плащане. В StoreHouse PRO се поддържа както издаване на оферти, така и на проформа фактури, които имат уникален 10-разряден последователен номер (и дата) и позволяват на оператора бързо да опише стоките, които са предмет на сделката.

 

Стъпка №2: Получаване на авансовото плащане и издаване на фактура за него

 

Според българското законодателство, доставчикът е длъжен да издаде фактура в срок от 5 работни дни, считано от датата на настъпване на данъчното събитие. А за такава се приема по-ранната от следните две дати - на получаване на плащането или на прехвърлянето на собствеността на стоките. В конкретния случай датата на получаване на част от плащането предхожда датата на прехвърлянето на собствеността на стоките, ето защо фирмата-доставчик следва да издаде фактура за авансово плащане в регламентирания от Закона срок, с което да отчете получените средства.

  • Влезте в модул "Продажби" и натиснете клавишната комбинация Alt+F7 за да създадете нова празна фактура (и стокова разписка).
  • Без да добавяте никакви артикули към документа, уверете се, че сте избрали клиент, и че сте оформили всички останали реквизити на операцията по начина, по който правите това, когато издавате обикновена фактура.
  • Чукнете върху бутона "Артикули" от екрана и изберете опцията "Въвеждане в свободен текст" от менюто, което ще се появи. Алтернативен и по-бърз начин е да използвате съкратената клавишна комбинация Shift+F2.
Публикувано изображение

 

Причината да трябва да изберете въвеждане на артикул в свободен текст е, че както уточнихме по-горе, при издаването на фактура за авансово плащане не се посочват стоките, които ще бъдат продадени на клиента, тъй като тази операция не документира тяхната продажба, а факта на получаването на капаро. В екрана за въвеждане на данни в свободен текст можете да запишете произволна информация, която няма да бъде съхранена в номенклатурата на артикулите Ви, и така ще избегнете генерирането на дълги списъци от ненужни записи в нея.

 

Най-често един подобен запис би изглеждал по следния начин:

 

- На мястото на номенклатурен код на стоката запишете стойност, която не съвпада с номенклатурния код на нито един от Вашите артикули. Това е от голямо значение, тъй като в противен случай след завършване на операцията, програмата ще изпише от склада всеки артикул, с чийто номенклатурен код бъде установено съвпадение. Вместо това можете да си определите някакъв код само за авансовите плащания, който да не използвате за стоките от номенклатурата. Можете дори да въведете само знак "тире" или дори един интервал (все пак последното не е препоръчително).

 

- В полето "Наименование" запишете текст, подобен на: "Авансово плащане в размер на ХХ% от стойността на договор (или поръчка, оферта, проформа) № .... от дата .....". Тук се посочва референтния номер и дата на документа, в който предварително е договорено за какви стоки/услуги плаща клиента и как ще бъдат изплатени те. Ако плащането не е в размер на точно договорен процент от общата стойност на сделката, а е фиксирана сума, можете да пропуснете частта с "в размер на ХХ% от стойността" и да запишете просто "Авансово плащане по договор № ... / дата ....". Това е достатъчно, за да се идентифицира със сигурност за какво точно е платил клиента.

 

Публикувано изображение

 

- Оставете съдържанието на полетата за мярка, количество и отстъпка без промяна.
- В полето за единична цена въведете размера на авансово платената сума (без ДДС) и натиснете Enter от клавиатурата или ОК от екрана, за да потвърдите въвеждането на артикула в документа.

 

Накрая съхранете и отпечатайте фактурата както правите при всяка друга продажба.

 

Както споменахме по-горе, има случаи, при които между страните е възможно да е било договорено авансовите плащания да са повече от едно. Издаването на фактура за всяко от тях става по абсолютно същия начин, но е добре, макар и не задължително, да включите пояснение за поредността на авансовото плащане в описанието на артикула (примерно: "Първо авансово плащане", "второ..." и т.н.).

 

Стъпка №3: Издаване на окончателната изравнителна фактура

 

След като сте получили едно или повече авансови плащания и сте издали съответния брой фактури за тях, идва и моментът за финализиране на сделката и евентуално за получаване на окончателното изравнително плащане. Издаването на такава фактура е почти идентично с издаването на фактура за обикновена продажба. Във фактурата е необходимо да включите всички артикули, които са предмет на настоящата сделка, с техните количества и цени. След съхраняването на така съставената продажба, артикулите, които са включени в нея, ще бъдат изписани от наличността на Вашия склад.

 

Важната особеност тук е, че в тази фактура трябва да приспаднете и направените от клиента авансови плащания. В противен случай документално ще генерирате приход, който ще надвиши задължението на клиента (тъй като част от задължението е вече погасено авансово).

 

За да намалите размера на окончателното задължение с размера на авансово платените вноски, създайте като последен ред във фактурата нов запис в свободен текст. При оформянето му съблюдавайте същите правила както при демонстрираните в стъпка №2 по-горе. Разликата се изразява в това, че този път единичната цена се въвежда като отрицателна стойност (т.е. със знак "минус").

 

Един типичен подобен запис би изглеждал така: "Приспадане на авансово плащане по фактура № хххххххххх от дата хх.хх.хххх г.". Обърнете внимание, че тук референтният документ вече е фактурата за авансово плащане, а не договора, или поръчката на клиента.

 

Публикувано изображение

 

Ако авансовите плащания са повече от едно, добавете по един допълнителен ред за всяко от тях, а в описанието посочете номера и датата на фактурата за конкретното авансово плащане, което приспадате. Не забравяйте, че въведената цена трябва да е с отрицателен знак и без ДДС!

 

Както вероятно се досещате, ако стойността на цялата сделка е 1000 лв. без ДДС и размерът на приспаднатите авансови плащания е -500 лв., то това ще доведе до формиране на окончателно задължение за клиента в размер на 500 лв. (или 600 лв. с ДДС), тъй като събирането на положително число с отрицателно число, чиято абсолютна стойност е по-малка, ще даде резултат, който е положителна стойност, равна на разликата между абсолютните стойности на двете числа.

 

Ето как би изглеждало едно подобно записване в програмата:

 

Публикувано изображение

 

Накрая съхранете и отпечатайте документа като всяка друга продажба, която извършвате чрез програмата StoreHouse PRO.

 

В тази част от ръководството за работа със складовия софтуер StoreHouse PRO се опитахме да обясним в подробности процедурата за издаване на фактури за авансово (и окончателно) плащане. Надяваме се, че този материал Ви е бил от полза, но ако имате коментари по него, или смятате, че нещо не е обяснено достатъчно добре, не се колебайте да ни попитате чрез форума или чрез другите достъпни начини за контакт с нас.